Arbetsflödeshantering: definition, exempel och viktiga fördelar

Ett arbetsflöde är ett sätt att slutföra en återkommande uppgift, och det är vanligtvis långt ifrån enkelt. Medan en process befinner sig på en övergripande nivå används arbetsflöden på uppgiftsnivå och tenderar att vara mer dynamiska. De omfattar ofta mycket fram och tillbaka, förgrenade vägar samt många olika verktyg och team.

Arbetsflödeshantering är också ofta cyklisk, vilket innebär att varje gång du uppdaterar och effektiviserar ditt arbetsflöde måste du kartlägga det på nytt och börja följa upp det igen fram till nästa optimering.

Viktiga delar i ett arbetsflödeshanteringssystem

För det mesta använder du ett verktyg för hantering av projektarbetsflöden för att hantera dina arbetsflöden. Om du väljer den manuella vägen rekommenderar jag att du avsätter en hel roll för arbetsflödeshantering inom företaget (men i slutändan bör du digitalisera dina arbetsflöden i stället).

Den lösning för arbetsflödeshantering som du väljer måste tillhandahålla fyra viktiga funktioner:

 1. Utformning

För att optimera dina anpassade arbetsflöden måste du kunna kartlägga och visualisera arbetsflödena, ofta med hjälp av ett flödesschema eller ett beslutsflödesschema för att tydligt illustrera förgreningslogik och villkorsstyrda vägar. Utformning av arbetsflöden bidrar till att saker känns mindre fragmenterade och säkerställer att de olika stegen i arbetsflödet inte är isolerade i ett specifikt verktyg eller team. Helst hanteras denna funktion genom en dra-och-släpp-byggare för arbetsflöden.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

 2. Integrering

Nästa del är integrering av arbetsflöden. Systemet bör överbrygga gapen mellan dina viktigaste arbetsverktyg (t.ex. samarbetsverktyg, verktyg för resurshantering och verktyg för tidsregistrering), göra dem kompatibla med varandra och låta information flöda smidigt mellan dem. En bra arbetsflödesapp kan också ersätta eventuell extern programvara för automatisering av arbetsflöden som du använder för detta ändamål.

 3. Teamroller

Vilka personer är involverade i arbetsflödet du har skapat? Hoppar de hela tiden mellan verktyg, loggar in och ut från konton eller har de svårt att komma ihåg användarnamn och lösenord? Ett bra arbetsflödeshanteringssystem hjälper teammedlemmarna att enkelt hantera en enda identitet, även i olika arbetsverktyg.

 4. Analys

Hur vet du om dina insatser för att optimera arbetsflöden ger resultat? De flesta av oss tittar på den analys som tillhandahålls av enskilda verktyg, men en lösning för arbetsflödeshantering bör granska resultatet på arbetsflödesnivå. Denna bredare uppföljning ger djupare insikter i hur människor arbetar och lägger grunden för mer effektiv arbetsflödesanalys och framtida optimering.

Fördelar med arbetsflödeshantering för ditt team

Det finns fyra huvudsakliga områden där arbetsflödeshantering kan göra stor skillnad för dina affärsprocesser.

Individuell produktivitet

Arbetsflödeshantering gör det möjligt för människor att arbeta med de verktyg som passar deras arbetsuppgifter bäst genom att identifiera var dina arbetsflöden korsar varandra mellan team och verktyg, och använda integrationer för att koppla samman dem.

En av de främsta fördelarna med automatisering av arbetsflöden är att eliminera de monotona uppgifter som tar upp tid under dagen. Verktyg för processarbetsflöden kan också hjälpa dig att konfigurera automatiserade processer enligt affärsregler, så att repetitiva uppgifter hanteras automatiskt genom arbetsflödesprocesserna.

Genom att göra information mer lättillgänglig för alla i de verktyg de redan använder kan arbetsflödeshantering också drastiskt minska tiden du tillbringar i inkorgen eller försöker att inte gäspa under Zoom-möten.

