Guide du débutant sur les logiciels de gestion des flux de travail
Si vous êtes ici, c’est sûrement que vous cherchez à rationaliser les processus dans votre organisation. De plus, vous êtes à la recherche d’un outil qui peut vous aider à y parvenir, afin de vous débarrasser enfin de tous ces tableaux Excel, post-its et autres méthodes créatives que vous avez développées jusqu’à présent pour gérer vos processus. Explorons donc ensemble ce qu'est un logiciel de gestion des flux de travail ainsi que quelques-uns de ses avantages.
Mais juste avant de répondre à la question « qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des flux de travail ? », regardons le contexte. Aujourd’hui, les logiciels de gestion des flux de travail sont un enjeu majeur, et la valeur de leur marché en est la preuve (estimée à 10,5 M USD). Ce marché devrait croître considérablement, d’environ 14 M USD entre 2023 et 2028.
Pourquoi cette croissance ? Principalement parce que les entreprises ont décidé de céder aux robots et se sont converties à la puissance de l’automatisation. Maintenant, commençons à parler de gestion des flux de travail !
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En quelques mots, la gestion du flux de travail est un processus itératif d’optimisation de la qualité des flux de travail. Pas très clair ? Pour clarifier, je vais commencer par la base et vous expliquer ce qu’est un flux de travail.
Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
Un flux de travail est une série d’étapes représentant la séquence à suivre pour accomplir une activité. Contrairement à un processus métier, qui est linéaire, un flux de travail intègre une logique conditionnelle afin de prendre des décisions en cours de route, ce qui peut amener le flux de travail à suivre plusieurs chemins différents.
La façon traditionnelle de représenter un flux de travail est d’utiliser un organigramme, et de nombreux outils logiciels peuvent vous aider à créer de magnifiques diagrammes à partir de modèles ou en partant de zéro. L’idée est de transformer les processus manuels en différents flux, constitués d’étapes reproductibles, pouvant être suivis pour générer des résultats prévisibles.
Voici quelques exemples de flux de travail :
- Gestion documentaire ou validations de supports marketing
- Intégration des nouveaux employés
- Transmission d’une demande d’autorisation de voyage ou approbation de dépenses
Un logiciel d’organigramme propose généralement une interface conviviale avec une fonctionnalité de glisser-déposer qui permet de construire des flux de travail personnalisés dans un environnement sans code. De plus, cela offre des fonctionnalités de collaboration afin de co-créer en temps réel. En outre, un logiciel de gestion de flux de processus s’intègre souvent à ces outils, permettant une transition fluide de la planification visuelle à l’exécution et au suivi dans un système unifié. Ces processus impliquent souvent une gestion documentaire complexe, ce qui rend la mise en place d’un système de gestion documentaire essentielle pour des validations structurées, le contrôle des versions et une collaboration sécurisée.
Il est maintenant important de noter qu’un flux de travail, en raison de ses embranchements, peut devenir complexe à mesure que davantage de décisions et de membres d’équipe y sont impliqués. Cette complexité est précisément ce que la gestion des flux de travail vise à résoudre, souvent à l’aide d’outils de gestion de flux de travail d’entreprise capables de prendre en charge des processus complexes, d’automatiser des tâches et d’assurer une collaboration fluide dans des équipes importantes.
Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?
La gestion des flux de travail est une pratique qui consiste à cartographier vos flux, à les suivre et, enfin, à les optimiser, que ce soit par intégration, automatisation, ou les deux à la fois.
Les intégrations de flux de travail consistent généralement à connecter différentes applications pour échanger des informations. Ces intégrations peuvent être configurées manuellement à l’aide d’une API, mais aussi grâce à des logiciels tiers, comme Zapier.
L’automatisation des flux de travail nécessite un type de logiciel appelé logiciel d’automatisation de workflow qui permet de définir des règles métier régissant la circulation de l’information. Ces outils d’automatisation de workflow transforment des tâches répétitives en processus automatisés prévisibles qui vous font gagner du temps et de l’argent.
La gestion des flux de travail est cyclique, ce qui signifie qu’à chaque fois que vous optimisez un flux, vous le cartographiez à nouveau puis recommencez à le suivre jusqu’à la prochaine amélioration. Il s’agit d’une recherche permanente d’amélioration. Un outil de gestion des flux de travail vous accompagnera dans cette tâche cyclique.
