Comment construire des workflows d’équipe performants en 6 étapes

Exemple de flux de travail d’équipe

Voici un exemple de flux de travail dans le domaine du marketing. L’équipe comprend un chef de projet digital, des stratèges marketing, des créateurs de contenu, des graphistes, des développeurs et un community manager—tous réunis sur une plateforme de gestion de projet marketing.

Voici à quoi pourrait ressembler un flux de travail de projet pour une campagne marketing, du concept à la mise en production opérationnelle. 

1. Planification et stratégie de campagne : Les stratèges marketing et l’équipe éditoriale définissent les objectifs de la campagne (ex. augmenter les ventes de produits), identifient le public cible et décident quels canaux digitaux utiliser. Ils créent une stratégie de campagne qui détaille les messages clés, l’allocation des ressources, le budget, les objectifs stratégiques et les délais. 
2. Création de contenu et design : L’équipe création et design produit les éléments créatifs (articles, vidéos, publications sur les réseaux sociaux, etc.) en fonction des objectifs de la campagne. Le chef de projet vérifie que le contenu est prêt à être publié et bien conforme à la marque et aux formats définis. 
3. Mise en œuvre technique : Les membres techniques de l’équipe configurent les pages d’atterrissage, les ressources web contrôlées et les outils d’analytique et de mesure. Ils peuvent aussi intégrer tout cela avec les systèmes CRM de l’entreprise et préparer les séquences d’automatisation des flux de travail.
4. Exécution de la campagne : L’équipe lance la campagne sur les plateformes digitales et surveille de près le déploiement, ajustant au besoin en fonction des données en temps réel et des résultats obtenus.
5. Suivi et analyse : Les analystes de données et les spécialistes en publicité suivent la performance de la campagne à l’aide de métriques prédéfinies. Cela implique de collecter et d’analyser des données provenant de différents canaux, de créer des rapports pour communiquer les résultats, et d’assurer le suivi des pistes d’amélioration pour la prochaine fois.
6. Revue et itération : On examine les résultats de la campagne avec les parties prenantes afin d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré à l’avenir. Des ajustements seront également planifiés pour les campagnes futures sur la base des enseignements tirés. 

Ce flux de travail peut s’apparenter à un plan de projet à haut niveau, mais la différence est qu’un flux de travail d’équipe est conçu pour être réutilisé de manière répétée. Ainsi, lorsque l’équipe devra lancer une nouvelle campagne digitale, elle pourra utiliser ce même flux de travail pour maintenir tout le monde sur la bonne voie. 

Pourquoi il est important de gérer le flux de travail de l’équipe

Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel de gérer le flux de travail de votre équipe :

• Mettre tout le monde sur la même longueur d’onde : Gérer le flux de travail de l’équipe permet à tous les membres de bien comprendre les objectifs du projet, les échéances et les processus. Atténuez la confusion et alignez les efforts en rendant les attentes claires et en assurant que l’équipe sait parfaitement ce qui doit être fait.
• Renforcer la responsabilisation : Chacun sait ce qu’on attend de lui et vous pouvez facilement suivre les performances par rapport à ces attentes. Ce niveau de clarté favorise le sens des responsabilités et encourage chacun à s’approprier ses missions. 
• Réduire le travail inutile : Une gestion efficace du flux de travail de l’équipe vous aide à rationaliser les processus, éliminer les tâches redondantes ou en double, et vous assurer que les ressources sont utilisées efficacement. Cela peut accélérer l’exécution des projets et réduire les efforts gaspillés ou les coûts irrécupérables. 
• Améliorer l’adaptabilité : Un flux de travail bien défini et géré est un flux de travail agile. Il offre la flexibilité nécessaire pour que les équipes puissent réagir aux changements en cours de route. Les changements de périmètre du projet (par exemple l’étendue du périmètre), la gestion des ressources ou les facteurs externes susceptibles de perturber l’équipe peuvent ainsi être abordés sans difficulté. 
• Favoriser l’amélioration continue : Mettez à jour le flux de travail de l’équipe afin de l’adapter aux besoins actuels du groupe et du projet. Cela vous permet de traiter les points de blocage ou les inefficacités, et d’identifier des axes d’optimisation des processus, ce qui favorisera une amélioration des performances sur le long terme. 

