So erstellen Sie einen Projektkommunikationsplan [+ Vorlage]
Auf denselben Stand kommen: Ein Kommunikationsplan beschreibt Methoden, Häufigkeit und Kanäle für den Informationsaustausch zwischen Projektteams und Stakeholdern. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind und klare Erwartungen haben.
Harmonie mit der Projektplanung: Die Erstellung eines Kommunikationsplans geht Hand in Hand mit der Projektplanung. So können Sie im Voraus Entscheidungen darüber treffen, wie Informationen geteilt werden, anstatt dringende Informationen falsch weiterzugeben, weil Sie keinen Plan hatten.
Vorlagen als Rettung: Anstatt Ihren Projektkommunikationsplan von Grund auf neu zu erstellen, können Sie unsere Vorlage herunterladen, um den Prozess zu beschleunigen, oder einfach Inhalte aus einem bestehenden Projekt kopieren und bei Bedarf bearbeiten.
Ein Projektkommunikationsplan hilft Ihnen dabei, strategisch zu planen, wie Sie mit wichtigen Stakeholdern kommunizieren möchten. Ohne einen solchen Plan wird es Ihnen schwerfallen, die Erwartungen der Stakeholder zu steuern, alle auf dem Laufenden zu halten und Chaos in Ihrem Projektteam zu verhindern.
So erstellen Sie einen effektiven Kommunikationsplan, nutzen ihn, um Ordnung zu bewahren, und halten Ihr Projekt auf Erfolgskurs.
Was ist ein Kommunikationsplan?
Ein Kommunikationsplan ist ein strategischer Entwurf, der festlegt, wie Informationen zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern ausgetauscht werden. Er beschreibt die Methoden, Häufigkeit und Kanäle der Kommunikation und stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert und aufeinander abgestimmt sind sowie effektiv zusammenarbeiten können.
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Einfach ausgedrückt ist er wie eine Karte, die zeigt, wie alle an einem Projekt Beteiligten miteinander kommunizieren, einschließlich der internen Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Er zeigt, welche Kommunikationsbedürfnisse die einzelnen Personen haben: Wer welche Art von Informationen benötigt, wann diese benötigt werden und wie sie übermittelt werden.
Ein Projektkommunikationsplan muss nicht formell sein, sollte aber zu Referenzzwecken dokumentiert werden. So weiß jeder, was vor sich geht, alle sind sich einig und arbeiten gut zusammen – insbesondere bei der Online-Arbeit oder bei der Nutzung digitaler Kommunikationstools.
Hier ist eine (sehr) kurze Übersicht:
So erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Hier sind die Schritte zum Verfassen und Erstellen eines soliden Kommunikationsplans für das Projektmanagement:
- Verstehen Sie die Rahmenbedingungen Ihres Projekts
- Definieren Sie Ihre Kommunikationsziele
- Identifizieren Sie die Stakeholder
- Legen Sie die Häufigkeit der Kommunikation fest
- Legen Sie die Kommunikationsmethoden fest
1. Verstehen Sie die Rahmenbedingungen Ihres Projekts
Definieren Sie die Rahmenbedingungen des Projekts, einschließlich der Projektgröße, Informationen über das Unternehmen des Kunden, der Projektergebnisse, des Zeitplans und der Zusammensetzung des Projektteams.
Berücksichtigen Sie die Kommunikationsstile Ihres Teams und Ihres Kunden:
- Wie erfolgreich war die Kommunikation bisher?
- Hat Ihr Kunde bestimmte Kommunikationspräferenzen geäußert – greift er beispielsweise bei Fragen eher zum Telefon oder bevorzugt er E-Mails?
- Haben Sie sich persönlich oder per Video getroffen?
- Wie häufig kommuniziert Ihr Team in einem Projekt direkt mit Ihnen? Bevorzugt es schriftliche Informationen gegenüber Meetings?
- Welche Anforderungen an die Öffentlichkeitsarbeit gibt es gegebenenfalls?
Sobald Sie Ihr Team und die Kunden, mit denen Sie arbeiten, verstanden haben, können Sie dies in einem Projektkommunikationsplan festhalten.
2. Definieren Sie Ihre Kommunikationsziele
Listen Sie auf, woran sich eine erfolgreiche Projektkommunikation messen lässt – nicht nur für Ihren Kunden, sondern auch für Ihr Team. Nutzen Sie diese Liste als Orientierung für kommunikationsbezogene Entscheidungen.
