Wie Sie Ressourcenmanagement im Projektmanagement meistern
Ressourcenmanagement ist gleichbedeutend damit, den richtigen Treibstoff für deinen Motor zu haben. Kein Treibstoff? Keine Power. Punkt.
Eine Umfrage von Wellingtone unter Projektmanagement-Profis ergab, dass „schlechtes Ressourcenmanagement“ eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist. Teams zusammenzustellen ist schwierig – für alle!
Und dann kommen noch die Komplexitäten der digitalen Welt hinzu, in der sich Technologie, Nutzererwartungen und der Wettbewerbsmarkt ständig verändern. Teams sind verteilt, Fluktuation ist hoch und die benötigte neue Technologie ist möglicherweise noch rar.
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Zugegeben, es gibt einige hervorragende Softwarelösungen für Ressourcenmanagement, die dir helfen können, Ressourcen für deine Projekte zu planen, zu entwickeln und zu verwalten. Aber ohne die richtigen Überlegungen sind die Unterschiede zwischen einer modernen Softwarelösung und dem Lösen von Aufgaben mit Kreide auf einer Tafel vernachlässigbar.
Was macht ein Ressourcenmanager?
Projektmanager müssen oft auch die Rolle des Ressourcenmanagers übernehmen, aber das hängt von der Größe des Unternehmens ab.
In einem großen Unternehmen kann der Ressourcenmanager eine eigenständige Position sein, die die Zuweisung von Ressourcen (überwiegend Personal, häufig auf verschiedenen Ebenen und manchmal auch mit unterschiedlichen Fähigkeiten) für mehrere Projekte gleichzeitig überwacht. Ressourcenmanager agieren auf Ebene des Unternehmens oder der Organisation und wollen die Ressourcen identifizieren, die am besten zu jedem Projekt passen. Sie unterstützen das Projektmanagement-Team und die Fachbereichsleiter darin, die richtigen Entscheidungen bei der Projektzuweisung zu treffen – zum Wohl des Einzelnen, des Teams, des Unternehmens und des Kunden.
Im Gegensatz zum Ressourcenmanager betreut ein Projektmanager nur ein Projekt (oder manchmal mehrere) gleichzeitig. Kurz gesagt: Als Projektmanager ist dein Projekt deine Welt (zumindest während der Arbeitszeit!).
Du bist dafür verantwortlich, dass dein Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wird. Und du kümmerst dich um die Details: Projektbudget, Zeitplanung, konkrete Aufgaben und Meilensteine. Es ist dir wahrscheinlich auch wichtig, dass dein Team zufrieden ist – aber auf dem kritischen Pfad zu bleiben, ist das Wichtigste.
Im Idealfall hätte deine Agentur oder das Unternehmen eine Person, die sich ausschließlich um das Ressourcenmanagement kümmert. Aber falls nicht, kannst du mit den richtigen Überlegungen zum Ressourcenmanagement Hindernisse frühzeitig erkennen, die richtigen Personen zur richtigen Zeit einbinden und dein Team motiviert halten – und so zur termingerechten Projektabwicklung beitragen.
Okay, mit diesem Wissen schauen wir uns nun wichtige Aspekte des Ressourcenmanagements für Projektmanager an.
6 Techniken des Ressourcenmanagements im Projektmanagement
Hier sind sechs wichtige Techniken des Ressourcenmanagements, die jeder Projektmanager kennen sollte.
1. Erstelle einen (kollaborativen) Projektplan
Im Verlauf eines Projekts ist eine deiner Hauptaufgaben als Projektmanager sicherzustellen, dass die zeitliche Planung des Projekts und die Verfügbarkeit der richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben aufeinander abgestimmt sind.
Das ist kein Problem, das du allein lösen musst: Setz dich mit interdisziplinären Partnern zusammen und besprecht gemeinsam die Schätzung und den groben Projektplan, bevor ihr die Ressourcenplanung startet.
