Hva er en ressursstyringsplan & hvordan lager du en

Den identifiserer hvilke ressurser som trengs, når de trengs, og hvordan de skal brukes gjennom hele prosessen for prosjektressursstyring. Ressurser kan omfatte teammedlemmer, budsjett, utstyr, materialer og andre eiendeler som er underlagt ressursstyring i prosjektet.

Hvorfor er ressursstyringsplaner viktige?

En ressursstyringsplan forhindrer den dyreste typen prosjekt-overraskelse: å oppdage for sent at personene, budsjettet eller utstyret du planla med, faktisk ikke er tilgjengelig. Her er hva en god plan gjør for deg:

• Gjør tidsplanene dine realistiske. En tidsplan som er basert på faktisk tilgjengelighet, i stedet for på hvem som i teorien burde ha kapasitet, gir deg en nøyaktig prosjektplan som du kan bruke til å avstemme forventningene til interessentene. Det er mye enklere å love en dato når du vet at teamet kan overholde den.
• Beskytter teamet ditt mot utbrenthet. Når du kan se hvor mye arbeid hver person allerede har, kan du fordele belastningen rettferdig i stedet for å legge alt på den som er mest pålitelig. Det er en viktig ferdighet innen ressursstyring, og det hjelper deg med å beholde menneskene du trenger i neste prosjekt.
• Gjør estimatene og marginene dine mer presise. Når du vet hvem som utfører arbeidet, og til hvilken sats, blir prosjektestimatene mer nøyaktige, og det blir enklere å fordele ressurser innenfor budsjettet. Det viser også tidlig om du trenger en frilanser eller en midlertidig ansatt, mens dette alternativet fortsatt er rimelig.
• Gir alle det samme bildet av arbeidet. Når planen er tilgjengelig for prosjektledere, ressursforvaltere og teammedlemmer, kan alle se hvem som er booket til hva. Det gjør det mye enklere å planlegge ressursene på tvers av prosjekter uten overlappende krav på de samme personene.
• Holder prosjektet i bevegelse mellom fasene. Når alle vet hva som kommer, og når det skjer, finner overleveringene fra design til utvikling og videre til QA sted til riktig tid. Ingen bruker to dager på å vente på noen som ikke visste at det var deres tur.
• Støtter bedre beslutninger når ting endrer seg. En plan som holdes oppdatert sammen med prosjektstyringsplanen din, betyr at du baserer beslutningene på oppdatert informasjon når prioriteringene endres, i stedet for på forrige måneds regneark. Det gjør det også mulig å planlegge ressurser på tvers av flere prosjekter samtidig.

Mal for ressursstyringsplan [Last ned]

Dette fordelingsregnearket gjør det enkelt å holde oversikt over timesatsene for teammedlemmene dine og de tilknyttede kostnadene. Det er i Google Sheets-format, men du kan enkelt importere en kopi til Excel hvis du foretrekker det. Velg Fil og deretter enten «Lag en kopi» eller «Last ned».

Hva bør en ressursstyringsplan inneholde?

En nyttig ressursstyringsplan dekker disse grunnleggende punktene:

