Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami
Zarządzanie zasobami jest równoznaczne z zapewnieniem odpowiedniego paliwa do silnika. Bez paliwa? Bez mocy. Kropka.
Badanie przeprowadzone przez Wellingtone wśród specjalistów ds. zarządzania projektami wykazało, że „nieefektywne zarządzanie zasobami” było jednym z największych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami. Mobilizowanie zespołów ludzi jest trudne — dla każdego!
Dodajmy do tego złożoność cyfrowego świata, w którym technologia, oczekiwania użytkowników i otoczenie konkurencyjne nieustannie się zmieniają. Zespoły są rozproszone, rotacja pracowników jest wysoka, a potrzebne nowoczesne technologie mogą być nadal trudno dostępne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oczywiście istnieją doskonałe rozwiązania programowe do zarządzania zasobami, które mogą pomóc w planowaniu, rozwijaniu i zarządzaniu zasobami na potrzeby projektów. Jednak bez uwzględnienia odpowiednich czynników różnica między rozwiązaniem programowym nowej generacji a wykonywaniem dzielenia pisemnego na tablicy będzie znikoma.
Czym zajmuje się kierownik ds. zasobów?
Kierownicy projektów często muszą pełnić rolę kierownika ds. zasobów, ale zależy to od wielkości firmy.
W dużej firmie kierownik ds. zasobów może zajmować odrębne stanowisko i nadzorować alokację zasobów (głównie ludzi, często na różnych poziomach i czasami o różnych zestawach umiejętności) do kilku projektów jednocześnie. Kierownicy ds. zasobów działają na poziomie firmy lub organizacji i chcą wskazać zasoby najlepiej pasujące do każdego projektu. Wspierają zespół zarządzania projektem oraz liderów poszczególnych dziedzin, aby zapewnić podejmowanie właściwych decyzji dotyczących przydzielania osób do projektów — z korzyścią dla danej osoby, całego zespołu, firmy jako całości oraz klienta.
W przeciwieństwie do kierownika ds. zasobów kierownik projektu nadzoruje tylko jeden projekt lub czasami kilka projektów jednocześnie. Krótko mówiąc, jako kierownik projektu żyjesz swoim projektem (w godzinach pracy!).
Odpowiadasz za zapewnienie ukończenia projektu w wyznaczonych ramach czasowych. Zajmujesz się też szczegółami: budżetem projektu, harmonogramem projektu, konkretnymi zadaniami projektu i kamieniami milowymi. Prawdopodobnie zależy Ci również na zadowoleniu zespołu, ale kluczowe znaczenie ma pozostanie na ścieżce krytycznej.
W idealnym świecie Twoja agencja lub większa firma miałaby osobę odpowiedzialną za pełnienie funkcji związanej z zarządzaniem zasobami. Jeśli jednak tak nie jest, uwzględnienie kilku istotnych kwestii związanych z zarządzaniem zasobami może pomóc Ci zrealizować projekt zgodnie z planem poprzez przewidywanie przeszkód, angażowanie odpowiednich osób wtedy, gdy są potrzebne, oraz utrzymywanie zaangażowania zespołu.
Dobrze, mając to na uwadze, przejdźmy do kilku kluczowych kwestii związanych z zarządzaniem zasobami, które powinni uwzględniać kierownicy projektów.
6 technik zarządzania zasobami w zarządzaniu projektami
Oto sześć kluczowych technik zarządzania zasobami, które powinni znać kierownicy projektów.
1. Przygotuj (wspólny) plan projektu
W trakcie realizacji projektu jednym z Twoich głównych obowiązków jako kierownika projektu jest dopilnowanie, aby harmonogram projektu i dostępność konkretnych osób do wykonania tych zadań były ze sobą zgodne.
Nie musisz rozwiązywać tego problemu samodzielnie: usiądź ze swoim partnerem lub partnerami z innych dziedzin i omówcie wycenę oraz ogólny plan projektu, zanim jeszcze rozpocznie się przydzielanie zasobów.