Comment créer un flux de travail d'équipe

Pour créer un flux de travail, identifiez ce qui doit être fait, qui doit être impliqué, ce qui doit précisément être réalisé, puis testez, ajustez et mettez en œuvre votre processus.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

X/Twitter

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

1. Définir l’objectif du flux de travail

Définissez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre grâce au flux de travail. Cela peut être la création d’un processus répétitif pour le lancement de campagnes (comme dans l’exemple ci-dessus), le développement de logiciels ou la conception de nouveaux produits. 

Des objectifs clairs et mesurables vous aideront à adapter le flux aux besoins de votre équipe, éviter de vouloir « tout faire d’un coup », et évaluer si le workflow atteint réellement ses résultats escomptés. 

2. Identifier les membres de l’équipe qui doivent être impliqués

Identifiez les rôles et responsabilités pour chaque étape du processus afin que vous et votre équipe sachiez clairement qui est responsable de chaque partie — n’oubliez pas que la bonne allocation des ressources marketing est essentielle !

Astuce

Les outils logiciels facilitent grandement l’attribution, l’affectation et la planification des ressources. Beaucoup proposent des automatisations pour limiter les tâches répétitives et manuelles. Voici une liste de logiciels de gestion des ressources marketing à découvrir comme point de départ.

Concrétisez la démarche en créant une documentation qui présente le nom, le rôle et la photo de chaque membre. Les gens se sentent valorisés grâce à cette représentation visuelle, qui favorise la cohésion d’équipe et crée un sentiment d’appartenance, notamment dans le cadre du travail à distance. 

3. Énumérer les tâches et étapes du processus

Rassemblez les personnes concernées et planifiez ensemble comment atteindre l’objectif. Décomposez le processus en tâches et étapes détaillées. Chacune doit être actionnable et nécessaire pour réaliser l’objectif du flux de travail.

Utilisez des verbes pour caractériser les tâches comme rédiger, relire, corriger, développer, approuver, tester, ou publier/déployer, afin de préciser ce qui doit être fait. Précisez qui exécutera chaque tâche ou étape du processus et consignez-le dans un document. J’adore utiliser un tableau RACI à ce stade de la planification et de la création du workflow. 

4. Créer un schéma du flux de travail

Représentez visuellement le flux de travail à l’aide de schémas et de diagrammes. J’aime toujours commencer le mapping du workflow sur papier pour m’assurer de pouvoir le présenter de manière la plus claire possible. 

Par exemple, dans un poste précédent où j'ai élaboré les processus d’assistance client pour une grande entreprise de logiciels, j’ai créé des flux de travail visuels illustrant chaque processus de l’équipe de service client. J’utilisais des verbes et des intitulés d’étapes orientés vers l'action, avec des points de décision, des résultats attendus et des parties responsables pour chaque étape.

5. Tester et ajuster le flux de travail

Avant une implémentation complète, testez le flux de travail à petite échelle afin d’identifier d’éventuels problèmes ou goulets d’étranglement. Soyez prêt à apporter des ajustements sur la base des retours de tous les participants ! 

Cela permet de limiter les risques du processus et de vous assurer d’identifier et résoudre les incidents dès les premiers jours, avant que les choses ne deviennent trop compliquées ou que le volume les rende ingérables, évitant ainsi un cadre de travail désorganisé. Prévoyez des points réguliers, une fois par semaine, avec l’équipe principale pour comprendre comment le processus évolue et pouvoir apporter des ajustements rapides.

Après chaque modification, mettez à jour tous les livrables et informez l’équipe. Si vous apportez des changements majeurs, réalisez un second pilote ou testez le flux de travail de l’équipe.

6. Mettre en place le flux de travail et continuer à itérer

La surveillance continue et l’itération vous permettent de vous assurer que le flux de travail reste pertinent et efficace au fil des évolutions. Pensez à bien documenter tous les changements opérés et à examiner si ce workflow peut servir de modèle pour une future construction similaire.

Conseils pour améliorer vos flux de travail

Voici quelques conseils pour développer, maintenir, itérer et optimiser les flux de travail afin de renforcer leur efficacité. 

1. Réfléchissez bien à la technologie 

Je déconseille de planifier et concevoir vos flux de travail directement dans un logiciel dès le début, car il est facile d'être submergé et de perdre de vue les éléments vraiment importants de la planification du flux de travail. Commencez plutôt par du papier et un stylo.

