O que é um plano de gestão de recursos e como criar um
Todos os gestores de projeto já passaram por alguma versão disto: o plano parece sólido, a reunião inicial corre bem e, depois, na terceira semana, descobre que o seu programador principal também está envolvido noutros dois projetos, que o designer tem umas férias de duas semanas marcadas e que o contratado com que contava começa com um mês de atraso. O plano não falhou porque o trabalho estava errado. Falhou porque ninguém planeou as pessoas.
Um plano de gestão de recursos evita isso. Mostra quem está a trabalhar em quê, quando e a que custo, para que os problemas surjam durante o planeamento e não a meio de uma iteração. Abaixo, ficará a saber o que deve incluir, como o criar passo a passo e como evitar os desafios que fazem descarrilar a maioria dos planos de recursos. Também disponibilizamos um modelo gratuito para começar.
O que é um plano de gestão de recursos?
Um plano de gestão de recursos define como os recursos serão atribuídos, calendarizados e geridos ao longo do ciclo de vida do projeto para entregar com sucesso o âmbito do projeto.
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Identifica quais os recursos necessários, quando serão necessários e como serão utilizados ao longo do processo de gestão de recursos do projeto. Os recursos podem incluir membros da equipa, orçamento, equipamento, materiais e outros ativos responsáveis pela gestão de recursos em todo o projeto.
Porque são importantes os planos de gestão de recursos?
Um plano de gestão de recursos evita o tipo de surpresa mais dispendioso num projeto: descobrir demasiado tarde que as pessoas, o orçamento ou o equipamento considerados no planeamento não estão realmente disponíveis. Eis o que um bom plano faz por si:
- Torna os seus prazos realistas. Um calendário criado com base na disponibilidade real, em vez de nas pessoas que teoricamente deveriam estar livres, proporciona-lhe um calendário do projeto preciso para definir as expectativas das partes interessadas. É muito mais fácil prometer uma data que sabe que a equipa consegue cumprir.
- Protege a sua equipa do esgotamento. Quando consegue ver quanto trabalho cada pessoa já tem, pode distribuir a carga de forma justa em vez de a concentrar em quem é mais fiável. Esta é uma competência essencial de gestão de recursos e ajuda-o a manter as pessoas de que precisará no próximo projeto.
- Melhora as suas estimativas e margens. Saber quem vai executar o trabalho e a que tarifa torna as estimativas do projeto mais precisas e ajuda-o a atribuir recursos dentro do orçamento. Também mostra antecipadamente se precisará de um trabalhador independente ou de uma contratação temporária, enquanto essa opção ainda é económica.
- Dá a todos a mesma visão do trabalho. Quando o plano está acessível aos gestores de projeto, aos gestores de recursos e aos membros da equipa, todos conseguem ver quem está alocado a quê. Isto torna muito mais fácil calendarizar recursos entre projetos sem sobrepor pedidos relativos às mesmas pessoas.
- Mantém o projeto em movimento entre fases. Quando todos sabem o que vem a seguir e quando, as transições do design para o desenvolvimento e deste para os testes de qualidade acontecem a tempo. Ninguém passa dois dias à espera de alguém que não sabia que era o próximo.
- Ajuda a tomar melhores decisões à medida que as coisas mudam. Um plano mantido atualizado em conjunto com o seu plano de gestão do projeto significa que, quando as prioridades mudam, toma decisões com base em informação atual e não na folha de cálculo do mês passado. Também permite planear recursos para vários projetos em simultâneo.
Modelo de plano de gestão de recursos [Transferir]
Esta folha de cálculo de atribuição facilitará o acompanhamento das tarifas horárias dos membros da sua equipa e dos custos associados. Está no formato do Google Sheets, mas pode importar facilmente uma cópia para o Excel, se preferir. Basta selecionar Ficheiro e, em seguida, "Fazer uma cópia" ou "Transferir".
O Que Incluir Num Plano De Gestão De Recursos
Um plano de gestão de recursos útil abrange estes elementos essenciais:
- Dados dos recursos: Enumere todas as pessoas e tudo o que está disponível para o projeto, incluindo nomes, funções, competências, senioridade, tarifas horárias e fusos horários. Inclua também equipamento, licenças de software e contratantes, não apenas funcionários.