Dobrze przemyślany plan projektu pomoże zapewnić jasność od samego początku co do tego, jakie poziomy kompetencji i indywidualne zestawy umiejętności są potrzebne oraz kiedy. Jest to szczególnie ważne, gdy konkuruje ze sobą kilka projektów, które potrzebują czasu tych samych osób.
2. Usprawnij planowanie mocy przerobowych
Planowanie mocy przerobowych to proces wykorzystywany do planowania godzin pracy członków zespołu w odniesieniu do określonej ilości pracy. Jest to ciągłe działanie polegające na równoważeniu dostępności współpracowników z wymaganiami projektu oraz, oczywiście, budżetem.
Nie możesz skutecznie oszacować potrzebnego czasu bez rozbicia tych zadań projektowych i zrozumienia ich, dlatego wykorzystaj ten plan projektu, aby stworzyć ramy dla pracy pod względem zadań, a następnie przygotuj plan zasobów.
Twój zespół będzie oczekiwał od Ciebie (a najlepiej także od liderów poszczególnych specjalizacji) wyjaśnienia konkretnego charakteru zadań, a także tego, kto i kiedy będzie je wykonywać.
Jeśli na przykład Twój internetowy projekt reklamowy wymaga przycięcia wielu obrazów przed przejściem do bardziej zaawansowanej animacji, prawdopodobnie warto przydzielić pierwsze zadanie jednemu z młodszych członków zespołu projektowego, zanim trafi ono do bardziej doświadczonego animatora. Należy ustalić to z dużym wyprzedzeniem, aby móc zaplanować właściwe zasoby do realizacji zadania, gdy będą potrzebne.
Po przydzieleniu zadań kluczowe znaczenie ma monitorowanie postępów, aby projekt pozostał zgodny z harmonogramem. Ustal więc z zespołem najlepszy sposób przekazywania wytycznych, terminów i rezultatów pracy, tak aby wszyscy mieli takie samo rozumienie oczekiwań.
Warto również pamiętać, że nadmierny nadzór (czyli mikrozarządzanie) może negatywnie wpłynąć na morale. Staraj się zachować równowagę między nadzorowaniem projektu a stawaniem się nadmiernie kontrolującym menedżerem. Codzienne lub cotygodniowe spotkanie statusowe oraz regularna komunikacja za pośrednictwem Slacka (lub innego narzędzia do komunikacji błyskawicznej), wsparte solidną dokumentacją i niezwykle jasnymi opisami zadań, przyniosą świetne rezultaty.
3. Zrozum i monitoruj obciążenie pracą
Planowanie przepustowości to nie to samo co zarządzanie obciążeniem pracą. Zarządzanie obciążeniem pracą to proces przydzielania odpowiednich bloków czasu, które pozwolą członkowi zespołu odnieść sukces. Niektóre zadania wymagają dłuższych okresów nieprzerwanej pracy. W przypadku innych lepiej sprawdza się rozłożenie ich w czasie i przeplatanie z innymi, różnorodnymi zadaniami.
Na przykład podczas planowania przepustowości możesz zauważyć, że architekt techniczny jest dostępny przez 1 godzinę dziennie przez kolejne trzy tygodnie.
- Jeśli rozpoczniesz w poniedziałek, na papierze wygląda to tak, jakby strategię integracji można było ukończyć do końca miesiąca.
- Jeśli jednak ta osoba co godzinę przełącza się między innymi projektami, prawdopodobieństwo, że będzie w stanie zmienić tryb pracy, ponownie zapoznać się z wymaganiami Twojego projektu i znaleźć się w odpowiednim stanie umysłu, aby wykonać wartościową pracę w ciągu tej godziny, jest bardzo, bardzo niskie. Może mieścić się w ramach swojej przepustowości, ale jej obciążenie pracą będzie zbyt duże, aby mogła działać skutecznie.
