Gestione dei flussi di lavoro: definizione, esempi e vantaggi principali

Un flusso di lavoro è un modo per completare un'attività ripetuta e di solito è tutt'altro che semplice. Mentre un processo è di livello superiore, i flussi di lavoro vengono utilizzati a livello di attività e tendono a essere più dinamici. Spesso comportano molti passaggi avanti e indietro, percorsi ramificati e numerosi strumenti e team diversi.

La gestione dei flussi di lavoro è spesso anche ciclica: ciò significa che ogni volta che aggiorni e semplifichi il tuo flusso di lavoro, devi rimapparlo e ricominciare a monitorarlo fino alla successiva ottimizzazione.

Componenti essenziali di un sistema di gestione dei flussi di lavoro

Nella maggior parte dei casi, utilizzerai uno strumento di software per la gestione dei flussi di lavoro dei progetti per gestire i tuoi flussi di lavoro. Se scegli di procedere manualmente, ti consiglierei di dedicare un intero ruolo alla gestione dei flussi di lavoro all'interno della tua azienda (ma alla fine dovresti digitalizzare i tuoi flussi di lavoro).

La soluzione per la gestione dei flussi di lavoro che scegli deve offrire quattro funzionalità chiave:

 1. Progettazione

Per ottimizzare i tuoi flussi di lavoro personalizzati, devi poterli mappare e visualizzare, spesso utilizzando un diagramma di flusso o un diagramma di flusso decisionale per illustrare chiaramente la logica ramificata e i percorsi condizionali. La progettazione dei flussi di lavoro aiuta a rendere le attività meno frammentate e garantisce che le diverse fasi del flusso di lavoro non siano isolate in uno strumento o team specifico. Idealmente, questa funzionalità viene gestita tramite un creatore di flussi di lavoro con funzionalità di trascinamento.

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 2. Integrazione

Segue l'integrazione dei flussi di lavoro. Il tuo sistema dovrebbe colmare le lacune tra i principali strumenti di lavoro (ad esempio, strumenti di collaborazione, strumenti di gestione delle risorse e strumenti di monitoraggio del tempo), rendendoli interoperabili e consentendo alle informazioni di fluire senza problemi tra loro. Una buona app per la gestione dei flussi di lavoro può anche sostituire qualsiasi software esterno per l'automazione dei flussi di lavoro che potresti utilizzare a questo scopo.

 3. Ruoli del team

Chi sono le persone coinvolte nel flusso di lavoro che hai creato? Passano continuamente da uno strumento all'altro, accedono e disconnettono i propri account o fanno fatica a ricordare nomi utente e password? Un buon sistema di gestione dei flussi di lavoro aiuta i membri del tuo team a gestire facilmente un'identità unica, anche tra diversi strumenti di lavoro.

 4. Analisi

Come fai a sapere se i tuoi sforzi di ottimizzazione dei flussi di lavoro stanno dando i loro frutti? Mentre la maggior parte di noi esamina i dati analitici forniti dai singoli strumenti, una soluzione per la gestione dei flussi di lavoro dovrebbe valutare le prestazioni a livello di flusso di lavoro. Questo monitoraggio più ampio fornisce informazioni più approfondite sul modo in cui le persone lavorano e getta le basi per un'analisi più efficace dei flussi di lavoro e per le future ottimizzazioni.

Vantaggi della gestione dei flussi di lavoro per il tuo team

Ci sono quattro aree principali in cui la gestione dei flussi di lavoro può fare una grande differenza per i processi aziendali.

Produttività individuale

La gestione dei flussi di lavoro consente alle persone di lavorare con gli strumenti più adatti al proprio ruolo, identificando dove i tuoi flussi di lavoro si intersecano tra team e strumenti e utilizzando le integrazioni per collegarli.

Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro consiste nell'eliminazione delle attività banali che occupano tempo durante la giornata. Gli strumenti per i flussi di lavoro dei processi possono inoltre aiutarti a configurare processi automatizzati in base alle regole aziendali, così che le attività ripetitive vengano gestite automaticamente attraverso i processi del flusso di lavoro.

