Il processo di gestione delle risorse di progetto: guida esperta in 5 passaggi

Nel più ampio ecosistema della gestione dei progetti, funge da ponte tra la strategia e l'esecuzione del progetto, allineando la capacità dell'organizzazione alle esigenze del progetto.

Il processo di gestione delle risorse di progetto

In 13 anni di esperienza, ho individuato quelle che, nella pratica, sono le cinque fasi o i cinque processi coinvolti nel processo di gestione delle risorse (in contrapposizione alle sei fasi descritte nel PMBOK). Questi includono:

1. Pianificazione delle risorse
2. Stima delle risorse / Allocazione delle risorse
3. Acquisizione delle risorse
4. Sviluppo e gestione del team
5. Valutazione continua delle risorse

Fase 1: pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse è il processo per determinare quali persone, competenze, strumenti, attrezzature e budget sono necessari per completare con successo un progetto. L'obiettivo è garantire la disponibilità delle risorse giuste al momento giusto, senza sovraccaricare i team o creare colli di bottiglia nella realizzazione.

Tuttavia, prima di poter stimare le risorse, è necessario comprendere:

• il lavoro da realizzare,
• la tempistica,
• le dipendenze,
• e il livello di competenza richiesto.

Inoltre, definire i requisiti richiede anche di ascoltare ciò che gli stakeholder dicono di volere, ma soprattutto ciò che non dicono.

Utilizza le tue capacità decisionali (una delle numerose competenze di gestione delle risorse) per leggere tra le righe e porre domande intelligenti. Ad esempio, se i tuoi stakeholder insistono per avere un ingegnere del software con oltre 30 anni di esperienza per sviluppare una semplice app, cerca di capire il motivo. Sarebbe più adatto sostituirlo con uno sviluppatore meno esperto, ma con una conoscenza più approfondita di un linguaggio di programmazione più recente? Perché sì o perché no?

Al termine della fase di pianificazione, dovresti essere in grado di capire di cosa hai bisogno, quando e se la tua tempistica è realisticamente raggiungibile.

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Fase 2: stima delle risorse / allocazione delle risorse

La stima e l'allocazione delle risorse determinano quanto impegno richiede il progetto e chi svolgerà realisticamente il lavoro entro la tempistica e il budget disponibili.

In questa fase dovrai:

1. Stimare il lavoro necessario
2. Determinare le competenze necessarie
3. Calcolare la capacità disponibile del team
4. Assegnare le risorse in base alla priorità e alla disponibilità
5. Adeguare le tempistiche o l'ambito se la capacità non corrisponde alla domanda

Dopo aver individuato i tipi di risorse necessari, puoi utilizzare numerosi metodi di allocazione delle risorse. In questa fase dovrai definire più precisamente la pianificazione delle risorse. Quanto tempo dedicheranno queste persone alla realizzazione del progetto?

Puoi affrontare questa stima in due modi principali:

• Dal basso verso l’alto: stimare il numero di ore necessarie per completare ogni requisito e quante ore dovrà contribuire ogni persona a ciascun risultato finale. Questo approccio è ideale quando l’ambito è ben definito, la precisione è importante e le tempistiche sono flessibili.

• Dall’alto verso il basso: se disponi di un budget fisso con cui lavorare in base al piano di gestione del progetto, inizia da questo vincolo e poi assegna le risorse umane in base ai ruoli più importanti richiesti per il successo del progetto. Questo approccio è ideale quando il budget o le scadenze sono fissi,
• e i compromessi devono essere valutati fin dalle prime fasi.

Usa il mio modello di foglio di calcolo per l’allocazione delle risorse per velocizzare questo processo: esegue i calcoli al posto tuo, così puoi vedere rapidamente come viene utilizzato il budget.

Per guidare il processo di allocazione, potresti anche valutare la creazione di una struttura di scomposizione delle risorse (RBS) — una struttura gerarchica che categorizza tutte le risorse — umane, materiali e attrezzature — per tipo e funzione. È particolarmente utile per visualizzare l’intera gamma di risorse necessarie e assicurarsi che nulla di fondamentale venga trascurato.

Se non sei sicuro di quali ruoli siano fondamentali, intervista i colleghi che in passato hanno realizzato progetti simili. Inoltre, non aver paura di rivolgerti agli esperti della materia per attingere alla loro vasta conoscenza. Potranno certamente spiegarti quante ore servono loro per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Consiglio dell’esperto

Tieni presente che gli esseri umani sono notoriamente poco capaci di fare stime. Mi piace prevedere un margine di sicurezza di almeno il 10% per tenere conto di rischi o ritardi imprevisti.

