Weltbekannter Autor und Berater warnt: Projektmanagement wird ohne schnelle Transformation irrelevant
Antonio Nieto-Rodriguez hat einigen der größten Unternehmen der Welt geholfen, ihre Strategien durch Projekte umzusetzen. Er schrieb buchstäblich das Buch zum Projektmanagement und startete die KI-Projektmanagement-Zertifizierung mit APMG International.
KI verlagert das PM in Richtung Führung: KI reduziert Verwaltungsaufwand und ermöglicht es Projektleitern, sich auf Sinn, Abstimmung und Wirkung zu konzentrieren.
KI unterstützt Führungskräfte, ersetzt sie nicht: Die besten Führungskräfte nutzen KI für Erkenntnisse und Schnelligkeit, während Empathie und Urteilsvermögen menschlich bleiben.
Projektmanagement muss sich schnell weiterentwickeln: Organisationen benötigen moderne, KI-gestützte Projektpraktiken, sonst riskieren sie, irrelevant zu werden.
Antonio Nieto-Rodriguez hat einigen der größten Unternehmen der Welt geholfen, ihre Strategien durch Projekte umzusetzen. Er ist zudem der Autor eines Standardwerks zum Projektmanagement und hat gemeinsam mit APMG International die Zertifizierung für KI-Projektmanagement ins Leben gerufen.
Er ist besorgt, dass sich das Projektmanagement nicht schnell genug verändert, um in dieser Zeit des Wandels relevant zu bleiben. Deshalb haben wir uns mit ihm zusammengesetzt, um seine Sicht der Dinge zu erfahren – und was geschehen muss.
Projekte sind das neue Betriebsmodell für moderne Organisationen geworden
Ich bin Autor, Berater und leidenschaftlicher Verfechter der Idee, dass Projekte die wirkungsvollsten Instrumente für Wandel sind, die die Menschheit je erfunden hat.
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In den vergangenen 25 Jahren habe ich auf mehreren Kontinenten Organisationen unterstützt – von multinationalen Unternehmen wie PwC, BNP Paribas und GlaxoSmithKline bis zu globalen Institutionen wie der Weltbank und den Vereinten Nationen –, um Strategien durch Projekte Wirklichkeit werden zu lassen. Ich war Vorsitzender des Project Management Institute und leite aktuell Projects & Company, ein Unternehmen, das Organisationen und Führungskräfte bei der Transformation ins Zeitalter des Wandels unterstützt.
Mein früheres Buch bei Harvard Business Review, The Harvard Business Review Project Management Handbook, begann mit einer einfachen, aber provokanten Idee: „Jeder ist ein Projektmanager, aber die meisten wissen es nicht.“
Mein kommendes Buch, Powered by Projects (HBR Press, Januar 2026), geht noch einen Schritt weiter: „Jede Organisation ist projektgetrieben – aber die meisten Führungskräfte wissen es nicht.“
Darin argumentiere ich, dass unsere Welt über traditionelle Hierarchien hinauswächst und wir in eine Ära eintreten, in der Projekte das neue Betriebsmodell sind. Unternehmen, die erfolgreich sein wollen, müssen sich kontinuierlich durch gut geführte, zielgerichtete Projekte transformieren können.
Gemeinsam mit Ricardo Vargas habe ich zudem die AI in Project Management Masterclass entwickelt und die AI Project Management (AIPM) Zertifizierung mit APMG International eingeführt. In nur etwas mehr als einem Jahr haben über 600 Fachleute aus mehr als 60 Ländern das Programm abgeschlossen. Sie repräsentieren eine neue Generation von Führungskräften – Menschen, die verstehen, dass der Wert von KI nicht darin besteht, Projektmanager zu ersetzen, sondern sie zu unterstützen.
Antonios Tipp
Jetzt ist die Zeit, sich neu zu erfinden, alles zu hinterfragen, alte Gewohnheiten abzulegen und neue zu entwickeln, die zur Geschwindigkeit, Flexibilität und Intelligenz unserer heutigen Welt passen.
Warum KI die mächtigste Veränderungskraft in der Geschichte des Projektmanagements ist
Ich sehe KI als die wirkungsvollste Veränderungskraft in der Geschichte des Projektmanagements.