Ein gut durchdachter Projektplan sorgt dafür, dass von Anfang an klar ist, welche Ebenen und individuellen Fähigkeiten benötigt werden und zu welchem Zeitpunkt. Das ist besonders wichtig, wenn es mehrere Projekte gibt, die um dieselben Ressourcen konkurrieren.
2. Stärke deine Kapazitätsplanung
Kapazitätsplanung ist der Prozess, mit dem du die Stunden deines Teams auf eine bestimmte Arbeitsmenge verteilst. Die ständige Herausforderung ist es, die Verfügbarkeit der Kollegen mit den Projektanforderungen und natürlich auch dem Budget in Einklang zu bringen.
Du kannst die benötigte Zeit nicht effektiv einschätzen, ohne diese Projektaufgaben herunterzubrechen und zu verstehen. Nutze deshalb den Projektplan, um einen Rahmen für die jeweiligen Aufgaben abzustecken, und erstelle dann deinen Ressourcenplan.
Dein Team wird sich an dich (und idealerweise an ihre fachlichen Teamleiter) wenden, um die genaue Art der Aufgaben sowie die Zuständigkeiten und Zeitpläne zu klären.
Wenn zum Beispiel dein Online-Werbeprojekt eine Menge Bildzuschnitte erfordert, bevor es mit fortgeschrittener Animation weitergeht, solltest du die erste Aufgabe vermutlich einem eher jüngeren Mitglied des Designteams zuweisen, bevor sie bei einem erfahrenen Animator landet. Das sollte frühzeitig geplant werden, damit du die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit einplanen kannst.
Sobald die Aufgaben verteilt wurden, ist es unerlässlich, den Fortschritt zu überwachen, damit das Projekt im Zeitplan bleibt. Überlegt gemeinsam im Team, wie ihr Briefings, Deadlines und Abgabetermine am besten kommuniziert, damit die Erwartungen für alle klar sind.
Zu viel Kontrolle (oder Mikromanagement) kann allerdings die Stimmung im Team negativ beeinflussen. Versuche, die Balance zwischen Projektüberwachung und einem zu dominanten Führungsstil zu halten. Ein tägliches oder wöchentliches Stand-up sowie regelmäßige Kommunikation über Slack (oder ein anderes Messaging-Tool), ergänzt durch wasserdichte Dokumentation und glasklare Aufgabenbeschreibungen, wirken hier oft Wunder.
3. Arbeitsbelastung verstehen und überwachen
Die Arbeitsbelastung ist unabhängig von der Kapazitätsplanung zu betrachten. Das Workload-Management umfasst das Zuweisen passender Zeitblöcke, die es einem Teammitglied ermöglichen, erfolgreich zu arbeiten. Manche Aufgaben erfordern längere, zusammenhängende und ungestörte Arbeitsphasen. Andere Aufgaben lassen sich besser über einen Zeitraum verteilen und mit anderen, unterschiedlichen Tätigkeiten abwechseln.
Wenn du zum Beispiel deine Kapazitäten planst, könnte es so aussehen, als wäre dein technischer Architekt die nächsten drei Wochen jeden Tag eine Stunde verfügbar.
- Wenn du am Montag beginnst, sieht es auf dem Papier so aus, als könntest du diese Integrationsstrategie bis Monatsende abschließen.
- Wenn diese Person jedoch jede Stunde auf ein anderes Projekt umschaltet, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auf neue Anforderungen einstellt, sich wieder in dein Projekt einarbeitet und in den richtigen Arbeitsmodus kommt, in dieser einen Stunde sehr, sehr gering. Sie wäre zwar von der Kapazität her verfügbar, aber ihre tatsächliche Arbeitsbelastung wäre zu hoch, um effektiv zu sein.
- Umgekehrt kann es sein, dass ein Teammitglied zwanzig Tage am Stück für Dateneingaben verfügbar ist, aber am Ende dieser zwanzig Tage werden Engagement und Produktivität vermutlich nicht allzu hoch sein.