Nehmen Sie eine Liste von Kennzahlen oder KPIs auf, mit denen Sie messen können, ob Sie eine erfolgreiche Kommunikation erreichen, und fügen Sie diese direkt in Ihren Kommunikationsplan ein. Dazu kann die Anzahl der E-Mails gehören, die Sie pro Woche senden oder erhalten, ebenso wie die Anzahl der E-Mails oder Nachrichten, die ungelesen bleiben, und so weiter.
3. Identifizieren Sie die Stakeholder
Ermitteln Sie, wer über Ihr Projekt auf dem Laufenden gehalten werden muss und welche Informationen diese Personen erhalten möchten oder benötigen. Der wichtigste Stakeholder auf Kundenseite möchte möglicherweise detaillierte Statusaktualisierungen zu einzelnen Aufgaben oder dazu, wer an ihnen arbeitet, während der Vorgesetzte dieser Person möglicherweise nur allgemeine Projektaktualisierungen benötigt.
Notieren Sie außerdem die Kontaktdaten aller Beteiligten und bewahren Sie diese in Ihrem Plan auf.
4. Legen Sie die Häufigkeit der Kommunikation fest
Überlegen Sie auf Grundlage der Projektziele, wie häufig Sie mit den verschiedenen Stakeholdern kommunizieren sollten und welche Inhalte Sie einbeziehen müssen.
Sie können mehrere Ansätze nutzen, etwa wöchentliche Abstimmungen zur Überprüfung des Projektzeitplans und Budgets, tägliche Abstimmungen für spontane Fragen sowie regelmäßige Meetings zur Präsentation wichtiger Projektmeilensteine.
Behalte deine Projektparameter und -ziele im Blick – sie sollten dir dabei helfen zu ermitteln, welche Arten von Informationen häufiger oder seltener kommuniziert werden müssen.
5. Kommunikationsmethoden definieren
Einige Stakeholder bevorzugen möglicherweise Informationen per E-Mail, Slack oder über ein Kunden-Dashboard, das du für Statusaktualisierungen eingerichtet hast. Diese Art von Informationen ist ebenfalls wichtig für deinen Kommunikationsplan und trägt dazu bei, die Stakeholder zufriedenzustellen.
Manchmal bestimmt die Information, die du kommunizierst, die passende Kommunikationsmethode. Beispielsweise sollten Projektauftakte am besten in persönlichen Besprechungen (oder per Videokonferenz) durchgeführt werden, während sich kurze Fragen über Slack oder per E-Mail klären lassen. Notiere, welche Methoden deine Stakeholder bevorzugen und wann du sie für größere Meilensteinbesprechungen benötigst, damit sie frühzeitig informiert sind.
Was in einen Projektkommunikationsplan gehört
Auch wenn die Details deines Projektmanagement-Kommunikationsplans je nach Projekttyp und -umfang variieren können, gibt es einige wichtige Punkte, die du in jeden von dir erstellten Projektkommunikationsplan aufnehmen solltest.
Wichtige Stakeholder
Notiere die wichtigsten Stakeholder, einschließlich deiner primären Ansprechperson auf Kundenseite. Füge Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen hinzu, damit alle, die auf den Kommunikationsplan zugreifen, diese Informationen finden können.
Teammitglieder
Nimm alle Mitglieder des Projektteams zusammen mit ihren Rollen auf. Das ist für alle hilfreich, die neu mit dem Projekt sind oder sich mit ihm nicht auskennen. Lege fest, welche Teammitglieder für die Erstellung von Ergebnissen, die Leitung strategischer Diskussionen und/oder die Führung technischer Gespräche mit Stakeholdern verantwortlich sind.
Kommunikationsmethoden
Führe die wichtigsten Kommunikationsmethoden und -kanäle auf, über die du Stakeholder kontaktierst, etwa E-Mail, Telefonate, Besprechungen, Slack oder andere. Füge Hinweise zu den bevorzugten Kanälen der Stakeholder hinzu.
Kommunikationsarten
Liste die Informationen auf, die geteilt werden müssen, wie sie geteilt werden, was sie enthalten sollen und an welche Zielgruppe sie sich richten. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dem Kunden wöchentlich Projektstatusberichte bereitzustellen. Berücksichtige den Kommunikationsmechanismus, den Verteiler und die Informationen, die der Bericht enthalten soll. Software für Kundenberichte kann dich dabei unterstützen (oder ziehe Open-Source-Berichtstools in Betracht, wenn dein Budget knapp ist).