Projektverantwortliche haben jahrzehntelang enorme Mengen an Zeit und Energie in Nachverfolgung, Berichterstattung und Administration investiert – Aktivitäten, die zwar nötig sind, uns aber oft davon abhalten, uns auf das zu konzentrieren, was echten Erfolg ausmacht: klare Zielsetzung, Ausrichtung und Führung.
Heute sorgt KI im Projektmanagement dafür, dass viel von dieser Reibung entfällt. Sie automatisiert Terminplanung, Risikoverfolgung, Stakeholder-Zusammenfassungen und Fortschrittsberichte – und gibt Führungskräften so die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: strategische Klarheit, Einbindung und Wirkung.
Auch ich verbringe in meinem Arbeitsalltag mittlerweile deutlich weniger Zeit mit operativer Kontrolle – und viel mehr damit, Unternehmen zu helfen, ihre Transformationsprozesse in einer KI-gestützten Welt neu zu gestalten.
Früher habe ich mich gefragt: „Wie kann ich dieses Projekt schneller abschließen?“
Heute frage ich: „Wie kann ich diesem Projekt mehr Bedeutung verleihen?“
Dieser Wandel ist tiefgreifend: von Effizienz zu Relevanz, von Ergebnissen zu Wirkung, von Management zu Führung.
KI ersetzt keine Projektmanager – sie zeigt vielmehr auf, was hervorragende Projektleiter schon immer am besten konnten: Sinn mit Fortschritt verbinden.
KI ersetzt keine Projektmanager – sie zeigt vielmehr auf, was hervorragende Projektleiter schon immer am besten konnten: Sinn mit Fortschritt verbinden.
Was KI in der Praxis kann – und was nicht
KI eignet sich ideal für wissensintensive, repetitive und datengetriebene Aufgaben:
Automatisierung von Berichten, Risikoprotokollen und Dokumentenerstellung
Erstellung von Kommunikationsvorlagen und Meeting-Zusammenfassungen
Erkennung von Frühwarnzeichen in Projektdaten
Die gute Nachricht ist, dass es sich bei diesen Aufgaben um jene handelt, die die meisten Projektmanager nur ungern erledigen. Das Herz des Projektmanagements – Vertrauen, Urteilsvermögen und das Erzählen von Geschichten – bleibt menschlich.
Empathie kann man nicht automatisieren. Man kann einem Modell nicht beibringen, die Stimmung eines Teams nach einem gescheiterten Meilenstein zu erfassen. KI kann Emotionen verarbeiten, sie aber nicht empfinden.
Die großartigen Projektleiter von morgen werden beides beherrschen: Sie lassen KI die „Wissenschaft der Umsetzung" übernehmen, damit sie sich auf die „Kunst der Führung" konzentrieren können.
In meiner Arbeit habe ich aus erster Hand den Aufstieg dessen miterlebt, was ich den KI-unterstützten Projektleiter nenne. Das sind die Eigenschaften, die ich bei jedem Einzelnen sehe:
Jemand, der KI nutzt, um Erkenntnisse zu gewinnen – nicht nur Daten
Jemand, der Wiederholungen Algorithmen überlässt, aber Urteilsvermögen und Storytelling menschlich hält
Jemand, der Bedeutung vermittelt, anstatt nur Aufgaben zu verwalten
Unsere Welt bewegt sich über traditionelle Hierarchien hinaus in eine Ära, in der Projekte das neue Betriebsmodell sind. Die Unternehmen, die florieren werden, sind diejenigen, die sich durch gut geführte, zielgerichtete Projekte kontinuierlich transformieren können.
Wie KI Sichtbarkeit, Ausrichtung und Entscheidungsfindung in Projekten verbessert
KI löst keine Komplexität – sie macht sie sichtbar.
Im Projektmanagement gehen wir oft davon aus, dass mehr Technologie mehr Kontrolle bedeutet. In Wirklichkeit legt KI das zugrundeliegende Chaos schneller offen. Sie macht Doppelarbeit, Ineffizienzen und, am unangenehmsten, Fehlanpassungen zwischen Zielsetzung und Umsetzung deutlich.
