Automatyzacja przepływu pracy: proces, przykłady i narzędzia
Zwiększenie wydajności: Automatyzacja przepływu pracy znacząco skraca czas poświęcany na powtarzalne zadania, pozwalając skupić się na bardziej strategicznej pracy.
Ograniczenie liczby błędów: Automatyzacja przepływów pracy zwiększa dokładność i jakość, minimalizując ryzyko popełnienia błędu przez człowieka w rutynowych procesach.
Możliwość dostosowania: Możesz dostosować automatyzację przepływu pracy do konkretnych potrzeb projektu, dzięki czemu można ją zastosować w różnych branżach i zadaniach.
Korzyści dla wielu działów: Automatyzację przepływu pracy można stosować w różnych działach, od IT po HR, usprawniając operacje i współpracę.
Wybór narzędzi: Wybór odpowiednich narzędzi do automatyzacji ma kluczowe znaczenie — dostępne opcje obejmują zarówno proste aplikacje do automatyzacji zadań, jak i kompleksowe oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi.
Mówiąc najprościej: narzędzia do automatyzacji przepływów pracy ułatwiają zarządzanie projektami. Zamiast poświęcać niepotrzebnie czas i energię na powtarzalne zadania oraz procesy biznesowe, możesz tworzyć przepływy pracy, które eliminują żmudne obowiązki z Twojego dnia, nie pomijając żadnego kroku.
Wyobraź sobie na przykład, że współpracujesz z dostawcą przy tworzeniu treści kreatywnych. W dynamicznym i sprawnie działającym zespole marketingowym śledzenie próśb dotyczących materiałów kreatywnych, przeglądanie otrzymanych treści i zatwierdzanie projektów do publikacji może być trudne. Zamiast przeszukiwać swoje wiadomości prywatne, aby przypomnieć sobie, o co właściwie prosiliście na początku, możesz skonfigurować jednorazowy przepływ pracy dostosowany do Twojego procesu, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez to, co jest potrzebne do osiągnięcia sukcesu.
W tym artykule omówimy, jak możesz zautomatyzować swoje przepływy pracy, jak automatyzacja może pomóc Ci w zarządzaniu projektami oraz przedstawimy przykłady oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy, które pomogą Ci rozpocząć pracę.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest automatyzacja przepływów pracy?
Automatyzacja przepływów pracy obejmuje: 1) identyfikowanie elementów procesu, które mogą działać bez ingerencji człowieka, oraz 2) korzystanie z oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy w celu konfigurowania i realizowania tych automatyzacji. Typowe funkcje oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy obejmują planowanie zadań, zarządzanie pocztą e-mail i dokumentami oraz integrację z innymi aplikacjami biznesowymi.
Automatyzację przepływów pracy możesz stosować do zadań obejmujących wprowadzanie danych, zarządzanie dokumentami, przydzielanie zadań i komunikację e-mailową. Automatyzacja przepływów pracy często wpisuje się również w szerszy zakres zarządzania projektami. Zobacz różnice między automatyzacją przepływów pracy a zarządzaniem projektami.
Dlaczego warto korzystać z automatyzacji przepływów pracy?
Małe i duże firmy mogą czerpać korzyści z automatyzacji przepływów pracy. Przy prawidłowej konfiguracji automatyzacja przepływów pracy:
- Zwiększa wydajność przepływu pracy. Powtarzalne zadania wykonywane ręcznie, choć niezbędne do sprawnego działania, mogą być czasochłonne i kosztowne, jeśli są realizowane ręcznie.
- Poprawia dokładność i jakość, zmniejszając ryzyko wystąpienia błędów ludzkich. Możesz także automatyzować i cyfryzować zadania w ramach przepływu pracy, aby wspierać zgodność z zasadami i procedurami firmy.
- Uwalnia czas pracowników, dzięki czemu mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Czas jest ograniczonym i nieodnawialnym zasobem. Automatyzacja przepływów pracy pozwala poświęcać mniej czasu na procesy wykonywane ręcznie, a więcej na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.
Jeśli dopiero zaczynasz, rozważ zapisanie się na kursy automatyzacji procesów biznesowych, aby lepiej zrozumieć, jak automatyzacja może usprawnić działania, ograniczyć liczbę błędów i oszczędzać czas w różnych działach.
Jak różne działy organizacji wykorzystują automatyzację przepływów pracy
Automatyzacja przepływów pracy może obejmować wszystko — od automatyzowania odpowiedzi e-mail po konfigurowanie przypomnień o spotkaniach. W niektórych przypadkach można jej używać nawet do automatyzowania całych działów lub funkcji biznesowych. Dostępne są również wyspecjalizowane narzędzia oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy z wykorzystaniem AI, które pozwalają korzystać z AI w automatyzacji przepływów pracy.
Oto kilka przykładów skutecznego wykorzystania automatyzacji przepływów pracy w przedsiębiorstwie przez kierowników projektów w dużych organizacjach, w których działa wiele działów:
- IT i tworzenie oprogramowania: Działy IT mogą automatyzować przepływy pracy, takie jak wdrażanie kodu, procesy testowania i śledzenie problemów. Zamiast co dwa tygodnie od podstaw koordynować powtarzalne procesy, takie jak wydania, za pośrednictwem wielu kanałów komunikacji, możesz raz udokumentować swój proces, a następnie zautomatyzować jego realizację, aby nie przeoczyć kluczowych szczegółów.