Kommunikationsstile
Unterscheide nach Stakeholder und Kommunikationsmethode. Bevorzugt ein bestimmter Stakeholder beispielsweise ausschließlich formelle Kommunikation oder kannst du dich im Ton etwas lockerer ausdrücken?
Besprechungsplan
Auch wenn du diesen im Laufe des Projekts nach Bedarf anpassen kannst, ist eine erste Vorstellung davon, wie oft du dich mit Stakeholdern treffen wirst, hilfreich. Je nach Projektumfang möchtest du möglicherweise auch festlegen, wie oft du dem Kunden E-Mails schickst. Achte darauf, auch interne Teambesprechungen aufzunehmen.
Wichtige Botschaften
Bestimme für jeden Stakeholder die zentrale Botschaft oder Information, die du kommunizieren möchtest. Welche Botschaft kommt bei dieser Gruppe am besten an? Ermittle außerdem, welches spezifische Feedback oder welche Daten du von den Stakeholdern benötigst, um den Machbarkeitsnachweis zu validieren und zu verfeinern.
Kommunikationsziele
Ein guter Kommunikationsplan im Projektmanagement enthält Kommunikationsziele. Dadurch stellst du sicher, dass du Entscheidungen im Hinblick auf die gewünschten Ergebnisse triffst.
Beispiel für einen Projektkommunikationsplan
Auf Grundlage der oben beschriebenen Punkte könnte ein beispielhafter Projektkommunikationsplan folgendermaßen aussehen.
Kommunikationsziele
Liste die Kommunikationsziele des Projekts von Anfang an auf, damit alle, die auf den Plan zugreifen, Entscheidungen unterstützen können, die auf die Erreichung dieser Ziele hinarbeiten. Achte darauf, dass sie messbar sind.
Informationen zu Stakeholdern und Kommunikationspräferenzen
Eine Tabelle kann hilfreich sein, um Projektstakeholder und ihre Präferenzen aufzulisten.
Bei komplexeren Projekten möchtest du die Spalte für Notizen möglicherweise aufteilen, um weitere Details zu teilen (z. B. könntest du eine zusätzliche Spalte erstellen, in der die Verfügbarkeit der Stakeholder oder andere Informationen festgehalten werden, die für die Kommunikation sowie deren Zeitpunkt entscheidend sind).
Arten der Kommunikation
Nutze diesen Abschnitt, um die Art und Weise zu betrachten, wie du mit deinen Stakeholdern kommunizierst. So stellst du sicher, dass die Kommunikation konsistent, sinnvoll und erfolgreich ist.
Vorteile von Projektkommunikationsplänen
Die Entwicklung und Dokumentation einer Kommunikationsstrategie sorgt für reibungslosere Abläufe in deinen Projekten und hilft dir, ein Scheitern des Projekts zu vermeiden.
Verbesserte Projektplanung
Ein Projektkommunikationsplan ergänzt deinen Projektplan, indem er weitere Details dazu aufführt, wie das Team zusammenarbeiten wird.
Wenn du im Voraus Entscheidungen darüber getroffen hast, wie du wichtige Informationen weitergibst, einschließlich des zu verwendenden Kommunikationskanals, der zuständigen Person und der Häufigkeit, musst du dies später nicht mehr tun, wenn es dringende Aktualisierungen gibt, du aber nicht weißt, mit wem du sie teilen sollst (das ist besonders wichtig bei der Planung von Projekten mit verteilten Teams).
Unsere Vorlage für einen Projektplan kann dir dabei helfen, diese Kommunikationsstrategie von Anfang an zu strukturieren und so während des gesamten Projekts einen reibungslosen Informationsfluss und die Abstimmung im Team sicherzustellen.
Präzise Erwartungen der Stakeholder
Du musst die Kommunikationserwartungen von Anfang an definieren, damit das Projekt überhaupt reibungslos ablaufen kann.
Indem du dem Kunden früh im Projektprozess mitteilst, was er erwarten kann, gibst du den Ton für das gesamte Projekt vor. Für Stakeholder ist es außerdem hilfreich, im Voraus zu wissen, was du von ihnen benötigst, damit sie vorbereitet sind, wenn der Zeitpunkt gekommen ist.