Das ist zunächst verwirrend. Aber wenn man es einmal annimmt, wird KI zum Spiegel für kontinuierliche Verbesserung. Sie zeigt nicht, was im nächsten Quartal zu reparieren ist, sondern was jetzt behoben werden muss.
Als ich kürzlich einem Vorstandsgremium KI-unterstützte Entscheidungs-Dashboards – gebaut mit Lovable – präsentierte, sagte ein Mitglied: „Ich habe das Gefühl, wir sind ein Flugzeug im Nebel geflogen, und jemand hat gerade den Nebel entfernt."
Genau das ist es – KI verleiht Ihnen keine neuen Flügel; sie gibt Ihnen Sicht.
Der „Nebel“ war das übliche Rauschen und die Unsicherheit rund um Prioritäten, Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Das Dashboard zeigte Überschneidungen bei Projekten und Lücken in der Ressourcenplanung auf, die in Tabellenkalkulationen verborgen waren. Durch das Aufzeigen dieser Probleme verschaffte die KI dem Team sofortige Klarheit.
Ein Praxisbeispiel, wie KI die erfolgreiche Lieferung groß angelegter Projekte verbessert
Ein aktuelles Beispiel stammt von einem großen, globalen Konsumgüterunternehmen, das über 200 laufende Transformationsinitiativen verwaltet. In der Vergangenheit hatten die Führungskräfte Schwierigkeiten zu erkennen, wo tatsächlich Wert geschaffen wurde. Es gab viele Dashboards, aber wenig echte Einblicke.
Wir haben eine KI-gestützte „Project Intelligence Platform" eingesetzt, die Daten aus all ihren Systemen – Excel, Jira, Power BI und sogar HR-Stimmungsumfragen – zusammenführte und dann KI-Analysen darüberlegte, um Muster zu erkennen, die Menschen normalerweise übersehen. Dies war eine maßgeschneiderte Implementierung, die mehrere KI-Komponenten verschiedener LLMs kombinierte, um Stimmungen, Risiken und Projektsignale ganzheitlich zu analysieren.
Innerhalb weniger Tage entdeckten wir Muster, die kein menschlicher Analyst erkannt hatte: Beispielsweise war bei Projekten mit niedrigen Stimmungswerten der Stakeholder die Wahrscheinlichkeit zu scheitern in späteren Phasen doppelt so hoch.
Das führte zu einer radikalen Überarbeitung des Governance-Modells. Reviews konzentrierten sich nicht mehr nur auf Budget- und Zeitplankontrolle, sondern auf Engagement und Zielsetzung. Und die Führungskräfte begannen zu fragen: „Glauben die Beteiligten noch an dieses Projekt?" – eine Frage, die sich letztlich als besserer Erfolgsindikator herausstellte als jeder KPI.
Sechs Monate später verbesserte sich die Liefereffizienz um 30 %, die Kosten sanken um 12 Mio. € und die Stimmung stieg spürbar. Doch über die Kennzahlen hinaus veränderte sich vor allem das Bewusstsein der Organisation dafür, wie Projekte ihre Kultur und Werte widerspiegeln.
Warum das Entfernen repetitiver Arbeit mit KI den größten Hebel bietet
Ich arbeite derzeit nicht an Multi-Agenten-Orchestrierung oder autonomen Lieferbots. Das ist gerade nicht mein Fokus. Was ich jedoch tue, ist viel einfacher und meines Erachtens wertvoller auf kurze Sicht: Ich lerne, mit einfachem Coding und Automatisierung wiederkehrende Arbeit aus meinem Alltag zu entfernen.
Beispielsweise habe ich damit begonnen, ChatGPT einzusetzen, um kleine Skripte zu schreiben, die Umfragedaten bereinigen, Entwürfe von Projektberichten erstellen und Stakeholder-Feedback in strukturierte Formate bringen – Risiken, Abhängigkeiten, Sponsoren und Folgeaktionen. Früher habe ich dies manuell in PowerPoint und Excel erledigt. Jetzt läuft der Workflow so: Roheingaben sammeln → ein Skript oder leichte Automatisierung drüberlaufen lassen → einen strukturierten Entwurf erhalten, den ich prüfen, hinterfragen und verfeinern kann.
