Gestione delle Risorse nelle Grandi Organizzazioni: 5 Migliori Pratiche
Il contesto aziendale globale si sta trasformando a un ritmo senza precedenti, e molte grandi organizzazioni stanno ancora lottando per adattarsi abbastanza rapidamente alla gestione di risorse in diminuzione.
Se sei un project o resource manager in una grande organizzazione, può sembrare di dover governare il Titanic. Sei costantemente alla ricerca di modi migliori per gestire, tracciare e ridistribuire rapidamente ed efficacemente le tue risorse più preziose, ma sembra sempre un compito monumentale.
La buona notizia è che sei nel posto giusto! In questo articolo condividerò le sfide più comuni come i silos, le approvazioni, gli acquisti, le priorità e gli obiettivi conflittuali, come misurare il successo usando gli OKR e i modi per gestire le risorse in una grande organizzazione con competenza.
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Che cos'è la gestione delle risorse?
Nella gestione di progetti, programmi e portafogli, la gestione delle risorse di progetto è il processo di pianificazione della capacità delle risorse, programmazione, allocazione, monitoraggio, misurazione e aggiustamento di come vengono utilizzate le risorse umane, i budget e le tecnologie. L'obiettivo è massimizzare i benefici che la tua organizzazione ritiene significativi.
Le grandi organizzazioni possono essere particolarmente impegnative. Potresti gestire una moltitudine di risorse in progetti altamente complessi e multifattoriali, affrontando regolamenti di settore sempre più stringenti e una forza lavoro in evoluzione, senza dimenticare i vincoli di budget.
I 3 Tipi di Risorse Più Importanti da Gestire
Nelle grandi organizzazioni dovresti concentrarti almeno sulla gestione di questi tre tipi comuni di risorse.
- Risorse umane sono le tue risorse più grandi: i dipendenti, i collaboratori e la leadership. Senza persone che completano i progetti, semplicemente non ci sono deliverable né progetti.
- Risorse finanziarie ovvero i budget di progetto, di programma e di portafoglio sono anch'essi essenziali per pagare stipendi e salari e per acquisire i necessari strumenti di gestione delle risorse.
- Tecnologia come parte del tech stack dell’organizzazione è necessaria per pianificare, monitorare, allocare, aggiustare e comunicare le risorse di progetto e assicurare una visibilità delle risorse completa a livello aziendale.
Perché una Gestione Efficace delle Risorse è Essenziale?
In breve, una allocazione e gestione efficace delle risorse ti consente di avere visibilità in tempo reale sulle tue risorse e di poterle spostare rapidamente su richiesta per un maggiore controllo sui risultati di progetto.
La gestione delle risorse dovrebbe essere strategica, allineata agli obiettivi dell'organizzazione e garantire il livellamento delle risorse per ridurre il sovraccarico.
Una gestione inefficace delle risorse può essere come guidare verso una destinazione sconosciuta senza una mappa, sperando di arrivare in tempo senza un'adeguata pianificazione delle risorse, allocazione e programmazione delle competenze adeguate.
La gestione delle risorse è importante perché, con le migliori pratiche di gestione delle risorse al posto giusto, la tua organizzazione può ottenere molti benefici, tra cui i seguenti.
I Vantaggi della Massimizzazione delle Risorse
Una gestione delle risorse efficiente ed efficace ti garantisce piena visibilità per consegnare i progetti come promesso. Ti permette di spostare rapidamente le risorse e identificare quelle sottoutilizzate per aiutare la tua organizzazione a:
- Aumentare la utilizzazione delle risorse e l'efficienza complessiva
- Aumentare la produttività e concentrarsi su attività di progetto a maggior valore
- Migliorare la salute e il benessere dei dipendenti
- Ridurre l’affaticamento e il turnover dei dipendenti
- Aumentare la fiducia
- Ridurre i costi
- Migliorare il successo dei progetti
- Migliorare il processo decisionale sulle risorse
- Aumentare il ROI per l’organizzazione e i clienti
Prima di lanciarti a capofitto in nuove iniziative di ottimizzazione e best practices per la gestione delle risorse, assicurati di avere una comprensione solida dello stato attuale e dei fattori che possono impattare sul tuo resourcing.
9 Fattori che Influenzano una Gestione Ottimale delle Risorse
- I silos possono creare conflitti tra dipartimenti e anche tra singoli individui. Creano inefficienze nella prioritizzazione delle risorse, nella condivisione di informazioni, obiettivi, strumenti, priorità e processi.
- Priorità in conflitto rendono difficile allocare e bilanciare le risorse, causando stress ai dipendenti, confusione, burnout, scarso morale, diminuzione della fiducia e dell'adesione ai progetti.
- Inefficienze nei processi di approvazione possono non solo rallentare i tuoi progetti, ma anche impattare su altri processi come la gestione degli approvvigionamenti mettendo a rischio l'intero progetto.
