Cosa sono gli strumenti EPM? Definizione + 10 migliori opzioni
Che tu sia un responsabile di progetto senior che sta creando una funzione di gestione dei progetti presso un'agenzia digitale in crescita o un fondatore ambizioso che desidera ampliare le proprie pratiche, il software di gestione dei progetti aziendali può essere il tuo miglior alleato quando si tratta di gestire progetti complessi e squadre interfunzionali.
Gli strumenti di gestione dei progetti aziendali sono versioni più robuste degli strumenti di gestione dei progetti che conosci e apprezzi, e consentono agli utenti di monitorare i progressi della propria squadra, condividere documenti, inviare notifiche, assegnare attività e molto altro!
Qui illustrerò alcuni casi d'uso, le funzionalità principali e i vantaggi che i responsabili di progetto aziendali possono aspettarsi dagli strumenti di gestione dei progetti aziendali e fornirò un elenco dei migliori strumenti disponibili sul mercato.
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Che cos'è uno strumento di gestione dei progetti aziendali?
Gli strumenti di gestione dei progetti aziendali aggregano le informazioni provenienti da più squadre per presentare una visione unificata del panorama dei progetti della tua organizzazione.
Quando sei una piccola azienda, puoi affidarti al passaparola o a un semplice strumento di monitoraggio delle attività per tenerti aggiornato su ciò a cui sta lavorando ciascuno. Man mano che la tua organizzazione cresce, raggiungi prima o poi un punto di svolta in cui non sai più cosa stanno facendo gli altri per semplice osmosi. È qui che il software di gestione dei progetti aziendali si rivela utile.
Il software di gestione dei progetti aziendali è progettato per essere utilizzato dalle grandi organizzazioni aziendali per progetti più complessi. Inoltre, questi progetti spesso si protraggono per lunghi periodi di tempo, hanno budget più consistenti e coinvolgono un numero maggiore di membri della squadra di progetto e parti interessate.
Scopri di più sui diversi strumenti utilizzati dalle aziende qui.
Casi d'uso degli strumenti di gestione dei progetti aziendali
Uno strumento di gestione dei progetti aziendali è più adatto ai progetti grandi e complessi. Di conseguenza, se il tuo progetto non richiede che squadre diverse comunichino e collaborino in un unico luogo, potrebbe essere meglio utilizzare un software di gestione dei progetti pensato per i singoli responsabili di progetto. Ciò è particolarmente valido per le piccole aziende con attività semplici.
Tuttavia, se hai un'attività da monitorare a livello aziendale, uno strumento di gestione dei progetti aziendali è una soluzione ideale per la gestione dei progetti. Tra gli esempi di questo tipo di attività rientrano i progetti per i clienti, come il lancio di siti web, i progetti di sviluppo software o le campagne di marketing digitale, oppure le iniziative interne di trasformazione, come i cambiamenti organizzativi successivi a una fusione o acquisizione.
Se al momento la tua organizzazione non ha bisogno di uno strumento EPM, ma prevede di crescere, potrebbe comunque valere la pena selezionare e configurare uno strumento in anticipo, così da avere il tempo di perfezionare la soluzione EPM preferita prima che diventi realmente necessaria.
Inoltre, dovrai assicurarti che lo strumento selezionato funzioni con la tua struttura esistente per la gestione dei progetti aziendali.
A cosa servono gli strumenti di gestione dei progetti aziendali?
Gli strumenti di gestione dei progetti aziendali condividono molti casi d'uso con altri tipi di software di gestione dei progetti, ma su una scala molto più ampia. Ecco alcuni casi d'uso specifici che richiedono una soluzione aziendale.
Monitoraggio dei progressi del progetto in più aree
Alcuni progetti coinvolgono parti interessate a vari livelli di un'organizzazione, dai responsabili di progetto ai dirigenti fino ai dipendenti in prima linea. Ad esempio, un'attività di migrazione software richiede lavoro di sviluppo, coordinamento della gestione del progetto e comunicazioni interne a livello dirigenziale, il che significa che durante il processo verrà coinvolta da diverse squadre.
L'utilizzo di tipi specifici di strumenti EPM, come un software di monitoraggio dei progetti, è particolarmente importante nelle aziende più grandi, dove i membri della squadra si trovano in tutto il mondo o in sedi diverse.
