4 Superkräfte, die Projektmanager nicht besitzen – und was Sie wirklich brauchen

Die Antworten, die ich auf Frage Nr. 2 bekomme, klingen oft so wie: „Sie managen Projekte“ oder „Sie managen ‘Dinge’, damit Projekte erledigt werden“. Manchmal sind die Studierenden ehrlich und antworten: „Ich weiß eigentlich gar nicht, was ein Projektmanager macht, hoffe aber, das in diesem Kurs zu lernen“. 

Es überrascht nicht, dass meine Studierenden oft nicht wissen, welche Rolle ein Projektmanager in einem Projekt hat, wenn man bedenkt, an welchem Punkt sie sich in ihrem Studium und ihrer beruflichen Laufbahn befinden. 

Etwas überraschend ist jedoch das gelegentliche fehlende Bewusstsein bei Stakeholdern (manchmal sogar Sponsoren und Kunden) für die Rolle des Projektmanagers und die Fähigkeiten, die Projektmanager in ein Projekt einbringen. Und das betrifft Fachleute, die wahrscheinlich mehr Erfahrung in diesen Umfeldern haben als meine Studierenden.

Als Projektmanager hast du vielleicht kein 12-wöchiges Semester Zeit, um deine Stakeholder über die erforderlichen Fähigkeiten eines Projektmanagers und ihre Rolle aufzuklären. Du musst womöglich einen taktischeren Ansatz wählen. 

In diesem Artikel werde ich einige Fähigkeiten beleuchten, die Projektmanager mitbringen sollten (und solche, die ihnen oft zugeschrieben werden) sowie aufzeigen, warum es so wichtig ist, Stakeholdern den Wert dieser Fähigkeiten zu vermitteln. 

Kommunikation ist der Schlüssel (Gedankenlesen eher nicht)

Projektmanagement ist keine Tätigkeit, die isoliert durchgeführt wird. Tatsächlich sagte Adrienne Watt: „Es stellt sich heraus, dass 90 % der Arbeit eines Projektmanagers aus Kommunikation(en) bestehen“. 

Kommunikation in einem Projekt kann viele Formen annehmen. Abgesehen vom Versenden formeller Statusupdates und dem Zuhören bei Projektteammitgliedern müssen Projektmanager auch Fragen stellen. Diese Fragen mögen manchmal schwierig oder unangenehm zu beantworten sein. In den meisten Fällen dienen sie jedoch dazu, Informationen zu erhalten, die dem Projektteam beim Vorankommen helfen.

Interessant ist, dass Stakeholder das nicht immer nachvollziehen können. Sie empfinden die Fragen eines Projektmanagers vielleicht als aufdringlich oder lästig. Manche denken womöglich: „Warum weiß der Projektmanager das nicht?“ 

Nun, leider sind Projektmanager keine Gedankenleser. Manchmal muss der Projektmanager mit Stakeholdern kommunizieren und das Gespräch suchen, um notwendige Informationen zu erhalten.

Fragen zu stellen und in den Dialog zu treten hilft nicht nur bei der Informationsbeschaffung für das Team, sondern fördert auch den Beziehungsaufbau unter den Projektbeteiligten.

Was solltest du tun?

So sehr sich Projektmanager auch wünschen könnten, in eine Kristallkugel schauen und die Gedanken der Stakeholder lesen zu können – leider beherrschen weder sie noch sonst jemand diese Fähigkeit.

Doch sowohl die mündliche als auch die schriftliche Kommunikationsfähigkeit weiterzuentwickeln und aktives Zuhören zu üben, wird Projektmanagern und Teams helfen, alle Herausforderungen oder Hindernisse zu bewältigen.

Geld wächst nicht gerade auf Bäumen

Als ich ein Kind war, sagten meine Eltern oft zu mir: „Geld wächst nicht auf Bäumen.“ Dieser Ratschlag hat mir schon früh geholfen, einen vernünftigen Umgang mit Geld zu lernen.

Auch wenn ich als Fünfjährige nicht wusste, was ein Budget ist, verstand ich, dass Geld keine unendliche, unbegrenzte Ressource ist, die magisch irgendwo entsteht.

Ein Sprung ins Erwachsenenleben. Ich gehe durch den Supermarkt vor Ort, entdecke verschiedene Topfpflanzen und Blumen – und zu meiner Überraschung (und Freude!) gab es dort eine kleine Pflanze namens „Geldbaum“!