- Problemi di approvvigionamento possono aumentare costi e tempi a causa di domanda e offerta.
- Objectives & Key Results (OKRs) sono fondamentali per allineare le aspettative e assicurarsi che tutto proceda nella giusta direzione. Senza di essi può essere impossibile capire se le risorse sono ottimizzate al meglio.
- Lavoratori da remoto e, in particolare, carenza di personale hanno uno degli impatti maggiori sulla gestione efficace delle risorse. Le persone sono la risorsa e il patrimonio più importante. Senza le persone giuste sui progetti giusti, tutto può fermarsi completamente.
- Lacune di competenze e capacità vengono spesso trascurate. Spesso le capacità dei membri del team non vengono esaminate adeguatamente per assicurarsi che siano adatti ai propri ruoli di progetto. Se le competenze e capacità adeguate non sono disponibili, possono crearsi lacune significative nell’organizzazione. Puoi utilizzare l’analisi delle lacune di risorse per trovare e colmare questi vuoti.
- Disponibilità delle risorse può a volte dipendere dal tempismo e avere un impatto minimo su tempi e costi, ma altre volte può far sforare i budget e incidere enormemente sulle tempistiche.
- Le metodologie di progetto dovrebbero allineare non solo i tuoi progetti, ma anche la cultura organizzativa, i processi e la visione sia a breve che a lungo termine.
Lo stato attuale della gestione delle risorse nelle grandi organizzazioni
La gestione delle risorse è stata una delle principali sfide nelle aziende, in particolare nelle organizzazioni di grandi dimensioni. A questa criticità si aggiunge la complessità derivante da una forza lavoro sempre più composta da millennials esperti di tecnologia e da un cambiamento delle preferenze lavorative dei dipendenti, che porta a carenze di talenti in molti ruoli.
Le grandi organizzazioni sono particolarmente soggette a perdere i millennials, che cercano realtà più piccole capaci di offrire equilibrio tra vita privata e lavoro, programmi di salute e benessere, oltre a opzioni di lavoro da remoto per rispondere alle loro priorità in evoluzione.
Uno studio di Prosymmetry ha rilevato una tendenza crescente verso la centralizzazione dei ruoli di gestione delle risorse legati ai progetti. Questa tendenza ha accelerato la richiesta di focalizzarsi sulla gestione delle competenze e di resource manager sempre più esperti di tecnologia in risposta alle esigenze dei responsabili di progetto e business.
5 best practice per la gestione delle risorse in una grande organizzazione
Oggi la maggior parte dei grandi progetti aziendali ha un impatto globale e può coinvolgere molteplici fattori, inclusi barriere culturali, differenze di fuso orario, diverse leggi sul lavoro, differenze normative e molto altro.
Questo è il mio modo di pensare alla gestione delle risorse, soprattutto nelle grandi organizzazioni: “Pianifica di gestire efficacemente le tue risorse prima che siano le risorse a esaurirsi efficacemente.”
Seguire queste migliori pratiche di gestione delle risorse può preparare la tua organizzazione ad affrontare le sue sfide.
1. Sviluppa una strategia di gestione delle risorse per il portafoglio progetti
Dovrebbe essere allineata agli obiettivi, alla visione e alla cultura organizzativa e dovrebbe indicare almeno questi aspetti:
- Il processo di gestione delle risorse
- Il processo di approvvigionamento
- I processi di approvazione, le soglie e i tempi
- Come ogni area del business condividerà le risorse
- Le metodologie di progetto da utilizzare
- Come i team dovranno collaborare per raggiungere gli obiettivi di progetto
- Le tecnologie coinvolte
- Come misurare il successo (OKRs)
2. Sviluppa e implementa il miglior modello operativo per la gestione delle risorse umane
Nell'attuale ambiente di business volatile, complesso e in continuo cambiamento, la gestione delle risorse per raggiungere i risultati desiderati nei progetti richiede nuovi modelli operativi delle risorse umane, secondo quanto rilevato da McKinsey.
La gestione delle risorse umane inizia dall'assunzione, formazione e fidelizzazione delle giuste competenze per fronteggiare la carenza di manodopera e colmare i gap di competenze. Compreso te, il project manager. Verifica regolarmente le tue competenze e capacità e colma le lacune dove puoi. Inizia con questi esempi di competenze nella gestione delle risorse.
3. Centralizza il tuo pool di talenti
La centralizzazione garantisce visibilità su tutta l'organizzazione per assicurare che nessun silo né priorità in conflitto portino i team a lavorare autonomamente o ostacolino la comunicazione. Aiuta a rimuovere gli ostacoli alla produttività e aumenta la probabilità che i tuoi team raggiungano i risultati attesi.
4. Determina le metodologie più appropriate
È importante ricordare che non tutte le metodologie funzionano in tutte le grandi organizzazioni o progetti. Prima di selezionare le metodologie, acquisisci familiarità con molte di esse e come potrebbero integrarsi al meglio nella tua organizzazione.
