Guide du débutant sur les logiciels de gestion des flux de travail
Si vous êtes ici, c’est certainement parce que vous souhaitez rationaliser les processus de votre organisation. De plus, vous cherchez un outil qui puisse vous aider à y parvenir, afin de vous débarrasser enfin de tous ces tableaux Excel, pense-bêtes et autres méthodes créatives que vous avez développées jusqu’à présent pour contrôler vos processus. Explorons donc ensemble ce qu’est un logiciel de gestion des flux de travail et certains de ses avantages.
Mais juste avant de commencer à répondre à la question de savoir ce qu’est un logiciel de gestion des flux de travail, examinons le contexte. Les logiciels de flux de travail sont aujourd’hui très importants, comme le montre la valeur de leur marché (estimée à $10.5M USD). Ce marché devrait croître de près de $14M USD entre 2023 et 2028.
Pourquoi cette croissance ? Principalement parce que les entreprises ont décidé de laisser les robots prendre le dessus et de céder au pouvoir de l’automatisation. Parlons maintenant de la gestion des flux de travail !
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En quelques mots, la gestion des flux de travail est un processus itératif d’optimisation de la qualité des flux de travail. Ce n’est pas très clair ? Pour améliorer les choses, je vais commencer par les bases et vous expliquer ce qu’est un flux de travail.
Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
Un flux de travail est une série d’étapes qui représentent la séquence à suivre pour mener une activité à bien. Contrairement à un processus métier, qui est linéaire, un flux de travail intègre une logique conditionnelle afin de prendre des décisions en cours de route, ce qui peut faire suivre au processus différents chemins.
La manière traditionnelle de représenter un flux de travail consiste à utiliser un organigramme, et de nombreux outils logiciels peuvent vous aider à créer de beaux diagrammes à partir de modèles ou de zéro. L’objectif est de transformer les processus manuels en différents flux de travail composés d’étapes répétables pouvant être suivies pour générer des résultats prévisibles.
Voici quelques exemples de flux de travail :
- Gestion des documents ou approbation de supports marketing
- Intégration des employés
- Acheminement d’une demande d’autorisation de voyage ou approbation de dépenses
Les logiciels d’organigrammes disposent généralement d’une interface conviviale avec une fonctionnalité de glisser-déposer qui vous permet de créer des flux de travail personnalisés dans un environnement sans code. De plus, ils offrent des fonctionnalités de collaboration qui vous permettent de co-créer en temps réel. Par ailleurs, les logiciels de flux de travail des processus s’intègrent souvent à ces outils, permettant de passer facilement de la planification visuelle à l’exécution et au suivi au sein d’un système unifié. Ces processus impliquent souvent une gestion complexe des documents, ce qui rend la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire essentielle pour les approbations structurées, le contrôle des versions et la collaboration sécurisée.
Il est maintenant important de noter que les flux de travail, en raison de leurs parcours à embranchements, peuvent devenir complexes à mesure que davantage de décisions sont prises et que davantage de membres de l’équipe participent au flux de travail. Cette complexité est précisément ce que la gestion des flux de travail cherche à traiter, souvent avec l’aide d’un logiciel de flux de travail d’entreprise capable de gérer des processus complexes, d’automatiser les tâches et de garantir une collaboration fluide au sein de grandes équipes.
Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?
La gestion des flux de travail est une pratique qui consiste à cartographier vos flux de travail, à les suivre et, enfin, à les optimiser par l’intégration, l’automatisation ou les deux.
Les intégrations de flux de travail consistent généralement à connecter différentes applications afin qu’elles échangent des informations. Ces intégrations peuvent être configurées manuellement à l’aide d’une API, mais aussi au moyen de logiciels tiers tels que Zapier.
L’automatisation des flux de travail nécessite un type de logiciel appelé logiciel d’automatisation des flux de travail qui vous permet de définir des règles métier régissant le flux d’informations. Ces outils d’automatisation des flux de travail peuvent transformer les tâches répétitives en processus automatisés prévisibles qui vous font gagner du temps et de l’argent.
La gestion des flux de travail est cyclique : chaque fois que vous rationalisez un flux de travail, vous le cartographiez à nouveau, puis recommencez à le suivre jusqu’à votre prochaine optimisation. Il s’agit de chercher constamment à s’améliorer. Un outil de gestion des flux de travail vous aidera dans cette tâche cyclique.
En savoir plus sur les différents types de gestion des flux de travail ici.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des flux de travail ?