• Ressursdata: List opp alle personer og alt annet som er tilgjengelig for prosjektet, inkludert navn, roller, ferdigheter, ansiennitet, timesatser og tidssoner. Ta også med utstyr, programvarelisenser og innleide konsulenter, ikke bare ansatte.
• Ressurstilgjengelighet: Vis hvor mye tid hver person faktisk kan bruke på prosjektet etter at du har trukket fra fravær, helligdager, faste møter og andre prosjektforpliktelser. En person som står oppført som heltidsansatt på papiret, har kanskje bare tre dager i uken å tilby.
• Ansvarsfordeling: Definer hvem som eier hver oppgave, leveranse og godkjenning. Et RACI-diagram er en rask måte å vise hvem som er ansvarlig, har beslutningsansvar, skal konsulteres og skal informeres.
• Ressursestimater: Beregn hvor mange timer, hvilke ferdigheter, verktøy og materialer hver arbeidsdel krever. Her oppdager du kompetansegap og avgjør om du bør ansette, sette ut arbeidet eller gi opplæring.
• Tidslinjer: Kartlegg når hver ressurs trengs og hvor lenge, fordelt på faser eller milepæler. Dette viser når du trenger en spesialist i to uker i den tredje måneden, i stedet for gjennom hele prosjektet.
• Budsjett: Beregn kostnadene for ressursene dine, inkludert timer multiplisert med sats, honorarer til innleide og verktøy. Sett av en reserve slik at ett dårlig estimat ikke sprenger budsjettet.
• Avhengigheter: Noter hvilke oppgaver som ikke kan starte før andre er ferdige, og hvilke oppgaver bare én bestemt person kan utføre. Disse avhengighetene til enkeltpersoner er de største risikoene dine, så marker dem tidlig.
• Ressursdiagrammer: Bruk histogrammer eller kapasitetsdiagrammer til å visualisere arbeidsbelastningen over tid, slik at overbelastning blir synlig før det blir et problem. De fleste verktøy for prosjektplanlegging genererer disse automatisk.
• Alternativer: Registrer reservealternativene dine, for eksempel et nettverk av frilansere, en annen kombinasjon av juniorer og seniorer eller omfang du kan redusere. På den måten har du allerede en plan B hvis en viktig ressurs faller bort.

Slik lager du en ressursstyringsplan

De fleste ressursplaner mislykkes fordi de hopper over trinn, ikke fordi de gjør ett av dem feil. Prosjektlederen går rett fra «hva trenger vi» til «hvem er ledig», fordeler arbeidet og oppdager kapasitetsproblemet tre uker senere.

De seks trinnene nedenfor forhindrer dette. Du definerer ressursbehovene, vurderer teamets kapasitet, fordeler ressursene, estimerer innsatsen sammen med personene som skal utføre arbeidet, og overvåker deretter arbeidsbelastningen samt følger opp og justerer etter hvert som prosjektet gjennomføres. Se på trinn 2 til 4 som en sløyfe, ikke som en rett linje. Når personene du har tildelt, gir deg sine estimater, må du kontrollere tallene mot kapasiteten på nytt før du låser noe.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Definer ressursbehovene

Start med prosjektomfanget, budsjettet og arbeidsnedbrytningsstrukturen. For hver leveranse lister du opp rollene, ferdighetene, verktøyene og materialene som kreves. Beskriv behovene ut fra ferdigheter, ikke navn. «Senior frontendutvikler med erfaring innen tilgjengelighet» er et behov, mens «Sam» er en antakelse. Hvis du begynner med navn, ender du med å forme prosjektet rundt den som er ledig, i stedet for å bemanne det ut fra det arbeidet faktisk krever.

2. Vurder teamets kapasitet

Før du fordeler noe, må du finne ut hvor mye tid hver person faktisk kan bruke på prosjektet. Sjekk nåværende arbeidsbelastning, planlagt fravær, helligdager og forpliktelser til andre prosjekter. Et verktøy for ressursplanlegging gjør dette mye raskere enn å kontakte folk én etter én. Vær forsiktig med alle som beskrives som «i praksis ledige». Det betyr vanligvis at de er mellom tidsfrister i et annet prosjekt, ikke at de faktisk er tilgjengelige.

3. Fordel ressursene

Match behovene fra trinn 1 med tilgjengeligheten fra trinn 2, basert på ferdigheter, erfaring og kostnader. Bruk de erfarne medarbeiderne dine der vurderingsevnen deres er viktigst, og gi juniorer oppgaver de kan utvikle seg gjennom. For eksempel kan en juniordesigner produsere ressursene, mens en erfaren designer gjennomgår de endelige leveransene. Unngå så langt det er mulig å gjøre én person til den eneste som kan utføre en kritisk oppgave. Sett personer sammen eller dokumenter arbeidet, slik at du har en reserve.

