Cosa sono gli strumenti EPM? Definizione + 10 migliori opzioni
Sia che tu sia un project manager senior incaricato di implementare una capacità di gestione progetti in un’agenzia digitale in crescita, sia che tu sia un ambizioso fondatore intenzionato a scalare le tue pratiche, il software di gestione progetti per aziende può diventare il tuo migliore alleato per gestire progetti complessi e coordinare team interfunzionali.
Gli strumenti di gestione progetti aziendali sono versioni più avanzate degli strumenti PM che già conosci e apprezzi, offrendo agli utenti la possibilità di monitorare i progressi dei team, condividere documenti, inviare notifiche, assegnare compiti e molto altro!
Qui parlerò di alcuni casi d’uso, delle funzionalità chiave e dei vantaggi che i project manager aziendali possono aspettarsi dagli strumenti di gestione progetti enterprise e fornirò un elenco dei migliori strumenti disponibili sul mercato.
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Che cos’è uno strumento di gestione progetti per aziende?
Gli strumenti di gestione progetti aziendali raccolgono informazioni da più team per offrire una visione unificata del panorama dei progetti nella tua organizzazione.
Quando la tua azienda è piccola, puoi affidarti al passaparola o a un semplice task tracker per rimanere aggiornato su ciò che fanno gli altri. Man mano che la tua organizzazione cresce, si arriva a un punto di svolta in cui non sai più cosa stanno facendo gli altri semplicemente tramite l’osmosi. Qui il software di gestione progetti per aziende diventa prezioso.
Il software di gestione progetti per aziende è progettato per essere utilizzato da grandi organizzazioni aziendali per progetti più complessi. Spesso, questi progetti durano anche lunghi periodi di tempo, hanno budget più ampi e coinvolgono un maggior numero di membri del team e di stakeholder.
Scopri di più su quali strumenti usano le grandi aziende qui.
Casi d’utilizzo degli strumenti di gestione progetti per aziende
Uno strumento di gestione progetti per aziende è particolarmente adatto a progetti grandi e complessi. Di conseguenza, se il tuo progetto non richiede la comunicazione e la collaborazione tra team diversi in un unico ambiente, potrebbe essere meglio utilizzare un software di project management più mirato ai singoli project manager. Questo è particolarmente vero per le piccole aziende con compiti semplici e lineari.
Tuttavia, se hai un’attività da monitorare a livello aziendale, uno strumento di gestione progetti per aziende rappresenta la soluzione ideale. Esempi di queste attività includono progetti per i clienti, come il lancio di siti web, lo sviluppo di software o campagne di marketing digitale, oppure iniziative di trasformazione interna, come cambiamenti organizzativi in seguito a una fusione o acquisizione.
Anche se la tua organizzazione non necessita subito di uno strumento EPM, ma ha in programma di crescere, potrebbe comunque essere utile scegliere e configurare in anticipo una soluzione, così da avere tempo per migliorarla prima che diventi veramente essenziale.
Assicurati anche che lo strumento scelto sia compatibile con il tuo framework di gestione progetti aziendale esistente.
A cosa servono gli strumenti di gestione progetti per aziende?
Gli strumenti di gestione progetti aziendali condividono molti casi d’uso con altri tipi di software di project management, ma su scala molto più ampia. Ecco alcuni casi specifici dove è necessaria una soluzione aziendale.
Monitoraggio dell’avanzamento dei progetti in diverse aree
Alcuni progetti coinvolgono stakeholder a diversi livelli dell’organizzazione, dai project manager ai dirigenti fino al personale operativo. Ad esempio, una migrazione software richiede attività di sviluppo, coordinamento della gestione progetti e comunicazioni interne a livello dirigenziale: ciò significa che diverse squadre vi interverranno durante il processo.
L’utilizzo di tipi specifici di strumenti EPM, come un software per il monitoraggio dei progetti, è particolarmente importante nelle aziende di grandi dimensioni dove i membri del team sono distribuiti a livello globale o in diversi uffici.
Scalabilità per grandi progetti
La capacità di scalare è una delle caratteristiche più importanti che uno strumento di gestione progetti per aziende può offrire a un’organizzazione. Quando un’agenzia acquisisce nuovi clienti, la gestione dei progetti diventa sempre più importante per controllare un portafoglio di attività in crescita.
Collaborazione
Indipendentemente dalle dimensioni del team, una collaborazione efficace ed efficiente è fondamentale. I project manager e gli altri membri del team dovrebbero poter comunicare in tempo reale.
Gli strumenti di gestione progetti per aziende consentono di condividere documenti all’interno e tra diversi team. I project manager possono anche inviare incarichi o notifiche tramite lo strumento di gestione progetti aziendale, invece che singolarmente ai vari membri del team.
Inoltre, gli strumenti di collaborazione aziendale permettono la collaborazione tra diverse funzioni. Quindi, se disponi di un sistema di project management aziendale nella tua azienda, puoi utilizzarlo in tutti i reparti. Questo è ideale per progetti che coinvolgono rappresentanti di vari gruppi (come il reparto ingegneria, marketing, gestione del prodotto, ecc.), ad esempio il lancio di un sito web.
