Gestione del flusso di lavoro: Definizione, esempi e vantaggi chiave

Un flusso di lavoro è un modo in cui completi un’attività ripetuta, e di solito è tutt’altro che semplice. Mentre un processo è a livello più alto, i flussi di lavoro vengono utilizzati a livello di attività e tendono ad essere più dinamici. Spesso coinvolgono molto avanti e indietro, percorsi ramificati e molti strumenti e team diversi.

La gestione dei flussi di lavoro è spesso anche ciclica, cioè ogni volta che aggiorni e snellisci il tuo flusso di lavoro, devi rimapparlo e ricominciare a monitorarlo fino alla prossima ottimizzazione.

Componenti Essenziali di un Sistema di Gestione dei Flussi di Lavoro

La maggior parte delle volte utilizzerai uno strumento di software per flussi di lavoro di progetto per gestire i flussi di lavoro. Se scegli la via manuale, ti consiglierei di dedicare un intero ruolo alla gestione dei flussi di lavoro all’interno della tua azienda (ma in definitiva dovresti invece digitalizzare i tuoi flussi di lavoro).

La soluzione di gestione dei flussi di lavoro che scegli deve offrire quattro capacità fondamentali:

 1. Progettazione

Per ottimizzare i tuoi flussi di lavoro personalizzati, devi essere in grado di mappare e visualizzare i flussi di lavoro, spesso utilizzando un diagramma di flusso o un diagramma di flusso decisionale per illustrare chiaramente la logica delle ramificazioni e i percorsi condizionali. La progettazione del flusso di lavoro aiuta a far percepire meno frammentazione e assicura che le diverse fasi del tuo workflow non siano confinate in uno specifico strumento o team. Idealmente, questa funzionalità è semplice come il drag and drop.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Company

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

 2. Integrazione

Il passo successivo è l’integrazione dei flussi di lavoro. Il sistema dovrebbe colmare il divario tra i tuoi principali strumenti di lavoro (ad es. strumenti di collaborazione, strumenti di gestione delle risorse e strumenti di monitoraggio del tempo), rendendoli interoperabili e consentendo il flusso fluido delle informazioni tra di essi. Una buona app per i flussi di lavoro può anche sostituire eventuali software di automazione dei flussi di lavoro esterni che potresti usare a tale scopo.

 3. Ruoli del Team

Chi sono le persone coinvolte nel flusso di lavoro che hai creato? Stanno costantemente passando da uno strumento all’altro, accedendo e uscendo da diversi account, o fanno fatica a ricordare nomi utente e password? Un buon sistema di gestione dei flussi di lavoro aiuta i membri del team a gestire facilmente un’unica identità, anche su strumenti di lavoro differenti.

 4. Analisi

Come fai a sapere se i tuoi sforzi di ottimizzazione dei flussi di lavoro stanno dando i loro frutti? Mentre la maggior parte di noi guarda alle analisi fornite dai singoli strumenti, una soluzione di gestione dei flussi di lavoro dovrebbe concentrarsi sulle prestazioni a livello di workflow. Questo monitoraggio più ampio offre approfondimenti più profondi su come lavorano le persone e rappresenta la base per analisi dei flussi di lavoro più efficaci e futuri miglioramenti.

Vantaggi della Gestione dei Flussi di Lavoro per il Tuo Team

Ci sono quattro aree principali in cui la gestione dei flussi di lavoro può fare una grande differenza per i processi aziendali.

Produttività individuale

La gestione dei flussi di lavoro consente alle persone di lavorare con gli strumenti più adatti al proprio ruolo, identificando dove i flussi di lavoro si incrociano tra i team e gli strumenti, e utilizzando integrazioni per collegarli.

Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro è l'eliminazione delle attività ripetitive e banali che assorbono tempo durante la giornata. Gli strumenti di gestione del flusso di processo possono anche aiutarti a impostare processi automatizzati secondo regole di business, in modo che le attività ripetitive vengano gestite automaticamente grazie ai processi di workflow.

Rendendo le informazioni più facilmente accessibili a tutti direttamente negli strumenti che già utilizzano, la gestione dei flussi di lavoro può anche ridurre drasticamente il tempo trascorso nella casella di posta o a cercare di non sbadigliare su Zoom.