Gestione di progetti su larga scala
La capacità di adattarsi alla crescita è una delle qualità più importanti che uno strumento di gestione dei progetti aziendali può offrire a un'organizzazione. Man mano che un'agenzia acquisisce nuovi clienti, la gestione dei progetti diventa sempre più importante per gestire un portafoglio in crescita.
Collaborazione
Indipendentemente dalle dimensioni della squadra, una collaborazione efficace ed efficiente è fondamentale. I responsabili di progetto e gli altri membri della squadra dovrebbero poter comunicare in tempo reale.
Gli strumenti di gestione dei progetti aziendali consentono di condividere documenti all'interno delle squadre e tra squadre diverse. I responsabili di progetto possono inoltre inviare attività o notifiche tramite lo strumento di gestione dei progetti aziendali, anziché inviarle individualmente a ciascun membro della squadra.
Inoltre, gli strumenti di collaborazione aziendale consentono la collaborazione interfunzionale. Pertanto, se la tua azienda dispone di un sistema di gestione dei progetti aziendali, puoi utilizzarlo tra i vari reparti. È l'ideale per un progetto, come il lancio di un sito web, che coinvolge rappresentanti di più gruppi (ingegneria, marketing, gestione del prodotto, ecc.).
Reportistica
Le funzionalità di reportistica consentono di visualizzare i dati del progetto da diverse angolazioni, il che può essere particolarmente utile per i responsabili di progetto che devono presentare i progressi di un progetto a un cliente curioso.
Tieni presente che alcuni strumenti, come Wrike, dispongono di diversi livelli Enterprise. Pertanto, assicurati che il piano includa le funzionalità di cui hai bisogno. Per un confronto completo delle opzioni di software per la gestione del lavoro aziendale, valuta diverse piattaforme.
Per l’analisi avanzata è necessario il piano Pinnacle di Wrike, ed è lì che iniziano a proporti piani superiori.
Inoltre, gli strumenti aziendali di gestione dei progetti dotati di funzionalità di reportistica riducono la necessità per i responsabili di progetto di sollecitare gli aggiornamenti dei membri del team, purché gli stati, i fogli presenze e le scadenze siano mantenuti aggiornati nello strumento. Un vantaggio per tutti!
Budget
Le funzionalità di pianificazione del budget consentono di pianificare i costi del progetto e visualizzare le spese di progetto previste. Ciò aiuta i responsabili di progetto a garantire il rispetto del budget mantenendo al contempo gli obiettivi del progetto sulla buona strada.
Il software aziendale di gestione dei progetti consente di utilizzare senza problemi pannelli di controllo generati dal software per tenere aggiornati i clienti quando i costi potrebbero essere difficili da contenere e/o quando l'ambito tende ad ampliarsi.
Maggiore personalizzabilità
A seconda del progetto, gli strumenti aziendali di gestione dei progetti possono essere personalizzati. Ad esempio, potresti aver bisogno di funzionalità di sicurezza aggiuntive se il progetto richiede che i file siano protetti quando vengono caricati o scaricati da un server.
Puoi anche personalizzare gli strumenti di gestione dei progetti modificando gli stati e le etichette dei progetti. Se hai un progetto che coinvolge diversi reparti, è importante sapere a che punto si trova ciascun progetto nel processo, così che i membri del team diano la giusta priorità al proprio lavoro.
Funzionalità standard degli strumenti aziendali di gestione dei progetti
La maggior parte degli strumenti aziendali di gestione dei progetti include strumenti standard per la gestione dei progetti, oltre ad alcuni extra interessanti. Ecco una panoramica dettagliata delle funzionalità tipiche degli strumenti EPM. Puoi anche cercare funzionalità di AI nella gestione aziendale dei progetti che possano velocizzare e semplificare i tuoi flussi di lavoro e processi.
Funzionalità di comunicazione
La maggior parte degli strumenti aziendali di gestione dei progetti dispone di funzionalità che consentono di comunicare con gli altri membri del team direttamente nell'app o tramite integrazioni di terze parti.
I metodi di comunicazione nell'app possono includere @menzioni o messaggi diretti per informare i membri del team delle attività imminenti. I forum o le bacheche di discussione facilitano la comunicazione tra reparti. Slack è una tipica integrazione di terze parti che consente di ampliare le discussioni nell'app su diversi argomenti del progetto.