Samordning inom teamet

Det är verkligen svårt att säkerställa samordning, särskilt om ditt team arbetar med flera verktyg och på olika platser.

En arbetsflödesmotor gör det möjligt för dig att optimera arbetsflöden oavsett var du befinner dig, och integrationer ger företagsledare möjlighet att övervaka arbetsflöden i realtid från sitt eget verktyg för att säkerställa samordning. På så sätt kan du snabbt rätta till situationen när något verkar vara fel eller när teamet stöter på ett hinder.

Dessutom ger de resultatdata som blir synliga genom arbetsflödeshantering teamledare möjlighet att revidera och förbättra hur deras team arbetar, vilket leder till bättre samordning och mer agila arbetsflöden längre fram.

Informationsinsyn

Slösar du massor av tid på att försöka hitta den information du behöver? Den genomsnittliga medarbetaren ägnar ungefär åtta timmar varje vecka åt att hitta information.

Arbetsflödeshantering bryter ner verktygssilos som håller data inlåst, samtidigt som åtkomstkontroller gör det möjligt för dig att bestämma vem som kan se eller redigera filer.

Integrationer gör arbetet tillgängligt för alla som behöver det och ger chefer insyn. Ökad transparens innebär att enskilda medarbetare har den information som krävs för att prioritera arbetet och fatta beslut snabbare. Allt detta kan också ske asynkront, vilket innebär färre meddelanden och möten.

Enklare samarbete

Samarbete blir allt svårare. När människor går från allmänna verktyg till rollspecifika verktyg blir det allt mindre överlappning i var människor arbetar. Lägg därtill ökningen av distansarbete, så får du en utmanande miljö för att hantera tvärfunktionell projektledning.

Men arbetsflödeshantering eliminerar viktiga hinder genom att omvandla vilket verktyg du än använder till en samarbetsplattform. Människor kan dela feedback, flytta objekt genom godkännande arbetsflöden, lämna över arbete och driva projekt till slutförande från den betalda eller kostnadsfria programvara för arbetsflöden de väljer. Du behöver inte ge upp dina arbetsverktyg. Ingen information går förlorad i översättningen. Och inga ändlösa möten.

Exempel på arbetsflödeshantering

Hur ser arbetsflödeshantering ut i praktiken? Det finns nästan oändligt många användningsområden (läs mer om olika typer av arbetsflödeshantering här), men låt oss titta på två olika exempel på arbetsflöden: teamsamordning och ett tvärfunktionellt projekt.

Ett arbetsflöde för teamsamordning

Med det i åtanke kommer här ett exempel på ett vanligt arbetsflöde för teamsamordning:

1. Håll ett stand-upmöte med ditt team varje morgon för att diskutera föregående dags uppgiftsfördelning och planera för idag.
2. Kontrollera ditt verktyg för uppgiftshantering för att se vilka uppgifter och projekt som ska vara klara idag.
3. Kontrollera de olika teammedlemmarnas arbetsverktyg för att följa upp hur deras uppgifter fortskrider och säkerställa att alla arbetar i samma riktning. Kontakta dem via chatt eller e-post för att be om uppdateringar, inleda en godkännandeprocess och så vidare.
4. Håll i eller delta i flera möten per dag för att få uppdateringar om projekt eller KPI:er.
5. Förmedla uppdateringar till resten av teamet genom ytterligare möten, e-post eller chatt.
6. Planera nya initiativ och bygg upp dem i vart och ett av teamets verktyg.
7. Samla information från alla dessa olika källor i rapporter för styrelsen eller företagsledningen.

Det här är mycket arbete, och det gör att allt det löpande dagliga arbete som en teamledare själv kan behöva utföra försummas. Att försöka förstå hur projekten fortskrider genom att hoppa från ett Gantt-schema i Asana till en Kanban-tavla i Trello är inte det bästa sättet att använda din tid.