- Disponibilidade dos recursos: Mostre quanto tempo cada pessoa pode realmente dedicar ao projeto, depois de subtrair férias, feriados, reuniões recorrentes e outros compromissos de projetos. Alguém indicado como estando a tempo inteiro no papel pode, na realidade, só ter três dias por semana disponíveis.
- Atribuição de responsabilidades: Defina quem é responsável por cada tarefa, entrega e aprovação. Um quadro RACI é uma forma rápida de mostrar quem é responsável pela execução, quem presta contas, quem é consultado e quem é informado.
- Estimativas de recursos: Estime as horas, competências, ferramentas e materiais necessários para cada parte do trabalho. É aqui que identificará lacunas de competências e decidirá se deve contratar, subcontratar ou formar.
- Calendários: Mapeie quando cada recurso é necessário e durante quanto tempo, por fase ou marco. Isto mostra quando precisa de um especialista durante duas semanas no terceiro mês, em vez de durante todo o projeto.
- Orçamento: Calcule o custo dos seus recursos, incluindo as horas multiplicadas pela tarifa, os honorários dos contratantes e as ferramentas. Reserve uma margem de contingência para que uma estimativa incorreta não comprometa o orçamento.
- Dependências: Registe quais as tarefas que não podem começar até que outras estejam concluídas e quais as tarefas que só podem ser realizadas por uma pessoa específica. Essas dependências de uma única pessoa são os seus maiores riscos, por isso assinale-as atempadamente.
- Gráficos de recursos: Utilize histogramas ou gráficos de capacidade para visualizar a carga de trabalho ao longo do tempo, de modo a que a sobreafetação seja visível antes de se tornar um problema. A maioria das ferramentas de planeamento de projetos gera estes gráficos automaticamente.
- Alternativas: Registe as suas opções de recurso, como um grupo de trabalhadores independentes disponíveis, uma combinação diferente de profissionais juniores e seniores ou elementos do âmbito que poderia reduzir. Dessa forma, se um recurso essencial não estiver disponível, já terá um plano B.
Como Criar Um Plano De Gestão De Recursos
A maioria dos planos de recursos falha porque salta etapas, e não por executar alguma etapa de forma incorreta. O gestor de projeto passa diretamente de “do que precisamos” para “quem está disponível”, atribui o trabalho e só descobre o problema de capacidade três semanas mais tarde.
As seis etapas abaixo evitam isso. Define as necessidades de recursos, analisa a capacidade da equipa, atribui recursos, estima o esforço com as pessoas que realizam o trabalho e, em seguida, monitoriza as cargas de trabalho, acompanha e ajusta à medida que o projeto avança. Trate as etapas 2 a 4 como um ciclo, e não como uma linha reta. Quando as pessoas que atribuiu lhe derem as suas estimativas, volte a verificar esses números face à capacidade antes de confirmar qualquer decisão.
1. Definir as necessidades de recursos
Comece pelo âmbito, orçamento e estrutura analítica do projeto. Para cada entrega, enumere as funções, competências, ferramentas e materiais necessários. Descreva as necessidades por competência, e não por nome. “Programador sénior de interface com experiência em acessibilidade” é uma necessidade, enquanto “Sam” é uma suposição. Se começar pelos nomes, acabará por moldar o projeto em torno de quem está disponível, em vez de dotá-lo dos recursos necessários ao trabalho.
2. Analisar a capacidade da equipa
Antes de atribuir qualquer tarefa, descubra quanto tempo cada pessoa pode realmente dedicar ao projeto. Verifique as cargas de trabalho atuais, as ausências planeadas, os feriados e os compromissos com outros projetos. Uma ferramenta de planeamento de recursos torna este processo muito mais rápido do que contactar as pessoas uma a uma. Tenha cuidado com qualquer pessoa descrita como “basicamente livre”. Isso normalmente significa que está entre prazos de outra tarefa, e não que esteja disponível.