Passaggio 3: Acquisizione delle risorse

L’acquisizione delle risorse è il processo di reperimento delle persone, delle attrezzature, degli strumenti e dei materiali necessari per realizzare il progetto nei tempi previsti e rispettando il budget. La difficoltà consiste nel trovare il giusto equilibrio tra rapidità, costi, disponibilità e adeguatezza delle competenze, perché la risorsa ideale non è sempre disponibile quando ne hai bisogno.

Per quanto riguarda le risorse umane, esistono due modalità principali per formare la squadra dei tuoi progetti:

• Assumere internamente. Principalmente tramite il tuo responsabile o le relazioni che hai sviluppato all’interno dell’organizzazione. Le risorse assunte internamente possono essere inserite più rapidamente, conoscono già i flussi di lavoro aziendali e comportano meno rischi a livello operativo. Tuttavia, potrebbero essere già sovraccariche di incarichi.

• Assumere esternamente. Collaborare con il reparto di selezione, un’agenzia per il personale o sfruttare le segnalazioni dei dipendenti può essere un ottimo strumento per attrarre nuove risorse. Tuttavia, in quest’ultimo caso potresti dover strutturare il programma di segnalazioni per ridurre i pregiudizi. Le risorse assunte esternamente possono colmare rapidamente le lacune di competenze, apportare conoscenze specialistiche o aumentare la capacità operativa. Tuttavia, in genere richiedono più tempo e budget per l’inserimento.

Sebbene durante i colloqui possa essere allettante ignorare i segnali d’allarme, rossi o gialli, per iniziare rapidamente, dedica al processo tutta l’attenzione che il programma del progetto consente, così da assicurarti di trovare la persona giusta. In seguito risparmierai molte ore di lavoro.

In questo passaggio dovrai anche procurarti le forniture necessarie per il progetto. Richiedi preventivi a più fornitori e negozia per ottenere il prezzo migliore. Valuta l’utilizzo di un software per la prenotazione delle risorse per programmare e assegnare in modo efficiente le risorse condivise, come attrezzature o spazi per riunioni

Passaggio 4: Sviluppo e gestione della squadra

Lo sviluppo e la gestione della squadra si concentrano sull’aiutare le risorse del progetto a lavorare efficacemente insieme durante tutta la realizzazione del progetto. In questa fase, il ruolo del responsabile di progetto passa dalla gestione del personale del progetto al mantenimento nel tempo delle prestazioni, della collaborazione, della responsabilità e del morale della squadra.

Se pensavi che la pianificazione del progetto, la stima e l’acquisizione delle risorse fossero impegnative, non sono nulla in confronto alla difficoltà di sviluppare e gestire una squadra. Potresti dedicare un intero articolo alla gestione delle persone, quindi ecco la versione TLDR: crea le condizioni che consentano alle persone di lavorare al meglio.

Una gestione efficace della squadra include:

• chiarire le responsabilità,
• bilanciare i carichi di lavoro,
• rimuovere gli ostacoli,
• risolvere i conflitti,
• monitorare le prestazioni,
• e supportare la collaborazione all'interno del team.

Ricorda che, con l'evolversi dei progetti, i responsabili delle risorse devono spesso applicare tecniche di gestione delle risorse per riequilibrare i carichi di lavoro, adeguare le responsabilità e adattare le strutture del team, così da mantenere la consegna in linea con i piani.

Passaggio 5: valutazione continua delle risorse

Ogni nuovo progetto inizia con buone intenzioni, ma può essere difficile riflettere sulle lezioni apprese e sulle metriche quando ci si trova nel pieno delle attività e si viene sommersi da richieste delle parti interessate provenienti da ogni direzione.

PMI definisce questo passaggio “controllare le risorse”. Capisco il senso, ma non amo molto la connotazione. 

Per assicurarti di non perdere di vista le prestazioni, programma controlli periodici dello stato di salute del progetto prima di avviare le attività. Nell'ambito di questo controllo:

• Confronterai le ore/i costi effettivi con le ore/i costi stimati (puoi farlo in Excel o con lo strumento gratuito di gestione delle risorse che preferisci)
  • Se noti un'assegnazione eccessiva del personale e non vedi un modo per correggere la rotta, informa i tuoi clienti sullo stato di utilizzo delle risorse, così non sarà una sorpresa in seguito. Condividi inoltre le tue idee su come ridurre la spesa per tornare in linea con i piani.
• Ti confronterai regolarmente con il team di progetto per assicurarti che sia allineato con attività che considera di valore
  • Presta attenzione alle attività che si sono discostate dal piano. Individua opportunità per introdurre sostituzioni più convenienti che aumentino la motivazione del personale riducendo al contempo i costi del progetto.
• Condurrai periodicamente retrospettive agili per rivedere e aggiornare i processi di progetto sulla base degli insegnamenti appresi.

