Che cos’è una risorsa nella gestione dei progetti? 7 tipologie principali
Che cos'è esattamente una risorsa nella gestione dei progetti? In sostanza, è qualsiasi tipo di bene che aiuta a completare un'attività.
Le risorse sono importanti per i responsabili di progetto: senza di esse, si correrebbe il rischio di non avere manodopera, attrezzature e materiali, denaro, servizi, spazio e/o tempo sufficienti per completare il progetto. Questo potrebbe portare a sforamenti dei costi, dipendenze non rispettate o ritardi nella pianificazione e, potenzialmente, al fallimento del progetto.
Sono disponibili diverse utili piattaforme software per la gestione delle risorse che aiutano a semplificare il processo di gestione delle risorse e a monitorarne l'utilizzo.
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Che cos'è una risorsa?
Nella gestione dei progetti, una risorsa è definita come qualsiasi elemento necessario per completare con successo un progetto. Ciò include materie prime, forniture operative, finanziamenti, personale, tecnologia e qualsiasi altro bene o servizio richiesto nel corso dell'esecuzione del progetto.
Le risorse possono essere specifiche per un progetto oppure possono essere utilizzate in più progetti. È importante valutare accuratamente le risorse necessarie per il successo del piano di gestione del progetto e dei risultati finali prima dell'inizio dei lavori. In questo modo, è possibile definire il budget in modo appropriato e assicurarsi di disporre dei membri del team di progetto, delle attrezzature e così via necessari per eseguire il lavoro.
Ad esempio, se si sta pianificando il lancio di un sito web, sarà necessario considerare chi lavorerà al progetto e con quali competenze, se il personale sarà interno o costituito da collaboratori esterni, i costi delle licenze per gli strumenti necessari, l'hardware richiesto (come i dispositivi di test) e il luogo in cui si svolgerà il lavoro, tenendo conto del budget disponibile e dei traguardi del progetto.
6 tipi di risorse nella gestione dei progetti digitali
Le risorse di progetto possono essere materiali, finanziarie o relative al personale. I tipi di risorse includono:
1. Manodopera
La manodopera comprende il personale necessario per completare un progetto. I tipi di personale possono includere dipendenti dell'azienda o collaboratori esterni assunti per determinate attività o funzioni (per ulteriori informazioni sul coinvolgimento di soggetti esterni, vedere Servizi).
I responsabili di progetto dovrebbero collaborare con le parti interessate per determinare quante risorse umane, per quale percentuale del tempo e con quali competenze siano necessarie per completare le attività del progetto. Nota: non tutte le persone coinvolte nel progetto saranno necessarie per ogni singola attività.
Dopo aver valutato l'ambito del progetto e il livello di impegno richiesto, il responsabile di progetto inizia a pianificare le risorse in base ai traguardi del progetto e alla disponibilità delle risorse. Tenere traccia delle risorse disponibili aiuta a prevenire l'allocazione eccessiva e l'esaurimento professionale.
2. Attrezzature e materiali
Le attrezzature e i materiali comprendono un'ampia gamma di forniture necessarie per il progetto. Si tratta di risorse che vengono consumate durante il completamento di un progetto.
Per i progetti digitali, ciò può includere hardware, come computer o server, oppure forniture per ufficio. Nella gestione delle risorse nel settore edilizio, si può spaziare dalle attrezzature di produzione alle materie prime necessarie per un processo produttivo, fino ai veicoli: tutto ciò che serve per eseguire il lavoro.
Le stesse attrezzature possono essere utilizzate in più progetti diversi di un portafoglio; tuttavia, con l'aumentare del numero di progetti, aumenterà anche la necessità di attrezzature.
3. Denaro
Ogni project manager sa che i budget di progetto sono essenziali. Questo perché le risorse finanziarie sono necessarie per acquisire altri tipi di risorse di progetto. Per regolare i costi del progetto e raggiungere gli obiettivi di redditività stabiliti dalla tua organizzazione, è essenziale rispettare il budget previsto per garantire il successo del progetto, soprattutto quando cerchi di gestire più progetti contemporaneamente.
