Vad är en resurs i projektledning? 7 viktiga typer
Vad är egentligen en resurs inom projektledning? I grund och botten är det vilken typ av tillgång som helst som hjälper till att slutföra en uppgift.
Resurser är viktiga för projektledare – utan dem riskerar du att ha otillräckligt med arbetskraft, utrustning och material, pengar, tjänster, utrymme och/eller tid för att slutföra projektet. Det kan leda till kostnadsöverskridanden, missade beroenden eller förseningar i tidsplanen och potentiellt till att projektet misslyckas.
Det finns ett antal användbara programvaruplattformar för resurshantering som kan hjälpa till att effektivisera processen för resurshantering och övervaka resursutnyttjandet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en resurs?
Inom projektledning definieras en resurs som allt som behövs för att slutföra ett projekt framgångsrikt. Det omfattar råmaterial, driftförnödenheter, finansiering, personal, teknik och alla andra artiklar eller tjänster som krävs under projektets genomförande.
Resurser kan vara specifika för ett projekt eller användas i flera projekt. Det är viktigt att noggrant bedöma vilka resurser som krävs för en framgångsrik plan för projektplaneringen och för projektleveranserna innan arbetet börjar. På så sätt kan du budgetera på rätt sätt och se till att du har de projektmedlemmar, den utrustning och så vidare som behövs för att genomföra arbetet.
Om du till exempel planerar att lansera en webbplats måste du överväga vem som ska arbeta med uppdraget och vilka kompetenser de har, om personalen är intern eller består av konsulter, licenskostnader för eventuella nödvändiga verktyg, eventuell nödvändig hårdvara (till exempel testenheter) och var arbetet ska utföras, utifrån tillgänglig budget och projektmilstolpar.
6 typer av resurser inom digital projektledning
Projektresurser kan vara materiella, finansiella eller personalrelaterade. Olika typer av resurser omfattar:
1. Arbetskraft
Arbetskraft omfattar den personal som behövs för att slutföra ett projekt. Personaltyper kan omfatta företagets anställda eller externa konsulter som anlitats för vissa uppgifter eller funktioner (se Tjänster för mer information om att anlita externa aktörer).
Projektledare bör samarbeta med intressenter för att avgöra hur många personalresurser som behövs, under hur stor andel av tiden och med vilka kompetenser, för att slutföra projektets uppgifter. Obs: alla som deltar i projektet kommer inte att behövas för varje uppgift.
Efter att ha utvärderat projektets omfattning och arbetsinsats börjar projektledaren planera resurser utifrån projektmilstolpar och resurstillgänglighet. Att hålla reda på tillgängliga resurser hjälper till att förhindra överbeläggning och utbrändhet.
2. Utrustning och material
Utrustning och material omfattar ett brett utbud av förnödenheter som behövs för projektet. Det här är resurser som förbrukas under projektets genomförande.
För digitala projekt kan det handla om hårdvara, till exempel datorer eller servrar, eller kontorsmaterial. Inom resurshantering inom byggprojekt kan det handla om allt från tillverkningsutrustning och råmaterial som behövs i en tillverkningsprocess till fordon – allt som behövs för att utföra arbetet.
Samma utrustning kan användas i flera olika projekt i en projektportfölj. När antalet projekt ökar ökar dock även behovet av utrustning.
3. Pengar
Alla projektledare vet att projektbudgetar är avgörande. Det beror på att ekonomiska resurser krävs för att införskaffa andra typer av projektresurser. För att reglera projektkostnaderna och uppnå organisationens angivna lönsamhetsmål är det viktigt för projektets framgång att hålla sig till den fastställda budgeten – särskilt när du försöker hantera flera projekt samtidigt.
4. Utrymme
Utrymme avser fysiska platser som hyrs eller används efter teamets behov. Det kan omfatta kontorslokaler som delas med en tidigare hyresgäst eller en plats som är specifik för kraven i ett visst uppdrag. Behovet av utrymme bör kartläggas för projektets olika faser och vanligtvis tilldelas långt i förväg på grund av den relativa bristen på sådana resurser.
5. Tjänster
Externa leverantörer är en resurs i många projekt. Om ett företag inte redan har den personal som krävs för att leverera tjänster som ingår i projektets omfattning, kan det vara nödvändigt att anlita en tredje part för tjänsten.
Leverantörer är externa aktörer som tillhandahåller varor eller tjänster som används i projektet (läs om leverantörshantering och hantering av underleverantörer). Exempel kan vara en IT-specialist eller grafisk designer. För digitala projekt kan tjänster även omfatta licenskostnader för programvaruverktyg, serveravgifter eller juridisk hjälp i uppdrag där ett betydande ansvar är involverat.
6. Tid
Den tid du har på dig att slutföra ett projekt avgör vilka arbetsrutiner du följer för att hantera projektet. Att förstå att tiden kan vara begränsad när problem uppstår är avgörande för att kunna vara flexibel och hålla projektet enligt tidsplanen.
Vad är resurshantering?
Resurshantering i projekt är processen att införskaffa, använda och övervaka de resurser som behövs för att slutföra ett visst projekt från början till slut.
Här är en sammanfattning av processen:
- Under resursplaneringen hjälper det projektledare att skapa en plan för resurshantering och följa den, vilket lägger grunden för framgång. Projektledare kan använda resursprognoser för att hålla aktuella och framtida projekt uppdaterade. Detta kan göras för ett enskilt projekt eller för flera projekt samtidigt.
- Under projektlivscykelns genomförande- och övervakningsfaser kan verktyg som Gantt-scheman, arbetsstrukturer, tillgångsspårning och andra datavisualiseringar hålla dig informerad om resurstillgången och mäta projektets framsteg i förhållande till milstolpar och mål.
- Du kan också använda resurshanteringstekniker, till exempel resursutjämning, för att skapa en effektiv resursplan.
- En genomtänkt resursfördelning hjälper till att säkerställa att projektkraven uppfylls i tid och inom budget. Genom att använda olika metoder för resursfördelning kan projektledare säkerställa att rätt resurser finns tillgängliga när de behövs.
Tillsammans utgör dessa steg grunden för effektiv resurshantering under hela projektlivscykeln.
Varför är resurser viktiga i projektledning?
Utan tillräckliga resurser kan det vara svårt för en projektledare att slutföra projektmålen inom den planerade projekttidsramen. Att fördela resurser på ett olämpligt sätt när man utformar resurskalendern kan leda till förseningar, brist på resurser eller ännu värre – misslyckade projekt.
Beroende på vilken typ av projekt du leder kan olika typer av resurser behövas. Vissa projekt, till exempel inom byggbranschen, kan ha mer detaljerade behov av utrustning eller material än andra, eller behöva särskilda programvarulösningar för byggprojektledning. Var och en av de olika resurstyperna har sin egen roll att spela för att säkerställa ett framgångsrikt projektresultat. På samma sätt har logistikprojekt ofta komplexa krav på materialhantering, transportkoordinering och efterlevnad – vilket gör resurshantering särskilt viktigt för att undvika leveransförseningar eller myndighetsrelaterade sanktioner.
Läs mer om varför effektiv resurshantering är viktigt inom projektledning här.
Vad händer härnäst?
Börja följa upp dina resurser med hjälp av projektledningsprogramvara, programvara för resursplanering eller ett kostnadsfritt verktyg för resurshantering. Letar du efter rätt verktyg för resurshantering? Ta en titt på den här guiden till demonstrationer av programvara för resurshantering för att kunna fatta ett välgrundat beslut.
