Vad är resursplanering & hur gör man det i 5 viktiga steg

Det är en kontinuerlig process som följer projektet från början till slut.

• Under fasen för projektplanering, för att hjälpa till att identifiera resursbehov och tillgänglighet. 
• Under hela projektgenomförandet och uppföljningen, för att säkerställa att du använder rätt resurser.

Viktiga metoder för resursplanering

Du kan använda flera planeringsmetoder och tekniker beroende på projektens komplexitet och karaktär. De fem vanligaste metoderna är:

Om du vill fördjupa dig i dessa metoder kan du läsa om hur resursutjämning inom tidsramen skiljer sig från resursutjämning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så planerar du resurser

Dessa fem viktiga steg är avgörande för att planera projektresurser effektivt.

1. Identifiera projektkrav, mål och begränsningar

Definiera tydligt projektets krav, mål och begränsningar. Detta hjälper dig att avgöra vilka resurser du behöver, när och var. 

Detta omfattar:

• Definiera projektmål och leveranser 
• Förstå projektets omfattning och önskade resultat
• Identifiera de specifika uppgifter och aktiviteter som krävs för att uppnå dessa mål
• Fastställa eventuella budget- eller tidsbegränsningar, exempelvis säsongsrelaterade kostnader eller anställdas semestrar.

💡 Tips

Involvera alla relevanta intressenter i den här processen för att säkerställa att alla förstår projektets resursbehov.

 

Kom ihåg att dina teammedlemmar och intressenter vanligtvis har större förståelse för vad som krävs för att utföra sitt arbete effektivt och ändamålsenligt.

 

Genom att diskutera den planerade resursfördelningen med dem innan du fastställer en resursplan kan de bidra med insikter om potentiella flaskhalsar eller begränsningar som kan minska utmaningarna längre fram.

2. Fastställ resursefterfrågan och tillgänglighet

När projektkraven har identifierats är nästa steg att prognostisera efterfrågan på resurser och bedöma deras tillgänglighet.

Genom att analysera arbetsbelastning och beroenden kan du identifiera potentiella flaskhalsar eller resurskonflikter och fatta välgrundade beslut när du fördelar resurser.

Den här analysen innebär att utvärdera och uppskatta den arbetsbelastning som krävs för varje uppgift samt identifiera de resurser som krävs och är tillgängliga för att slutföra dem. 

För att planera efterfrågan på resurser behöver du göra följande:

• Fastställ den längsta vägen för att genomföra ett projekt framgångsrikt (dvs. den kritiska linjen).
• Uppskatta hur mycket arbete och tid som krävs för att slutföra projektet. Här kan en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) hjälpa till att uppskatta den tid som behövs för varje uppgift, eftersom arbetet bryts ned i mindre delar (hämta en mall för arbetsnedbrytningsstruktur här).
• Identifiera vilka uppgifter som endast kan påbörjas när en annan uppgift har slutförts; dessa kallas beroenden. Genom att kartlägga uppgifter med hjälp av ett Gantt-schema kan du se dem visuellt, identifiera beroenden och göra justeringar.

För att bedöma vilka resurser som är tillgängliga behöver du göra följande:

• Uppskatta tillgängligheten och kapaciteten hos dina teammedlemmar genom att jämföra tiden det tar att slutföra uppgifter med den tilldelade personens tillgängliga tid under projektets löptid. WBS, Gantt-schemat och den kritiska linjen är till hjälp när du jämför och bedömer resursers tillgänglighet. Verktyg för kapacitetsplanering eller en mall för kapacitetsplanering kan hjälpa dig med detta.
• Identifiera planerad ledighet, semester eller potentiella motstridiga resursåtaganden och lägg in dem i ditt projektschema för att säkerställa att de inte påverkar den kritiska linjen negativt.
• Identifiera tillgängliga externa resurser eller utrustning för att täppa till luckor. Var realistisk och säkra dessa resurser i förväg som en beredskapsåtgärd. Du kan använda programvara för resursbokning för att reservera utrustning eller mötesrum. Dessutom kan du behöva anlita en extern konsult eller ta in ytterligare en intern resurs om någon av dina projektmedlemmar plötsligt blir sjuk eller av någon oförutsedd anledning inte är tillgänglig.

3. Fördela resurser med hjälp av programvara

Det här steget innebär att fördela resurser med hjälp av programvaruverktyg. Programvara för resursplanering tillhandahåller en centraliserad plattform för att hantera och fördela resurser effektivt. Detta är en av de främsta fördelarna med verktyg för resursplanering – de låter dig visualisera och följa resursfördelningen, vilket gör det enklare att identifiera och lösa konflikter eller obalanser.