Quand vous comprenez suffisamment bien votre flux de travail pour utiliser des outils, faites des choix sélectifs. Choisissez des outils adaptés aux besoins immédiats de l’équipe, qui s’intègrent de façon transparente à vos flux et aux autres systèmes utilisés. Évaluez chaque outil selon ses fonctionnalités, la compatibilité avec vos exigences et la facilité d’utilisation.

Vous pourriez constater que vous avez besoin d’un mélange d’outils de gestion de projet ou d’outils de planification de projet, d’outils de cartographie des flux de travail et de systèmes de collaboration pour gérer les flux de travail et les processus métier.  

2. Documentez tout

Si vous voulez que chacun sache ce qui se passe, vous devez documenter ce qui doit se passer, pourquoi cela doit se passer et qui doit l’accomplir. Une documentation approfondie des flux de travail encourage la transparence et la responsabilisation, et se révèle précieuse pour intégrer de nouveaux membres ou consulter l’historique du projet. 

Conseil d’expert

Les checklists peuvent sembler basiques, mais elles sont vos meilleures alliées pour créer et gérer les flux de travail. Elles permettent à chacun de voir rapidement ce qui a été ou non fait grâce à un indicateur oui/non.

Si vous n’aimez pas la documentation ou ne vous sentez pas à l’aise pour l’élaborer, je recommande des outils d’écriture comme Grammarly ou ChatGPT. Une autre façon astucieuse d’exploiter ChatGPT pour la documentation est de créer ou d’utiliser un GPT spécifiquement entraîné qui comprend ce que vous cherchez à accomplir et sous quel format.

3. Intégrez les retours clients

Les retours des clients sur la rapidité, le service ou d’autres aspects du support peuvent indiquer un problème au sein du flux de travail de votre équipe. 

Mettez en place des opportunités pour recueillir les retours clients et structurez un processus pour analyser et répondre à ces retours en vue d’itérer. Sollicitez des retours afin d’obtenir un mélange d’avis positifs et négatifs, et utilisez des enquêtes ainsi que des groupes de discussion pour recueillir des retours ciblés. 

4. Priorisez la flexibilité et l’adaptabilité

Concevez des flux de travail d’équipe intrinsèquement flexibles, permettant des ajustements à mesure que les besoins, la dynamique de l’équipe ou l’environnement externe évoluent. Mettez en place des points de contrôle réguliers pour évaluer l’adaptabilité du flux et ajuster si besoin.

J'ai tendance à apporter de nombreux changements aux premières étapes de la mise en œuvre du flux de travail, puis, une fois qu'il est stable, je le surveille à plus long terme lors de revues trimestrielles ou semestrielles. J'examine également rapidement tout retour spécifique de la part des clients, parties prenantes ou membres de l'équipe. 

5. Concentrez-vous sur les rôles, pas seulement sur les personnes

Concentrez-vous sur le rôle que chaque personne occupe au sein de l'organisation, afin que si quelqu'un part, vous conserviez une vision claire des responsabilités liées à ce poste. Cela facilitera également l'intégration rapide d'un nouveau membre dans l'équipe. 

Conseil d’expert

Les licenciements peuvent souvent impacter de façon inattendue les flux de travail et projets d’une équipe. Lorsque des personnes quittent une organisation sans être remplacées, les membres restants au sein des équipes transverses perdent leur savoir, leurs compétences, leur expérience et leur capacité à travailler.

Voici quelques conseils pour se réorganiser après un changement imprévu comme un licenciement :

1. Réévaluez rapidement les personnes et les rôles restants afin d’identifier les manques. Travaillez avec les managers et la direction pour répartir la charge de travail entre les membres de l’équipe existants. 
2. Augmentez la fréquence et la clarté de la communication au sein de l'équipe et entre les départements, en particulier pour les flux de travail transverses. 
3. Proposez des formations complémentaires et un accompagnement aux membres de l’équipe restants, ainsi qu’à ceux qui assument de nouveaux rôles ou responsabilités. Cela facilite la transition et permet d’atténuer d’éventuelles chutes de moral importantes. 
4. Poursuivez l’évaluation de l’efficacité de votre processus et de vos interventions afin de continuer à avancer. Restez à l’écoute des retours et soyez prêt à ajuster votre flux de travail en fonction des nouvelles capacités de votre équipe. 

Et maintenant ?

Si vous avez des flux de travail d'équipe que vous appréciez ou que vous trouvez particulièrement efficaces, j'aimerais les découvrir ! Rejoignez-moi dans la communauté DPM pour partager vos réussites et vos échecs, et apprendre avec nous.