- Z drugiej strony możesz mieć członka zespołu dostępnego do wprowadzania danych przez dwadzieścia dni z rzędu, ale pod koniec tego okresu jego zaangażowanie i produktywność prawdopodobnie nie będą już zbyt wysokie.
Najważniejszy wniosek jest następujący: tylko dlatego, że ktoś z Twojego zespołu wygląda na osobę mającą wystarczającą przepustowość, aby wykonać zadanie, nie oznacza automatycznie, że nie zostanie przytłoczony swoim obciążeniem pracą.
4. Opracuj strategie odpowiedniego wykorzystywania członków zespołu
Niewystarczające wykorzystanie pracowników może również negatywnie wpłynąć na produktywność i ogólne morale zespołu. Wypalenie zawodowe jest trudne, ale nuda również. Ponieważ praca często stanowi największy wydatek w projekcie, należy zadbać o przydzielanie wszystkim członkom zespołu zadań, które najlepiej wykorzystują ich talenty.
Częścią tego podejścia jest dostosowanie harmonogramu tak, aby mieli oni odpowiednią ilość pracy. Zbyt duża ilość pracy powoduje stres, a zbyt mała oznacza bezczynność.
Jeśli ludzie ukończą pracę szybciej, niż przewidziano w planie zasobów, prowadź krótką listę zadań projektowych, które mogą ich zająć.
Jeśli pracujesz w większej firmie, współpracuj z zespołem zarządzającym i marketingowym, aby sprawdzić, czy istnieją wewnętrzne działania, które przyniosłyby korzyść całej organizacji i zapobiegły nudzie, gdy pojawi się przestój w pracy.
Rezultatem będzie bardziej zaangażowany zespół, który nie będzie nieustannie szukał drogi wyjścia.
Coś słyszałeś o zespołach samozarządzających się? Jeśli zastanawiasz się, co to może oznaczać dla Ciebie, sprawdź ten materiał: Zespoły projektowe bez kierowników projektów: analiza dylematu kierownika projektu (z Julią Ryzhkovą z Railsware)
5. Nie zaniedbuj potrzeb projektu związanych ze sprzętem
Chociaż ludzie są najważniejszym zasobem w zarządzaniu projektami, nie można również ignorować zarządzania sprzętem wymaganym do realizacji projektu. Przypomina mi się historia opowiedziana przez kolegę o projekcie, w którym niemal zapomniano na czas zamówić serwery potrzebne do wdrożenia ogromnego systemu ERP.
Nie musi jednak chodzić o duże, oczywiste elementy wyposażenia. Na przykład, gdy zatrudniasz nowych pracowników i współpracowników kontraktowych do swojego projektu, możesz potrzebować zapewnić im laptop oraz odpowiednie licencje na narzędzia oparte na chmurze.
Jeśli zatwierdzenie subskrypcji narzędzia przez zespół finansowy zajmuje trzy dni, może to oznaczać trzy dni, podczas których członek zespołu nie będzie mógł wykonywać swojego zadania. Należy uwzględnić to w planowaniu zasobów.
Aby zachować porządek w kwestii sprzętu, wśród branych pod uwagę elementów powinny znaleźć się solidne procesy zarządzania zasobami majątkowymi i zaopatrzenia:
Oceń, czym dysponujesz
Czy lista sprzętu w Twojej firmie jest aktualna? Możliwe, że masz już w swoim wyposażeniu wszystko, czego potrzebujesz. Sporządź kompletną, dokładną i aktualną listę sprzętu, do którego masz dostęp — zarówno rzeczywistego, jak i opartego na chmurze.
Oceń, czego potrzebujesz
Po zdobyciu potrzebnego sprzętu zarządzanie zasobami sprzętowymi obejmuje także inne elementy. Na przykład konserwacja jest ważnym zadaniem związanym z zarządzaniem zasobami sprzętowymi projektu. Jeśli naprawisz coś, zanim się zepsuje, możesz uniknąć niepotrzebnych i nieoczekiwanych wydatków w przyszłości.