Fazit: Nur weil jemand im Team oberflächlich betrachtet Kapazität für eine Aufgabe zu haben scheint, bedeutet das nicht automatisch, dass sie nicht von der Arbeitslast überfordert werden.
4. Strategien entwickeln, um dein Team sinnvoll auszulasten
Auch Unterforderung kann der Produktivität und der allgemeinen Team-Moral schaden. Burnout ist schlecht, aber Langeweile ebenso. Da Personalkosten oft den größten Kostenblock eines Projekts darstellen, solltest du alle Teammitglieder so einsetzen, dass ihre Talente bestmöglich genutzt werden.
Ein Teil dieser Idee besteht darin, den Arbeitsplan so anzupassen, dass die Arbeitslast genau richtig verteilt ist. Zu viel Arbeit verursacht Stress, zu wenig bedeutet Untätigkeit.
Wenn das Team die Aufgaben schneller erledigt als im Ressourcenplan vorgesehen, kannst du eine kleine Aufgabenliste mit Projektaktivitäten bereithalten, die sie beschäftigen kann.
In größeren Unternehmen empfiehlt es sich, mit Management und Marketing zusammenzuarbeiten, um interne Initiativen zu identifizieren, die dem Unternehmen helfen und einem Motivationstief bei Flaute entgegenwirken.
Das Ergebnis ist ein engagierteres Team, das nicht ständig auf der Suche nach einem Ausweg ist.
Schon mal von selbstorganisierten Teams gehört? Wenn du wissen willst, was das für dich bedeuten könnte, schau hier rein: Projektteams ohne Projektmanager: Das PM-Dilemma (mit Julia Ryzhkova von Railsware)
5. Vernachlässigen Sie nicht den Bedarf an Ausrüstungsressourcen
Auch wenn Menschen die wichtigste Ressource im Projektmanagement sind, darf die Verwaltung der für das Projekt benötigten Ausrüstung ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Ich erinnere mich an eine Geschichte, die mir ein Kollege erzählte, bei der sie beinahe vergessen hätten, die Server rechtzeitig für die große ERP-Einführung zu bestellen.
Doch es müssen nicht immer die großen, offensichtlichen Geräte sein. Beispielsweise müssen Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder Auftragnehmer für Ihr Projekt vielleicht Laptops und passende Lizenzen für Ihre cloudbasierten Tools bereitstellen.
Wenn es drei Tage dauert, bis eine Tool-Subscription von der Finanzabteilung genehmigt wird, können das drei verlorene Arbeitstage für ein Teammitglied bedeuten. Das muss in Ihre Ressourcenplanung einbezogen werden.
Um beim Thema Ausrüstung alles im Griff zu haben, sollten solide Prozesse für Asset Management und Beschaffung Teil Ihrer Überlegungen sein:
Beurteilen Sie, was Sie haben
Ist die Ausrüstungsliste Ihres Unternehmens aktuell? Es ist möglich, dass Sie bereits alles im Bestand haben, was Sie benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige, genaue und aktuelle Liste Ihrer verfügbaren Ausrüstung – sowohl physisch als auch cloudbasiert – zusammenstellen.
Analysieren Sie, was Sie brauchen
Sobald Sie haben, was Sie brauchen, gibt es noch weitere Aspekte im Ressourcenmanagement von Ausrüstung. Beispielsweise ist Wartung eine wichtige Aufgabe im Zusammenhang mit Ausrüstungsverwaltung von Projekten. Wenn Sie etwas vorbeugend reparieren, können Sie unnötige und unerwartete Kosten in der Zukunft vermeiden.
Bei Bedarf umverteilen
Manchmal kann ein Ausrüstungsgegenstand, der für eine Aufgabe gerade nicht benötigt wird, für eine andere genutzt werden, damit die Produktion weiterläuft. Es ergibt nicht immer Sinn, Ausrüstungsressourcen gleichmäßig auf Aufgaben zu verteilen.
Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Ausrüstung dort einsetzen, wo Ihr(e) Projekt(e) sie am dringendsten brauchen. Diese Situation ist dynamisch und könnte von einem Resource Scheduling Tool profitieren. Software kann nicht nur die Verteilung der Ausrüstung unterstützen, sondern auch dabei helfen vorherzusagen, wann Sie sie erneut umverteilen sollten.
6. Werden Sie zum Meister im Budgetmanagement
Die Ressource, die bei der Planung von Projektressourcen überraschenderweise am häufigsten übersehen wird, ist tatsächlich Geld. Finanzielle Ressourcen sind Voraussetzung dafür, dass Sie Menschen und Ausrüstung zur Verfügung haben – sie sind gewissermaßen der Treibstoff für den Treibstoff.
Laut FinancesOnline scheitern 28 Prozent der Projekte aufgrund ungenauer Kostenschätzungen. Eine Budgetüberschreitung schadet offensichtlich dem Projektergebnis. Allerdings ist es auch nicht immer vorteilhaft, unter dem Budget zu bleiben. Das Management könnte die Abweichung feststellen und der Meinung sein, dass die Mittel für Ihr Projekt anderweitig besser hätten genutzt werden können. Das wichtigste Prinzip im Budgetieren ist Präzision.
Für Projektmanager bedeutet dies ein besonderes Augenmerk auf das Kostenmanagement. Um die Kosten im Griff zu behalten, müssen Sie die richtigen Budgetressourcen zuweisen. In der Tat setzt Ihr Budget die Grenzen für die Verwaltung Ihrer anderen Ressourcen.
Aufgaben im Budgetressourcenmanagement
Das Management von Budgetressourcen umfasst vier Hauptaufgaben:
- Planung: Identifizieren Sie die Ressourcen, die Sie benötigen werden, bevor das Projekt beginnt.
- Kalkulation: Beziffern Sie die Kosten, die Sie für die Ressourcen aus der Planungsphase benötigen.
- Budgetierung: Weisen Sie jeder Aufgabe einen finanziellen Wert zu, ordnen Sie die Aufgaben in einen zeitlichen Ablauf ein und setzen Sie Meilensteine, um die Effizienz zu bewerten.
- Kontrolle: Vergleichen Sie die tatsächlichen Projektkosten mit dem Budget und setzen Sie einen Plan zur Korrektur eventueller Abweichungen um.
Die Abstimmung der Finanzen mit den Ressourcen ist die Grundlage für den Projekterfolg. Wenn Ihre Ressourcen die notwendigen Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Sie Verzögerungen im Zeitplan und erhöhte Kosten. Sind Ihre Ressourcen überqualifiziert, können die Kosten stark ansteigen.
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Herausforderungen bei der Ressourcenallokation
Trotz sorgfältiger Ressourcenplanung können während eines Projekts unvorhersehbare Situationen auftreten. Krankheitstage, verspätete Lieferungen und wechselnde Kundenanforderungen sind nur einige der Herausforderungen, die eine schnelle Anpassung Ihres Ressourcenplans erfordern können. Wenn solche Dinge passieren und die zugewiesenen Ressourcen den Anforderungen des Projekts nicht mehr genügen, steht man vor einer Ressourcenzuteilungs-Herausforderung.
Im Ressourcenmanagement werden zwei Haupttechniken eingesetzt, um diese Herausforderungen zu lösen: Ressourcenausgleich und Ressourcenoptimierung. Beim Ressourcenausgleich wird der Projektzeitplan geändert oder verlängert, um die Verfügbarkeit der Ressourcen zu berücksichtigen. Im Gegensatz dazu passt die Ressourcenoptimierung die Ressourcenverfügbarkeit an, wenn Fristen nicht verändert werden können.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein anderes Projekt beansprucht die benötigten personellen Ressourcen für eine Aufgabe. Mit Hilfe der Ressourcenoptimierung könnten Sie den Zeitplan so anpassen, dass die Aufgabe später erledigt wird, wenn die Mitarbeitenden vollständig verfügbar sind.