- Marketing i komunikacja: Automatyzację przepływów pracy można wykorzystywać w procesach związanych z przepływem pracy twórczej, takich jak planowanie kampanii, przepływy pracy związane z zatwierdzaniem treści i raportowanie analityczne.
- Sprzedaż i rozwój biznesu: Automatyzacja pomaga w zarządzaniu potencjalnymi klientami, śledzeniu lejka sprzedażowego i raportowaniu wyników.
- Zasoby ludzkie (HR): Menedżerowie HR korzystają z automatyzacji przepływów pracy w procesach rekrutacyjnych, podczas wdrażania pracowników oraz w programach szkoleniowych. Automatyzacja procesu wdrażania oznacza, że od pierwszego dnia pracownicy są odpowiednio przygotowani do osiągania sukcesów dzięki właściwemu wyposażeniu, wymaganiom szkoleniowym, uprawnieniom dostępu oraz liście interesariuszy, z którymi powinni się spotkać.
- Finanse i księgowość: Działy finansowe mogą korzystać z automatyzacji do śledzenia budżetu, sporządzania raportów finansowych oraz przeprowadzania audytów.
- Obsługa i wsparcie klienta: Pracownicy obsługi klienta oraz osoby ich nadzorujące mogą korzystać z automatyzacji do kierowania zgłoszeń, zbierania opinii i monitorowania poziomu usług. Poprawia to czas reakcji i automatyzuje typowe prośby, dzięki czemu zespoły mogą poświęcać czas na rozwiązywanie kwestii strategicznych.
- Badania i rozwój (R&D): Zespoły R&D mogą korzystać z automatyzacji do planowania eksperymentów i zbierania danych.
Ponadto branże mogą dostosowywać automatyzację przepływów pracy do konkretnych potrzeb. W budownictwie usprawnia ona planowanie, przydzielanie zasobów i śledzenie postępów.
Opieka zdrowotna zyskuje dzięki automatyzacji przyjmowania pacjentów, planowania wizyt i zadań związanych ze zgodnością z przepisami, a oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy w handlu detalicznym może optymalizować zarządzanie zapasami, przetwarzanie zamówień i angażowanie klientów. Firmy VFX mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami VFX, aby konfigurować automatyzacje zatwierdzania, przekazywania zadań i innych elementów procesu twórczego.
Przykłady automatyzacji przepływów pracy
W przypadku kierowników projektów zastosowania automatyzacji przepływów pracy obejmują tworzenie list zadań, przydzielanie zadań członkom zespołu, śledzenie postępów i wysyłanie przypomnień. Ponadto automatyzację przepływów pracy można wykorzystywać do tworzenia raportów i śledzenia kosztów projektu.
Oto kilka przykładów automatyzacji przepływów pracy w zarządzaniu projektami:
- Gdy do terminu wykonania zadania pozostają dwa dni, a zadanie nie jest oznaczone jako ukończone, wyślij właścicielowi zadania powiadomienie, że zbliża się termin jego wykonania. Wysyłaj kolejne przypomnienia w dniu terminu oraz co dwa dni aż do ukończenia zadania.
- W czwartki wysyłaj kopię panelu projektu na listę dystrybucyjną.
- Po zarejestrowaniu błędu publikuj w czasie rzeczywistym powiadomienie na kanale zespołu w Slacku, aby zwiększyć jego widoczność.
- Postępuj zgodnie z procesem zatwierdzania, gdy dokument jest gotowy do sprawdzenia. Wyślij zidentyfikowanemu ekspertowi merytorycznemu (SME) link do dokumentu wraz z powiadomieniem i wysyłaj kolejne powiadomienia co dwa dni, aż dokument zostanie zatwierdzony lub zwrócony z poprawkami. Po zwróceniu dokumentu zmień osobę przypisaną do zadania na osobę odpowiedzialną za rozstrzygnięcie uwag. Możesz również uprościć ten proces, korzystając z oprogramowania do obsługi obiegu dokumentów lub oprogramowania do kontroli dokumentów.
- Gdy zmieni się data kamienia milowego, poproś kierownika projektu lub osobę zmieniającą datę o dodanie notatki wyjaśniającej przyczynę zmiany. Wyślij sponsorowi projektu powiadomienie o zmianie daty kamienia milowego wraz z informacją o jej przyczynie.
- Przypomnij interesariuszom o uzupełnieniu raportu statusowego na trzy dni przed terminem. W dniu terminu rozprowadź raport statusowy wśród odpowiednich interesariuszy.
- Utwórz formularz zgłoszeniowy do zarządzania wewnętrznymi prośbami dotyczącymi usług współdzielonych, takich jak zgłoszenia do działu pomocy technicznej, wsparcie w zakresie analizy danych lub redakcja tekstów. Utwórz zgłoszenie, skategoryzuj je oraz przypisz osobę kontaktową i termin wykonania na podstawie informacji podanych przez zgłaszającego w formularzu.