Så här kan ett arbetsflöde för teamsamordning se ut efter att du har optimerat dina processer:

1. Skapa ett centralt teamprojekt i det arbetsledningsverktyg du föredrar.
2. Integrera dina verktyg. En bra tvåvägsintegration gör att information kan flöda mellan verktygen så att alla håller sig uppdaterade.
3. Övervaka teamets uppgifter direkt från ditt favoritverktyg varje dag, till exempel ett verktyg för uppgiftshantering eller programvara för godkännandearbetsflöden, eller till och med branschspecifik programvara, som programvara för arbetsflöden inom byggbranschen. Uppdateringar synliggörs automatiskt i projektet. Det gör att du snabbt kan ge återkoppling, följa upp med frågor eller ingripa för att korrigera kursen.
4. Ge uppdateringar, delegera arbete och leda nya initiativ från samma projekt.
5. Integrera teamprojektet med dina arbetsverktyg och synkronisera viktiga uppdateringar direkt till dem. Programvara med öppen källkod för arbetsflöden kan vara ett värdefullt alternativ här, eftersom den erbjuder mycket anpassningsbara lösningar som gör att du kan skräddarsy integrationer och arbetsflöden efter teamets specifika behov.

Ett tvärfunktionellt projektarbetsflöde

När olika team behöver samarbeta i ett projekt är kommunikationen oerhört viktig. Alla behöver förstå vad deras samarbetspartner arbetar med, hur projektet fortskrider och om det finns några hinder på vägen.

Traditionellt kan det här projektarbetsflödet se ut så här:

1. Ett uppstartsmöte hålls med alla projektets intressenter för att planera projektet och fördela uppgifter.
2. Varje person eller team som deltar i projektet lägger in sina uppgifter i sina egna arbetsverktyg.
3. Varje vecka håller ni ett projektmöte för att uppdatera varandra om de uppgifter ni ansvarar för, ställa frågor eller ge återkoppling.
4. Mellan mötena används chatt och e-post för att sprida information, få snabba svar på frågor eller ta upp tidskänsliga problem.
5. Om någon stöter på hinder som påverkar projektet kallas särskilda möten för att hantera problemet tillsammans som grupp.

När du förlitar dig på veckovisa möten för att få projektuppdateringar riskerar du att lägga fem dagar på att arbeta med något som inte stämmer överens med projektets vision. Dessutom finns risken för kommunikationsproblem. Eftersom Slack-meddelanden och e-post är separerade från ditt arbetsverktyg kan intressenter missa viktiga diskussioner. Den här splittrade kommunikationen kan bidra till en ostrukturerad arbetsplats som hämmar produktiviteten.

Så här kan det optimerade arbetsflödet se ut:

1. Ett uppstartsmöte hålls med alla projektets intressenter. Ni skapar en plan och fördelar uppgifter.
2. Varje person eller team som deltar i projektet lägger in sina uppgifter i sina egna arbetsverktyg. Dessa verktyg är integrerade och relevanta uppgifter och projekt synkroniseras med varandra.
3. Alla som deltar i projektet kan följa uppgifternas framsteg, kommunicera och samarbeta från sitt föredragna arbetsverktyg. All information är omedelbart synlig för intressenterna, och alla diskussioner sker inom projektet så att alla kan se dem.
4. Uppdateringar i realtid innebär att medarbetare kan identifiera problem när de uppstår och att återkoppling tas emot snabbare. Det minskar slöseri med arbetsinsatser och hjälper till att hålla projektet på tidsplanen.

Vad händer härnäst?

Upptäck hur du kan utforma bättre system med kurser om arbetsflöden med fokus på processeffektivitet och organisation.

Vill du också komma i kontakt med andra digitala projektledare för att prata om hur du kan effektivisera dina arbetsflöden och dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemsgrupp och få tillgång till över 100 mallar, exempel och referensmaterial samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.