Przenoś zasoby w razie potrzeby
Czasami, jeśli dany sprzęt nie jest używany przy jednym zadaniu, możesz przenieść go do innego, aby utrzymać ciągłość produkcji. Nie zawsze ma sens równomierne rozdzielanie zasobów sprzętowych między zadania.
Ustal, jak wykorzystać sprzęt tam, gdzie jest najbardziej potrzebny w Twoim projekcie lub projektach. Jest to zmienna sytuacja, w której pomocne może okazać się narzędzie do planowania zasobów. Oprogramowanie może pomóc nie tylko w bieżącym przydzielaniu sprzętu, lecz także w prognozowaniu, kiedy w przyszłości może być konieczne przeniesienie zasobów.
6. Opanuj zarządzanie budżetem
Zasobem, który podczas planowania zasobów projektu jest zaskakująco często pomijany, są pieniądze. Zasoby finansowe umożliwiają zapewnienie ludzi i sprzętu, których potrzebujesz — to paliwo dla paliwa.
Według FinancesOnline 28 procent projektów kończy się niepowodzeniem z powodu niedokładnych szacunków kosztów. Przekroczenie budżetu z pewnością negatywnie wpłynie na wynik finansowy projektu. Jednak wydanie mniejszej kwoty niż zaplanowano również nie zawsze jest korzystne. Kierownictwo może zauważyć różnicę i uznać, że firma mogła wykorzystać środki przydzielone na Twój projekt w innym miejscu. Najważniejszą zasadą budżetowania jest dokładność.
W przypadku kierowników projektów oznacza to większy nacisk na zarządzanie kosztami. Aby utrzymać koszty w ryzach, musisz przydzielić odpowiednie zasoby budżetowe. W rzeczywistości budżet wyznacza granice zarządzania pozostałymi zasobami.
Zadania związane z zarządzaniem zasobami budżetowymi
Zarządzanie zasobami budżetowymi obejmuje cztery podstawowe zadania:
- Planowanie: Określ zasoby, których będziesz potrzebować przed rozpoczęciem projektu.
- Szacowanie: Określ ilościowo koszty wymagane do pozyskania zasobów zidentyfikowanych na etapie planowania.
- Budżetowanie: Przypisz wartość finansową do każdego zadania, umieść zadania na osi czasu i wyznacz kamienie milowe, aby oceniać efektywność.
- Kontrolowanie: Porównuj rzeczywiste koszty projektu z budżetem i wdrażaj plan ograniczania wszelkich odchyleń kosztów.
Zgodność finansów z zasobami stanowi podstawę powodzenia projektu. Jeśli Twoje zasoby nie spełniają niezbędnych wymagań, ryzykujesz opóźnienie harmonogramu i wzrost kosztów. Jeśli Twoje zasoby mają zbyt wysokie kwalifikacje, koszty mogą gwałtownie wzrosnąć.
Wyzwania związane z alokacją zasobów
Pomimo dokładnego planowania zasobów w trakcie realizacji projektu mogą pojawić się nieprzewidywalne sytuacje. Zwolnienia lekarskie, opóźnione dostawy i zmieniające się wymagania klienta to tylko kilka niespodziewanych wyzwań, które mogą zmusić Cię do szybkiego dostosowania planu zasobów. Kiedy takie sytuacje występują, a przydzielone zasoby nie wystarczą do zaspokojenia potrzeb projektu, mamy do czynienia z wyzwaniem związanym z alokacją zasobów.
Zarządzanie zasobami wykorzystuje dwie główne techniki rozwiązywania tych problemów: poziomowanie zasobów i wygładzanie zasobów. Poziomowanie zasobów modyfikuje lub wydłuża harmonogram projektu, aby dopasować go do dostępności zasobów. Natomiast gdy terminów nie można zmienić, wygładzanie zasobów pozwala znaleźć sposób na dostosowanie dostępności zasobów.