3. Atribuir recursos
Associe as necessidades do passo 1 à disponibilidade do passo 2, com base nas competências, experiência e custo. Utilize as pessoas mais experientes quando o seu discernimento for mais importante e atribua aos membros juniores da equipa trabalho que lhes permita evoluir. Por exemplo, um designer júnior pode produzir os materiais, enquanto um designer sénior revê os entregáveis finais. Sempre que possível, evite que uma única pessoa seja a única capaz de concluir uma tarefa crítica. Forme pares ou documente o trabalho para ter uma alternativa.
4. Estimar o esforço
Agora que sabe quem fará o trabalho, peça a essas pessoas que o estimem. Os valores delas serão mais precisos do que os seus, e as pessoas estão mais empenhadas em cumprir prazos que ajudaram a definir. Peça uma estimativa do melhor cenário, do cenário mais provável e do pior cenário para tudo o que for incerto, e compare esses valores com as horas reais de projetos semelhantes anteriores. Se as estimativas excederem a capacidade que identificou no passo 2, volte aos passos 2 e 3. Ajuste o calendário, peça ajuda ou reduza o âmbito agora, enquanto a conversa ainda pode decorrer tranquilamente.
5. Monitorizar as cargas de trabalho
Quando o trabalho começar, reveja as taxas de utilização pelo menos semanalmente para identificar quem está sobrecarregado ou subutilizado. Não programe ninguém para 100% da capacidade. As reuniões, tarefas administrativas, revisões e pedidos inesperados acabarão por preencher esse tempo. A maioria das equipas planeia 70 a 80% das horas disponíveis, o que deixa margem para o inesperado sem deixar as pessoas sem trabalho. Quando a mesma pessoa aparece como sobrecarregada durante duas semanas consecutivas, trate isso como um problema de planeamento a resolver, não como uma situação pontual.
6. Acompanhar e ajustar
Um plano de recursos é uma ferramenta de trabalho, não um documento que arquiva e esquece. Mantenha-o num software de gestão de recursos ou num software de planeamento de capacidade para que todos vejam a mesma versão, e atualize-o sempre que o âmbito, as prioridades ou a disponibilidade mudarem. Compare as horas planeadas com as horas reais à medida que avança. Essa diferença é o dado mais útil que terá, porque mostra quanto deve ajustar as suas estimativas no projeto seguinte.
Exemplos de planos de gestão de recursos
Os planos de gestão de recursos são documentos específicos que assumem várias formas, normalmente dentro de uma aplicação de software ou de um documento Excel.
Plano de recursos num gráfico de Gantt
Eis um exemplo de como o seu plano de recursos pode ser apresentado como um gráfico de Gantt. Em vez de ter os nomes das tarefas no eixo vertical, utilizará os nomes dos membros da equipa. As barras representam as tarefas em que os membros da equipa estarão a trabalhar, normalmente medidas em dias. Consulte o nosso modelo de plano de projeto em gráfico de Gantt para o ajudar a visualizar todo o calendário do seu projeto.
Plano de recursos numa folha de cálculo
Outro exemplo é a folha de cálculo abaixo. Esta é uma abordagem semelhante à utilizada na nossa folha de cálculo de alocação, na secção de modelos, e noutros modelos de planeamento de recursos. Aqui, acompanha as horas e as tarifas horárias dos membros da equipa, o que lhe permite ver como está a evoluir em relação ao orçamento.
Isto pode ajudá-lo a tomar decisões sobre quais os membros da equipa que trabalharão no projeto e em que tarefas (por exemplo, pode optar por um designer com uma tarifa horária mais baixa para projetos com um orçamento mais reduzido).
Boas práticas para planos de gestão de recursos
Eis algumas boas práticas de planeamento de recursos a ter em conta ao criar o seu plano.
1. Considerar o orçamento
Se os recursos forem essencialmente ilimitados no seu projeto, pode atribuí-los às tarefas com ênfase em “concluir o trabalho”, em vez de poupar recursos para preservar o orçamento.
Se o orçamento do seu projeto for mais limitado, terá de atribuir tarefas a recursos e adotar uma abordagem mais conservadora à alocação de recursos. Também terá de acompanhar mais atentamente a utilização. Existem várias métricas de utilização úteis para compreender se os recursos estão totalmente otimizados.