Un'app di gestione dei progetti è un'altra funzionalità utile che facilita la collaborazione da remoto.
Funzionalità di monitoraggio e gestione
Oltre alla pianificazione standard della capacità e alla gestione delle risorse dei progetti, gli strumenti aziendali di gestione dei progetti dovrebbero includere le seguenti funzionalità:
- Budget e previsioni affidabili: è una soluzione ideale per i responsabili di progetto che lavorano con più budget e vogliono vedere in che modo ogni progetto influisce sul budget del dipartimento e/o dell'azienda.
- Visualizzazione dei dati: consente ai responsabili di progetto di conoscere l'avanzamento di un progetto senza dover leggere una grande quantità di dati di progetto. Il software per la gestione dei progetti aziendali permette di visualizzare l'avanzamento di un portafoglio composto da più progetti.
- Monitoraggio avanzato degli indicatori chiave di prestazione: gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono generalmente la prima priorità di un responsabile di progetto, quindi il monitoraggio in tempo reale è fondamentale. La maggior parte dei software per la gestione dei progetti aziendali consente di collegare i KPI specifici della squadra o del progetto ai KPI aziendali per valutare l'impatto dei singoli progetti sulle prestazioni dell'azienda.
- Funzionalità di consolidamento e chiusura finanziaria: sono utili quando i responsabili di progetto vogliono ottenere una visione dell'allocazione dei fondi a livello aziendale.
- Report sull'efficacia della catena di approvvigionamento: questo strumento è utile per i responsabili di progetto che devono sapere quanto efficacemente opera la catena di approvvigionamento nell'intero portafoglio dei progetti.
- Report sulla gestione del capitale umano: i responsabili di progetto utilizzano questa funzionalità per vedere quanto bene i membri della squadra collaborano e condividono le informazioni. Può inoltre aiutare a individuare i casi in cui i membri della squadra sono assegnati a un numero insufficiente o eccessivo di attività.
- Monitoraggio del tempo: utilizzare le funzionalità del software per il monitoraggio del tempo è importante per i responsabili di progetto che devono sapere in che modo le scadenze dei singoli progetti potrebbero essere influenzate dalla presenza di un numero maggiore o minore di membri della squadra a supporto del portafoglio.
- Report: le funzionalità di reporting sono fondamentali per consentire ai responsabili di progetto, ai responsabili di dipartimento e ai dirigenti senior di comprendere le prestazioni dei progetti in tutta l'organizzazione, senza dover necessariamente esaminare i dettagli di un singolo progetto.
Pianificazione strategica
La pianificazione strategica a livello aziendale offre ai responsabili di progetto una panoramica di alto livello degli obiettivi e delle finalità dei progetti e del modo in cui uno specifico progetto contribuisce agli obiettivi aziendali. Il software per la gestione dei progetti aziendali consente ai responsabili di progetto di visualizzare le informazioni sui progetti da prospettive diverse e di decidere facilmente quali progetti e quali passaggi specifici debbano essere realizzati successivamente, tenendo conto dei fattori ambientali aziendali.
Il software per la gestione dei progetti aziendali può inoltre aiutare gli utenti a definire linee guida operative che regolano i progetti dell'azienda, indipendentemente dalla loro portata. È utile quando i responsabili di progetto devono collaborare con squadre di progetto appartenenti a dipartimenti diversi o quando il progetto coinvolge fornitori esterni: tutti possono rimanere aggiornati sulle stesse informazioni.
Vantaggi degli strumenti per la gestione dei progetti aziendali
Il vantaggio più significativo dell'utilizzo di un software per la gestione dei progetti aziendali è che aiuta a comprendere meglio l'avanzamento dei progetti. Questo, a sua volta, fa risparmiare tempo riducendo gli errori causati da problemi di comunicazione o dalla mancanza di organizzazione e consente alla squadra di rispettare le scadenze dei progetti.
