Een goedkeuringsworkflow voor documenten maken in 7 stappen

Het implementeren van een goedkeuringsworkflow voor documenten draait niet alleen om het voorkomen van chaos; het gaat ook om het verhogen van de productiviteit, het verminderen van fouten en het bevorderen van betere samenwerking. Het gaat erom meer controle te krijgen over documentgerelateerde processen, zodat elke stap efficiënt en conform de voorschriften verloopt. 

Met de juiste hulpmiddelen en technologieën voor workflowautomatisering van goedkeuringen kunt u de uitvoering van workflows verbeteren, handmatige taken tot een minimum beperken en de efficiëntie van documentbeheer optimaliseren. 

Voordat u echter workflows die specifiek gericht zijn op goedkeuringen implementeert in tools zoals Jira of SharePoint, is het de moeite waard om de bredere voordelen van het implementeren van een documentbeheersysteem te overwegen als veilige, schaalbare basis voor uw documentatieprocessen. U kunt altijd beginnen met een gratis documentbeheersysteem om te ontdekken of het de juiste oplossing is voordat u zich eraan verbindt.

Waarom hebt u een goedkeuringsworkflow voor documenten nodig? 

Workflows voor documentbeoordeling voorkomen chaos op de volgende manieren:

• Consistentie: Consistentie is essentieel om kwaliteitsnormen binnen de hele organisatie te handhaven. Het garandeert dat uw documenten alle vereiste informatie bevatten voordat ze worden verzonden.
• Transparantie: Goedkeuringsworkflows voor documenten bieden een transparant controlespoor van documentherzieningen en goedkeuringen, zodat u en uw belanghebbenden wijzigingen kunnen volgen, verantwoordelijkheden kunnen vaststellen en op de hoogte kunnen blijven van updates en deadlines. Dit bevordert verantwoordelijkheid, vertrouwen en aansprakelijkheid onder uw teamleden. 
• Samenwerking: Projectteams werken effectiever samen wanneer er transparante projectworkflows zijn voor het maken, beoordelen en goedkeuren van documenten. Workflowprocessen helpen ook bij de communicatie tussen teamleden doordat zij feedback kunnen geven, wijzigingen en versies kunnen volgen en efficiënt beslissingen kunnen nemen.

Soorten documentgoedkeuringen

Hier volgen de soorten documenten waarvoor mogelijk een goedkeuringsworkflow nodig is.

• Contracten: Deze kunnen worden gesloten tussen het bedrijf en klanten, leveranciers of werknemers. Het zijn juridische documenten die door meerdere partijen moeten worden beoordeeld en goedgekeurd. Een goedkeuringsworkflow voor documenten helpt ervoor te zorgen dat alle puntjes op de i staan en alles tijdig tot in de puntjes is geregeld.
• Voorstellen of projectomschrijvingen: De informatie in een voorstel of projectomschrijving (SOW) is essentieel voor het succes van een project en biedt een vangnet voor het geval een klant meer wil dan in het document staat. Zei iemand daar scope-uitbreiding?
• Projectresultaten: Projectresultaten zoals ontwerpdocumenten, specificaties en prototypes moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door projectteams, klanten en belanghebbenden. Goedkeuringsworkflows voor documenten helpen u ervoor te zorgen dat alle projectresultaten voldoen aan de projectvereisten en verwachtingen.

Wie zijn erbij betrokken?

• Auteur/maker: De persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van de oorspronkelijke versie van het document, het invoeren van inhoud, het ordenen van de opmaak en het organiseren van informatie in overeenstemming met de doelstellingen en specificaties van het document.
• Documentbeheerder: Deze persoon houdt toezicht op het documentworkflowproces. Deze persoon wijst beoordelingen toe, bewaakt de voortgang, houdt deadlines bij en zorgt ervoor dat iedereen zich aan de workflowprotocollen houdt.
• Beoordelaars: Personen of teams die belast zijn met het beoordelen van het document om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig, volledig en in overeenstemming met normen, voorschriften of organisatorisch beleid is. Beoordelaars kunnen feedback geven, wijzigingen voorstellen of het document goedkeuren voor de volgende verwerkingsfasen.
• Goedkeurder(s): Dit zijn de aangewezen personen of bevoegde instanties die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van het document voordat het kan worden afgerond of verspreid. Goedkeurders controleren of het document voldoet aan de organisatorische normen en verkrijgen de vereiste toestemming voor verspreiding.