4. Beregn arbeidsinnsats

Nå som du vet hvem som skal utføre arbeidet, bør du be disse personene beregne arbeidsinnsatsen. Tallene deres vil være mer nøyaktige enn dine, og folk er mer forpliktet til tidsfrister de har vært med på å sette. Be om et optimistisk, mest sannsynlig og pessimistisk estimat for alt som er usikkert, og sammenlign disse tallene med faktiske timer fra lignende tidligere prosjekter. Hvis estimatene overstiger kapasiteten du fant i trinn 2, går du tilbake til trinn 2 og 3. Juster tidsplanen, hent inn hjelp eller reduser omfanget nå, mens dette fortsatt kan diskuteres rolig.

5. Følg med på arbeidsbelastningen

Når arbeidet begynner, bør du gjennomgå utnyttelsesgradene minst ukentlig for å oppdage hvem som er overbelastet eller ikke utnyttes nok. Ikke planlegg med noen på 100 % kapasitet. Møter, administrasjon, revisjoner og uventede forespørsler vil uansett fylle den tiden. De fleste team planlegger med 70 til 80 % av tilgjengelige timer, noe som gir rom for det uventede uten at folk blir sittende uten oppgaver. Når den samme personen er overbooket to uker på rad, bør du behandle det som et planleggingsproblem som må løses, ikke som et enkelttilfelle.

6. Følg opp og juster

En ressursplan er et arbeidsverktøy, ikke et dokument du arkiverer og glemmer. Oppbevar den i programvare for ressursstyring eller programvare for kapasitetsplanlegging, slik at alle ser den samme versjonen, og oppdater den når omfang, prioriteringer eller tilgjengelighet endres. Sammenlign planlagte timer med faktiske timer underveis. Dette avviket er de mest nyttige dataene du får, fordi det viser hvor mye du bør justere estimatene dine i neste prosjekt.

Eksempler på ressursstyringsplaner

Ressursstyringsplaner er spesifikke dokumenter som finnes i ulike former, vanligvis i en programvareapplikasjon eller et Excel-dokument.

Ressursplan i et Gantt-diagram

Her er et eksempel på hvordan ressursplanen din kan se ut som et Gantt-diagram. I stedet for å ha oppgavenavn langs den vertikale aksen bruker du navnene på teammedlemmene. Stolpene viser hvilke oppgaver teammedlemmene skal arbeide med, vanligvis målt i dager. Se vår mal for prosjektplan i Gantt-diagram for å få hjelp til å visualisere hele tidsplanen for prosjektet ditt.

Ressursplan i et regneark

Et annet eksempel er regnearket nedenfor. Dette er en lignende tilnærming som den som brukes i fordelingsregnearket i maldelen og i andre maler for ressursplanlegging. Her følger du med på teammedlemmenes timer og timesatser, slik at du kan se hvordan du ligger an i forhold til budsjettet.

Dette kan hjelpe deg med å ta beslutninger om hvilke teammedlemmer som skal arbeide med prosjektet og hvilke oppgaver de skal utføre (for eksempel kan du velge en designer med lavere timesats for prosjekter med mindre budsjett).

Beste praksis for ressursstyringsplaner

Her er noen beste praksiser for ressursplanlegging du bør ha i tankene når du utarbeider planen din.

1. Ta hensyn til budsjettet

Hvis ressursene i praksis er ubegrensede i prosjektet ditt, kan du tildele ressurser til oppgaver med vekt på «å få det gjort», i stedet for å være sparsommelig med ressursene for å holde budsjettet nede.

Hvis prosjektbudsjettet ditt er strammere, må du fordele oppgaver til ressurser og bruke en mer konservativ tilnærming til ressursfordeling. Du må også følge bedre med på utnyttelsen. Det finnes en rekke utnyttelsesmålinger som er nyttige for å forstå om ressursene er fullt ut optimalisert.

