Automatisering av arbetsflöden: processer, exempel & verktyg
Ökad effektivitet: Automatisering av arbetsflöden minskar avsevärt tiden som läggs på repetitiva uppgifter, vilket gör att du kan fokusera på mer strategiskt arbete.
Minskning av fel: Automatisering av arbetsflöden förbättrar noggrannhet och kvalitet genom att minimera risken för mänskliga fel i rutinprocesser.
Anpassningsmöjligheter: Du kan anpassa automatiseringen av arbetsflöden efter dina specifika projektbehov, vilket gör den användbar för olika branscher och uppgifter.
Fördelar för flera avdelningar: Automatisering av arbetsflöden kan användas inom olika avdelningar, från IT till HR, för att förbättra verksamheten och samarbetet.
Val av verktyg: Att välja rätt verktyg för automatisering är avgörande. Alternativen sträcker sig från enkla appar för automatisering av uppgifter till omfattande programvara för hantering av affärsprocesser.
Enkelt uttryckt: verktyg för arbetsflödesautomatisering gör det enklare att hantera projekt. I stället för att behöva lägga onödig tid och energi på repetitiva uppgifter och affärsprocesser kan du skapa arbetsflöden som tar bort rutinjobbet från din dag utan att missa ett enda steg.
Föreställ dig till exempel att du samarbetar med en leverantör för att ta fram kreativt innehåll. I ett snabbfotat och högpresterande marknadsföringsteam kan det vara svårt att hålla reda på kreativa förfrågningar, granska inkommande innehåll och godkänna utkast för publicering. I stället för att leta igenom dina direktmeddelanden för att komma ihåg vad du egentligen bad om från början kan du konfigurera ett engångsarbetsflöde som är anpassat efter din process och steg för steg visar vad som krävs för att lyckas.
I den här artikeln går vi igenom hur du kan automatisera dina arbetsflöden, hur automatisering kan hjälpa dig att hantera projekt och exempel på programvara för arbetsflödesautomatisering som hjälper dig att komma igång.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är arbetsflödesautomatisering?
Arbetsflödesautomatisering innebär att: 1) identifiera vilka delar av en process som kan köras utan mänsklig inblandning och 2) använda programvara för arbetsflödesautomatisering för att konfigurera och genomföra dessa automatiseringar. Vanliga funktioner i programvara för arbetsflödesautomatisering omfattar schemaläggning av uppgifter, hantering av e-post och dokument samt integration med andra affärsapplikationer.
Du kan använda arbetsflödesautomatisering för uppgifter som sträcker sig från datainmatning till dokumenthantering, uppgiftstilldelning och e-postkommunikation. Arbetsflödesautomatisering ingår ofta även i det bredare området projektledning. Se skillnaderna mellan arbetsflödesautomatisering och projektledning.
Varför använda arbetsflödesautomatisering?
Både små och stora företag kan dra nytta av fördelarna med arbetsflödesautomatisering. När den konfigureras korrekt:
- Förbättrar arbetsflödets effektivitet. Repetitiva manuella uppgifter är visserligen nödvändiga för att verksamheten ska fungera smidigt, men kan vara tidskrävande och kostsamma om de utförs manuellt.
- Förbättrar noggrannhet och kvalitet genom att minska risken för mänskliga fel. Du kan också automatisera och digitalisera arbetsflödesuppgifter för att främja efterlevnaden av företagets riktlinjer och rutiner.
- Frigör medarbetarnas tid så att de kan fokusera på mer strategiska uppgifter. Tid är en begränsad och icke förnybar resurs. Arbetsflödesautomatisering säkerställer att du lägger mindre tid på manuella processer och mer tid på det som verkligen betyder något.
Om du precis har börjat kan du överväga att gå en kurs i automatisering av affärsprocesser för att bättre förstå hur automatisering kan effektivisera verksamheten, minska antalet fel och spara tid på olika avdelningar.
Så använder olika avdelningar i organisationen arbetsflödesautomatisering
Arbetsflödesautomatisering kan innebära allt från att automatisera e-postsvar till att konfigurera påminnelser om möten. I vissa fall kan den till och med användas för att automatisera hela avdelningar eller affärsfunktioner, och det finns specialiserade programvaruverktyg för AI-baserad arbetsflödesautomatisering som låter dig använda AI i arbetsflödesautomatisering.
