4 beste methoden voor resourcetoewijzing in projectmanagement
In theorie klinkt middelenbeheer eenvoudig: deel een project op in taken, wijs de benodigde middelen toe om elke taak uit te voeren, en voilà—je hebt het project afgerond! In de praktijk verloopt echter nooit alles precies volgens plan.
Teamleden moeten hun tijd vaak verdelen over meerdere projecten, werknemers zijn weleens ziek en taken duren langer dan geschat—dit zijn slechts enkele van de valkuilen die de tijdlijn van een project kunnen bedreigen.
Er is meer dan één methode die je kunt gebruiken om tegenslagen tot een minimum te beperken en te beheersen, en software voor middelenallocatie helpt enorm om je proces voor middelenallocatie aanpasbaar te houden en projectfalen te voorkomen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 belangrijke methoden voor middelenallocatie
Inzicht in technieken voor middelenbeheer is essentieel voor het ontwikkelen van effectieve strategieën voor het beheren van meerdere projecten. Zonder verder oponthoud volgen hier 4 methoden voor middelenallocatie die je kunt gebruiken om middelen en je projecten te beheren.
1. De kritieke-pad-methode
De kritieke-pad-methode (CPM) is een proactieve strategie om een project binnen de tijdsbeperkingen te houden. De CPM berekent de vroegst en laatst mogelijke start- en eindtijden van een project door ervan uit te gaan dat:
- Sommige taken in een project afhankelijk zijn van andere taken, en
- De eerste taak vroeg genoeg moet worden gestart om de resterende taken vóór de gewenste deadline af te ronden
De langste keten van afhankelijke taken in een project vertegenwoordigt de taken met de hoogste prioriteit die deel uitmaken van het zogenaamde kritieke pad. Van taken buiten het kritieke pad wordt gezegd dat ze speling hebben; ze kunnen worden uitgesteld zonder de projectduur te verlengen.
Door vóór de start van een project een duidelijke prioriteitsvolgorde voor taken vast te leggen, ondersteunt de CPM een efficiënte middelenplanning. De methode maakt ook nauwlettende monitoring en eenvoudige aanpassingen tijdens het project mogelijk, zodat de tijdlijn op schema blijft.
Ondanks de optimalisatie van tijdbeheer is een kritiekpunt op de CPM dat deze geen multitasking toestaat. Terwijl het kritieke pad wordt uitgevoerd, kan het team niet verdergaan met projecttaken die buiten het kritieke pad vallen. Hoewel dit betekent dat er op een bepaald moment minder middelen worden ingezet, betekent het ook dat deze middelen langer beschikbaar moeten zijn.
2. De kritieke-ketenmethode
De kritieke-ketenmethode (CCM) is een nieuwere techniek voor projectplanning die is voortgekomen uit de CPM, met enkele belangrijke verschillen. Terwijl de CPM een projectplanning opstelt op basis van taakafhankelijkheid, past de CCM de planning aan om rekening te houden met beperkingen van middelen. Daarom kan de methode zelfstandig of in combinatie met de CPM worden gebruikt.
De CCM legt ook niet dezelfde nadruk op het vinden van een optimale oplossing als de CPM. Bij de CCM is het goed genoeg als het werk wordt uitgevoerd. In ruil voor perfectie pakt de CCM echter de kritiek op multitasking bij de CPM aan en biedt de methode meer ruimte voor tegenslagen.
Om rekening te houden met de beschikbaarheid van middelen, neemt de CCM buffertijd op als onderdeel van de totale projectduur. Deze buffers helpen op meerdere manieren om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid:
- De projectbuffer voegt tijd toe tussen het moment waarop het project wordt afgerond en de beoogde einddatum, om eventuele vertragingen op te vangen.
- Voedingsbuffers zijn extra tijd aan het einde van niet-kritieke ketens die de kritieke keten speling kunnen geven (bijvoorbeeld door een respijtperiode toe te voegen om rekening te houden met feestdagen).
- Een middelenbuffer wordt aan het begin van de kritieke keten geplaatst, zodat er tijd is om de benodigde middelen te verzamelen voordat de kritieke keten begint.
- Een capaciteitsbuffer houdt extra middelen achter de hand om vertragingen bij onverwachte problemen te voorkomen. Omdat dit het budget verhoogt, wordt deze buffer echter minder vaak gebruikt dan de andere soorten buffers.
Hoewel de CCM is ontwikkeld om het gebruik van middelen te stroomlijnen, vergemakkelijkt het gebruik van buffers ook de monitoring van middelen. Als de projectmanager merkt dat taken langer duren dan gepland en de beschikbare buffers aanspreken, kan die plannen hoe het project kan worden bijgestuurd en voorkomen dat de einddatum wordt uitgesteld.
3. Middelenegalisatie
Ondanks methoden zoals het kritieke pad en de kritieke keten, die de efficiëntie optimaliseren en extra tijd bieden om met tegenslagen om te gaan, moet soms het projectplan worden gewijzigd.
Bij resource-nivellering past de projectmanager de projectplanning aan, inclusief de begin- en einddatums, op basis van de beschikbaarheid van resources. Resource-nivellering is nuttig omdat het de vraag vermindert en werknemers beschermt tegen overbelasting die tot een burn-out kan leiden. Het geeft het projectteam ook de tijd om resources efficiënter toe te wijzen op basis van wie het meest geschikt is om het werk uit te voeren, in plaats van zich haastig en zonder plan in te spannen om alles gedaan te krijgen.