4. Spazio
Lo spazio si riferisce ai luoghi fisici affittati o utilizzati a discrezione del team; può includere locali adibiti a ufficio condivisi con un precedente locatario o qualsiasi sito specifico per le esigenze di un determinato lavoro. Le esigenze di spazio devono essere pianificate nelle diverse fasi del progetto e di solito devono essere assegnate con largo anticipo a causa della loro relativa scarsità.
5. Servizi
I fornitori esterni sono una risorsa per molti progetti. Se un'azienda non dispone già del personale necessario per fornire i servizi concordati nell'ambito del progetto, potrebbe essere necessario rivolgersi a terzi per tale servizio.
I fornitori sono entità esterne che forniscono beni o servizi utilizzati nel progetto (scopri di più sulla gestione dei fornitori e sulla gestione dei subappaltatori). Tra gli esempi possono esserci un professionista IT o un grafico. Per i progetti digitali, i servizi possono comprendere anche i costi delle licenze per gli strumenti software, le tariffe dei server o l'assistenza legale per i lavori che comportano una responsabilità significativa.
6. Tempo
La quantità di tempo a disposizione per completare un progetto determinerà le procedure operative da seguire per gestirlo. Comprendere che il tempo può essere limitato quando sorgono problemi è fondamentale per essere agili e mantenere il progetto nei tempi previsti.
Che cos'è la gestione delle risorse?
La gestione delle risorse di progetto è il processo di acquisizione, utilizzo e monitoraggio delle risorse necessarie per completare un determinato progetto dall'inizio alla fine.
Ecco un riepilogo del processo:
- Durante la pianificazione delle risorse, sviluppare un piano di gestione delle risorse e attenervisi aiuta i responsabili delle risorse a prepararsi al successo. I project manager possono utilizzare la previsione delle risorse per mantenere aggiornati i progetti attuali e futuri. Questa attività può essere svolta per un singolo progetto o per più progetti contemporaneamente.
- Durante le fasi di esecuzione e monitoraggio del ciclo di vita del progetto, strumenti come i diagrammi di Gantt, le strutture di scomposizione del lavoro, il monitoraggio delle risorse e altre visualizzazioni dei dati possono tenerti aggiornato sulla disponibilità delle risorse e misurare i progressi del progetto rispetto a traguardi e obiettivi.
- Puoi anche utilizzare tecniche di gestione delle risorse, come il livellamento delle risorse, per creare un piano delle risorse efficiente.
- Un'allocazione intelligente delle risorse aiuta a garantire che i requisiti del progetto siano soddisfatti nei tempi e nel budget previsti. Utilizzando diversi metodi di allocazione delle risorse, i project manager possono assicurarsi che le risorse giuste siano disponibili ogni volta che potrebbero essere necessarie.
Insieme, questi passaggi costituiscono la base per solide pratiche di gestione delle risorse durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Perché le risorse sono importanti nella gestione dei progetti?
Senza risorse sufficienti, può essere difficile per un project manager completare gli obiettivi del progetto entro le tempistiche programmate del progetto. Un'allocazione inappropriata delle risorse durante lo sviluppo del calendario delle risorse può causare ritardi, carenze o, peggio ancora, il fallimento dei progetti.
A seconda del tipo di progetto che gestisci, potrebbero essere necessari diversi tipi di risorse. Ad esempio, alcuni progetti, come quelli nel settore delle costruzioni, potrebbero avere esigenze più dettagliate in termini di attrezzature o materiali rispetto ad altri, oppure potrebbero richiedere soluzioni software specializzate per la gestione dei progetti di costruzione. Ciascuno dei diversi tipi di risorse svolge il proprio ruolo nel garantire il successo del progetto. Analogamente, i progetti logistici spesso presentano requisiti complessi in materia di movimentazione dei materiali, coordinamento dei trasporti e conformità, rendendo la gestione delle risorse particolarmente importante per evitare ritardi nelle spedizioni o sanzioni normative.
Scopri di più su perché una gestione efficace delle risorse è importante nella gestione dei progetti qui.
E adesso?
Inizia a monitorare le tue risorse utilizzando un software di gestione dei progetti, un software per la pianificazione delle risorse o uno strumento gratuito di gestione delle risorse. Cerchi lo strumento di gestione delle risorse più adatto? Consulta questa guida alla demo del software di gestione delle risorse per aiutarti a prendere una decisione informata.