Ich war so amüsiert, dass ich ein Foto von dem magischen „Geldbaum“ gemacht und es mit der Nachricht „Ich glaube, ihr schuldet mir eine Entschuldigung – anscheinend wächst Geld doch auf Bäumen!“ an meine Eltern geschickt habe.

Das brachte mich auf den Gedanken, dass Stakeholder vielleicht den Eindruck bekommen, wenn das Budget eines Projekts gefährdet ist und die finanziellen Mittel knapp werden, könne ein Projektmanager einfach auf magische Weise „mehr Geld wachsen lassen“.

Wenn das Projektbudget gefährdet ist und Abstriche beim Umfang und Zeitplan keine Option sind, kann der Projektmanager dann vielleicht zu seinem „Geldbaum“ gehen und dort etwas ernten?

Was Sie tun sollten

So sehr wir uns wahrscheinlich alle einen Geldbaum (oder einen ganzen Wald davon) wünschen würden, so ist dies offensichtlich nicht die Realität. Projektmanager müssen in der Lage sein, die Kosten korrekt zu schätzen, ein Budget zu erstellen und diese Kosten während der Durchführung des Projektes zu überwachen.

Wenn sich abzeichnet, dass das Projektbudget überschritten wird, müssen Projektmanager in der Lage sein, Möglichkeiten zu finden, um dies auszugleichen, ohne den Projektumfang, die Qualität oder den Zeitplan negativ zu beeinflussen. Optionen könnten sein:

• Den Einsatz von günstigeren Geräten, Materialien und/oder Ressourcen
• Prüfen, ob Kosten mit anderen Projekten innerhalb eines Programms oder Portfolios geteilt werden können.

Am Ende hatten meine Eltern recht ... Geld wächst nicht auf Bäumen und wie bei den eigenen Finanzen muss Geld auch im Projekt gut gemanagt werden. 

Tut mir leid, hier gibt es keine zeitreisenden Raumschiffe

Ich bin nicht der größte Fan des Science-Fiction-Genres, aber ich muss zugeben, dass ich die britische Sci-Fi-Serie Dr. Who mag. „Der Doctor", wie die Hauptfigur genannt wird, kann durch die Zeit reisen und sie manipulieren. Eine ziemlich verblüffende Fähigkeit. 

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Projekt und liegen im Zeitverzug. Wäre es nicht großartig, auf den ‚Pause‘-Knopf drücken zu können, sodass das Team aufholen und trotzdem den Projekttermin einhalten kann?

Statt eine Zoom-Sitzung zur Überprüfung des Zeitplans abzuhalten, wäre es nicht wunderbar, einfach ins Raumschiff zu steigen und mehr Zeit zu erschaffen?

Was sollten Sie tun

Leider sind wir Menschen nicht in der Lage, die Zeit anzuhalten, zurückzudrehen oder „mehr“ Zeit zu schaffen, wenn unsere Projekte im Verzug sind. 

Wenn unsere Projekte Gefahr laufen, den geplanten Fertigstellungstermin zu verpassen, sollten Projektmanager Methoden zur Terminverkürzung und Optimierung des Zeitplans in Betracht ziehen.

Optionen wie Crashing oder Ressourcenabgleich sind Werkzeuge, die ein Projektmanager nutzen kann, ohne zusätzliche Zeit vom Sponsor oder Kunden anfragen zu müssen (was womöglich gar nicht möglich ist). 

Zeit ist am Ende eine wertvolle Ressource, die wir uns nicht leisten können, falsch zu managen. Im Gegensatz zu physischen Ressourcen wie Computer-Hardware können wir einfach keine zusätzliche Zeit erschaffen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Projektmanager nicht innovativ und kreativ mit der zur Verfügung stehenden Zeit umgehen kann. 

Es ist immer ratsam, schon in der Initiierungsphase und Planungsphase eines Projektes realistische Erwartungen bei den Stakeholdern zu setzen. Ist der Zeitplan eines Projektes nicht realistisch, sollte ein Projektmanager dies frühzeitig kommunizieren. 