Här är några exempel på hur arbetsflödesautomatisering för företag framgångsrikt kan användas av projektledare i stora organisationer med flera olika avdelningar:
- IT och programvaruutveckling: IT-avdelningar kan automatisera arbetsflöden som kodutrullningar, testprocesser och ärendehantering. I stället för att behöva samordna återkommande processer, som lanseringar, från grunden varannan vecka via flera kommunikationskanaler kan du dokumentera processen en gång och sedan automatisera genomförandet så att du inte missar viktiga detaljer.
- Marknadsföring och kommunikation: Arbetsflödesautomatisering kan användas för kreativa arbetsflödesprocesser som kampanjplanering, arbetsflöden för innehållsgodkännande och analysrapportering.
- Försäljning och affärsutveckling: Automatisering hjälper till med hantering av potentiella kunder, uppföljning av säljtratten och resultatrapportering.
- Personalresurser (HR): HR-chefer använder arbetsflödesautomatisering för rekryteringsprocesser, introduktion av medarbetare och utbildningsprogram. Genom att automatisera introduktionsprocessen får dina medarbetare rätt förutsättningar att lyckas från dag ett, med rätt utrustning, utbildningskrav, åtkomstbehörigheter och en lista över intressenter som de ska träffa.
- Ekonomi och redovisning: Ekonomiavdelningar kan använda automatisering för budgetuppföljning, finansiell rapportering och revisionsprocesser.
- Kundtjänst och support: Kundtjänstmedarbetare och teamledare kan använda automatisering för ärendestyrning, insamling av feedback och övervakning av servicenivåer. Detta förbättrar svarstiderna och automatiserar vanliga förfrågningar så att teamen kan ägna sin tid åt att hantera strategiska frågor.
- Forskning och utveckling (R&D): R&D-team kan använda automatisering för schemaläggning av experiment och datainsamling.
Dessutom kan branscher anpassa arbetsflödesautomatisering efter specifika behov. Inom byggbranschen effektiviserar den schemaläggning, resursfördelning och uppföljning av framsteg.
Hälso- och sjukvården drar nytta av att automatisera patientregistrering, tidsbokning och uppgifter för regelefterlevnad, och programvara för arbetsflöden inom detaljhandeln kan optimera lagerhantering, orderhantering och kundengagemang. VFX-företag kan använda programvara för projektledning inom VFX för att konfigurera automatiseringar för godkännanden, överlämningar och andra delar av den kreativa processen.
Exempel på arbetsflödesautomatisering
För projektledare omfattar användningsområdena för arbetsflödesautomatisering att skapa uppgiftslistor, tilldela uppgifter till teammedlemmar, följa upp framsteg och skicka påminnelser. Dessutom kan arbetsflödesautomatisering användas för att skapa rapporter och följa upp projektkostnader.
Här är några exempel på arbetsflödesautomatisering inom projektledning:
- När en uppgift ligger inom två dagar från förfallodatumet och inte är markerad som slutförd ska du skicka en avisering till uppgiftens ansvariga om att uppgiften snart ska vara klar. Skicka uppföljningar på förfallodatumet och därefter varannan dag tills uppgiften är slutförd.
- Skicka en kopia av projektpanelen till en distributionslista på torsdagar.
- När en bugg registreras ska du publicera en realtidsavisering i teamets Slack-kanal för att öka synligheten.
- Följ en godkännandeprocess för när ett dokument är klart för granskning. Skicka en länk till dokumentet tillsammans med en avisering till den utsedda ämnesexperten och skicka uppföljningsaviseringar varannan dag tills dokumentet har godkänts eller returnerats med ändringar. När dokumentet returneras ändrar du uppgiftens ansvariga till den person som ansvarar för att bedöma kommentarerna. Du kan också förenkla processen genom att använda programvara för dokumentarbetsflöden eller programvara för dokumenthantering.
- När ett milstolpedatum ändras ska du uppmana projektledaren eller personen som ändrar datumet att lägga till en anteckning om orsaken till ändringen. Skicka en avisering till projektsponsorn om ändringen av milstolpedatumet tillsammans med en anteckning om varför det ändrades.
- Påminn intressenterna om att fylla i en statusrapport tre dagar före förfallodatumet. Distribuera statusrapporten på förfallodatumet till relevanta intressenter.
