Planowanie zasobów: znaczenie & jak robić to skutecznie

Pomaga równoważyć zapotrzebowanie i możliwości realizacyjne w różnych projektach, umożliwiając dotrzymywanie napiętych terminów i zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy.

Proces planowania zarządzania zasobami obejmuje identyfikowanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami wymaganymi do wykonania określonego zestawu zadań lub osiągnięcia konkretnego celu; zazwyczaj z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania zasobami.

Jest to działanie proaktywne, które uwzględnia planowane działania w projekcie i zapewnia dostępność wszystkich rodzajów zasobów, w tym ludzi, materiałów, narzędzi i finansów, gdy projekt ich potrzebuje. Nawet usługi IT wymagają planowania zasobów.

Jako kierownik projektu jesteś jedną z kilku osób odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami i ich planowanie. Wynika to z faktu, że doskonale znasz wymagania projektu oraz plan projektu.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak działa planowanie zasobów?

Planowanie zasobów ma zapewnić każdemu projektowi wszystko, czego potrzebuje do osiągnięcia sukcesu, a także umożliwić przewidywanie i ograniczanie przyszłych problemów. Jest ono również podstawą opracowywania strategii zarządzania wieloma projektami, pomagając unikać konfliktów i zapewniać terminową realizację.

Działa poprzez bieżące, dokonywane w czasie rzeczywistym monitorowanie wykorzystania zasobów i ich dostępności, dzięki czemu nie dochodzi do powstawania wąskich gardeł w projektach ani niewykorzystania zasobów. W przypadku infrastruktury chmurowej oprogramowanie do zarządzania zasobami chmurowymi zapewnia widoczność wszystkich zasobów chmurowych.

Oto kilka kluczowych elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas procesu planowania zasobów:

• Zasoby: Lista dostępnych zasobów projektu stanowi podstawę planu. Dużo pomaga wizualizacja dostępności zasobów, ponieważ lista jest zazwyczaj tworzona na poziomie portfela lub firmy, a zasoby są często współdzielone między projektami.
• Koszt: Zazwyczaj śledzi się zarówno bezpośredni koszt zasobów dla firmy, jak i stawkę rozliczeniową odzwierciedlającą koszt dla klienta. W przypadku zasobów ludzkich należy odnotować stawkę godzinową, aby można ją było pomnożyć przez czas poświęcony na pracę.
• Dostępność: Jeśli chcesz uniknąć opóźnień i konfliktów dotyczących zasobów, musisz znać dostępność każdego zasobu. W przypadku zasobów fizycznych uwzględnij ograniczenia, takie jak czas realizacji zamówienia.
• Zakresy odpowiedzialności: Po zidentyfikowaniu niezbędnych zasobów przydziel zakresy odpowiedzialności, aby członkowie zespołu rozumieli, czego się od nich oczekuje.
• Zależności: Jest to relacja między zasobami. Zdarzają się sytuacje, w których określone zasoby nie będą dostępne lub nie będą działać, dopóki nie zostaną ukończone konkretne zadania projektowe. Ważne jest planowanie z uwzględnieniem takich sytuacji, ponieważ zależności mogą z łatwością wykoleić całe projekty.

Jak planować zasoby: 6 etapów

Proces planowania zasobów obejmuje 6 etapów:

1. Inwentaryzacja nadchodzących projektów: Możesz po prostu sprawdzić narzędzie do zarządzania portfelem projektów w swojej organizacji lub współpracować z innymi kierownikami projektów, aby dowiedzieć się, jakie projekty są planowane. Ustal, czy musisz zaplanować tylko jeden projekt, czy też wiele projektów, które będą realizowane jednocześnie.
2. Identyfikowanie i prognozowanie zapotrzebowania na zasoby dla każdego projektu: Określ rodzaje i ilości zasobów potrzebnych do realizacji każdego projektu, korzystając z historycznych danych projektowych.
3. Określanie dostępności tych zasobów: Sprawdź wewnętrzną i zewnętrzną dostępność zasobów, aby upewnić się, że możliwości i terminy są odpowiednio dopasowane.
4. Decydowanie, gdzie najlepiej wykorzystać każdy zasób: Przydzielaj zasoby do konkretnych zadań i projektów, do których są najbardziej odpowiednie, biorąc pod uwagę umiejętności, doświadczenie, wymagania projektu i cykl życia projektu. Przygotuj plan awaryjny; nierozsądnie jest budować całą oś czasu projektu wokół jednego sposobu działania na wypadek (a właściwie na moment), gdy coś się zmieni.
5. Przydzielanie zasobów do każdego projektu: Przygotuj plan dla każdego projektu, określając metody zarządzania zasobami, które zamierzasz stosować, sposób wykorzystania każdego zasobu oraz plany awaryjne. Skorzystaj z dokumentacji wyciągniętych wniosków, takiej jak wcześniejsze harmonogramy projektów, rejestry ryzyka, budżety i/lub retrospektywy, aby pomóc sobie odpowiednio przydzielić zasoby finansowe, czasowe i ludzkie oraz uniknąć potencjalnych problemów.
6. Monitorowanie projektów: Wdrażaj odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, w tym osie czasu i monitorowanie wykorzystania zasobów, dostosowując plan w razie potrzeby, aby uwzględnić zmiany i wyzwania. W miarę postępów projektu prawdopodobnie będziesz stale przesuwać zasoby.