Keine runden Ressourcen in eckigen Projektlöchern 

Zu wissen, wen und was Sie für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts benötigen, ist eine Aktivität, die üblicherweise früh im Projektverlauf durchgeführt wird. Unabhängig davon, ob Sie ein Wasserfall- oder ein agiles Lieferframework verwenden, ist die Ressourcenplanung für die Personen, die Sie im Projekt benötigen, sehr wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Team über die richtigen Fähigkeiten und das notwendige Wissen verfügt. 

So gut wir auch planen, kann es während eines Projekts dennoch vorkommen, dass Sie feststellen, nicht genügend Ressourcen oder nicht die richtigen Arten von Ressourcen zu haben, um die Projektziele zu erreichen.

Vor vielen Projekten stieß ich auf eine Situation, bei der wir später in einem agilen Projekt feststellten, dass wir einen UX-Designer im Team benötigten. Basierend auf Feedback, das wir während einer Demo mit dem Kunden erhielten, musste ein Feature neu gestaltet werden. Okay—kein Problem, oder? Holen wir einfach unseren UX-Designer dazu und machen weiter.

Ein kleines Problem—wir hatten zu diesem Zeitpunkt keinen UX-Designer mehr im Projektteam. Sie waren nur für ein paar Sprints zu Beginn des Projekts als externe Unterstützung eingeplant, als wir Designarbeit erwarteten und mit dem Kunden an der Nutzererfahrung zusammenarbeiteten. 

Um das Kundenfeedback zu berücksichtigen, müssten wir nun einen UX-Designer von einem anderen Projekt in der Organisation „ausleihen“ oder versuchen, unseren Vertragsdesigner erneut zu engagieren. Als wir diese Optionen präsentierten, fragte der Kunde: „Sie haben doch Leute im Team, oder? Kann das nicht jemand von ihnen machen?“ 

Als ich erklärte, dass das aktuelle Team aus Softwareentwicklern und QA-Testern bestand, fragte der Kunde nochmal: „Nun, kann das nicht einer von denen machen? Ist doch alles technisch, oder“? 

Wie sollten Sie auf so eine Frage reagieren?

Was Sie tun sollten

Die Antwort sollte in etwa lauten: „Eigentlich nein, leider kann ein Projektmanager einen Softwareentwickler nicht in einen UX-Designer verwandeln oder umgestalten.“

Ebenso kann ein Projektmanager nicht in der Lage sein, sich selbst oder andere Teammitglieder, wie zum Beispiel einen technischen Redakteur, sofort in einen Social-Media-Content-Strategen oder eine andere im Projektteam fehlende Person zu verwandeln. 

Man kann einen eckigen Pflock nicht in ein rundes Loch stecken. Wenn es im Projektteam Kompetenzlücken gibt, kann der Projektmanager:

• Schauen, ob andere in der Organisation über die benötigten Fähigkeiten oder das Wissen verfügen und temporär im Projekt unterstützen können
• Prüfen, ob im Projektbudget Mittel und im Zeitplan ausreichend Zeit vorhanden sind, um jemanden extern einzustellen, der die Lücke füllt

Eine weitere Option, die ein Projektmanager hat (diese muss sorgfältig hinsichtlich Zeitplan und Qualitätsplan des Projekts geprüft werden), ist es, ein Teammitglied für eine Aufgabe zu schulen.

Abhängig davon, um welche Aufgabe es sich handelt, dem Zeitplan und ob dies eine realistische Option ist, ist es immer großartig, Menschen die Möglichkeit zu geben, im Projekt zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

Projektführung ist auch eine großartige Superkraft 

Projektmanagement ist komplex und Projektmanager bringen eine Vielzahl von Fähigkeiten in ein Projektteam ein. Grundlegend für diese Fähigkeiten sind Kommunikation, Budget, Zeit und Ressourcenmanagement. 

Durch Zusammenarbeit und das Setzen realistischer Erwartungen bei den Stakeholdern bezüglich der Rolle des Projektmanagers können Missverständnisse vermieden werden. So wünschenswert herausragende Superkräfte wie Gedankenlesen oder das Heranwachsenlassen von Geld auch wären – ein Projektteam so zu führen, dass ein Projekt die Erwartungen des Kunden übertrifft, ist ebenfalls eine ziemlich großartige Superkraft. Das Gute daran ist, dass Sie durch Stakeholder-Management-Kurse Ihre Fähigkeiten zur Führung eines Projekts mit vielen Beteiligten weiter verbessern können.

Lesen Sie unsere Studie zu den gefragtesten Kompetenzen im Projektmanagement.

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