En nybegynnerveiledning til programvare for arbeidsflytstyring
Hvis du er her, må det bety at du er nysgjerrig på hvordan du kan effektivisere prosesser i organisasjonen din. Dessuten ser du etter et verktøy som kan hjelpe deg med det, slik at du endelig kan bli kvitt alle Excel-regnearkene, post-it-lappene og andre kreative måter du har utviklet for å holde kontroll på prosessene dine frem til nå. Derfor skal vi sammen utforske hva programvare for arbeidsflytstyring er, og noen av fordelene med den.
Men før vi begynner å svare på spørsmålet om hva programvare for arbeidsflytstyring er, skal vi se på konteksten. Arbeidsflytprogramvare er viktig i dag, og markedsverdien viser det (anslått til $10.5M USD). Dette markedet forventes å vokse med nesten $14M USD mellom 2023 og 2028.
Hvorfor vokser det? Hovedsakelig fordi selskaper har bestemt seg for å la roboter vinne denne gangen og overgitt seg til automatiseringens kraft. Nå begynner vi å snakke om arbeidsflytstyring!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kort sagt er arbeidsflytstyring en iterativ prosess for optimalisering av arbeidsflytkvalitet. Klart som gjørme? For å gjøre det tydeligere begynner jeg med det grunnleggende og forteller deg hva en arbeidsflyt er.
Hva er en arbeidsflyt?
En arbeidsflyt er en serie trinn som representerer rekkefølgen som skal følges for å fullføre en aktivitet. I motsetning til en forretningsprosess, som er lineær, inneholder en arbeidsflyt betinget logikk for å ta beslutninger underveis, noe som kan føre til at arbeidsflytprosessen følger ulike veier.
Den tradisjonelle måten å representere en arbeidsflyt på er ved hjelp av et flytskjema, og mange programvareverktøy kan hjelpe deg med å lage flotte diagrammer fra maler eller fra bunnen av. Forventningen er at du skal transformere manuelle prosesser til ulike arbeidsflyter med gjentakbare trinn som kan følges for å skape forutsigbare resultater.
Eksempler på arbeidsflyter er:
- Dokumenthåndtering eller godkjenning av markedsføringsmateriell
- Introduksjon av ansatte
- Ruting av godkjenning av reiseforespørsler eller godkjenning av utgifter
Flytskjemaprogramvare har vanligvis et brukervennlig grensesnitt med dra-og-slipp-funksjonalitet som lar deg bygge tilpassede arbeidsflyter i et miljø uten kode. I tillegg tilbyr den samarbeidsfunksjoner slik at dere kan samskape i sanntid. Dessuten integreres programvare for prosessarbeidsflyt ofte med disse verktøyene, slik at overgangen fra visuell planlegging til gjennomføring og sporing i et samlet system blir sømløs. Disse prosessene innebærer ofte kompleks dokumenthåndtering, noe som gjør implementering av et dokumenthåndteringssystem avgjørende for strukturerte godkjenninger, versjonskontroll og sikkert samarbeid.
Nå er det viktig å merke seg at arbeidsflyter, på grunn av de forgrenede veiene sine, kan bli komplekse når flere beslutninger og flere teammedlemmer inngår i arbeidsflyten. Denne kompleksiteten er nettopp det arbeidsflytstyring forsøker å håndtere, ofte ved hjelp av programvare for arbeidsflytstyring i virksomheter som kan håndtere innfløkte prosesser, automatisere oppgaver og sikre sømløst samarbeid på tvers av store team.
Hva er arbeidsflytstyring?
Arbeidsflytstyring er en praksis som innebærer å kartlegge arbeidsflytene dine, følge dem opp og til slutt optimalisere dem gjennom integrasjon eller automatisering, eller begge deler.
Integrasjoner av arbeidsflyter innebærer vanligvis å koble sammen ulike apper for å utveksle informasjon. Disse integrasjonene kan settes opp manuelt ved hjelp av et API, men også ved hjelp av tredjepartsprogramvare som Zapier.
Automatisering av arbeidsflyter krever en type programvare kalt programvare for arbeidsflytautomatisering som lar deg angi forretningsregler som styrer informasjonsflyten. Disse verktøyene for arbeidsflytautomatisering kan gjøre repetitive oppgaver om til forutsigbare, automatiserte prosesser som sparer deg for tid og penger.
Arbeidsflytstyring er syklisk, noe som betyr at hver gang du effektiviserer en arbeidsflyt, kartlegger du den på nytt og begynner deretter å følge den opp igjen frem til neste optimalisering. Dette handler om å hele tiden strebe etter forbedring. Et verktøy for arbeidsflytstyring hjelper deg med denne sykliske oppgaven.