Non esiste una soluzione unica per tutti. Potresti sorprenderti nel sapere che quasi il 40% delle aziende ha adottato un approccio ibrido nella gestione delle metodologie e delle pratiche di project management.
5. Implementa il miglior sistema di gestione delle risorse
Attendere che i dipendenti lavorino su più compiti e si sovraccarichino di ore non porterà benefici alla tua organizzazione sul lungo periodo. Identifica, seleziona e implementa il miglior sistema di gestione delle risorse che sia allineato alle politiche e agli obiettivi della tua organizzazione. Gli strumenti giusti permettono a te e a tutti i team di lavorare in modo più intelligente, ridurre l'affaticamento dei dipendenti e gestire meglio le risorse sia a breve che a lungo termine. Se ti serve un'opzione a basso costo per iniziare, consulta la nostra lista di software gratuiti per la gestione delle risorse.
FAQ sulla gestione delle risorse nelle grandi organizzazioni
Come si gestiscono le risorse tra più progetti?
Nella maggior parte delle grandi organizzazioni, può diventare problematico quando più team competono per risorse limitate.
Per esempio, se c’è un solo esperto di controllo qualità in tutta l’organizzazione, sarà necessario pianificare accuratamente per garantire che questa persona non sia sovraccaricata e per aiutare i dipendenti a evitare il burnout. La pianificazione gioca un ruolo fondamentale nelle organizzazioni più grandi con linee di business complesse, numerosi team e molteplici competenze potenzialmente limitate.
La pianificazione e la gestione delle risorse e l’utilizzo della giusta tecnologia per comunicare con le altre aree dell’organizzazione sono essenziali per prioritizzare i progetti. È fondamentale avere la visibilità necessaria per collegare al momento giusto le competenze, le capacità e le risorse disponibili ai progetti appropriati.
Disporre di un sistema di gestione delle risorse che fornisca una panoramica di tutte le risorse in qualsiasi momento è la chiave per poter stabilire priorità e comunicare di conseguenza.
L’adozione di pratiche standardizzate migliora la visibilità sulle risorse e può anche aiutare le organizzazioni a navigare tra le complessità che le aziende più piccole potrebbero non incontrare nel tentativo di raggiungere il pieno potenziale.
Una comunicazione continua tra responsabili di team, membri dei progetti e stakeholder chiave è fondamentale per pianificare, prioritizzare, allocare e riassegnare le risorse. Basta che una persona chiave non sia allineata per portare a una cattiva allocazione delle risorse.
Come ti assicuri che ogni risorsa sia utilizzata al massimo del suo potenziale?
Assicurarsi che ogni risorsa sia sfruttata al massimo significa saper creare un solido piano di gestione delle risorse e modelli standardizzati progettati per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione invece di adottare il multitasking per tenere il passo. Il multitasking può in realtà far slittare il programma spingendo troppo oltre i team e causare burnout.
Un piano di gestione dei progetti ben strutturato e una corretta pianificazione della capacità (insieme all’utilizzo di uno strumento di capacity planning) aumenteranno la possibilità di massimizzare le risorse, migliorando la gestione grazie all’identificazione di come, dove e quando esistono opportunità per raggiungere gli obiettivi di progetto desiderati, anche in presenza di colli di bottiglia.
Come si eliminano i colli di bottiglia?
Anche con tutti i migliori sforzi e le pratiche giuste in atto, i colli di bottiglia nei progetti possono comunque verificarsi. Dati accurati e in tempo reale da uno strumento di gestione delle risorse robusto saranno necessari per individuare e analizzare i colli di bottiglia. L’identificazione e la rimozione dei colli di bottiglia prevede questi passaggi:
- Visualizzare ogni fase di un processo
- Mappare le singole attività
- Misurare i tempi di ciclo
Affrontare i colli di bottiglia e ottimizzare la gestione delle risorse richiede anche di seguire queste cinque best practice e implica un controllo costante su quanto bene vengano utilizzate le risorse, prima di apportare modifiche quando le circostanze cambiano.
Maggiore agilità richiede basi solide
Sebbene la gestione delle risorse possa rappresentare una sfida per le organizzazioni di grandi dimensioni, avere un buon piano di gestione delle risorse e seguire le best practice che ho condiviso può mettere la tua organizzazione su basi solide, consentendo una maggiore agilità e una corretta ottimizzazione delle risorse su più progetti, programmi e portafogli.
Ricorda, queste best practice per la gestione delle risorse dell’organizzazione non sono un esercizio da svolgere una sola volta. Assicurati di rivedere regolarmente il piano di gestione delle risorse per verificare l’andamento dei progetti nell’organizzazione e apportare modifiche dove e quando necessario.
Scopri quali metodologie ibride potrebbero funzionare nella tua grande organizzazione nella nostra guida alle metodologie ibride di project management.