Das ist aus zwei Gründen wichtig:
Maßstab der Aufmerksamkeit: Jeder Projektleiter ist heutzutage überlastet. Der wahre Engpass ist nicht die Datenmenge – es ist die kognitive Bandbreite. Die Automatisierung der „Zusammenbauarbeit“ gibt mir Raum, strategisch zu denken, anstatt meine Abende mit dem Formatieren von Folien und Statusberichten zu verbringen.
Tempo der Erkenntnisse: Ich kann jetzt Ideen schneller testen. Anstatt Tage darauf zu warten, dass jemand die Signale der Stakeholder analysiert und aufkommende Risiken erkennt, kann ich mir selbst in wenigen Minuten einen Überblick verschaffen und noch am selben Tag mit dieser Vision ins Führungsgespräch gehen.
Mein Weg ist daher vorerst nicht, „den Projektmanager durch einen KI-Agenten zu ersetzen.“ Es geht vielmehr darum, „den Projektmanager mit kleinen, sehr gezielten Automatisierungen zu unterstützen.“ Ich interessiere mich weit mehr dafür, Projektleitern mehr Handlungsspielraum zu verschaffen, als so zu tun, als könne sich das Projekt von selbst steuern.
Mein Weg ist daher vorerst nicht, „den Projektmanager durch einen KI-Agenten zu ersetzen.“ Es geht vielmehr darum, „den Projektmanager mit kleinen, sehr gezielten Automatisierungen zu unterstützen.“ Ich interessiere mich weit mehr dafür, Projektleitern mehr Handlungsspielraum zu verschaffen, als so zu tun, als könne sich das Projekt von selbst steuern.
Wie KI zentrale Rituale und Abläufe der Projektabwicklung verändert
In den letzten Jahren habe ich gesehen: Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht nicht darin, zwischen Agile und Wasserfall zu wählen – sondern darin, beides intelligent zu kombinieren. Wir treten in ein Zeitalter hybrider Projektführung ein, in dem die richtige Mischung aus Methoden, Daten und menschlicher Intuition über den Erfolg entscheidet.
KI beschleunigt diesen Wandel. Sie ermöglicht es uns, die Disziplin des klassischen Projektmanagements mit der Anpassungsfähigkeit von Agile zu verbinden – und so aus der Methodik ein lernendes, lebendiges System zu machen.
In der Praxis bedeutet das, dass wir unsere Kernrituale neu denken müssen:
Die Definition des Projektumfangs ist keine einmalige Übung mehr: Mit KI-Tools wie MS Project Copilot und Miro Assist können wir schnelle Szenario-Simulationen durchführen, mehrere Projektumfänge oder Lieferwege testen, bevor wir uns festlegen. Statt starrer Pläne erstellen wir adaptive Roadmaps, die sich mit neuen Erkenntnissen weiterentwickeln.
Die Abstimmung von Teams verbindet heute menschlichen Dialog mit digitalen Erkenntnissen: Ich nutze KI, um Transkripte von Meetings oder Stakeholder-Feedback auszuwerten und frühzeitig Fehlanpassungen zu erkennen – etwas, das Menschen meist zu spät bemerken. Doch das Alignment findet weiterhin im menschlichen Gespräch statt; KI hält nur den Spiegel vor. Dazu kombiniere ich in der Regel Otter.ai (Notizsoftware für Zusammenfassungen und Erkennung von Unstimmigkeiten), Miro Assist (Online-Zusammenarbeitstool) und Power BI AI Insights (Projektprognosesoftware zur Analyse von Abhängigkeiten). Die Stärke liegt darin, sie gemeinsam zu verwenden, anstatt sich auf ein einzelnes Tool zu verlassen.