Er zijn verschillende technieken voor resource-nivellering. Bereken eerst hoeveel werk teamleden zullen uitvoeren op basis van hun capaciteit. Vergelijk vervolgens het aanbod met de vraag. Zijn teamleden met de vereiste vaardigheden om projecttaken uit te voeren beschikbaar op het moment dat je ze nodig hebt? Als de beschikbaarheid van resources niet overeenkomt met de vraag, plan de taak dan op een ander moment in (na dit uiteraard met je projectstakeholders te hebben afgestemd!).
Hoewel resource-nivellering in theorie geweldig klinkt, is het in de praktijk niet altijd haalbaar. Slechts bepaalde soorten projecten hebben flexibele einddatums. Bovendien kan resource-nivellering soms hogere kosten met zich meebrengen.
4. Resourcespreiding
In tegenstelling tot resource-nivellering probeert resourcespreiding de vraag te verminderen binnen de gegeven tijdsbeperkingen. Bij resourcespreiding past de projectmanager de resourceplanning en toewijzing naar behoefte aan en worden in sommige gevallen extra resources ingezet om het werk af te krijgen.
Efficiënte projectmanagementstrategieën zijn cruciaal voor een juiste toewijzing van resources en het behalen van projectdoelen.
Als projectmanager heb je waarschijnlijk al aan resourcespreiding gedaan zonder dat je het besefte — bijvoorbeeld door een meer ervaren persoon in te schakelen die het projectwerk in minder tijd kan uitvoeren. Het gebruik van een tool voor resourceplanning kan helpen dit proces te stroomlijnen.
Stappen voor een effectieve toewijzing van resources
In de praktijk zul je waarschijnlijk binnen één project een combinatie van benaderingen voor resourcetoewijzing gebruiken. Volg deze stappen om resourcetoewijzing effectief toe te passen:
1. Maak een resourcebeheerplan voor het project
Een resourcebeheerplan voor het project beschrijft de volledige strategie voor resourcetoewijzing, het opstellen van een resourcekalender en een resource-uitsplitsingsstructuur, en het gebruik van resources tijdens een project. Dit omvat gehuurde apparatuur en faciliteiten, aangeschafte materialen en, het allerbelangrijkst, teamleden.
Ik raad aan het resourceplan te delen met iedereen die erbij betrokken is. Goede communicatie kan problemen zoals concurrentie om resources helpen voorkomen, vooral wanneer het gaat om overmatig toegewezen of overbelaste werknemers.
Je kunt resourceplannen aanpassen aan je prioriteiten, zodat je alles kunt bijhouden wat je gedurende de levenscyclus van het project nodig hebt. Bovendien verbeteren ze de verantwoordingsplicht en het moreel van het team.
2. Gebruik resourcebeheersoftware
Net als plannen voor middelenbeheer helpt software voor middelenbeheer projectmanagers om alles bij te houden wat ze nodig hebben—wat vooral belangrijk is als je toezicht houdt op meer dan één project! Je kunt software voor middelenbeheer ook gebruiken naast je projectmanagementplan.
Er zijn veel verschillende opties voor software voor middelenbeheer beschikbaar, waaronder tools die zich richten op prognoses, planning en het bijhouden van gegevens. Bekijk onze lijst met de beste software voor middelenbeheer. Ik heb iets opgenomen voor elk budget en elk vaardigheidsniveau.
Lees hier meer over het kiezen van de juiste software voor middelenbeheer.
3. Maak gebruik van visuele hulpmiddelen
Een werkstructuur voor de uitsplitsing van werkzaamheden beschrijft en definieert de resultaten en activiteiten van een project. Door taken weer te geven in een gemakkelijk te volgen schema, kun je de verantwoordelijkheden binnen je team verduidelijken en laten zien hoe elk projectonderdeel samenkomt voor een succesvolle oplevering.
Gebruik WBS-software of een sjabloon voor een werkstructuur voor de uitsplitsing van werkzaamheden om dit visuele hulpmiddel te maken en de projectstroom en volgorde van de taken te demonstreren. Je kunt ook een Gantt-diagram gebruiken om taken met vastgelegde begin- en eindtijden bij te houden.
Lees hier meer over visualisaties voor middelenplanning.
4. Pas op voor snelkoppelingen
Er zijn andere methoden voor de toewijzing van middelen, zoals versneld uitvoeren en het inkorten van de planning. Hoewel deze soms noodzakelijk zijn, brengen ze hoge kosten met zich mee. Versneld uitvoeren kan het risico voor middelen vergroten en de kwaliteit van het eindproduct verlagen. Bovendien werkt versneld uitvoeren niet wanneer taken elkaar overlappen.
Bij het inkorten van de planning richt je de inspanningen op de kritieke taken en voeg je alternatieve middelen toe om deze te voltooien. Dit verhoogt het budget en kan andere projecten vertragen die door deze middelen worden ondersteund. Als je het compromis accepteert, is het inkorten van de planning echter een manier om de doorlooptijd van een project te verkorten.
Vind hier meer modellen voor de toewijzing van middelen. Een stapsgewijs voorbeeld van de toewijzing van middelen kan laten zien hoe het bredere proces in de praktijk werkt.
Wat nu?
Op zoek naar meer tips van experts over de toewijzing van middelen? Word lid van DPM om deel te nemen aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers!