Als projectmanager kun je meerdere rollen hebben binnen een documentworkflow. Je kunt bijvoorbeeld beoordelaar zijn in het SOW-/voorstelproces. Hierdoor krijg je de mogelijkheid om de haalbaarheid van een project te beoordelen voordat de projectresultaten, tijdsinschattingen en kosten worden goedgekeurd.

Typische stappen die een document doorloopt

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen van documentworkflows, aan de hand van een projecthandvest als voorbeeld.

1. Een document maken

De workflow voor het maken van een document kan beginnen met een sjabloon of met het helemaal vanaf nul opstellen ervan. Deze omvat het invoeren van inhoud, het opmaken en het organiseren van informatie volgens het doel van het document en de beoogde doelgroep.

• Wie: Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om het handvest te maken (dit is een stuk eenvoudiger als je een sjabloon voor een projecthandvest gebruikt).
• Wat: Dit houdt in dat je een document opstelt waarin de reikwijdte van het project, de doelstellingen en de belangrijkste belanghebbenden worden beschreven en waarin de richting voor het hele project wordt bepaald.
• Wanneer: Dit gebeurt doorgaans in de beginfase van het project.
• Waar: Bij het maken wordt doorgaans software voor het maken van documenten gebruikt (of software voor documentsamenwerking als meerdere teamleden samen aan het document werken).
• Hoe: De projectmanager kan ervoor kiezen een vooraf gedefinieerd sjabloon van de organisatie te gebruiken of het document vanaf nul te maken, afhankelijk van de specifieke vereisten van het project.

2. Beoordelaars bepalen

Tijdens deze stap controleren beoordelaars het document om er zeker van te zijn dat het nauwkeurig en volledig is en aansluit bij de doelen en doelstellingen van het project. Je selecteert geschikte personen of teams om documenten te beoordelen en de kwaliteit en doeltreffendheid ervan te waarborgen.

• Wie: De projectmanager identificeert geschikte personen of teams om het projecthandvest te beoordelen.
• Wat: Beoordelaars beoordelen de nauwkeurigheid, volledigheid en aansluiting bij de projectdoelen van het document.
• Wanneer: Het beoordelingsproces vindt doorgaans plaats na de fase waarin het document wordt gemaakt.
• Waar: Beoordelaars worden doorgaans geselecteerd uit het projectmanagementteam of uit relevante belanghebbenden.
• Hoe: Beoordelaars kunnen worden gekozen op basis van hun expertise, hun rol in het project of hun betrokkenheid als belanghebbende.

3. Instellen in software voor documentworkflows en goedkeuringscriteria

Deze stap in het proces zorgt ervoor dat de workflow voor documentbeheer soepel verloopt en efficiënte goedkeuringsprocedures volgt, waarbij orkestratie van workflows helpt bij het coördineren van documentroutering, goedkeurders en geautomatiseerde triggers binnen het systeem.

• Wie: De projectmanager is doorgaans verantwoordelijk voor het opstellen van het projecthandvest in de software voor documentworkflows.
• Wat: Dit houdt in dat het document binnen het softwareplatform wordt geconfigureerd en dat goedkeuringscriteria worden vastgesteld.
• Wanneer: Dit gebeurt na de fasen waarin het document wordt opgesteld en de beoordelaars worden aangewezen.
• Waar: Het document wordt beheerd binnen de aangewezen software of het platform voor documentworkflows (open-sourcesoftware voor workflows is ook beschikbaar).
• Hoe: Goedkeuringscriteria worden bepaald op basis van organisatiebeleid, projectvereisten of nalevingsnormen.

4. Voortgang van het document bewaken

Deze stap zorgt ervoor dat documenten soepel door de goedkeuringsworkflow blijven verlopen. Je houdt toezicht, volgt de status van het document en pakt eventuele problemen aan die tijdens het goedkeuringsproces kunnen ontstaan.

• Wie: De projectmanager bewaakt doorgaans de voortgang van het projecthandvest tijdens de goedkeuringsworkflow.
• Wat: Dit houdt in dat de status van het document wordt gevolgd en dat ervoor wordt gezorgd dat het efficiënt door het goedkeuringsproces gaat.
• Wanneer: De bewaking vindt gedurende het hele goedkeuringsproces continu plaats.
• Waar: De voortgang wordt bijgehouden binnen de software voor documentworkflows of het projectmanagementsysteem.
• Hoe: Regelmatige controles van de status, meldingen en mogelijke knelpunten in het project.