Reportistica
Le funzionalità di reportistica permettono di visualizzare i dati di progetto da prospettive diverse, risultando particolarmente utili per i project manager che devono mostrare l'andamento del progetto a clienti curiosi.
Ricorda che alcuni strumenti, come Wrike, prevedono diversi livelli Enterprise. Assicurati quindi che il piano scelto comprenda le funzionalità di cui hai bisogno. Per un confronto approfondito delle soluzioni di software per la gestione aziendale del lavoro, valuta diversi strumenti.
Hai bisogno del piano Pinnacle di Wrike per le analisi avanzate, ed è lì che iniziano a proporti funzionalità aggiuntive.
Inoltre, gli strumenti di project management aziendale che includono la reportistica riducono la necessità per i responsabili di progetto di rincorrere i membri del team per gli aggiornamenti, purché stati, fogli ore e scadenze vengano mantenuti aggiornati all'interno dello strumento. Una soluzione vantaggiosa per tutti!
Gestione del Budget
Le funzionalità di budgeting consentono di pianificare i costi del progetto e visualizzare le spese previste. Questo aiuta i project manager a rimanere nei limiti del budget assicurando il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Il software di project management aziendale ti permette di utilizzare senza problemi dashboard generate dal software per tenere informati i clienti quando il budget è stretto o quando c'è il rischio che il perimetro del progetto si espanda.
Maggiore Personalizzazione
A seconda del progetto, gli strumenti di project management aziendale possono essere personalizzati. Ad esempio, potresti aver bisogno di funzionalità di sicurezza aggiuntive se il progetto richiede che i file siano protetti durante il caricamento o lo scaricamento dal server.
Puoi anche personalizzare gli strumenti di gestione dei progetti modificando gli stati e le etichette dei progetti. Se il tuo progetto coinvolge diversi dipartimenti, è importante sapere a che punto si trova ogni iniziativa così che i membri del team possano dare le giuste priorità ai loro compiti.
Funzionalità Standard degli Strumenti di Project Management Aziendale
La maggior parte degli strumenti di project management aziendale sono dotati di strumenti di project management standard, a cui si aggiungono alcune utili funzionalità extra. Ecco una panoramica dettagliata delle caratteristiche tipiche di un EPM tool. Puoi anche considerare le funzionalità di AI nei project management aziendali che possono velocizzare ed alleggerire i flussi di lavoro e i processi.
Funzionalità di Comunicazione
La maggior parte degli strumenti di project management aziendale include funzionalità che permettono di comunicare con altri membri del team sia all'interno dell'applicazione che tramite integrazioni di terze parti.
I metodi di comunicazione integrati nell'app possono includere menzioni (@mentions) o messaggi diretti per avvisare i membri del team delle attività imminenti. Forum o bacheche di discussione facilitano la comunicazione tra i reparti. Slack rappresenta un'integrazione di terze parti tipica che permette di ampliare le discussioni interne su vari temi di progetto.
Un'app di gestione dei progetti è un'altra funzionalità utile che facilita la collaborazione da remoto.
Funzionalità di Monitoraggio e Gestione
Oltre alle classiche funzionalità di pianificazione delle capacità e gestione delle risorse, gli strumenti di project management aziendale dovrebbero offrire anche le seguenti capacità:
- Budgeting e forecasting robusti: Questa caratteristica è ideale per i project manager che lavorano con più budget e vogliono vedere come ogni progetto influisce sul budget del dipartimento e/o dell’azienda.
- Visualizzazione dei dati: Consente ai project manager di essere consapevoli dell’avanzamento di un progetto senza dover leggere una grande quantità di dati. Il software di enterprise project management permette di visualizzare il progresso su un intero portafoglio di progetti.
- Monitoraggio avanzato degli indicatori chiave di prestazione: Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono di solito la prima priorità per un project manager, quindi il monitoraggio in tempo reale è cruciale. La maggior parte dei software di enterprise project management consente di collegare i KPI di team o di progetto ai KPI aziendali per valutare l’impatto dei singoli progetti sulla performance dell’azienda.
- Capacità di consolidamento e chiusura finanziaria: Queste funzionalità sono utili quando i project manager vogliono ottenere una visione d’insieme su scala aziendale della destinazione dei fondi.
- Report sull’efficacia della supply chain: Questo strumento è utile per i project manager che devono sapere come sta funzionando la supply chain su tutto il loro portafoglio di progetti.
- Report sulla gestione del capitale umano: I project manager usano questa funzione per vedere quanto bene i membri del team lavorano insieme e condividono informazioni. Può anche aiutare a identificare dove i membri del team potrebbero essere sottoutilizzati o sovraccaricati.
- Rilevamento del tempo: L’utilizzo delle funzionalità di software di rilevazione dei tempi è importante per i project manager che devono sapere come le scadenze dei singoli progetti possono essere influenzate se ci sono più o meno membri a supporto del portafoglio.
- Report: Le capacità di reporting sono fondamentali per project manager, responsabili di dipartimento e dirigenti per comprendere le performance dei progetti a livello organizzativo, senza dover necessariamente approfondire i dettagli di ogni progetto singolo.
