Agentur-Agilität: 10 agile Methoden für Agenturen
Jede Digitalagentur, der ich begegnet bin, behauptet auf die eine oder andere Weise, dass sie Agency Agile auf irgendeine Art und Weise einsetzt.
Die Herausforderung heutzutage ist: Was verstehen wir unter einer agilen Agentur? Der Begriff Agency Agile wurde in so vielen Kontexten verwendet, dass er mittlerweile weitgehend bedeutungslos ist.
Zum einen kann dies die ursprüngliche Absicht eines flexiblen, anpassungsfähigen Ansatzes darstellen, der Ergebnisse über alles andere stellt. Am anderen Ende des Spektrums kann es ein Etikett für einen chaotischen Arbeitsplatz ohne jegliche Prozesse sein. Es klingt viel überzeugender zu behaupten, man sei „agil“, als die Realität zuzugeben, dass eigentlich alles ad hoc geschieht.
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Das ist nicht als Kritik gemeint. Die Digitalbranche steckt immer noch in den Kinderschuhen. Wir suchen weiterhin nach Wegen, unsere Arbeit bestmöglich zu managen und abzuliefern.
Die Herausforderung mit Scrum für Digitalagenturen
Viele Digitalagenturen, die ich kenne, beginnen mit Scrum, wenn sie einen agilen Prozess einführen möchten. Auf den ersten Blick erscheint das logisch. Überall, wo man agile Methoden recherchiert, stößt man auf den Begriff Scrum. (Der Begriff Scrum wird häufig – jedoch fälschlicherweise – synonym mit Agile verwendet, als wären die Dinge identisch. Das sind sie aber nicht. Agile ist viel mehr als nur Scrum.)
Der Reiz von Scrum ist nachvollziehbar. Es gibt viele eindrucksvolle Begriffe und Schlagworte, die auf manche beeindruckend wirken: Sprints, Backlogs, Sprint-Retrospektiven, Velocity, Burndown-Charts, Scrum Master, Product Owner... Es gibt zahlreiche Schulungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten. Vor allem kann es wie ein „Goldenes Ticket“ erscheinen: Wenn man diesem Schema folgt, wird das Chaos wie durch Zauberhand in eine Utopie verwandelt. Was oft übersehen wird: Scrum stammt ursprünglich aus der Softwareproduktentwicklung. Scrum ist eine hervorragende Option, wenn das Team bei einem Softwareanbieter mit klarem Fokus auf ein spezifisches Produkt arbeitet.
Doch Scrum stößt an seine Grenzen, sobald externe Abhängigkeiten gemanagt werden müssen. In einer Digitalagentur ist fast jeder Aspekt der Arbeit von externen Abhängigkeiten geprägt – von den Kunden. Das verursacht erhebliche Verschwendung. Projektmanager verstricken sich in komplexe politische Verhandlungen bei jeder Sprint-Planung, um sicherzustellen, dass ihre Projekte im Sprint berücksichtigt werden. Ich habe Sprint-Planungsmeetings in Agenturen erlebt, die einen ganzen Tag dauern und das gesamte Team einbeziehen. Angesichts der Tatsache, dass Sprints in der Regel zwei oder drei Wochen dauern, sind das 6–10 % der gesamten Teamkapazität. Was für eine Verschwendung von Zeit und Mühe!
Hinzu kommt, dass diese Sprint-Pläne oft schon ein oder zwei Tage nach Beginn ins Wanken geraten. Kunden ändern ihre Meinung oder verzögern die Bereitstellung notwendiger Informationen. Unerwartete Ereignisse treten auf, wie zum Beispiel neue Geschäftsgelegenheiten oder technische Probleme mit einem laufenden System.
All das führt zu häufigen Nachverhandlungen, die noch mehr Zeit und Agentur-Ressourcen vergeuden. An dieser Stelle kann der agile Prozess ins Stocken geraten und sich negativ auf das Ressourcenmanagement in kreativen Agenturen auswirken.
Eine wichtige Lektion, die man lernen sollte
Es gibt viele verschiedene agile Methoden und Praktiken. Dies wurde mir 2010 klar, nachdem ich mit Scrum nicht die erhofften Vorteile erzielen konnte und tiefergehend recherchierte. So kam ich auf Kanban und Lean Thinking. Einige der dortigen Praktiken schienen Verbesserungen für unser Vorgehen zu bieten.
Ich begann zu experimentieren. Zuerst mit einem kleinen, vorhersehbaren Projekt und dann nach und nach mit größeren und komplexeren Aufgaben. Am Anfang stand die Art, wie ich Projekte aufteilte – ich wechselte von User Stories zu Funktionsbeschreibungen und dann zu wertbasierten Ergebnissen. Das machte es den Kunden leichter, die Arbeit zu prüfen und freizugeben und erleichterte das Projektmanagement.
Ich begann auch, unsere Prozesse und die Art, wie wir alles managen, zu hinterfragen. Das führte dazu, dass wir Sprint-Planungsmeetings abschafften und stattdessen schnelle Neuausrichtungen beim täglichen Stand-up machten. Bald ließen wir das Konzept der Sprints komplett hinter uns und wechselten zu einem „Flow-basierten“ Kanban-Ansatz. Weitere Verbesserungen erfolgten auf Vorschläge aus dem Team, die wir direkt testeten.