Die Steuerung der Umsetzung ist inzwischen ebenfalls ein hybrides Ritual: KI-Dashboards – etwa über Lovable erstellt – helfen, Abhängigkeiten zu überwachen und Risiken mit bemerkenswerter Präzision vorherzusagen, während Teams Agile-Rituale – Stand-ups und Retrospektiven – nutzen, um Verantwortlichkeit und Tempo zu gewährleisten. Ein Lieblingsbeispiel von mir ist, wie manche Teams KI-Copiloten nutzen, um Zusammenfassungen von Retrospektiven zu generieren und wiederkehrende Muster hervorzuheben, die dann von Menschen diskutiert und gedeutet werden können.
Trotzdem, wie ich schon sagte: Die Essenz von Projektführung bleibt gleich – es geht um Urteilskraft, Empathie und Sinnstiftung. KI kann Entscheidungen unterstützen, aber sie kann kein Commitment erzeugen.
Ein minimalistischer KI-Technologie-Stack für moderne Projektleitende
Die Liste der KI-Tools, die eingesetzt werden können, ist endlos. MS Project Copilot, Notion AI, Grain, Otter.ai, Miro Assist und Asana Intelligence unterstützen die Simulation von Szenarien, Transkriptanalysen und frühzeitige Risikoerkennung. Für Dashboards eignen sich Plattformen wie Power BI AI Insights und Tableau Pulse.
Doch für mich hat sich mein Stack in Richtung Einfachheit entwickelt. Das hier ist mein bewusst minimalistischer Stack:
ChatGPT für Programmierung und Automatisierung
NotebookLM für ansprechende Kommunikationsformate
Miro für kollaboratives Design und Stakeholder-Mapping
Lovable für Management-Dashboards
Und benutzerdefinierte GPTs, trainiert auf meiner Project-Canvas-Methodik
Vor fünf Jahren wünschte sich jedes Team mehr Projektmanagement-Tools. Heute wollen wir weniger – aber intelligentere. Die mächtigste Lösung ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die mit den wenigsten Ablenkungen.
Wie ein individuelles Projekt-GPT die kognitive Kapazität eines Teams steigern kann
Wenn wir schon von benutzerdefinierten GPTs sprechen: Mein größter Durchbruch im vergangenen Jahr war unser internes Projekt-GPT-Assistant – eine dialogfähige KI, die auf über 20 Jahren realer Projekterfahrung, Fallstudien, Vorlagen und Playbooks von mir trainiert wurde.
Sie fungiert als echter Copilot für die Projektdurchführung. Sie entwirft Projektaufträge, fasst Stakeholder-Interviews zusammen, erstellt Risikomatrizen und generiert sogar Erzählungen oder Metaphern für die Kommunikation auf Führungsebene. Im Grunde genommen ist es, als hätte man einen Juniorberater, der nie schläft – aber jedes Dokument, das ich je erstellt habe, gelesen hat.
Ein gutes Beispiel: Anfang dieses Jahres unterstützte ich eine multinationale Bank bei einem großen Programm zur digitalen Transformation mit über 80 Initiativen. Früher hätte das Zusammenfassen von Erkenntnissen aus Dutzenden Stakeholder-Interviews und deren Abstimmung zu einer einzigen strategischen Botschaft meinem Team drei bis vier Tage manuelle Arbeit gekostet.
Mit dem Projekt-GPT-Assistant haben wir die Interview-Transkripte hochgeladen und innerhalb von 20 Minuten generierte es:
Eine prägnante Synthese wiederkehrender Themen
Einen Entwurf der Executive Summary für die Kickoff-Präsentation
Eine Sammlung von „Frühwarnsignalen“, extrahiert aus Sprachmustern über Widerstände und Risiken
Die nächsten 48 Stunden verbrachten wir damit, strategisch zu denken – wir interpretierten die Ergebnisse, definierten Prioritäten und entwickelten eine überzeugende Veränderungsstory.
Das ist der eigentliche Vorteil. Früher galt KI als Mittel, um den mechanischen Teil des Projektmanagements zu beschleunigen. Was ich entdeckt habe, ist, dass sie auch unsere kognitive Kapazität erweitert. Sie ermöglicht es uns nicht nur, schneller zu arbeiten, sondern auch tiefgehender zu denken.