Załóżmy na przykład, że inny projekt korzysta z zasobów ludzkich potrzebnych Ci do wykonania zadania. Dzięki wygładzaniu zasobów możesz zmienić harmonogram i opóźnić zadanie do czasu, aż pracownicy będą w pełni dostępni.
Możesz też przyspieszyć realizację innych zadań, które pracownicy mogą wykonać już teraz. Inną opcją jest zatrudnienie większej liczby pracowników. W każdym przypadku ukończysz projekt w tym samym czasie. Krótko mówiąc, „wygładziłeś” szczytowe zapotrzebowanie na pracowników.
Jeśli jednak w tej samej sytuacji zastosujesz poziomowanie zasobów, możesz po prostu wydłużyć czas trwania zadania. W takim przypadku pracownicy będą poświęcać na nie mniej godzin dziennie. Zadanie może też wykonać mniejsza liczba pracowników. Może to, ale nie musi, ostatecznie wydłużyć całkowity czas trwania projektu.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami
Pamiętasz, jak na początku powiedziałem, że świetne narzędzie do zarządzania zasobami nie sprawdzi się bez uwzględnienia odpowiednich aspektów zarządzania zasobami? Gdy już wprowadzisz te zasady w życie, właściwe narzędzie do zarządzania zasobami może znacząco usprawnić skalowanie portfela projektów Twojej organizacji.
Może ono również zapewnić ogromną przewagę konkurencyjną. W innym badaniu firmy Wellingtone zaledwie 23 procent respondentów potwierdziło, że korzysta z oprogramowania do zarządzania zasobami na potrzeby zarządzania portfelem projektów.
Jak więc pomaga?
Oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga szybko planować pracę oraz lepiej rozumieć dostępność i umiejętności zespołu projektowego. Pozwala wyjść poza pytanie „kto jest dostępny”, aby zacząć pytać „kto jest najlepszą osobą do tego zadania?”.
Możesz na przykład przydzielić analityka danych, którego pasjonuje prywatność danych pacjentów, do projektu związanego z ochroną zdrowia, który rozpocznie się za 10 tygodni. Możesz też zdecydować się na zatrudnienie 2 projektantów na poziomie średniozaawansowanym z nadzorem, zamiast korzystać z usług lidera, którego stawka jest trzykrotnie wyższa. Jeszcze lepiej: możesz przeanalizować umiejętności swojego zespołu, aby sprawdzić, czy możliwe jest wprowadzenie nowej oferty usług.
Jest to również sposób na stworzenie bardziej pozytywnego i produktywnego środowiska pracy: gdy członkowie zespołu wiedzą, że ich zainteresowania, obszary rozwoju i cele są uwzględniane przy przydzielaniu im zadań, chętniej angażują się w pracę i z większym entuzjazmem podchodzą do każdego dnia.
Technologia pomaga również tworzyć wizualne przedstawienia obciążenia pracą. Jednym z najbardziej użytecznych sposobów ilustrowania działań projektowych jest wykorzystanie wykresu Gantta. Wykres Gantta to wykres słupkowy, który wizualnie przedstawia cały projekt, w tym jego pełny zakres i harmonogramy. Jeśli rozliczasz się na podstawie stawek dziennych, jest to łatwy sposób na zobrazowanie kosztów w kontekście dostępności członków zespołu. Pomaga także zobaczyć, gdzie można przeorganizować działania znajdujące się poza ścieżką krytyczną, aby przydzielić do zadania właściwą osobę.
Te pomoce wizualne ułatwiają również członkom zespołu projektowego przygotowanie się do zadań i przechodzenie między nimi. Tworzą także poczucie jedności i osobistej odpowiedzialności — każdy pracownik może wyraźnie zobaczyć, jak pojedyncze zadanie przyczynia się do realizacji planu projektu.
Co dalej?
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak opanować zarządzanie zasobami? Sprawdź nasze stworzone przez ekspertów kursy zarządzania projektami w The DPM School.
