Beheer van creatieve middelen: een gids voor bureaus & meer
Goed beheer van middelen is cruciaal voor creatieve teams en bureaus, omdat het hen in staat stelt meer van hun beste werk te doen en consistent meer uren te factureren.
Maar het kan een beetje voelen als Tetris spelen om alle bewegende onderdelen perfect op elkaar af te stemmen, zodat niemand “op de reservebank zit” of te veel pieken en dalen in zijn planning heeft.
Wat is beheer van creatieve middelen?
Beheer van creatieve middelen is het proces van het beheren van de planning van je creatieve team en het coördineren van activiteiten om projectwerk te voltooien.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dit houdt in dat je bepaalt hoeveel uur elke persoon (of elk middel) per week nodig heeft om hun projecten vóór de deadline af te ronden en of een teamlid over- of onderbezet is.
Zodra je deze informatie hebt, breng je die werkdrukken in balans. Dit kan betekenen dat je freelancers inschakelt als je ontwerpers overboekt zijn, werk over meerdere weken spreidt of deadlines verschuift.
Je creatieve team moet een workflow hebben voor middelenbeheer, zowel voor de kortetermijnplanning als voor het langetermijnprognoseproces. Dit helpt je om toekomstige behoeften aan middelen beter te voorspellen en te bepalen wanneer en hoeveel nieuw werk je team kan aannemen. Stel dat je bureau interne campagnes of klantcampagnes beheert. In dat geval wil je mogelijk ook rekening houden met teamleden die campagnetools beheren, zoals degenen die e-mailmarketingsoftware voor bureaus beheren, om ervoor te zorgen dat je middelen over alle werkstromen heen toewijst.
Waarom is beheer van creatieve middelen belangrijk?
Beheer van creatieve middelen is belangrijk, omdat het:
- Je in staat stelt winst en tijd te optimaliseren: Als al je projectteamleden volledig zijn toegewezen aan factureerbare uren en werkzaamheden (als je factureerbaar werk doet), is dat een goede manier om de winst te maximaliseren. Als je in een intern team werkt, zoals een VFX-studio die klanten of opdrachtgevers geen facturen stuurt, stelt middelenbeheer je in staat efficiënter te werken en je tijd optimaal te benutten. Het gebruik van middelenbeheer of VFX-projectmanagementsoftware helpt rustige periodes in opdrachten en het betalen van het team om “op de reservebank te zitten” te voorkomen.
- Overbelasting en burn-out voorkomt: Consistent werk, in plaats van periodes van overwerk en onderbezetting, helpt voorkomen dat teamleden opgebrand raken (vooral bureaumedewerkers, die je in de gaten kunt houden met software voor middelenbeheer van bureaus). Vooruit plannen is een goede manier om dit te voorkomen. Terwijl sommige mensen misschien de voorkeur geven aan pieken en dalen (zoals veel freelancers en contractmedewerkers), geven anderen de voorkeur aan de stabiliteit van een voorspelbare planning.
- Het risico op ontslagen of tijdelijke verlofregelingen verkleint: Hoewel deze verantwoordelijkheid nooit rechtstreeks bij de projectmanager mag liggen, moet die wel kunnen helpen met prognoses en het benutten van middelen en deze informatie kunnen delen met de leiding of het bedrijfsontwikkelingsteam. Op die manier weet degene die verantwoordelijk is voor het inplannen of starten van nieuwe projecten waar de tekorten aan middelen zitten en aan welk type werk prioriteit moet worden gegeven om het gebruik van middelen in balans te houden.
- Prognoses verbetert: Consequent middelenbeheer leidt op de lange termijn tot betere prognoses van middelen. Het bijwerken van spreadsheets of software voor middelenbeheer wanneer projectplanningen verschuiven, helpt om toekomstige behoeften aan middelen beter te voorspellen. Het kan teamleden ook helpen hun planningen beter te organiseren en te voorkomen dat ze een vakantie plannen tijdens een grote lancering!