Pianificazione Strategica
La pianificazione strategica a livello aziendale offre ai project manager una panoramica di alto livello degli obiettivi e dei traguardi di progetto e di come un determinato progetto contribuisca agli obiettivi di business. Il software di enterprise project management consente ai project manager di vedere le informazioni di progetto da diverse prospettive e di prendere facilmente decisioni su quali progetti e quali passaggi specifici devono essere attuati successivamente, tenendo conto dei fattori ambientali aziendali.
Il software di enterprise project management può anche aiutare gli utenti a definire linee guida operative che governano i progetti aziendali, a prescindere dalla loro scala. Ciò è utile quando i project manager devono lavorare con team di progetto appartenenti a diversi reparti o se il progetto coinvolge fornitori esterni—tutti possono rimanere allineati.
Vantaggi degli Strumenti di Enterprise Project Management
Il vantaggio più significativo nell’utilizzare un software di enterprise project management è che aiuta a comprendere meglio l’avanzamento dei progetti. Questo, a sua volta, consente di risparmiare tempo riducendo gli errori causati da incomprensioni o mancanza di organizzazione, e permette al team di rispettare le scadenze di progetto.
Gli strumenti di enterprise project management inoltre:
- Migliorano la produttività riducendo il tempo che gli altri membri del team dedicano al “lavoro sul lavoro”, incrementando così il tempo dedicato alle attività per cui sono stati assunti
- Riduccono il tempo trascorso a raccogliere informazioni da fonti disparate da condividere con i dirigenti—lo strumento EPM sintetizza queste informazioni per te
- Migliorano la priorizzazione offrendo visibilità sul tempo impiegato su vari progetti
- Favoriscono l’adozione delle migliori pratiche di project management in tutta l’organizzazione, contribuendo alla formazione della prossima generazione di project manager.
I Migliori Strumenti di Enterprise Project Management
Se stai cercando uno strumento di enterprise project management per la tua organizzazione, qui trovi una lista delle migliori opzioni, con una breve recensione per darti un’idea dei punti di forza di ciascun tool.
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In Cosa Differiscono gli Strumenti di Enterprise Project Management dagli Altri Software di Project Management?
Il software di enterprise project management è diverso dagli altri software di project management perché è progettato per progetti più grandi e complessi, che coinvolgono molte persone e risorse, e spesso richiedono il coordinamento tra diversi reparti all’interno dell’organizzazione.
Quando È Opportuno Utilizzare un Enterprise Project Management Tool Rispetto agli Altri Software di Project Management?
Dovresti utilizzare uno strumento di gestione dei progetti a livello aziendale per gestire progetti che coinvolgono un grande budget, più dipartimenti o molte persone. Il software di gestione dei progetti per le imprese è progettato per questi tipi di progetti, spesso includendo più funzionalità rispetto agli strumenti di project management standard.
L'esigenza di gestire un portafoglio di progetti che coinvolge più dipartimenti è un ulteriore segnale che hai bisogno di strumenti di gestione del portafoglio progetti aziendali. In questi casi, in cui i team di progetto stanno lavorando su diversi tipi di progetti contemporaneamente, o il progetto coinvolge più aziende con budget e scadenze dipartimentali separati, il software di gestione dei progetti a livello enterprise è fondamentale.
In che modo gli strumenti di gestione progetti enterprise sono simili agli altri tipi di software di project management?
I software di gestione progetti enterprise hanno origine dagli strumenti di project management standard. Di conseguenza, anche i più recenti strumenti di project management a livello enterprise ricordano le loro versioni precedenti, più semplici. Ecco alcune delle funzionalità che si sono mantenute.
Collaborazione del team: Condividere documenti, assegnare compiti e inviare notifiche ai membri del team sono funzionalità standard in tutti i software di gestione dei progetti.
Reportistica: La possibilità di riportare l'avanzamento compiuto su un progetto aiuta i project manager a vedere quanto bene sta lavorando il loro team. La reportistica è cruciale per la gestione di qualsiasi tipo di progetto.
Rilevazione dei tempi: Monitorare il tempo impiegato sui progetti utilizzando un software aziendale di rilevazione dei tempi permette ai project manager di stimare meglio quando un progetto potrà essere completato e se sarà necessario avere più risorse per terminarlo; inoltre, dati precisi sulla rilevazione dei tempi significano budget di progetto accurati.
Diagrammi di Gantt: Si tratta di cronoprogrammi di progetto che i project manager possono creare e condividere con i loro team. Permettono ai project manager di visualizzare le attività del progetto in ordine cronologico, fondamentale per individuare le dipendenze tra le attività. I diagrammi di Gantt aiutano anche i project manager a fissare scadenze appropriate per i membri del team e a individuare potenziali ritardi e colli di bottiglia.
Sei convinto di aver bisogno di un software di gestione progetti enterprise?
Se la tua organizzazione sta diventando sempre più grande (in senso positivo!), potrebbe essere il momento di valutare l'investimento in un software di gestione dei progetti aziendale per ottimizzare e standardizzare i flussi di lavoro dei progetti. Perché non provarlo oggi stesso?
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