Un logiciel de gestion des flux de travail est un programme qui fait généralement partie d’un outil de gestion de projet et qui peut vous aider à gérer les flux de travail de l’équipe. Vous pouvez suivre différents flux de travail de projet à l’aide de tableaux de bord, créer ou optimiser des flux de travail à l’aide de vues de gestion des tâches, comme les tableaux Kanban ou les chronologies, définir des dépendances et identifier des améliorations.
Un système de gestion des flux de travail est généralement disponible sous trois formes.
Types de logiciels de gestion des flux de travail
Sur site
Un déploiement sur site signifie que le logiciel sera installé sur votre matériel et que vous serez responsable de sa maintenance. Bien que cette option offre des avantages en matière de sécurité, elle signifie également que vous dépenserez davantage, car vous devrez assurer la maintenance du logiciel et du matériel.
Dans le cloud
Aujourd’hui, les logiciels de gestion des flux de travail dans le cloud constituent l’option la plus courante. Ce type de déploiement signifie que vous utilisez les ressources du fournisseur, notamment le matériel et le stockage cloud. Pensez à n’importe quel outil SaaS que vous utilisez actuellement, comme un CRM, un logiciel de suivi du temps, un logiciel de gestion des flux de documents ou un logiciel de contrôle des documents.
Hybride
Un déploiement hybride signifie que vous stockerez vos informations à différents endroits, en fonction de vos activités et de vos objectifs commerciaux. Les informations les plus critiques pour votre entreprise seront stockées dans votre cloud, tandis que les ressources moins critiques seront stockées chez le fournisseur. Il s’agit d’une excellente option pour gérer les autorisations détaillées et le contrôle des accès.
Fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des flux de travail
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités des logiciels de gestion des flux de travail.
- Gestion des tâches. Quel que soit le plan tarifaire du logiciel de gestion des flux de travail que vous choisissez, la plupart des logiciels de gestion des flux de travail de projet incluent des fonctionnalités de gestion des tâches. Les vues de gestion des tâches, comme les vues en liste, sont généralement incluses dans les forfaits de base et proposent des champs personnalisables afin que vous puissiez suivre les indicateurs qui comptent le plus pour vous.
- Automatisation des processus. Comme nous l’avons mentionné, l’automatisation contribue à optimiser les flux de travail, principalement en permettant l’exécution automatique des tâches. Un autre avantage de l’automatisation des processus est qu’elle envoie des notifications aux parties prenantes chaque fois qu’une intervention humaine est requise. Vous pouvez également rechercher un logiciel d’automatisation des processus spécifique.
- Rapports et analyses. Chaque outil de gestion des flux de travail dispose d’un module de rapports. Celui-ci vous aidera à suivre les KPI et à vous assurer que vos flux de travail produisent les résultats attendus. Les rapports peuvent également vous aider à identifier les goulots d’étranglement et à déterminer quand effectuer un suivi.
- Fonctionnalités d’intégration. Les intégrations étendent la portée de votre flux de travail en connectant plusieurs applications et en permettant l’échange d’informations entre elles.
- Interface conviviale. N’oubliez pas que les flux de travail peuvent devenir complexes à mesure que davantage de variables entrent en jeu. Par conséquent, ces outils s’attachent à vous offrir une excellente expérience utilisateur afin que vous ne soyez pas distrait en essayant de trouver des éléments dans l’outil. Microsoft Visio en est un bon exemple.
Avantages des logiciels de gestion des flux de travail
Les avantages des logiciels de gestion des flux de travail comprennent :
- Productivité accrue
- Collaboration améliorée
- Processus rationalisés
- Responsabilité et transparence accrues
Plusieurs de ces avantages sont amplifiés lorsque vous appliquez les meilleures pratiques de gestion documentaire, telles que le stockage cloud sécurisé, les contrôles d’accès et les politiques de conservation, en particulier si vos flux de travail impliquent une documentation soumise à des exigences strictes de conformité.
Exemples des meilleurs logiciels de gestion des flux de travail
Voici quelques outils qui peuvent vous aider à gérer les flux de travail. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur l’un des outils de cette liste, vous trouverez davantage de détails dans notre liste des meilleurs logiciels de gestion des flux de travail.
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Plusieurs de ces plateformes utilisent également l’IA pour l’automatisation et l’orchestration, des fonctionnalités de plus en plus courantes dans les logiciels de gestion des flux de travail basés sur l’IA.