Die Ergebnisse sprachen für sich:
- Die Mitarbeitenden waren zufriedener, da es ihnen leichter fiel, ihre beste Arbeit zu leisten und sich meist selbst zu managen
- Dies verschaffte den Projektleitern mehr Zeit, um komfortabel mehr Projekte parallel zu betreuen und sich auf die wesentlichen Ergebnisse zu konzentrieren
- Es gab deutliche Verbesserungen in der Qualität unserer Arbeit, bei Lieferzeiten, Kundenbeziehungen und den erzielten Ergebnissen
- Und gleichzeitig haben wir den Umsatz pro Kopf in unserem Team in etwas weniger als drei Jahren verdreifacht.
Bei erneuter Reflexion wurde deutlich, dass der Aha-Moment vom Mut zum Experimentieren kam. Ich habe Änderungen vorgenommen und die Auswirkungen beobachtet.
Frühere Versuche zur Prozessverbesserung zielten darauf ab, einen vorgefertigten Prozess zu übernehmen – wie Scrum. Inzwischen weiß ich, dass es diesen nicht gibt. Das liegt daran, dass unsere Branche noch in den Kinderschuhen steckt und wir noch herausfinden, wie unsere Unternehmen funktionieren sollten. Außerdem ist jedes Unternehmen einzigartig. Die kreative Workflow-Lösung, die in einer Agentur funktioniert, lässt sich nicht unbedingt auf eine andere übertragen.
10 Wege, agile Methoden in einer Digitalagentur zu integrieren
Ich berate verschiedenste wissensbasierte Unternehmen, darunter viele Digitalagenturen, und helfe ihnen, ihre operativen Prozesse zu verbessern. Basierend auf dieser Erfahrung hier meine wichtigsten Tipps, um agile Methoden ins Agenturumfeld zu integrieren:
1. Akzeptieren Sie, dass es keinen „Königsweg“ gibt – nichts ist in Stein gemeißelt
Jede Organisation ist einzigartig. Erfolgreiches Agency Agile entsteht, wenn man auf den Ideen anderer aufbaut und diese an die eigene Situation anpasst.
2. Fördern Sie eine Kultur inkrementeller Veränderung und kontinuierlicher Verbesserung
Auch wenn die Veränderungsrate zu Beginn der Prozessoptimierung naturgemäß höher ist – es ist ein Fehler, das Thema jemals als „abgeschlossen“ zu betrachten. Agency Agile fordert von Ihnen, Ihre Arbeitsmethoden ständig anzupassen und zu testen (kaizen, wie es im Jargon heißt). Deshalb liefern „Big Bang“-Veränderungsinitiativen selten nachhaltige Ergebnisse.
3. Definieren Sie die wirklich entscheidenden Ergebnisse
[Tweet „Denken Sie daran, dass Kunden in erster Linie die Rendite ihrer Investition wertschätzen. #agile #projektmanagement“] Es ist ihnen egal, wie Ihr Prozess heißt oder aussieht, solange er ihnen hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erreichen (agile Vertragsmodelle können helfen, diese Zusammenarbeit zu strukturieren). Denken Sie ebenso daran, aus welchen Gründen und mit welcher Motivation Ihre Agentur gegründet wurde.
4. Messen Sie quantitativ
Sie müssen es nicht übertreiben, aber es ist wichtig, standardisierte Messungen Ihrer Arbeit vorzunehmen. Ohne diese Messwerte arbeiten Sie praktisch im Blindflug.
Als ich das Entwicklungsteam einer Agentur leitete, gehörten zu meinen Kennzahlen „Umsatz pro Kopf“, „Umsatz pro Kunde“, „Opportunitätskosten pro Kunde“ (das heißt der Wert nicht abrechenbarer Zeitaufwände pro Kunde) und „Vollständigkeit der Zeiterfassung“ (erfasste Stunden im Verhältnis zu gearbeiteten Stunden). Ich habe diese Kennzahlen monatlich erhoben und sowohl an mein Team als auch an die Geschäftsleitung berichtet (Marketing-Reporting-Software kann dabei unterstützen). Diese Praxis lieferte immer wertvolle Hinweise, wo unsere nächsten Verbesserungen nötig waren.
Die meisten dieser Kennzahlen erfordern eine akkurate Zeiterfassung, und ich weiß, das ist nicht immer einfach. Es hat enorm geholfen, transparent zu erklären, warum Zeiterfassung wichtig ist und wofür (und wofür nicht) diese Informationen genutzt werden.
5. Messen Sie qualitativ
Zahlen sind wichtig, aber vergessen Sie die weichen Faktoren nicht, die für Agency Agile ebenso wertvoll sind. Dazu zählen die wahrgenommene Projektqualität, Kundenzufriedenheit sowie Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit und Wohlbefinden.