Esempio di processo di gestione delle risorse di progetto

Ora che abbiamo definito i passaggi, applichiamo questa metodologia al seguente esempio:

"Sei un responsabile di progetto incaricato di erogare una formazione a funzionari governativi nei prossimi sei mesi."

Per semplificare, per questo esercizio ho utilizzato dei fogli di calcolo, ma andrà bene qualsiasi strumento di gestione delle risorse.

Passaggio 1: pianificazione delle risorse

• Documenta la tua comprensione dell'ambito del progetto in una dichiarazione dell'ambito del progetto, sulla base della documentazione disponibile, dei colloqui, ecc., e convalidala con le tue parti interessate
• Sulla base dell'ambito del progetto, individua i tipi di persone di cui avrai bisogno per svolgere il lavoro di progetto, insieme alle responsabilità proposte per ciascun ruolo
• Elenca le forniture necessarie per erogare la formazione
• Se stai pianificando le risorse per più progetti contemporaneamente, organizzale in base alla priorità

Passaggio 2: stima delle risorse / allocazione delle risorse

• Immaginiamo che il tuo cliente ti assegni un budget di $100,000 per questa formazione, che la durata del progetto sia di sei mesi e che il cliente voglia che il responsabile di progetto dedichi il 50% del proprio tempo a questo incarico. Ipotizza tariffe orarie indicative per ciascuna posizione, documenta le tue ipotesi ed esegui i calcoli.
• Facendo i calcoli, puoi vedere che, in base alla richiesta del cliente, circa metà del budget è destinata al tuo PM. Rifletti sul fatto che ciò abbia senso in base alla tua esperienza precedente. Decido che è così: dato che questa formazione è destinata a persone di alto profilo e richiede lo sviluppo di contenuti tecnici, immagino che sarò molto coinvolto.

• Quindi, stima le risorse necessarie per le attività relative ai ruoli rimanenti e documenta le tue ipotesi. Non dimenticare di riservare il 10% agli imprevisti.

• Nel mio primo tentativo, supero il budget di 60.000 $. Accidenti. Questo significa che dovrò capire come ridurre i costi attraverso il livellamento delle risorse.
  • Ho il mio ingegnere senior impegnato al 20% del suo tempo per tutta la durata del progetto, ma probabilmente ne ho bisogno solo nel primo mese per aiutare a identificare gli argomenti del corso e poi di nuovo nei mesi 4 e 5 per rivedere i contenuti. Inoltre, probabilmente mi serve in media solo 1 giorno alla settimana, anziché 2. Ridimensiono il budget di 30.000 $.
    • Adeguo le ore rimanenti in base a ciò che penso di poter sostenere. Devo ridurre le ore del project manager al 35% e diminuire gli imprevisti dal 10% al 5% per mantenere il budget in equilibrio. Questo lascia solo 300 $ per le forniture. Sarà dura.

• A questo punto, di solito torno dal cliente e discuto con lui dei modi per ridurre l'ambito del progetto. Potrebbe significare ridurre la formazione a 3 giorni anziché 5 per risparmiare sul tempo dell'istruttore e dell'analista, diminuire il numero di partecipanti per ridurre i costi delle forniture oppure modificare i contenuti del corso in modo da non rendere più necessario un ingegnere senior.

Passaggio 3: Acquisizione delle risorse

Utilizzerò una combinazione di tecniche per assegnare il personale a questo incarico in base alla disponibilità delle risorse:

• Assunzione interna: L'ingegnere junior e l'analista aziendale junior sono facili da individuare. Ho due elementi di grande talento nel mio team, che lavorano bene con me e sono alla ricerca di una nuova sfida. Posso persino formare l'analista affinché assuma gradualmente alcune delle mie responsabilità di gestione del progetto, ottenendo così un risparmio sui costi. Dopo una breve conversazione per confermare il loro interesse e la loro disponibilità, sono dei nostri.
• Assunzione esterna: È difficile coprire il ruolo di ingegnere senior. I candidati interni sono pochi e assumere esternamente qualcuno con competenze così specifiche è complicato. Fortunatamente, una persona della mia rete conosce un ex dipendente che sarebbe disposto a collaborare su base oraria. Dopo aver compilato alcuni documenti, possiamo iniziare.
• Posizione a contratto: Il cliente ha già in mente un istruttore per il corso. Coinvolgo il mio team di selezione e l'ingegnere senior per intervistare questo candidato, quindi collaboro con l'ufficio acquisti per coinvolgerlo a tempo parziale. Non dovrò svolgere nuovamente questo tipo di formazione in futuro, quindi non ha senso cercare un'assunzione a tempo pieno.