Antonios Tipp
Früher galt KI als Mittel, um den mechanischen Teil des Projektmanagements zu beschleunigen. Was ich entdeckt habe, ist, dass sie auch unsere kognitive Kapazität erweitert. Sie ermöglicht es uns nicht nur, schneller zu arbeiten, sondern auch tiefgehender zu denken.
Ein Aufruf zur Dringlichkeit in der Projektmanagement-Community
Der Projektmanagement-Beruf verändert sich nicht schnell genug, um im Zeitalter der KI relevant zu bleiben. Noch nicht.
Zu lange war das Projektmanagement gefangen im eigenen Erfolg. Wir haben Frameworks, Zertifizierungen und Methoden aufgebaut, die für eine Welt voller Vorhersehbarkeit und Kontrolle wunderbar funktionierten – doch diese Welt ist vorbei.
Die meisten Organisationen managen Projekte immer noch mit Denkweisen und Werkzeugen aus den 1970er Jahren. Meetings, Berichte, Vorlagen ... Es fühlt sich an, als würde der Rest der Geschäftswelt davonlaufen, während das Projektmanagement mit Clipboard in der Hand hinterherjoggt.
KI ist der Weckruf, den wir nicht ignorieren dürfen. Sie automatisiert nicht nur die administrativen Teile unseres Jobs – sie schreibt die Regeln dafür um, wie Arbeit erledigt wird, wie Teams sich bilden und wie Wert geschaffen wird.
Wenn wir uns nicht schnell weiterentwickeln, droht dem Projektmanagement die Bedeutungslosigkeit – eine Disziplin, die die Vergangenheit erklärt, statt die Zukunft zu gestalten. Deshalb rufe ich zu mehr Dringlichkeit in unserer Community auf.
Jetzt ist die Zeit, alles zu hinterfragen, alte Gewohnheiten zu durchbrechen und neue zu entwickeln, die zur Geschwindigkeit, Flexibilität und Intelligenz unserer heutigen Welt passen.
Vor fünf Jahren wollte jedes Team mehr Tools. Heute wollen wir weniger – aber dafür intelligentere. Der leistungsfähigste Stack ist nicht der mit den meisten Funktionen, sondern der mit der geringsten Ablenkung.
Wie das nächste Jahrzehnt Projektmanagement und Führung neu definieren wird
Nach allem, was ich beobachte, wird das nächste Jahrzehnt neu definieren, was es heißt zu führen und zu managen.
Jede Organisation wird projektgetrieben sein – Transformation wird nicht mehr optional sein.
Jede Führungskraft wird Projektdenken beherrschen müssen – Strategie wird über Projekte leben und sterben.
Jedes Projektteam wird KI-unterstützt sein – Menschen fokussieren sich auf Kreativität, Empathie und Ethik, während KI Daten, Prognosen und Mustererkennung übernimmt.
In vielerlei Hinsicht sind wir Zeugen der Geburt eines neuen Berufsbildes: Der Projektleiter des Transformationszeitalters. Künftige CEOs werden wie Chief Project Officers agieren – Ressourcen dynamisch und auf Basis von Echtzeit-Projektintelligenz zuweisen.
Die Organisationen, die diesen Wandel annehmen, werden florieren. Diejenigen, die es nicht tun, werden allmählich an Bedeutung verlieren.
Praktische Ratschläge zur Führung der Transformation Ihres Unternehmens
Mein Rat für diese Transformation lässt sich auf drei einfache Prinzipien zusammenfassen:
Verliebe dich in das Problem, nicht in den Prozess: Stürze dich nicht überstürzt in die Ausführung. Nimm dir Zeit, das eigentliche „Warum“ zu verstehen.
Nutze KI, um weiter zu sehen, nicht schneller: Mehr Geschwindigkeit ohne Klarheit verstärkt nur die Verwirrung.
Baue Vertrauen auf, bevor du Technologie einführst: Kein Algorithmus kann eine kaputte Unternehmenskultur reparieren.
Wenn du deinen Teams keinen Raum gibst, um zu reflektieren, zu lernen und Sinn mit Handlung zu verbinden, wird euch keine Technologie retten.
Und zum Schluss frage dich: „Führst du die Transformation — oder überlebst du sie nur?“
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