Oder Sie ziehen andere Aufgaben vor, die die Mitarbeitenden jetzt erledigen können. Eine weitere Option ist das Einstellen zusätzlicher Mitarbeitenden. In jedem Fall wird das Projekt innerhalb des gleichen Zeitraums abgeschlossen. Kurz gesagt, Sie haben die Spitzenbelastung für die Mitarbeiter "geglättet".
Wenn Sie in derselben Situation jedoch den Ressourcenausgleich verwenden, könnten Sie einfach die Aufgabendauer verlängern. In diesem Fall leisten die Mitarbeitenden weniger Stunden pro Tag. Oder weniger Mitarbeitende können die Aufgabe erledigen. Dies kann die Projektdauer insgesamt verlängern – muss es aber nicht.
Einsatz von Software im Ressourcenmanagement
Erinnern Sie sich noch daran, dass ich zu Beginn gesagt habe, ein gutes Ressourcenmanagement-Tool ist nutzlos ohne die richtigen Überlegungen zum Ressourcenmanagement? Sobald Sie diese Aspekte in der Praxis anwenden, kann das passende Tool Wunder bewirken, um Ihr Projektportfolio in der Organisation skalierbar zu machen.
Es kann auch einen enormen Wettbewerbsvorteil bringen. In einer weiteren Wellingtone-Umfrage gaben nur 23 Prozent der Befragten an, eine Softwarelösung für das Projektportfoliomanagement einzusetzen.
Wie hilft das?
Ressourcenmanagement-Software hilft Ihnen, Aufgaben schnell zu planen und ermöglicht einen besseren Einblick in die Verfügbarkeit und Fähigkeiten Ihrer Projektteams. Sie kommen über die Frage „Wer ist verfügbar?“ hinaus und können sich stattdessen fragen: „Wer ist die am besten geeignete Person für diese Aufgabe?“
So können Sie zum Beispiel einen datenaffinen Wissenschaftler mit Schwerpunkt Datenschutz gezielt einem bevorstehenden Gesundheitsprojekt zuordnen, das in zehn Wochen startet. Oder Sie entscheiden, zwei Designer mit mittlerem Erfahrungsstand unter Aufsicht einzusetzen, statt Ihren Lead-Designer, der den dreifachen Stundensatz kostet. Noch besser: Sie können gezielt die Kompetenzen Ihres Teams analysieren, um zu prüfen, ob ein neues Leistungsangebot möglich ist.
Dies ist zudem eine Möglichkeit, ein positiveres und produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen: Wenn Ihr Team weiß, dass dessen Interessen, Wachstumsfelder und Ziele bei den Zuweisungen berücksichtigt werden, sind die Mitarbeitenden eher engagiert und freuen sich auf ihre Arbeit.
Technologie unterstützt auch dabei, die Arbeitslast visuell darzustellen. Besonders nützlich ist hierfür ein Gantt-Diagramm. Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das einen visuellen Überblick über das gesamte Projekt, inklusive Projektumfang und Zeitrahmen, liefert. Falls Sie auf Tagesraten abrechnen, lässt sich so der Kostenverlauf im Kontext der Verfügbarkeiten leicht abbilden. Außerdem ist es hilfreich, um Aufgaben, die nicht zum kritischen Pfad gehören, neu anzuordnen und so gezielt die beste Person für eine Aufgabe einzusetzen.
Solche Visualisierungshilfen unterstützen auch das Projektteam dabei, sich besser auf Aufgaben vorzubereiten und zwischen Aufgaben schneller zu wechseln. Sie fördern zudem das Gemeinschaftsgefühl und das Verantwortungsbewusstsein – jede Person erkennt deutlich, wie ihr Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts beiträgt.
Wie geht es weiter?
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