Passaggio 4: Sviluppo e gestione del team

Oltre alle riunioni periodiche del team, organizzo incontri individuali settimanali con le persone del progetto che gestisco. Discutiamo delle loro difficoltà, aspirazioni e di come posso aiutarle a mantenere la motivazione, oltre a riconoscere al meglio il loro contributo. 

Per coloro che non gestisco direttamente, organizzo una conversazione mensile per assicurarmi che siano soddisfatti del progetto e raccogliere eventuali feedback su come posso migliorare. 

Poiché mi prendo il tempo necessario per conoscere i loro obiettivi professionali e sono trasparente con loro riguardo alle loro prestazioni e a come possono migliorare, si fidano abbastanza di me non solo da svolgere il loro lavoro al meglio, ma anche da fornirmi il feedback di cui ho bisogno per diventare un manager migliore.

Passaggio 5: Valutazione continua delle risorse

Anche se il progetto sta iniziando a ritmo serrato, mentre riconcilio il mio budget mensile, mi rendo gradualmente conto che il mio coaching sta dando i suoi frutti e che devo dedicare meno tempo alla realizzazione del progetto. Man mano che l’analista assume più responsabilità nella gestione del progetto, per noi diventa più facile rispettare il budget inizialmente ristretto.

Stabiliamo inoltre retrospettive agili mensili durante le quali discutiamo e documentiamo le lezioni apprese, che esaminiamo prima di iniziare ogni nuovo risultato. In questo modo ci viene utile ridurre il numero di ore che dedichiamo a ciascun modulo di formazione. 

Riusciamo a includere un modulo aggiuntivo senza incorrere in costi supplementari, un gesto di buona volontà che motiva i nostri clienti a coinvolgerci per un progetto ancora più grande il prossimo anno.

Perché la gestione delle risorse del progetto è importante?

Seguire le buone pratiche per la gestione delle risorse del progetto può trasformare il progetto da un caos infernale a una passeggiata. Sebbene sia possibile realizzare un progetto senza un piano e con persone non adatte al lavoro o non motivate da esso, non lo consiglierei. Il progetto è inutilmente impegnativo e l’ambiente è decisamente spiacevole.

Se sviluppato correttamente, un efficace piano di gestione delle risorse porta vantaggi al responsabile di progetto, ai membri del team, agli stakeholder e all’azienda.

• Il responsabile di progetto ha più facilità a gestire il progetto se il lavoro, il livello di impegno stimato e le competenze richieste vengono definiti adeguatamente all’avvio del progetto
• I membri del team sono motivati e coinvolti nel proprio lavoro, con un conseguente aumento della produttività e una riduzione del ricambio del personale
• Soddisfare, o persino superare, le aspettative degli stakeholder diventa più facile se il progetto è definito e dotato delle risorse giuste
• La realizzazione di successo del progetto favorisce una crescita continua attraverso richieste di nuovi incarichi o di ulteriori attività da parte dei clienti.

Scopri di più sul perché la gestione delle risorse è importante qui.

In che modo il software per la gestione delle risorse può essere utile?

Sebbene sia possibile pianificare le risorse utilizzando Excel, farlo richiede l’inserimento manuale dei dati e aggiornamenti costanti. Investendo in un software per la gestione delle risorse, puoi accedere a un’ampia gamma di funzionalità automatizzate che ti fanno risparmiare tempo e riducono il rischio di errori.

Quindi, cosa dovresti cercare in uno strumento per la gestione delle risorse? Tra le funzionalità utili figurano il monitoraggio delle risorse in tempo reale, l’abbinamento delle competenze e il bilanciamento del carico di lavoro. Gli strumenti di pianificazione della capacità, un tipo di software correlato, possono aiutarti a bilanciare le attività per evitare di sovraccaricare il team e a raccogliere riscontri per garantire un miglioramento continuo.

Molti strumenti si integrano inoltre perfettamente con altri software di gestione dei progetti che potresti già utilizzare, consentendoti di ottenere una visione d’insieme dell’avanzamento del progetto e dei tassi di utilizzo delle risorse.

Stai cercando lo strumento giusto per la gestione delle risorse? Consulta questa guida alla dimostrazione del software per la gestione delle risorse per aiutarti a prendere una decisione consapevole.

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