2. Mantenha os dados dos planos de recursos anteriores para análise
Guardar dados de projetos anteriores ou semelhantes ajuda no planeamento de recursos de projetos futuros. Os dados anteriores devem ser registados e analisados, incluindo as alterações efetuadas, a realocação de recursos, as tarefas e o tempo despendido.
3. Utilize software de gestão de recursos
As ferramentas de software adequadas para a gestão de recursos oferecem maior acessibilidade e colaboração a toda a equipa. Embora as folhas de cálculo possam ser uma opção económica para acompanhar os recursos, nem sempre são a melhor opção para equipas maiores. Se precisar de uma opção de baixo custo, existem muitas ferramentas gratuitas de gestão de recursos ou software de gestão de recursos de código aberto no mercado.
Ferramentas para o planeamento de recursos
A integração de software de alocação de recursos também pode ajudar a enfrentar alguns dos desafios comuns do planeamento de recursos, ao:
- Permitir a comunicação na aplicação, para acompanhar a comunicação da equipa e as alterações efetuadas aos planos
- Fornecer atualizações e alterações em tempo real
- Poupar à sua empresa a necessidade de integrar gráficos personalizados ou sistemas ERP dispendiosos
Eis a minha lista do melhor software de gestão de recursos para o ajudar a iniciar a sua pesquisa:
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Desafios comuns no planeamento de recursos
Mesmo os planos de recursos bem elaborados enfrentam os mesmos problemas. Veja como evitar os mais comuns:
| Desafio | Como evitá-lo |
|---|---|
| Projetos a competir pelas mesmas pessoas | Mantenha uma vista partilhada das alocações entre projetos e estabeleça regras de prioridade com a liderança, para que os conflitos sejam resolvidos por uma regra e não por quem fizer mais pressão. |
| Estimativas demasiado otimistas | Peça às pessoas que vão realizar o trabalho que façam a estimativa, compare os respetivos valores com os resultados reais de projetos anteriores e acrescente uma margem de contingência para tudo o que for novo. |
| Planear as pessoas a 100% da capacidade | Planeie 70 a 80% das horas disponíveis, uma vez que as reuniões, o trabalho administrativo e o trabalho de apoio ocupam sempre o restante tempo. |
| Disponibilidade que não consegue ver | Ligue o plano ao calendário de ausências da sua equipa e pergunte a cada pessoa sobre compromissos adicionais antes de atribuir trabalho. |
| Pontos únicos de falha | Forme várias pessoas ou junte-as em pares para o trabalho crítico e documente-o antes de a única pessoa que o conhece ficar doente ou sair da empresa. |
| Alterações ao âmbito que não têm em conta os recursos | Exija que todos os pedidos de alteração apresentem o seu impacto nos recursos e no calendário antes de serem aprovados. |
| Um plano que fica desatualizado | Atribua um responsável ao plano e estabeleça um calendário regular de atualização, mantendo-o numa ferramenta a que toda a equipa possa aceder e que possa editar. |
| Esgotamento que ninguém deteta | Defina limiares de utilização que desencadeiem uma revisão e reequilibre a carga assim que alguém tiver trabalho em excesso durante duas semanas consecutivas. |
Escolher a ferramenta certa de gestão de recursos
Um plano de recursos é tão bom quanto a ferramenta onde está guardado. Se o seu plano estiver apenas numa folha de cálculo que só uma pessoa pode editar, ficará desatualizado. Se a sua ferramenta não conseguir mostrar as alocações entre projetos ou ligar-se ao calendário de ausências, não verá os conflitos até estes causarem atrasos.
Antes de escolher uma das ferramentas acima, leia o nosso guia sobre como escolher software de gestão de recursos. Este aborda as funcionalidades a que deve dar prioridade, quando uma ferramenta dedicada de gestão de recursos faz mais sentido do que o seu software de gestão de projetos atual e por que motivo envolver a sua equipa desde o início é mais importante do que qualquer lista de funcionalidades.