5. Feedback beoordelen & bijwerken

In deze stap zorg je ervoor dat documenten aan de vereisten voldoen en ontvang je waardevolle feedback van belanghebbenden over de documenten.

• Wie: De projectmanager is verantwoordelijk voor het beoordelen van de feedback die van de documentbeoordelaars is ontvangen.
• Wat: De feedback wordt geëvalueerd om verbeterpunten of punten die binnen het projecthandvest om verduidelijking vragen, vast te stellen.
• Wanneer: Deze stap vindt plaats nadat feedback is gegeven. Als er wijzigingen worden voorgesteld, voer je die door voordat je het document naar een externe partij stuurt waar ze financiële gevolgen kunnen hebben.
• Waar: Herzieningen worden in het document aangebracht.
• Hoe: Op basis van de ontvangen feedback worden de nodige updates in het document aangebracht, zodat het blijft aansluiten bij de projectdoelstellingen en de verwachtingen van belanghebbenden.

6. Opnieuw verzenden voor definitieve goedkeuring

Zodra documenten zijn beoordeeld en de feedback is verwerkt, kan goedkeuring van aangewezen personen of afdelingen nodig zijn voordat ze definitief worden gemaakt of verspreid.

• Wie: De projectmanager moet het herziene projecthandvest opnieuw indienen voor definitieve goedkeuring.
• Wat: Het bijgewerkte document wordt na eventuele noodzakelijke herzieningen verzonden voor de definitieve beoordeling en goedkeuring.
• Wanneer: Dit gebeurt nadat de feedback is verwerkt en het document is herzien.
• Waar: Opnieuw indienen gebeurt binnen de software voor documentworkflows of de projectmanagementsoftware.
• Hoe: Het herziene document wordt via de goedkeuringsworkflow ingediend voor definitieve autorisatie.

7. Documenten opslaan & machtigingen toepassen

Na de definitieve goedkeuring moeten je documenten veilig worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor toekomstig gebruik, terugvinden en naleving.

Het veilig opslaan van je definitieve documenten is slechts één onderdeel van best practices voor documentbeheer. Je moet ook protocollen voor versiebeheer, machtigingsregels en regelmatige audits opstellen om ervoor te zorgen dat je documentatie actueel, toegankelijk en conform de vereisten blijft.

Documenten moeten veilig worden opgeslagen voor toekomstig gebruik, terugvinden en nalevingsdoeleinden. Je kunt hiervoor alles gebruiken, van fysieke archiveringssystemen tot elektronische documentbeheersystemen (DMS) of cloudopslagplatforms (Dropbox, Google Drive). 

Stel beleidsregels op voor het opslaan en archiveren van documenten, zodat je de levenscyclus van documenten effectief kunt beheren. Bepaal hoe lang documenten moeten worden bewaard, wanneer ze moeten worden gearchiveerd en wanneer ze veilig kunnen worden verwijderd.

• Wie: De projectmanager is verantwoordelijk voor het opslaan van het goedgekeurde projecthandvest en het beheren van documentmachtigingen.
• Wat: Dit houdt in dat de toegang tot het document binnen een aangewezen opslagplaats wordt georganiseerd en beveiligd.
• Wanneer: Dit gebeurt na de definitieve goedkeuring van het projecthandvest.
• Waar: Het document wordt opgeslagen in een documentopslagplaats of documentbeheersysteem.
• Hoe: Toegangsrechten worden toegepast op basis van rollen, zodat het document beveiligd is en relevante belanghebbenden toegang hebben wanneer dat nodig is.

Lees onze diepgaande uitleg over workflowmapping en digitale workflows voor meer informatie over het implementeren van een efficiënte workflow voor documentgoedkeuring.

Hulpmiddelen voor workflowprocessen voor documentgoedkeuring

Je kunt verschillende soorten technologie gebruiken om documentworkflows te ondersteunen, variërend van eenvoudige softwareoplossingen voor workflowbeheer tot geavanceerdere systemen op ondernemingsniveau. 