Es beginnt mit Erwartungen und damit, sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Wenn ich ein Projekt starte, erstelle ich immer ein Kommunikationsbriefing, in dem steht: „So kannst du mich erreichen, wann ich am besten verfügbar bin und über welche Kanäle du mich am besten erreichst.“ Das Kommunikationsbriefing ist außerdem ein guter Ort, um Erwartungen an die Reaktionsfähigkeit zu klären. Um für den Kunden bestmögliche Arbeit zu leisten, musst du dich konzentrieren, und du wirst beispielsweise nicht ständig deine E-Mails geöffnet haben (abgesehen von wirklich wichtigen Zeiten).
Einfacheres Stakeholder-Management
Die beste Möglichkeit, Stakeholder zu verwalten, besteht darin, einen Kommunikationsplan zu erstellen, diesen zu befolgen und ihn zu nutzen, um eine erfolgreiche Kommunikation sicherzustellen und sich auf das Ziel und die Projektmeilensteine abzustimmen (und die Abstimmung bei Bedarf erneut vorzunehmen).
Ein Projektkommunikationsplan fördert ein gemeinsames Verständnis des Kommunikationsablaufs, sodass alle wissen, was in Ihrem Projekt geschieht und was geschehen sollte.
Ich bin einmal in eine Situation mit einem Kunden geraten, in der alles ein großes Durcheinander war, was jedoch erst zu spät klar wurde. Es gab kleine Warnsignale, etwa dass der Kunde nach dem Projektstart nicht besonders reaktionsfreudig war und auf Nachfragen nicht reagierte, sodass wir im Projekt sofort blockiert waren. Mir wurde klar, dass wir keinen festen Rhythmus hatten. Unabhängig davon, was in unseren Kalendern steht, gibt es keine Erwartung, wie wir kommunizieren sollen. Ein Kommunikationsplan hätte einen enormen Unterschied gemacht und von Anfang an eine Möglichkeit geboten zu sagen: “Wir erreichen keines dieser Ziele, die wir erreichen sollten, und das ist ein Warnsignal.
Projektkommunikationsplan-Vorlage herunterladen
Laden Sie unsere Vorlage für einen Projektkommunikationsplan herunter, um ganz einfach alle Kontaktinformationen und Anweisungen zusammenzutragen, die Sie für Ihre Projekte benötigen. Außerdem ist ein ausgefülltes Beispiel enthalten, das bewährte Vorgehensweisen für das Vervollständigen Ihres Kommunikationsplans zeigt.
So verwenden Sie einen Projektkommunikationsplan
1. Teilen Sie ihn mit Ihrem Team
Wenn Sie den Plan mit Ihrem Team teilen, informieren Sie es über Ihren Kommunikationsrhythmus – der sich auf die Arbeit und Liefertermine des Teams auswirkt –, geben ihm aber auch mehr Kontext dazu, wie und mit wem Sie kommunizieren. Durch das Teilen dieser Informationen kann Ihr Team Sie bei der Umsetzung des Plans unterstützen.
2. Bleiben Sie auf Kurs
Planen Sie alle wichtigen Projektbesprechungen, sobald Sie einen Plan erstellt haben, und fügen Sie Ihrem Kalender Erinnerungen für regelmäßige Nachfassgespräche und sogar Projekt-E-Mails hinzu, damit Sie bei den wichtigen Punkten, die Sie in Ihrem Plan festgelegt haben, auf Kurs bleiben.
Wenn Sie feststellen, dass Sie irgendwann von Ihrem Kommunikationsplan abweichen und Schwierigkeiten haben, zu ihm zurückzukehren, überdenken Sie den von Ihnen festgelegten Ansatz:
- Stimmt er noch mit Ihren Projektzielen überein?
- Haben sich die Ziele oder Stakeholder seit Beginn des Projekts in irgendeiner Weise verändert?
- Gibt es zu diesem Zeitpunkt im Projekt effektivere Möglichkeiten, Projektinformationen zu kommunizieren?
Wenn Sie Hilfe bei der Nachverfolgung des Projektfortschritts und der Bereitstellung genauer Informationen für Stakeholder benötigen, sehen Sie sich diese Liste mit Projektmanagementsoftware an.
Weitere Kommunikationsstrategien im Projektmanagement finden Sie hier.
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