Rendendo le informazioni più facilmente disponibili a tutti all'interno degli strumenti che già utilizzano, la gestione dei flussi di lavoro può anche ridurre drasticamente il tempo che trascorri nella posta in arrivo o cercando di non sbadigliare durante una riunione su Zoom.

Allineamento del team

Garantire l'allineamento è davvero difficile, soprattutto se il tuo team lavora utilizzando più strumenti e in luoghi diversi.

Un motore per i flussi di lavoro ti consente di ottimizzare i flussi di lavoro ovunque ti trovi, mentre l'integrazione permette ai responsabili aziendali di monitorare i flussi di lavoro in tempo reale dal proprio strumento, per garantire l'allineamento. In questo modo, quando qualcosa sembra fuori posto o il team incontra un ostacolo, puoi rimettere rapidamente le cose a posto.

Inoltre, i dati sulle prestazioni resi disponibili dalla gestione dei flussi di lavoro consentono ai responsabili dei team di rivedere e migliorare il modo in cui lavorano i propri team, portando nel tempo a un migliore allineamento e a flussi di lavoro più agili.

Trasparenza delle informazioni

Perdi moltissimo tempo cercando di trovare le informazioni di cui hai bisogno? Il dipendente medio trascorre circa otto ore alla settimana a cercare informazioni.

La gestione dei flussi di lavoro elimina i silos tra gli strumenti che mantengono i dati inaccessibili, fornendo al contempo controlli di accesso per permetterti di stabilire chi può visualizzare o modificare i file.

L'integrazione rende il lavoro accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno e offre ai responsabili una visione d'insieme. Una maggiore trasparenza significa che i singoli collaboratori dispongono delle informazioni necessarie per stabilire le priorità del lavoro e accelerare il processo decisionale. Tutto questo può avvenire anche in modo asincrono, con meno messaggi e riunioni.

Facilità di collaborazione

La collaborazione sta diventando sempre più difficile. Man mano che le persone passano da strumenti generici a strumenti specifici per ruolo, i punti di sovrapposizione tra i luoghi in cui lavorano diventano sempre meno numerosi. Se si aggiunge la crescita del lavoro da remoto, ci si ritrova in un ambiente complesso in cui gestire progetti interfunzionali.

Tuttavia, la gestione dei flussi di lavoro elimina gli ostacoli principali trasformando qualsiasi strumento utilizzi in una piattaforma collaborativa. Le persone possono condividere feedback, far avanzare gli elementi attraverso i flussi di lavoro di approvazione, trasferire le attività e portare a termine i progetti utilizzando qualsiasi software per flussi di lavoro a pagamento o gratuito scelgano. Senza rinunciare ai propri strumenti di lavoro. Senza che alcuna informazione si perda nella traduzione. E senza riunioni interminabili.

Esempi di gestione dei flussi di lavoro

Come si presenta in pratica la gestione dei flussi di lavoro? Esiste un numero quasi infinito di casi d'uso (qui trovi ulteriori informazioni sui diversi tipi di gestione dei flussi di lavoro), ma esaminiamo due esempi diversi di flussi di lavoro: il coordinamento del team e un progetto interfunzionale.

Un flusso di lavoro per il coordinamento del team

Tenendo presente tutto questo, ecco un esempio di un comune flusso di lavoro per il coordinamento del team:

1. Tieni una riunione in piedi con il tuo team ogni mattina per discutere delle attività assegnate il giorno precedente e pianificare quelle di oggi.
2. Controlla il tuo strumento di gestione delle attività per vedere quali attività e progetti hanno scadenza oggi.
3. Controlla gli strumenti di lavoro dei vari membri del tuo team per monitorare i progressi delle loro attività e garantire l’allineamento. Contattali via chat o e-mail per richiedere aggiornamenti, avviare un processo di approvazione e così via.
4. Organizza o partecipa a diverse riunioni ogni giorno per ricevere aggiornamenti sui progetti o sui KPI.
5. Distribuisci gli aggiornamenti al resto del team attraverso ulteriori riunioni, e-mail o chat.
6. Pianifica nuove iniziative e creale in ciascuno degli strumenti utilizzati dal tuo team.
7. Raccogli le informazioni da tutte queste diverse fonti per creare report destinati al consiglio di amministrazione o ai dirigenti.