Lisez-en plus sur les différents types de gestion des flux de travail ici.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des flux de travail ?
Un logiciel de gestion des flux de travail est un programme qui fait généralement partie d'un outil de gestion de projet et qui peut vous aider à gérer les flux de travail de l'équipe. Vous pouvez suivre différents flux de travail projet à l'aide de tableaux de bord, créer ou optimiser des flux de travail grâce à des vues de gestion des tâches comme Kanban ou une frise chronologique, définir des dépendances et identifier des axes d'amélioration.
Un système de gestion des flux de travail se décline généralement en trois modèles.
Types de logiciels de gestion des flux de travail
Sur site
Un déploiement sur site signifie que le logiciel sera installé sur votre propre matériel informatique, et vous devenez responsable de sa maintenance. Bien que cette option offre des avantages en matière de sécurité, elle implique également plus de dépenses, car vous devrez assurer la maintenance du logiciel et du matériel.
Basé sur le cloud
Le logiciel basé sur le cloud est aujourd'hui le plus répandu. Ce type de déploiement implique que vous utilisez les ressources du fournisseur, y compris le matériel et le stockage sur le cloud. Pensez à tout outil SaaS que vous utilisez actuellement, comme un CRM, un logiciel de suivi du temps, un logiciel de gestion documentaire ou un logiciel de contrôle documentaire.
Hybride
Un déploiement hybride signifie que vous stockerez vos informations à différents endroits, en fonction de vos opérations et de vos objectifs métier. Les informations les plus critiques pour votre entreprise seront hébergées sur votre propre cloud, tandis que les ressources moins stratégiques seront stockées chez le prestataire. C'est une excellente option pour gérer précisément les autorisations et le contrôle d'accès.
Fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des flux de travail
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des flux de travail.
- Gestion des tâches. Quel que soit le forfait du logiciel de gestion des flux de travail que vous choisissez, la plupart des logiciels de gestion de flux de travail projet incluent des fonctionnalités de gestion des tâches. Les vues de gestion des tâches, comme la vue en liste, sont souvent incluses dans les forfaits de base et proposent des champs personnalisables afin de suivre les indicateurs qui comptent le plus pour vous.
- Automatisation des processus. Comme nous l'avons mentionné, l'automatisation permet d’optimiser les flux de travail, principalement en activant l’exécution automatique des tâches. Un autre avantage de l'automatisation des processus est d'envoyer des notifications aux parties prenantes dès qu'une intervention humaine est nécessaire. Vous pouvez également rechercher un logiciel d'automatisation des processus spécifique.
- Rapports et analyses. Chaque outil de gestion des flux de travail dispose d'un module de rapports. Cela vous aidera à suivre les KPI et à garantir que vos workflows fournissent les résultats attendus. Les rapports peuvent aussi vous aider à identifier les goulots d’étranglement et les moments où il est nécessaire d’effectuer un suivi.
- Capacités d’intégration. Les intégrations permettent d’étendre la portée de votre flux de travail en connectant plusieurs applications et en favorisant l’échange d’informations entre elles.
- Interface conviviale. N'oubliez pas que les flux de travail peuvent devenir complexes à mesure que de nouvelles variables entrent en jeu. Ainsi, ces outils sont conçus pour vous offrir une excellente expérience utilisateur afin que vous ne perdiez pas de temps à chercher des fonctionnalités dans l’outil. Un bon exemple est Microsoft Visio.
Avantages des logiciels de gestion des flux de travail
Les avantages des logiciels de gestion des flux de travail incluent :
- Productivité accrue
- Collaboration améliorée
- Processus rationalisés
- Responsabilisation et transparence renforcées
Beaucoup de ces avantages sont amplifiés lorsque vous appliquez les meilleures pratiques de gestion documentaire, telles que le stockage cloud sécurisé, le contrôle d’accès et les politiques de conservation, notamment si vos flux de travail impliquent des documents soumis à des exigences de conformité.
Exemples de logiciels de gestion des flux de travail parmi les meilleurs
Voici quelques outils qui peuvent vous aider à gérer les flux de travail. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur l'un des outils de cette liste, vous pouvez les trouver dans notre liste des meilleurs logiciels de gestion des flux de travail.