Gli strumenti per la gestione dei progetti aziendali inoltre:
- Migliorano la produttività riducendo il tempo che gli altri membri della squadra dedicano al “lavoro sul lavoro” e aumentando così il tempo dedicato alle attività per cui sono stati assunti
- Riducono il tempo dedicato alla raccolta di informazioni da fonti diverse da condividere con i dirigenti: lo strumento per la gestione dei progetti aziendali sintetizza queste informazioni per te
- Migliorano la definizione delle priorità rendendo visibile il tempo dedicato ai diversi progetti
- Promuovono le migliori pratiche di gestione dei progetti in tutta l'organizzazione, contribuendo alla formazione della nuova generazione di responsabili di progetto.
I migliori strumenti per la gestione dei progetti aziendali
Se stai cercando uno strumento per la gestione dei progetti aziendali per la tua organizzazione, ecco un elenco delle migliori opzioni, insieme a una breve recensione per darti un'idea dei punti di forza di ciascuno strumento.
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In che modo gli strumenti per la gestione dei progetti aziendali differiscono dagli altri software per la gestione dei progetti?
Il software per la gestione dei progetti aziendali è diverso dagli altri software per la gestione dei progetti perché è progettato per progetti più grandi e complessi, che coinvolgono molte persone e risorse e che spesso richiedono il coordinamento tra diversi dipartimenti dell'organizzazione.
Quando utilizzare uno strumento per la gestione dei progetti aziendali invece di un altro software per la gestione dei progetti?
Dovresti utilizzare uno strumento di gestione dei progetti aziendali per gestire progetti che prevedono un budget elevato, più dipartimenti o molte persone. Il software di gestione dei progetti aziendali è progettato per questo tipo di progetti e spesso contiene più funzionalità rispetto agli strumenti di gestione dei progetti standard.
La necessità di gestire un portafoglio di progetti tra diversi dipartimenti è un altro segnale che hai bisogno di strumenti aziendali per la gestione del portafoglio progetti. In questi casi, in cui i team di progetto lavorano contemporaneamente a diversi tipi di progetti o il progetto coinvolge più aziende con budget e scadenze dipartimentali separati, il software di gestione dei progetti aziendali è fondamentale.
In che modo gli strumenti aziendali per la gestione dei progetti sono simili alle altre forme di software di gestione dei progetti?
Il software di gestione dei progetti aziendali è nato dagli strumenti standard di gestione dei progetti. Pertanto, anche gli strumenti aziendali più recenti per la gestione dei progetti ricordano le loro versioni precedenti e più semplici. Ecco alcune delle funzionalità che sono state mantenute.
Collaborazione del team: La condivisione di documenti, l'assegnazione di attività e l'invio di notifiche ai membri del team sono funzionalità standard dei software di gestione dei progetti.
Reportistica: La possibilità di indicare i progressi compiuti verso il completamento di un progetto può aiutare i responsabili di progetto a capire quanto efficacemente stanno lavorando i loro team. La reportistica è fondamentale per la gestione di progetti di qualsiasi tipo.
Monitoraggio del tempo: Monitorare il tempo impiegato nei progetti utilizzando un software aziendale per il monitoraggio del tempo consentirà ai responsabili di progetto di stimare meglio quando potrebbe terminare un progetto e se avranno bisogno di ulteriori risorse per completarlo; inoltre, dati accurati sul monitoraggio del tempo significano budget di progetto accurati.
Diagramma di Gantt: Si tratta di cronologie dei progetti che i responsabili di progetto possono creare e condividere con i propri team. Consentono ai responsabili di progetto di visualizzare le attività del progetto in ordine cronologico, aspetto importante per identificare le dipendenze tra le attività. I diagrammi di Gantt aiutano inoltre i responsabili di progetto a stabilire scadenze appropriate per i membri del team e a individuare potenziali ritardi e colli di bottiglia.
Sei convinto di aver bisogno di un software aziendale per la gestione dei progetti?
Se la tua organizzazione sta iniziando a diventare troppo grande per le proprie esigenze (in senso positivo!), potrebbe essere il momento di prendere in considerazione un investimento in un software aziendale per la gestione dei progetti, così da semplificare e standardizzare i flussi di lavoro dei progetti. Perché non provarlo oggi?
Comprendere il concetto di gestione dei progetti aziendali può migliorare l'efficienza in tutti i dipartimenti (scarica la nostra guida in PDF) e, per maggiori informazioni sul software di gestione dei progetti aziendali (ad esempio sui costi!) e sui software correlati, iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager.