6. Hinterfragen Sie alles
Ich meine damit nicht ein ständiges Kritisieren, das alle nervt, sondern eine persönliche Einstellung der Art „wie könnte das besser laufen?“. Wenn Sie ein regelmäßiges Meeting besuchen (oder leiten), das wenig bringt, setzen Sie Ihre Agile-Brille auf, überlegen Sie, wie es verbessert werden könnte – oder ob es überhaupt nötig ist.
7. Zerlegen Sie Projekte in ‚Werteinheiten‘
Beispielsweise den News-Bereich einer Website oder das E-Mail-Marketing-Modul einer Kampagne. Das macht die Arbeit leichter planbar, kalkulierbar und akzeptabler für Kunden. Wenn Sie dies konsequent umsetzen, entstehen im Laufe der Zeit Datensätze darüber, wie viel Zeit und Kosten typischerweise für ein bestimmtes Ergebnis anfallen – was die spätere Kalkulation neuer Projekte erleichtert. Das ist deutlich effizienter und genauer als eine Kalkulation nach Skills (Design, Front-End, Back-End, PM usw.).
8. Visualisieren Sie Ihre Arbeit
Der Fachbegriff dafür ist „Wertstromanalyse“. Das Entscheidende ist jedoch, ein klares Bild vom Status aller Arbeiten zu erstellen und zu pflegen, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Agile Tools wie Trello und Jira sind hier großartig, aber auch der einfache Post-It-Zettel kann genauso effektiv sein, wenn ihr alle am selben Ort seid.
9. Begrenzen Sie Ihre laufenden Arbeiten
Anders ausgedrückt: „Hören Sie auf, ständig Neues zu beginnen, und fangen Sie an, Dinge zu beenden“. Die wichtigen Ergebnisse entstehen aus abgeschlossenen Arbeiten. Hochwertige Arbeit entsteht, wenn Sie sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und sie erledigen. Zu viele laufende Projekte verlängern die Durchlaufzeiten und verschlechtern die Qualität. Sie können eine Projektmanagement-Software für Kreativagenturen oder eine agile Projektmanagement-Software verwenden, um Ihren Work-in-Progress (WIP) und den Projektfortschritt zu verfolgen.
10. Halten Sie Ihre Prozesse in einem Betriebshandbuch fest
Unternehmen sind komplex. Es ist einfach nicht möglich (oder sinnvoll), dass alle Personen sich alles merken, wie das Unternehmen funktioniert. Daher benötigen Sie eine Möglichkeit, Ihre Prozesse klar und zugänglich festzuhalten.
Das sind keine seitenlangen Schmöker. Meist handelt es sich um Checklisten, die erklären, wie man an eine Aufgabe herangeht, ergänzt durch einige Anmerkungen, die mit der Zeit verbessert werden. Ihre Anwendung stellt sicher, dass der Wert des Prozesses in der Agentur verankert ist – und nicht nur im Kopf einiger weniger Mitarbeitender. Ein gutes Betriebshandbuch erleichtert Situationen wie Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Notfall- und Ausfallplanung, Wiederherstellungsprozesse und ganz einfach die Verteilung von Aufgaben in arbeitsreichen Zeiten erheblich.
Ganz pragmatisch: Eine Sammlung verlinkter Google Docs plus ein separates Dokument als „Inhaltsverzeichnis“ ist eine hervorragende Methode. Viel flexibler und effektiver als ein aufwendiges Intranet.
Zusammenfassung
Aufmerksame Leser erkennen vielleicht die starken Einflüsse von Lean und Kanban in dieser agilen Liste für Agenturen. Das ist kein Zufall. Aber von diesem Artikel anzunehmen, dass Lean-Softwareentwicklung oder Kanban die richtige Methodik für Ihre Agentur ist, verfehlt das eigentliche Ziel. Sie stellen nützliche Werkzeuge bereit, sind im Grunde aber nur Etiketten.
Ihre Prozesse sind einzigartig für Sie. Das Ziel ist, eine einheitliche Arbeitsweise in Ihrer Agentur zu etablieren. Das gewährleistet eine konsistente Erfahrung für Kunden und Mitarbeiter. Es legt das solide Fundament, das nötig ist, um Qualität, Kreativität, Zufriedenheit und Gewinn stetig zu verbessern. Der einzige Markenname, um den Sie sich sorgen müssen, ist der Ihres eigenen Unternehmens.
Der Besuch von Konferenzen für Agenturinhaber kann hier ebenfalls hilfreich sein – sie bieten die Gelegenheit, zu sehen, wie andere operative Herausforderungen angehen, und teilen oft praxisnahe Lösungen, die agile, kreative und geschäftliche Strategien unter einem Dach vereinen.
Denken Sie daran: Erfolg entsteht daraus, dass Sie bei schlechten Prozessen und Ineffizienzen handeln. Sie müssen nicht auf eine spezielle Agenda zur Veränderung warten. Wenn etwas nicht gut funktioniert, stellen Sie es in Frage und probieren Sie etwas Neues aus. Fangen Sie heute an. Wenn Sie es nicht tun, befinden Sie sich morgen noch immer in derselben Situation.
Wie geht es weiter?
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