Allineamento del team

Garantire l'allineamento è davvero difficile, soprattutto se il tuo team lavora su più strumenti e in sedi diverse.

Un motore di flusso di lavoro ti permette di ottimizzare i flussi di lavoro ovunque tu sia, e le integrazioni permettono ai responsabili aziendali di monitorare i workflow in tempo reale, dal proprio strumento, per assicurarsi che ci sia allineamento. In questo modo, quando qualcosa sembra fuori posto o la squadra incontra un ostacolo, puoi intervenire rapidamente per risolvere.

Inoltre, i dati sulle prestazioni resi accessibili dalla gestione dei flussi di lavoro permettono ai responsabili di team di rivedere e migliorare il modo in cui i loro team lavorano, portando a un migliore allineamento e a flussi di lavoro più agili nel tempo.

Trasparenza delle informazioni

Perdi molto tempo a cercare le informazioni di cui hai bisogno? In media, un dipendente trascorre circa otto ore a settimana a trovare le informazioni necessarie.

La gestione dei flussi di lavoro elimina i silos tra gli strumenti che tengono i dati bloccati, fornendo comunque controlli di accesso per decidere chi può vedere o modificare i file.

L'integrazione rende il lavoro accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno e offre ai responsabili visibilità. Una maggiore trasparenza significa che i collaboratori hanno le informazioni necessarie per dare priorità alle attività e velocizzare il processo decisionale. Tutto questo può anche avvenire in modo asincrono, con meno messaggi e meno riunioni.

Facilità di collaborazione

Collaborare sta diventando sempre più difficile. Con il passaggio degli utenti da strumenti generici a strumenti specifici per i ruoli, c'è sempre meno sovrapposizione tra i diversi ambienti di lavoro. Se poi aggiungiamo la crescita dello smart working, ci si trova davanti un ambiente complesso in cui gestire progetti trasversali tra i vari team.

Ma la gestione dei flussi di lavoro elimina i principali ostacoli trasformando qualsiasi strumento in una piattaforma collaborativa. Le persone possono condividere feedback, spostare elementi attraverso workflow di approvazione, passare il lavoro e portare a termine i progetti indipendentemente dal software di workflow gratuito o a pagamento scelto. Nessun compromesso sugli strumenti di lavoro. Nessuna informazione persa nella traduzione. E niente riunioni infinite.

Esempi di gestione dei flussi di lavoro

Come si presenta nella pratica la gestione dei flussi di lavoro? Ci sono un numero quasi infinito di casi d'uso (ulteriori informazioni su diversi tipi di gestione dei flussi di lavoro qui), ma vediamo due diversi esempi di workflow: il coordinamento di un team e un progetto trasversale.

Un workflow di coordinamento del team

Tenendo conto di ciò, ecco un esempio di workflow di coordinamento del team:

1. Tieni una riunione stand-up con il tuo team ogni mattina per discutere le assegnazioni dei compiti del giorno precedente e pianificare la giornata.
2. Controlla il tuo strumento di gestione delle attività per vedere quali compiti e progetti sono in scadenza oggi.
3. Controlla gli strumenti di lavoro dei vari membri del team per monitorare l'avanzamento delle loro attività e garantire l'allineamento. Contatta via chat o email per richiedere aggiornamenti, avviare un processo di approvazione, ecc.
4. Organizza o partecipa a più riunioni al giorno per ricevere aggiornamenti su progetti o KPI.
5. Distribuisci aggiornamenti al resto del team tramite ulteriori riunioni, email o chat.
6. Pianifica nuove iniziative e implementale in ciascuno degli strumenti del tuo team.
7. Raccogli informazioni da tutte queste fonti diverse in report per il tuo consiglio o i tuoi dirigenti.

Questo è molto lavoro e trascura tutti i compiti quotidiani regolari che un team leader potrebbe dover svolgere personalmente. Cercare di capire a che punto sono i progetti saltando da un diagramma di Gantt in Asana a una Kanban board in Trello non è il modo migliore di impiegare il tuo tempo.