För att bemästra resursfördelning behöver du göra följande:

• Tilldela resurser utifrån deras tillgänglighet, färdigheter och expertis. Identifiera teamets förmågor innan du tilldelar uppgifter. Om du upptäcker kompetensluckor under din analys av resursluckor kan det vara nödvändigt att tillföra ytterligare färdigheter och kunskaper till projektet. 
• Ta hänsyn till och kartlägg beroenden eller resursbegränsningar. Om teammedlemmarna till exempel redan är överbelastade, överallokerade eller otillgängliga behöver du antingen minska deras nuvarande arbetsbelastning eller anställa ytterligare resurser. Prata med teammedlemmarna i förväg för att säkerställa att de kan ta på sig mer arbete.
• Dokumentera resursplanen i ett centralt projektledningssystem där alla teammedlemmar kan få åtkomst till sitt schema och se framstegen i förhållande till sina uppgifter och projektet som helhet. Du kan använda en av dessa mallar för resursplanering för att komma igång.

Programvara för resurshantering att överväga

1. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

4. Övervaka resursscheman

När alla resurser har tilldelats bör du övervaka resursscheman och låta teamet registrera sin tid under hela projektet, så att du kan hålla koll på resursutnyttjandet.

Du kan proaktivt hantera eventuella problem eller konflikter som kan uppstå och vidta korrigerande åtgärder för att hålla projektet på rätt spår.

Att övervaka resursscheman innebär att:

• Följa upp den faktiska utnyttjandegraden i förhållande till den planerade allokeringen och projektets framsteg
• Identifiera eventuella avvikelser eller diskrepanser 
• Bedöma hur schemat och förändringar i schemat påverkar projektets tidslinjer och leveranser 
• Kommunicera eventuella förändringar eller justeringar till de berörda teammedlemmarna 

5. Justera resurstilldelningen efter behov

Resursplanering är inte en engångsaktivitet. Du behöver kontinuerligt justera och optimera resurserna och schemat när ny information blir tillgänglig, för att säkerställa optimal produktivitet och effektivitet.  

💡 Tips

Resursplanering bör göras när nya uppgifter tilldelas eller när resursers tillgänglighet eller resursprioriteringar förändras.

 

Om en teammedlem till exempel lämnar avdelningen eller företaget behöver personens individuella uppgifter tilldelas på nytt, och projektschemat behöver justeras utifrån den nya teammedlemmens tillgänglighet.

Här är några anledningar till att du kan behöva justera ditt resursschema:

• Förändringar i projektets omfattning eller prioriteringar 
• Oväntade förseningar, resursrisker eller begränsningar 
• Nya uppgifter eller krav som uppstår under projektet 
• Förändringar i resursers tillgänglighet eller resurskapacitet

Varför är resursplanering viktigt?

Effektiv resursplanering är nödvändig för att minska risker, hålla projekten inom den fastställda omfattningen och uppnå de avsedda målen. 

Här är några av fördelarna med resursplanering: 

• Optimal resursanvändning: En effektiv process för resursplanering säkerställer att du inte överbelastar eller underutnyttjar dina resurser.
• Prioritering av uppgifter: Resursplanering hjälper dig att bättre prioritera uppgifter och milstolpar baserat på hur brådskande de är, vilket ökar chanserna att nå projektmålen och hålla projektens tidsfrister.
• Konfliktlösning: Det gör det också möjligt för dig att identifiera och lösa konflikter snabbare när de uppstår – och det kommer de att göra.  
• Riskhantering: Det bidrar till att minska problem med tillgänglighet och fördelning, vilket i sin tur minskar onödiga risker och projektförseningar.
• Budgetkontroll: Det hjälper dig att planera, fördela och hantera resurser inom budgeten, så att du bättre kan följa projektkostnaderna och undvika onödiga kostnader.
• Förbättrad kommunikation: Det hjälper dig också att tydligt kommunicera med teammedlemmar och intressenter om deras roller, ansvarsområden och tidsfrister.  

Verktyg för resursplanering

Verktyg för resursplanering gör den här processen mycket enklare – du kan automatisera sådant som påminnelser och uppdatering av förfallodatum, och du kan granska kapaciteten utan att behöva göra några beräkningar. Det finns även alternativ särskilt för ansvariga för marknadsföringsresurser som behöver planera kreativa resurser.

Här är en kort lista över den bästa programvaran för resurshantering på marknaden just nu:

Om du behöver ett prisvärt alternativ för att komma igång kan du ta en titt på vår lista över kostnadsfri programvara för resurshantering.

Få fler insikter om resursplanering tillsammans med oss

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemsgemenskap och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller, och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.