Hier zijn enkele voorbeelden:

• DMS: DMS-platforms, goedkeuringssoftware en software voor documentbeheer bieden gecentraliseerde opslagplaatsen voor het opslaan, ordenen en beheren van documenten. Ze bevatten vaak functionaliteit voor versiebeheer, toegangsbeheer, het toevoegen van metagegevens en zoekmogelijkheden.
• Software voor workflowautomatisering: Met software voor workflowautomatisering kun je documentworkflows ontwerpen, stroomlijnen en automatiseren. Je kunt aangepaste workflows maken met vooraf gedefinieerde stappen, regels en triggers voor het doorsturen en goedkeuren van documenten.
• Oplossingen voor elektronische ondertekening: Software voor elektronische ondertekening is een type documentgoedkeuringssysteem dat digitale handtekeningen mogelijk maakt, waardoor fysieke documenten niet meer hoeven te worden afgedrukt, gescand en opgestuurd. Integreer deze systemen met documentworkflows om elektronische ondertekening en goedkeuringsprocessen binnen digitale beheersystemen te versnellen. Als je je zorgen maakt over de kosten, is dit een categorie met veel opties voor gratis software voor elektronische ondertekening.

Lees hier meer over BPM versus workflows.

6 slimme trucs voor documentworkflows

Hier zijn mijn sluwe trucjes voor workflows voor documentgoedkeuring.

1. Automatiseer meldingen: Door automatische meldingen in te stellen, zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is wanneer documenten klaar zijn voor beoordeling, deadlines naderen of er wijzigingen zijn aangebracht. Zo blijft niemand in het ongewisse en kan iedereen op tijd bijdragen.
2. Stel een voorwaardelijke workflow voor documentroutering in: Laat de route van je documenten (dus welke documenten naar welke personen gaan) afhangen van hun onderwerp of van degene die ze moet goedkeuren. Als het bijvoorbeeld om een document met een groot budget gaat, wordt het automatisch ter goedkeuring naar beoordelaars op hoog niveau gestuurd.
3. Parallelle beoordelingen: Wacht niet langer tot de ene persoon klaar is voordat de volgende kan beginnen. Bij een parallelle beoordeling kunnen verschillende teamleden tegelijkertijd verschillende onderdelen behandelen. Dit verkort de beoordelingscycli en versnelt documentgoedkeuringsprocessen.
4. Documentsjablonen: Gestandaardiseerde sjablonen zijn je beste vriend. Gebruik ze voor consistentie in alle documenten en zie hoe veel gemakkelijker het voor iedereen wordt om documenten op te stellen. (PS: je vindt sjablonen voor belangrijke projectdocumenten in onze bibliotheek voor DPM-leden.)
5. Versiebeheer: Integreer je workflows met versiebeheer om automatisch bij te houden wie wat wanneer heeft gedaan. Je hoeft niet langer te raden of je met de meest recente versie werkt.
6. Back-upgoedkeuring: Sta goedkeurders toe hun goedkeuringsbevoegdheid te delegeren aan aangewezen vervangers wanneer ze niet beschikbaar zijn. Dit voorkomt vertragingen in het goedkeuringsproces en zorgt voor continuïteit in je documentworkflows.

3 veelgemaakte fouten die je moet vermijden

1. Onvoldoende beveiliging:  Het verwaarlozen van de juiste machtigingen of het verlenen van toegang aan onbevoegde partijen kan leiden tot ernstige inbreuken en mogelijk gevoelige bedrijfsinformatie in gevaar brengen. Zorg ervoor dat je afhankelijkheden in kaart brengt en beoordelaars aanwijst voordat je de werkstroom start. Met een DMS kun je dit snel doen; leg het anders vast en houd het nauwlettend in de gaten.
2. Onderschatting van werkstroommonitoring: Als je de werkstroom niet beoordeelt, verfijnt en documenteert, kan dit leiden tot fouten en verwarring bij belanghebbenden, teamleden en klanten. Regelmatige monitoring en verbetering zorgen ervoor dat je efficiëntie en duidelijkheid van de werkstroom behoudt.
3. Juiste opslag: Hierdoor kunnen jij en je team definitief goedgekeurde documenten gemakkelijk terugvinden. Door bedrijfsbreed een gestructureerde procedure voor documentopslag en archivering op te stellen en te communiceren, zorg je ervoor dat iedereen gemakkelijk toegang heeft en minder tijd kwijt is aan zoeken.

Wat nu?

Geïnteresseerd in netwerken met andere digitale projectmanagers om bronnen en expertise uit te wisselen? Word vandaag lid van onze ledencommunity en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden. Maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.