Como dominar a alocação de recursos + 5 dicas comprovadas
Quer esteja a desenvolver software ou a melhorar um processo, o sucesso de um projeto depende de uma alocação adequada de recursos. Uma grande parte da gestão de projetos consiste em garantir que todas as peças certas se encaixam no momento certo, o que exige um plano sólido de alocação de recursos.
Infelizmente, apenas cerca de um terço das empresas utiliza sempre as melhores práticas de gestão de recursos para estimar e alocar recursos a projetos. Saiba mais sobre este passo crucial da gestão de projetos abaixo e obtenha algumas dicas para o fazer bem.
O que é a alocação de recursos?
É o ato de fazer gestão de recursos, garantindo que tem os recursos certos na posição certa para cumprir os objetivos gerais da empresa. No que diz respeito à gestão de projetos, a utilização de recursos refere-se à forma como utiliza orçamentos, ferramentas e capital humano para influenciar os resultados do projeto.
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Como dominar a alocação de recursos
Em última análise, normalmente torna-se melhor a alocar recursos de forma eficaz quando pode praticar o planeamento de recursos em ambientes reais. Assim, quanto mais projetos executar, mais aprende e melhor poderá alocar recursos no futuro.
Se quiser dominar verdadeiramente estas competências — e demonstrar esse domínio à liderança executiva ou a futuros empregadores — poderá obter uma credencial de Profissional Certificado em Gestão de Recursos.
Temos muitos recursos para profissionais de gestão de projetos que querem melhorar as suas competências de gestão de recursos:
- O nosso modelo de folha de cálculo para alocação de recursos ajuda-o a passar de formatos básicos do Excel para uma ferramenta que facilita a gestão de recursos.
- Pode ler o nosso exemplo passo a passo de alocação de recursos para ver como estes princípios funcionam em situações reais de projetos.
- Saiba mais sobre métodos de alocação de recursos para poder escolher um que corresponda às suas preferências e necessidades.
5 dicas para uma alocação eficaz de recursos
Quando estiver pronto para aplicar os seus novos conhecimentos, utilize as cinco dicas abaixo para aumentar as suas probabilidades de sucesso, incorporando técnicas de alocação de recursos e modelos de alocação de recursos.
1. Utilize o software de gestão de recursos adequado
Quando possível, escolha um software de gestão de projetos que inclua funcionalidades de gestão de recursos. Se não tiver essa opção, procure soluções de software de alocação de recursos que possam ajudar a automatizar o processo de gestão de recursos.
Quando gere vários projetos ou trabalha numa organização que apoia iniciativas em várias frentes, algo aparentemente simples como compreender a disponibilidade de recursos pode ser difícil. O programa de software adequado pode ajudá-lo a ver facilmente quais os recursos disponíveis e quando, reduzindo o trabalho manual e a comunicação necessários para fornecer corretamente recursos a um projeto. Além disso, o software de reserva de recursos pode ajudá-lo a reservar recursos antecipadamente, garantindo a disponibilidade e evitando conflitos de planeamento.
As soluções de software também podem reduzir significativamente desafios comuns, como a sobrealocação ou a subalocação. Por exemplo, podem lembrar-lhe que já tem o programador disponível durante as semanas em que precisa dele, evitando que procure outro programador e, possivelmente, prive outro projeto desse recurso necessário.
2. Comece com um âmbito de projeto claro
Se não conhecer o âmbito do seu projeto, não poderá prever de que membros da equipa ou outros recursos poderá precisar.
Por exemplo, se pensa que o âmbito do projeto consiste em melhorar uma aplicação existente, cria uma equipa de projeto tendo esse trabalho em mente. Se descobrir mais tarde que os seus intervenientes queriam que criasse uma aplicação completamente nova, poderá não dispor dos recursos de desenvolvimento necessários para esse trabalho, e poderá ser demasiado tarde para os mobilizar a tempo de cumprir o prazo do projeto.
Manter-se atento ao aumento do âmbito é outra forma de proteger e gerir os seus recursos. Isto é especialmente importante em organizações que executam vários projetos em simultâneo. Se o âmbito do seu projeto aumentar, o mesmo acontecerá com o seu prazo. Isso pode fazer com que os seus esforços no projeto se sobreponham a outros projetos que necessitam dos mesmos recursos.
3. Identificar as Dependências entre Tarefas
Assim que todos concordarem com o âmbito do projeto, avance para a criação de um plano de projeto. O seu calendário do projeto deve detalhar os resultados e os marcos, e a maioria dos líderes de projeto começa por definir um caminho crítico para saber quanto tempo deverá demorar o esforço global.
Detalhe ainda mais o seu calendário do projeto com um gráfico de Gantt ou um agendador de recursos para ajudar a compreender as dependências entre tarefas. Estes detalhes são essenciais para dar prioridade aos recursos com precisão.
Por exemplo, imagine um projeto de restauração que exige a utilização de uma máquina dispendiosa e especializada. Sabe que terá de alugar a máquina — o que cria um custo diário — e de ter um profissional devidamente certificado disponível para a operar.
Se a parte do seu projeto que requer esta máquina não puder ocorrer até que uma dúzia de outras tarefas do projeto esteja concluída, desperdiçaria recursos se atribuísse a máquina e o profissional certificado ao seu projeto desde o início.
Ao trabalhar para identificar as dependências entre tarefas no seu calendário do projeto, poderá usufruir dos benefícios da alocação no momento certo. É melhor planear tudo isto com um software de gestão de projetos de restauração.
4. Criar Antecipadamente um Plano de Recursos
Não se limite a compreender essas dependências e as necessidades de recursos associadas ao seu plano de projeto. Crie um plano de recursos em conjunto com o seu calendário (o ideal é fazê-lo com um modelo de planeamento de recursos).
Considere se o calendário do projeto está alinhado com os recursos disponíveis. Caso contrário, poderá ter de fazer ajustes ao seu calendário ou contactar proativamente os recursos humanos ou outros responsáveis pela tomada de decisões para fornecer recursos suficientes ao seu projeto.
Por exemplo, o seu planeamento poderá levá-lo a perceber que precisa de $100,000 para o projeto e não de $50,000. É uma diferença bastante significativa, e obter autorização para duplicar o orçamento do projeto poderá levar algum tempo.
Ou, se precisar de contratar um prestador temporário para satisfazer uma necessidade de competências especializadas do seu projeto, a sua equipa de recursos humanos poderá precisar de algumas semanas ou mais para publicar a vaga e analisar os candidatos até contratar a pessoa certa. O software para agências de recrutamento poderá ser útil neste contexto.
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5. Utilizar o Registo de Tempo para Recolher Dados sobre os Recursos Utilizados
As suas responsabilidades de alocação de recursos não terminam quando dispõe de todos os recursos necessários para o projeto. Deve acompanhar o tempo despendido pelas várias pessoas no seu projeto, bem como todo o dinheiro e os outros recursos utilizados. Estes dados são importantes para:
- Apoiar a faturação. Poderá ter de recuperar as despesas investidas no projeto, repercutindo-as adequadamente nos clientes. Só poderá fazê-lo bem se souber quanto tempo foi dedicado às várias componentes do projeto.
- Determinar a rentabilidade. Os intervenientes quererão respostas sobre se o projeto proporcionou um retorno do investimento. O registo de tempo e outros dados relativos à utilização de recursos são essenciais para obter essas respostas.
- Melhorar o planeamento de novos projetos. Quando sabe quanto trabalho as pessoas conseguem realizar em vários projetos, pode fazer um planeamento de capacidade mais eficaz e evitar o esgotamento das suas equipas internas.
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