- Skapa ett intagsformulär för att hantera interna förfrågningar om gemensamma tjänster, till exempel ärenden till helpdesken, stöd inom datavetenskap eller textredigering. Skapa ett ärende, kategorisera det och tilldela en kontaktperson och ett förfallodatum baserat på hur den som skickar in förfrågan fyller i intagsformuläret.
Se fler exempel på arbetsflöden här.
Så automatiserar du arbetsflödesprocesser
Här är stegen du ska följa när du använder verktyg för digital processautomatisering för att automatisera processer för både enkla och komplexa arbetsflöden:
1. Identifiera specifika uppgifter som ska automatiseras
Det första steget när du implementerar arbetsflödesautomatisering är att överväga vilka av dina befintliga processer som skulle dra nytta av automatisering. Var uppmärksam på tecken på att din process lämpar sig för automatisering:
- Uppgifter som du eller dina teammedlemmar utför upprepade gånger
- Uppgifter där du utgör en flaskhals
- Processer som teamet beskriver som ”trasiga” eller ”komplicerade”, eller som inte enkelt kan förklaras för en extern målgrupp
- Uppgifter som huvudsakligen innebär att klicka på knappar enligt ett specifikt schema eller efter ett specifikt utlösande villkor
2. Dokumentera det nuvarande läget
Intervjua relevanta intressenter för att förstå hur processen fungerar i dag. Dokumentera varje steg som ingår och länka till relevant dokumentation.
Du kan också överväga att skapa ett arbetsflödesdiagram för att dokumentera processen (eventuellt med hjälp av programvara för arbetsflödesdiagram).
Se till att samla in alla problemområden (dvs. var processen är repetitiv, långsam eller benägen att leda till fel).
3. Identifiera det önskade framtida läget
Efter att ha gått igenom problemområdena i den nuvarande processen beskriver du hur processen bör fungera i idealfallet. Skapa eller anpassa de arbetsflöden som behövs. Fastställ vilka verktyg eller vilken programvara för processautomatisering du behöver för att slutföra automatiseringen.
4. Implementera arbetsflödesautomatiseringen
För att implementera den nya processen kan du utgå från befintliga arbetsflöden som du redan har konfigurerat eller skapa anpassade arbetsflöden (om du arbetar agilt behöver du konfigurera agila arbetsflöden). Konfigurera arbetsflödesautomatiseringen och låt den köras i bakgrunden.
Fokusera sedan på andra delar av verksamheten eller projektet!
De 10 bästa automatiseringsverktygen för att förbättra arbetsflödet
Du kan inte ha arbetsflödesautomatisering utan programvara. Fundera på vilka uppgifter du vill automatisera och börja leta efter funktioner i arbetsflödesverktyg, såsom automatiseringsmallar, konfiguration med låg kodnivå samt skapande av automatiseringar med dra-och-släpp.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Experttips: De flesta SaaS- eller molnbaserade lösningar för arbetsflödesautomatisering erbjuder en kostnadsfri provperiod eller ett konto med begränsat antal användare. Det finns många verktyg för arbetsflödesautomatisering och arbetsflödeshantering som kan koppla samman olika appar. Anslutningar, API:er och integrationsverktyg som Zapier kan koppla samman olika arbetsflöden som teamet använder.
Här är några andra typer av arbetsflödesprogramvara som kan vara användbara:
- Arbetsflödesappar (för arbetsflöden på språng)
- Mer omfattande verktyg för automatisering av affärsprocesser och verktyg för hantering av affärsprocesser (BPM) (läs om BPM jämfört med arbetsflöden här)
- Programvara för affärsregelverk för arbetsflöden som bygger på komplex beslutslogik, såsom villkorsstyrd dirigering eller godkännanden
- Programvara för projektarbetsflöden som kan användas med dina arbetsflöden för projektledning, i stället för mer allmänna arbetsflöden för verksamheten
- Programvara för arbetsflöden för godkännande för arbetsflöden som innehåller ett steg för godkännande, oavsett om arbetsflödet kräver internt eller externt godkännande
- Alternativ till ProcessMaker om du för närvarande använder ProcessMaker men inte är helt nöjd med det och vill ha något som bättre passar dina behov
Vad händer härnäst?
Lär dig bemästra arbetsflödeshantering med dessa expertledda kurser i arbetsflöden eller ta dina arbetsflöden ett steg längre med tekniker för arbetsflödesoptimering.
Vilka automatiseringar har du funnit mest användbara i ditt dagliga arbete? Delta i samtalet i Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!