Więcej przykładów przepływów pracy znajdziesz tutaj.
Jak zautomatyzować procesy przepływu pracy
Oto kroki, które należy wykonać podczas korzystania z narzędzi do automatyzacji procesów cyfrowych w celu automatyzacji procesów zarówno w prostych, jak i złożonych przepływach pracy:
1. Zidentyfikuj konkretne zadania do zautomatyzowania
Pierwszym krokiem przy wdrażaniu automatyzacji przepływów pracy jest rozważenie, które z istniejących procesów odniosłyby korzyści z automatyzacji. Zwróć uwagę na oznaki wskazujące, że Twój proces nadaje się do automatyzacji:
- Zadania, które Ty lub członkowie Twojego zespołu wykonujecie wielokrotnie
- Zadania, w przypadku których jesteś wąskim gardłem
- Procesy, które zespół określa jako „zepsute” lub „skomplikowane”, albo których nie można łatwo wyjaśnić odbiorcom zewnętrznym
- Zadania, które polegają głównie na klikaniu przycisków zgodnie z określonym harmonogramem lub po wystąpieniu określonego warunku wyzwalającego
2. Udokumentuj stan obecny
Przeprowadź wywiady z odpowiednimi interesariuszami, aby zrozumieć, jak obecnie działa proces. Udokumentuj każdy z zaangażowanych kroków i dodaj odnośnik do wszelkiej odpowiedniej dokumentacji.
Możesz również rozważyć utworzenie diagramu przepływu pracy, aby udokumentować proces (potencjalnie przy użyciu oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy).
Pamiętaj, aby zebrać informacje o wszelkich problemach (tj. o tym, w których miejscach proces jest powtarzalny, powolny lub podatny na błędy).
3. Określ pożądany stan przyszły
Po przeanalizowaniu problemów występujących w obecnym procesie opisz, jak proces powinien idealnie działać. Utwórz lub dostosuj niezbędne przepływy pracy. Określ, jakich narzędzi lub oprogramowania do automatyzacji procesów będziesz potrzebować do przeprowadzenia automatyzacji.
4. Wdróż automatyzację przepływu pracy
Aby wdrożyć nowy proces, możesz skorzystać z istniejących przepływów pracy, które zostały już skonfigurowane, lub utworzyć niestandardowe przepływy pracy (jeśli pracujesz w sposób zwinny, musisz skonfigurować zwinne przepływy pracy). Skonfiguruj automatyzację przepływu pracy i pozwól jej działać w tle.
Następnie skup się na innych aspektach swojej działalności lub projektu!
10 najlepszych narzędzi automatyzacji usprawniających przepływ pracy
Nie można korzystać z automatyzacji przepływu pracy bez oprogramowania. Zastanów się, jakie zadania chcesz zautomatyzować, i zacznij szukać funkcji narzędzi do zarządzania przepływem pracy, takich jak szablony automatyzacji, konfiguracja niskokodowa i tworzenie automatyzacji metodą przeciągania i upuszczania.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Wskazówka eksperta: Większość rozwiązań SaaS lub opartych na chmurze rozwiązań do automatyzacji przepływu pracy umożliwia skorzystanie z bezpłatnego okresu próbnego lub założenie konta dla ograniczonej liczby użytkowników. Dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji i zarządzania przepływem pracy, które pozwalają łączyć różne aplikacje. Łączniki, interfejsy API i narzędzia integracyjne, takie jak Zapier, mogą łączyć różne przepływy pracy używane przez zespół.
Inne oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, które może okazać się pomocne:
- Aplikacje do przepływów pracy (do obsługi przepływów pracy w podróży)
- Bardziej rozbudowane narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych i zarządzania procesami biznesowymi (BPM) (przeczytaj tutaj o BPM i przepływach pracy)
- Oprogramowanie silnika reguł biznesowych do obsługi przepływów pracy opartych na złożonej logice decyzyjnej, takich jak routing warunkowy lub zatwierdzanie
- Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy w projektach do użytku z przepływami pracy związanymi z zarządzaniem projektami, w przeciwieństwie do bardziej ogólnych przepływów pracy w firmie
- Oprogramowanie do przepływów zatwierdzania do przepływów pracy obejmujących etap zatwierdzania, niezależnie od tego, czy przepływ wymaga zatwierdzenia wewnętrznego, czy zewnętrznego
- Alternatywy dla ProcessMaker, jeśli obecnie korzystasz z ProcessMaker, ale nie jesteś z niego całkowicie zadowolony i szukasz rozwiązania lepiej dopasowanego do swoich potrzeb
Co dalej?
Dowiedz się, jak opanować zarządzanie przepływem pracy, korzystając z tych prowadzonych przez ekspertów kursów dotyczących przepływów pracy, lub posuń swoje przepływy pracy o krok dalej dzięki technikom optymalizacji przepływu pracy.
Jakie automatyzacje okazały się najbardziej przydatne w Twojej codziennej pracy? Dołącz do rozmowy na Slacku z ponad setką innych menedżerów projektów cyfrowych dzięki członkostwu DPM!