Si tratta di molto lavoro, che trascura tutte le attività quotidiane ricorrenti che un team leader potrebbe dover svolgere personalmente. Cercare di capire come stanno procedendo i progetti passando da un diagramma di Gantt in Asana a una bacheca Kanban in Trello non è il modo migliore di impiegare il proprio tempo.

Ecco come si presenta un flusso di lavoro per il coordinamento del team dopo aver ottimizzato i processi:

1. Crea un progetto di team centralizzato nel tuo strumento preferito di gestione del lavoro.
2. Integra i tuoi strumenti. Una buona integrazione bidirezionale consentirà alle informazioni di fluire tra gli strumenti, così tutti rimarranno aggiornati.
3. Monitora direttamente le attività del tuo team ogni giorno dal tuo strumento preferito, come un software per la gestione delle attività o per il flusso di lavoro delle approvazioni, o persino un software specifico del settore, come un software per il flusso di lavoro nel settore edile. Gli aggiornamenti diventano automaticamente visibili nel tuo progetto. In questo modo puoi fornire rapidamente un riscontro, porre domande di follow-up o intervenire per correggere la rotta.
4. Fornisci aggiornamenti, delega il lavoro e guida le iniziative tutto dallo stesso progetto.
5. Integra il progetto del tuo team con i tuoi strumenti di lavoro e sincronizza direttamente con essi gli aggiornamenti importanti. Il software open source per la gestione dei flussi di lavoro può essere un’opzione preziosa in questo caso, poiché offre soluzioni altamente personalizzabili che consentono di adattare integrazioni e flussi di lavoro alle esigenze specifiche del tuo team.

Un flusso di lavoro di progetto interfunzionale

Quando team diversi devono collaborare a un progetto, la comunicazione è estremamente importante. Tutti devono capire su cosa stanno lavorando i propri collaboratori, come procede il progetto e se lungo il percorso ci sono ostacoli.

Tradizionalmente, ecco come potrebbe presentarsi questo flusso di lavoro di progetto:

1. Si tiene una riunione di avvio con tutti gli stakeholder del progetto per pianificare il progetto e assegnare le attività.
2. Ogni persona o team coinvolto nel progetto inserisce le proprie attività nei rispettivi strumenti di lavoro.
3. Ogni settimana si tiene una riunione di progetto per aggiornarsi reciprocamente sulle attività di propria competenza, porre domande o fornire riscontri.
4. Tra una riunione e l’altra, chat ed e-mail vengono utilizzate per distribuire le informazioni, ottenere risposte rapide alle domande o segnalare eventuali problemi urgenti.
5. Se qualcuno incontra ostacoli che hanno un impatto sul progetto, vengono convocate riunioni specifiche per affrontare il problema come gruppo.

Quando fai affidamento sulle riunioni settimanali per ricevere aggiornamenti sul progetto, rischi di trascorrere cinque giorni lavorando a qualcosa che non è in linea con la visione del progetto. Inoltre, possono sorgere problemi di comunicazione. Poiché i messaggi Slack e le e-mail sono separati dal tuo strumento di lavoro, gli stakeholder potrebbero perdersi discussioni importanti. Questa comunicazione frammentata può contribuire a creare un ambiente di lavoro disorganizzato che ostacola la produttività.

Ecco come potrebbe presentarsi il flusso di lavoro ottimizzato:

1. Si tiene una riunione di avvio con tutti i portatori di interesse del progetto. Si crea un piano e si assegnano le attività.
2. Ogni persona o team coinvolto nel progetto inserirà le proprie attività nei propri strumenti di lavoro. Questi strumenti sono integrati e le attività e i progetti pertinenti vengono sincronizzati.
3. Tutte le persone coinvolte nel progetto possono monitorare l'avanzamento delle attività, comunicare e collaborare dal proprio strumento di lavoro preferito. Tutte le informazioni sono immediatamente visibili ai portatori di interesse e tutte le discussioni si svolgono all'interno del progetto, in modo che siano visibili a tutti.
4. Gli aggiornamenti in tempo reale consentono di identificare i problemi nel momento in cui si verificano e di ricevere riscontri più rapidamente, riducendo gli sforzi sprecati e mantenendo il progetto nei tempi previsti.

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