Les mer om de ulike typene arbeidsflytstyring her.
Hva er programvare for arbeidsflytstyring?
Programvare for arbeidsflytstyring er et program som vanligvis er en del av et prosjektstyringsverktøy, og som kan hjelpe deg med å administrere teamets arbeidsflyter. Du kan spore ulike prosjektarbeidsflyter ved hjelp av dashbord, opprette eller optimalisere arbeidsflyter ved hjelp av visninger for oppgavehåndtering, som Kanban eller tidslinje, definere avhengigheter og identifisere forbedringer.
Et system for arbeidsflytstyring finnes vanligvis i tre varianter.
Typer programvare for arbeidsflytstyring
Lokalt installert
En lokal installasjon betyr at programvaren ligger på maskinvaren din, og at du blir ansvarlig for vedlikeholdet. Selv om dette alternativet gir sikkerhetsmessige fordeler, betyr det også at du bruker mer penger, ettersom du må vedlikeholde både programvare og maskinvare.
Skybasert
I dag er skybasert arbeidsflytprogramvare det vanligste alternativet. Denne typen distribusjon betyr at du bruker leverandørens ressurser, inkludert maskinvare og skylagring. Tenk på et hvilket som helst SaaS-verktøy du bruker i dag, for eksempel en CRM, programvare for tidsregistrering, programvare for dokumentarbeidsflyt eller programvare for dokumentkontroll.
Hybrid
En hybrid distribusjon betyr at du lagrer informasjonen din på ulike steder, avhengig av virksomhetens drift og mål. Informasjon som er mer kritisk for virksomheten, lagres i skyen din, mens mindre kritiske ressurser lagres hos leverandøren. Dette er et godt alternativ for detaljerte tillatelser og tilgangskontroll.
Vanlige funksjoner i programvare for arbeidsflytstyring
Her er noen av de viktigste funksjonene i programvare for arbeidsflytstyring.
- Oppgavehåndtering. Uavhengig av hvilken prisplan for arbeidsflytprogramvaren du velger, inneholder det meste av programvaren for prosjektarbeidsflyt funksjoner for oppgavehåndtering. Visninger for oppgavehåndtering, som listevisninger, er vanligvis inkludert i grunnleggende planer og tilbyr tilpassbare felt, slik at du kan spore de viktigste måleverdiene for deg.
- Prosessautomatisering. Som nevnt bidrar automatisering til å optimalisere arbeidsflyter, hovedsakelig ved å muliggjøre automatisk utførelse av oppgaver. En annen fordel med prosessautomatisering er at den sender varsler til interessenter når det kreves menneskelig medvirkning. Du kan også se etter spesifikk programvare for prosessautomatisering.
- Rapportering og analyse. Alle verktøy for arbeidsflytstyring har en rapporteringsmodul. Denne hjelper deg med å spore KPI-er og sikre at arbeidsflytene dine leverer som forventet. Rapportering kan også hjelpe deg med å identifisere flaskehalser og når du må følge opp.
- Integrasjonsmuligheter. Integrasjoner utvider arbeidsflytens rekkevidde ved å koble sammen flere apper og muliggjøre informasjonsutveksling mellom dem.
- Brukervennlig grensesnitt. Husk at arbeidsflyter kan bli komplekse når flere variabler spiller inn. Derfor fokuserer disse verktøyene på å gi deg en god brukeropplevelse, slik at du ikke blir distrahert når du prøver å finne ting i verktøyet. Microsoft Visio er et godt eksempel på dette.
Fordeler med programvare for arbeidsflytstyring
Fordelene med programvare for arbeidsflytstyring inkluderer:
- Økt produktivitet
- Forbedret samarbeid
- Strømlinjeformede prosesser
- Styrket ansvarlighet og åpenhet
Mange av disse fordelene forsterkes når du bruker beste praksis for dokumenthåndtering, som sikker skylagring, tilgangskontroller og retningslinjer for oppbevaring, spesielt hvis arbeidsflytene dine omfatter dokumentasjon med omfattende krav til samsvar.
Eksempler på de beste programvarene for arbeidsflytstyring
Her er noen verktøy som kan hjelpe deg med å administrere arbeidsflyter. Hvis du vil ha mer informasjon om noen av verktøyene på denne listen, finner du den i listen vår over den beste programvaren for arbeidsflytstyring.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Flere av disse plattformene bruker også AI til automatisering og orkestrering, funksjoner som blir stadig vanligere i programvare for AI-basert arbeidsflytstyring.