2. Ta vare på tidligere ressursplandata for analyse

Det å lagre data fra tidligere eller lignende prosjekter gjør det enklere å planlegge prosjektressurser for fremtidige prosjekter. Tidligere data bør registreres og analyseres, inkludert endringer som er gjort, omfordeling av ressurser, oppgaver og tidsbruk.

3. Bruk programvare for ressursstyring

Gode verktøy for ressursstyring gir hele teamet bedre tilgjengelighet og muligheter for samarbeid. Selv om regneark kan være et kostnadseffektivt alternativ for å følge med på ressurser, er det ikke alltid det beste alternativet for større team. Hvis du trenger et rimelig alternativ, finnes det mange gratis verktøy for ressursstyring eller programvare for ressursstyring med åpen kildekode på markedet.

Verktøy for ressursplanlegging

Programvare for ressursfordeling kan også bidra til å håndtere noen av de vanlige utfordringene ved ressursplanlegging ved å:

• Legge til rette for kommunikasjon i appen, slik at du kan følge med på teamkommunikasjon og endringer i planene
• Gi oppdateringer og endringer i sanntid
• Spare virksomheten din for å måtte ta i bruk egendefinerte diagrammer eller kostbare ERP-systemer

Her er listen min over den beste programvaren for ressursstyring som kan hjelpe deg med å komme i gang med søket:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Scoro — Best for forecasting team utilization
5. 5. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
6. 6. Saviom — Best for resource planning & capacity management
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

Vanlige utfordringer ved ressursplanlegging

Selv godt utarbeidede ressursplaner støter på de samme problemene. Slik unngår du de vanligste:

Utfordring	Slik unngår du den
Prosjekter som konkurrerer om de samme personene	Ha én felles oversikt over fordelingen på tvers av prosjekter, og bli enige med ledelsen om prioriteringsregler slik at konflikter avgjøres etter en regel, ikke av den som eskalerer saken høyest.
Overdrevent optimistiske estimater	La personene som skal utføre arbeidet, estimere det, sammenlign tallene deres med faktiske tall fra tidligere prosjekter, og legg inn en reserve for alt som er nytt.
Planlegging med 100 % kapasitetsutnyttelse	Planlegg med 70–80 % av de tilgjengelige timene, siden møter, administrasjon og støttearbeid alltid tar opp resten.
Tilgjengelighet du ikke kan se	Koble planen til teamets fraværskalender, og spør hver person om andre forpliktelser før du tildeler arbeid.
Enkeltstående feilpunkter	Lær opp flere personer i kritisk arbeid eller sett dem sammen i par, og dokumenter arbeidet før den eneste personen som kjenner det, blir syk eller slutter.
Omfangsendringer som ikke tar hensyn til ressurser	Krev at alle endringsforespørsler viser hvilken innvirkning de har på ressurser og tidsplan, før de godkjennes.
En plan som blir utdatert	Gi planen en eier og en fast oppdateringsplan, og oppbevar den i et verktøy hele teamet har tilgang til og kan redigere.
Utbrenthet som ingen legger merke til	Fastsett terskler for utnyttelse som utløser en gjennomgang, og omfordel arbeidet så snart noen er overbooket to uker på rad.

Slik velger du riktig verktøy for ressursstyring

En ressursplan er bare så god som verktøyet den ligger i. Hvis planen din bare ligger i et regneark som én person kan redigere, blir den utdatert. Hvis verktøyet ditt ikke kan vise fordelinger på tvers av prosjekter eller kobles til fraværskalenderen, vil du ikke se konfliktene før de fører til forsinkelser.

Før du bestemmer deg for ett av verktøyene ovenfor, bør du lese veiledningen vår om hvordan du velger programvare for ressursstyring. Den tar for seg hvilke funksjoner du bør prioritere, når et dedikert verktøy for ressursstyring er mer hensiktsmessig enn den eksisterende prosjektstyringsprogramvaren din, og hvorfor det er viktigere å involvere teamet tidlig enn å fokusere på en hvilken som helst funksjonsliste.