Dostępnych jest wiele szablonów planowania zasobów, których możesz użyć, aby przyspieszyć ten proces oraz zaoszczędzić czas i wysiłek.

Pamiętaj o teorii ograniczeń

Teoria ograniczeń to metodologia zarządzania, która pomaga kierownikom projektów identyfikować potencjalne wąskie gardła w procesach pracy. Brak zidentyfikowania i usunięcia tych wąskich gardeł oznacza, że czynniki zewnętrzne mogą poważnie zakłócić zdolność zespołu do realizacji projektu zgodnie z harmonogramem.

 

Metodologia teorii ograniczeń obejmuje pięć kroków:

1. Przeanalizuj każdy proces w planie zasobów projektu. Jakie ograniczenie spowalnia lub wykoleja postępy?
2. Przeanalizuj wykorzystanie zasobów projektu, aby określić, jakie zasoby możesz przeznaczyć na rozwiązanie problemu ograniczenia.
3. Upewnij się, że wszystkie działania w procesie wspierają ograniczenie.
4. Jeśli nie można wyeliminować ograniczenia zasobów, rozważ inne działania, które mogą pomóc złagodzić jego skutki (np. zainwestowanie w dodatkowe zasoby).
5. Zajmij się nowymi ograniczeniami i kontynuuj cykl.

 

Ważne jest również rozważenie, czy inne zespoły odgrywają rolę w projekcie. Czy powodzenie projektu zależy od rezultatów dostarczanych przez zespoły zewnętrzne? Te ograniczenia również mogą mieć wpływ na projekt.

Znaczenie planowania zasobów

Gdy organizacje poświęcają czas na planowanie z wyprzedzeniem, zapobiegają niepowodzeniom po drodze. Planowanie zasobów (z odrobiną aktywnego zarządzania zasobami) jest jednym z najważniejszych aspektów zarządzania projektami, które mogą pomóc zapewnić sukces projektu.

Nie wierzysz mi?

Według badania „Puls profesjonalistów” przeprowadzonego przez Project Management Institute, 23 procent ankietowanych organizacji uznało, że niewystarczające prognozowanie zasobów było jedną z głównych przyczyn niepowodzenia projektu.

Dlatego ważne jest, aby dostrzec znaczenie prognozowania w zarządzaniu projektami.

Prognozowanie i planowanie zasobów są kluczowe… daje mi to lepszy wskaźnik tego, czy potrzebujemy większego budżetu, czy też powinniśmy wycofać jakąś funkcję.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Ryan Gilbreath

Menedżer projektów cyfrowych w MobeluxOpens new window

Oto kilka powodów pokazujących, dlaczego planowanie zasobów i prognozowanie zasobów są niezbędnymi elementami zarządzania projektami:

• Widoczność zasobów i harmonogramów: Planowanie zasobów może zwiększyć widoczność projektu, ponieważ pomaga dokładnie zobaczyć, jak logistyka jednego projektu współgra z innymi projektami w firmie. Może to wyeliminować problemy takie jak kolidujące terminy lub nieporozumienia. Na przykład wykres Gantta pokazuje ogólny harmonogram projektu i wszystkie kroki, które się na niego składają, pomagając zidentyfikować obszary, w których zespoły mogą być nadmiernie obciążone.
• Alokacja zasobów: Możesz używać narzędzi do planowania zasobów, aby zidentyfikować odpowiedniego pracownika do konkretnego projektu. Poświęcając czas na strategiczne zaplanowanie obsady, upewnisz się, że wykorzystujesz właściwe zasoby i rozwijasz specjalistyczne umiejętności członków zespołu.
• Rozliczanie czasu: Możesz używać oprogramowania do śledzenia projektów, aby monitorować, ile czasu pracownicy spędzają nad projektem w porównaniu z początkowymi założeniami. Taka odpowiedzialność pomaga wcześnie identyfikować problemy z produktywnością i zapobiegać konfliktom związanym z harmonogramowaniem zasobów, które mogłyby wystąpić w przypadku opóźnienia projektu.
• Prognozowanie przyszłych zasobów: Możesz prognozować, jakich zasobów będziesz potrzebować w przyszłości, na podstawie danych z bieżących projektów. Ważne jest, aby obliczyć zapotrzebowanie na zasoby i przeprowadzić planowanie wydajności, aby uniknąć przestojów spowodowanych niedoborem zasobów. (Dowiedz się tutaj, czym różnią się planowanie wydajności i planowanie zasobów.)
• Analiza budżetu: Firmy mogą wykorzystywać planowanie zasobów do przeprowadzania szczegółowej analizy budżetu projektu. Właściciele firm mogą określić koszty każdego elementu przyszłego projektu, aby upewnić się, że ceny zostały ustalone odpowiednio do osiągnięcia rentowności.
• Elastyczność: Planowanie zasobów pozwala opracować plan B (lub plan C) na wypadek, gdy jeden lub więcej zasobów nie jest dostępnych albo nastąpi zmiana wydajności (np. członek zespołu odejdzie z działu lub firmy).

Czego unikać podczas planowania zasobów

Zarządzanie zasobami jest ważnym elementem zarządzania projektami, ale nawigowanie po tym procesie wiąże się również z wyzwaniami. Weź pod uwagę następujące czynniki ryzyka, aby uniknąć typowych błędów:

• Brak zrozumienia potrzeb: Plan zasobów nie jest skuteczny, jeśli nie odzwierciedla dokładnie wszystkich przewidywanych potrzeb i każdego dostępnego zasobu. Uwzględnij wszystko, co wiesz, aby później nie napotkać niespodzianek.
• Brak analizy rezultatów: Porównuj prognozy z rezultatami. Czy szacunkowe koszty zasobów odpowiadały rzeczywistym kosztom? Czy realizacja projektu zajęła więcej godzin, niż przewidywano? Analizuj te rezultaty, aby identyfikować obszary wymagające poprawy i w przyszłości tworzyć lepsze plany projektów.
• Brak egzekwowania zobowiązań zespołu: Rozliczaj zespół z terminów (bez stawiania nierealistycznych wymagań). Ustalaj oczekiwania i reaguj na niewywiązanie się ze zobowiązań, aby pomóc zespołowi utrzymać właściwy kierunek.
• Brak przewidywania potrzeb rekrutacyjnych: Planuj potrzeby rekrutacyjne z dużym wyprzedzeniem. Jeśli obsada jest zbyt mała, morale pracowników może ucierpieć. Jeśli jest zbyt liczna, płacisz za niepotrzebne zasoby. Prognozowanie przyszłych potrzeb daje czas na przeszkolenie nowych pracowników i uwzględnienie rotacji personelu.
• Brak ograniczania rozszerzania zakresu projektu: Ustal z zespołem i klientem jasne oczekiwania dotyczące tego, co wchodzi w zakres projektu, a co nie. Oprogramowanie do zarządzania zasobami klientów może pomóc w tym procesie, zapewniając wgląd w dostępne zasoby i zakresy projektów. Dodatkowo rozważ uwzględnienie buforu czasowego i dodatkowych zasobów na wypadek nieprzewidzianych zmian, aby zapewnić realizację projektu zgodnie z harmonogramem.

Regularne rozwijanie umiejętności zarządzania zasobami może pomóc w przewidywaniu tych wyzwań, zanim się pojawią.

Polecane narzędzia do planowania zasobów

Oprogramowanie do zarządzania zasobami lub narzędzia do planowania zasobów ułatwiają planowanie zasobów.

Narzędzia te pomagają zarządzać informacjami takimi jak harmonogramy członków zespołu, dostępność, optymalne wskaźniki wykorzystania i zestawy umiejętności oraz przechowywać te informacje, dzięki czemu masz wszystkie niezbędne dane do stworzenia dokładnego planu zasobów. Tutaj znajdziesz również specjalistyczne oprogramowanie do planowania przepustowości.

Oto nasza lista najlepszych narzędzi programowych do zarządzania zasobami:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
2. 2. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
3. 3. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
4. 4. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
5. 5. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
6. 6. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
7. 7. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
8. 8. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
9. 9. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
10. 10. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami

Jeśli potrzebujesz niedrogiej opcji na początek, zapoznaj się z naszą listą bezpłatnego oprogramowania do zarządzania zasobami lub z tą listą oprogramowania do zarządzania zasobami o otwartym kodzie źródłowym.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby wymieniać się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.