- De samenwerking binnen het team verbetert: Teamleden met een evenwichtige werkdruk dragen bij aan een betere samenwerking binnen het team. Bij sommige creatieve bureaus worden teams ingedeeld in groepen die samen aan projecten werken. Dit betekent dat er voldoende tijd moet zijn voor goede overdrachten of dat ontwikkelaars eerder in de creatieve workflow met het ontwerpteam kunnen overleggen om risico’s of problemen te signaleren. Dit soort samenwerking is niet mogelijk wanneer de werkdruk niet in balans is.
- Helpt de verwachtingen van klanten te beheren: Als je klant bijvoorbeeld een contract ondertekent en vervolgens ontdekt dat je niet over de beschikbare middelen beschikt om het project binnen 6-8 weken te starten, zal die niet blij zijn. Software voor middelenbeheer van klanten kan helpen door realtime inzicht te bieden in de beschikbaarheid van middelen, zodat je realistische planningen kunt opstellen. Omgekeerd kan het beloven van een specifieke lanceringsdatum zonder de benodigde middelen je team onder druk zetten en leiden tot gehaast werk of het overslaan van stappen om deadlines te halen.
Hoe verschilt middelenbeheer binnen creatieve teams van dat in andere sectoren?
Hoewel bijna alle teams middelen tot op zekere hoogte moeten beheren, moeten creatieve teams hun middelen effectief beheren. Dit komt doordat creatieve middelen doorgaans zeer gespecialiseerde vaardigheden vereisen.
Als je team bijvoorbeeld uit drie grafisch ontwerpers bestaat, hebben ze mogelijk alle drie heel verschillende vaardigheden. Misschien heb je een senior ontwerper met een grondige opleiding in gebruikerservaring of iemand die ervoor kan zorgen dat alle digitale ontwerpen toegankelijk zijn.
Een andere ontwerper op mediorniveau is misschien beter in logo- en merkontwerp, terwijl je laatste ontwerper een meer junior ontwerper kan zijn die, met enige begeleiding van een van de meer ervaren ontwerpers of je creatief directeur, kan helpen creatieve concepten tot leven te brengen.
Vanwege de verschillen in vaardigheden kun je niet zomaar willekeurig een van deze ontwerpers aan een nieuw project toewijzen. Bij het overwegen van creatief talent is het belangrijk om inzicht te hebben in de vaardigheden die voor het project nodig zijn en de juiste persoon aan de juiste fase van het werk toe te wijzen.
Dit kan anders zijn dan bij je ontwikkelingsteam, waar er misschien verschillen in ervaring zijn, maar meerdere ontwikkelaars dezelfde programmeertaal moeten kunnen gebruiken en van project tot project meer uitwisselbaar zouden moeten zijn.
Vijf beste werkwijzen voor effectief beheer van creatieve middelen
Hier zijn vijf beste werkwijzen voor het beheer van creatieve middelen.
- Begin met capaciteitsplanning: Breng in kaart hoeveel tijd elk teamlid heeft ingepland tegenover hoeveel tijd beschikbaar is (dit kun je het beste doen met een sjabloon voor capaciteitsplanning). Houd rekening met niet-factureerbare verantwoordelijkheden, gepland verlof of verplichtingen zoals professionele ontwikkeling. Zo krijg je een beeld van hoeveel tijd van het team beschikbaar is. Als je onderaannemers of freelancers inzet, vraag hen dan elke week of maand naar hun beschikbaarheid, voor het geval je de druk moet verlichten wanneer het team overbelast raakt.
- Wijs middelen toe vóór de startbijeenkomst: Begin bij het plannen van nieuw werk al vóór de startbijeenkomst met het toewijzen van middelen en neem de tijd om iedereen klaar te zetten en op de hoogte te brengen voordat het daadwerkelijke werk begint. Dit kan tijd besparen zodra het project van start gaat. Bekijk voor het toewijzen van middelen de opdrachtomschrijving en de benodigde vaardigheden. Voor de ontwerpfase van een nieuwe website zijn bijvoorbeeld mogelijk ondersteuning op het gebied van gebruikerservaring, een ontwerper en een ontwikkelaar nodig om te beginnen met de informatiestructuur en enkele wireframes met een lage getrouwheid.