Ecco come appare un flusso di lavoro di coordinamento del team dopo aver ottimizzato i processi:

1. Crea un progetto centralizzato per il team nel tuo strumento di gestione del lavoro preferito.
2. Integra i tuoi strumenti. Una buona integrazione bidirezionale consente alle informazioni di fluire tra gli strumenti così che tutti rimangano aggiornati.
3. Monitora le attività del tuo team direttamente dal tuo strumento preferito ogni giorno, come un software di gestione delle attività o un software di workflow per le approvazioni, o anche software di settore, come il software per workflow di costruzione. Gli aggiornamenti sono resi automaticamente visibili nel tuo progetto. Questo ti permette di fornire velocemente feedback, seguire domande o intervenire per correggere la rotta.
4. Fornisci aggiornamenti, delega i compiti e guida le iniziative tutto dallo stesso progetto.
5. Integra il progetto del team con i tuoi strumenti e sincronizza direttamente su di essi gli aggiornamenti importanti. Software di workflow open-source può essere un'opzione molto valida, offrendo soluzioni altamente personalizzabili che consentono di adattare integrazioni e flussi di lavoro alle esigenze specifiche del team.

Un workflow di progetto trasversale ai reparti

Quando diversi team devono collaborare a un progetto, la comunicazione è estremamente importante. Tutti devono capire su cosa stanno lavorando i collaboratori, come sta procedendo il progetto e se ci sono eventuali ostacoli lungo il percorso.

Tradizionalmente, ecco come potrebbe apparire quel workflow di progetto:

1. Viene organizzata una riunione di kick-off con tutti gli stakeholder di progetto per pianificare il progetto e assegnare i compiti.
2. Ogni persona o team coinvolto nel progetto inserisce i propri compiti nei propri strumenti di lavoro.
3. Ogni settimana si tiene una riunione di progetto per aggiornarsi a vicenda sui compiti di propria responsabilità, fare domande o fornire feedback.
4. Tra una riunione e l'altra si usano chat ed email per condividere informazioni, ricevere risposte rapide alle domande o segnalare problematiche urgenti.
5. Se qualcuno incontra degli ostacoli che impattano sul progetto, vengono convocate riunioni straordinarie per affrontare la questione come gruppo.

Quando ti affidi alle riunioni settimanali per ottenere aggiornamenti sui progetti, rischi di lavorare per cinque giorni su qualcosa che non è in linea con la visione del progetto. Esiste poi il potenziale per problemi comunicativi. Poiché i messaggi su Slack e le email sono separati dagli strumenti di lavoro, i membri del progetto potrebbero perdere discussioni importanti. Questa comunicazione frammentata può contribuire a creare un ambiente di lavoro disorganizzato che ostacola la produttività.

Ecco come potrebbe apparire il flusso di lavoro ottimizzato:

1. Si tiene una riunione di kickoff con tutti gli stakeholder del progetto. Si crea un piano e si assegnano i compiti.
2. Ogni persona o team coinvolto nel progetto inserisce i propri compiti nei rispettivi strumenti di lavoro. Questi strumenti sono integrati e le attività e i progetti rilevanti vengono sincronizzati.
3. Tutti i coinvolti nel progetto possono monitorare l'avanzamento dei compiti, comunicare e collaborare dal proprio strumento di lavoro preferito. Tutte le informazioni sono immediatamente visibili agli stakeholder e tutte le discussioni avvengono all'interno del progetto, affinché tutti possano vedere.
4. Aggiornamenti in tempo reale permettono alle persone di identificare i problemi non appena si presentano e il feedback viene ricevuto più rapidamente, riducendo gli sforzi inutili e mantenendo il progetto nei tempi previsti.

E ora?

Scopri come progettare sistemi migliori con i corsi sui workflow che si concentrano sull'efficienza dei processi e sull'organizzazione.

Vuoi anche connetterti con altri digital project manager per rendere i tuoi workflow più efficienti e condividere risorse e best practice? Unisciti alla nostra community di membri per avere accesso a oltre 100 modelli, esempi e template, e connetterti con centinaia di altri digital project manager su Slack.