Je kunt een contentexpert of SEO-specialist raadplegen om de latere fasen van het project succesvol te laten verlopen. - Breng werklasten in balans: Houd je middelen in de gaten wanneer projectplanningen en scope veranderen. Stel dat je had gepland dat je ontwerper gedurende een sprint van twee weken aan wireframes zou werken, maar dat je feedback van belanghebbenden hebt ontvangen waardoor dit vier weken gaat duren. Als zij voor de tweede sprint volledig was ingepland voor ander werk, kan ze niet beide dingen doen. Om haar werklast in balans te brengen, heb je twee opties. Je kunt het werk van de tweede sprint met twee weken uitstellen of het opnieuw toewijzen. De vraag draait hier om vaardigheden. Sommige ontwerpers zijn mogelijk uitwisselbaar, maar als er een gespecialiseerde vaardigheid nodig is, is het misschien niet mogelijk om het werk aan een andere ontwerper toe te wijzen.
- Analyseer de gegevens: Bekijk prestaties uit het verleden bij vergelijkbare projecten. Net zoals we doen bij het inschatten van nieuw werk, kunnen we gegevens uit onze taakbeheertools bekijken om te begrijpen welke stappen moeten worden gezet en hoelang die stappen bij vergelijkbare projecten duurden. Zo beschikken we over een basis waarop we kunnen plannen. Zorg ervoor dat je corrigeert voor verschillen in vaardigheden en taakcomplexiteit, en bekijk regelmatig tijdregistratie en gegevens over benuttingsgraad voor waardevolle inzichten in de prestaties van middelen.
- Plan en communiceer vooraf: Hoewel sommige zaken die we hier hebben besproken intuïtief lijken, is dat niet altijd het geval. Niet iedereen denkt na over hoe de voortgang van een project (voor- of achterlopen op schema) invloed kan hebben op het beheer van middelen of zelfs op de projectplanning voor nieuwe projecten. Middelenvergaderingen waarin de huidige werklasten van het team en mogelijk toekomstig werk worden besproken, kunnen enorm helpen bij het signaleren van behoeften aan middelen en het in balans brengen van werklasten.
Softwaretools voor het beheer van creatieve middelen
Er zijn veel tools voor projectbeheer van creatieve bureaus beschikbaar die ook kunnen helpen bij het beheer van middelen.
Kies bij het selecteren van software voor middelenbeheer of software voor klantmiddelenbeheer een tool die verschillende toewijzingen van middelen en hun impact op de projectplanning en scope kan weergeven. Zo bespaar je de waardevolle tijd en moeite die je anders zou besteden aan het handmatig vergelijken hiervan.
Veel tools voor resourcebeheer zijn sterk datagericht, en dat is geweldig, maar het is totaal anders wanneer je met creatieve geesten werkt. Hun brein draait niet om data, cijfers, logistiek of budgetten.
Als kosten een rol spelen, kun je ook een gratis tool voor resourcebeheer uitproberen om op weg te helpen.
Als je tevreden bent met je projectmanagementsoftware, maar deze geen geïntegreerd resourcebeheer biedt, overweeg dan een tool of tools te kiezen met integraties die precies dat doen. Onze favoriete tools voor resourcebeheer voor creatieve projecten zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Als je op zoek bent naar software die is ontwikkeld voor resourcebeheer voor marketing, bekijk dan deze lijst met software voor resourcebeheer voor marketing of onze lijst met tools voor mediaresourcebeheer.
Wat nu?
Hoewel dit artikel bedoeld was om je te helpen met goede werkwijzen voor creatief resourcebeheer, valt er nog meer te leren. Word lid van onze community om meer te lezen over resourcebeheer van andere actieve projectmanagers. Je krijgt ook toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten voor belangrijke projectdocumentatie, zoals Gantt-diagrammen en resourceplannen.
