Comment gérer une équipe de projet : conseils pour 9 membres d’équipe

Une équipe de projet comprend généralement des rôles tels que le chef de projet, les membres de l’équipe, les parties prenantes et les experts du domaine. En tant qu’équipe, leur objectif collectif est généralement de livrer un livrable spécifique dans les délais, dans le respect du budget et des normes de qualité. En cours de route, ils sont susceptibles de rencontrer des difficultés telles qu’une communication peu claire, une gestion inefficace des ressources, des changements de périmètre et bien d’autres encore.

En tant que chef de projet, vous êtes responsable de réduire ces difficultés en créant une note de cadrage du projet, une matrice RACI et un plan de projet, afin de vous assurer que l’équipe sait clairement ce qui doit être fait, qui fait quoi et pour quelle échéance. Vous pouvez également utiliser dès le début des techniques telles que la méthode Delphi pour faire appel aux parties prenantes afin d’identifier les risques.

Vous devrez également surveiller la charge de travail de l’équipe, son niveau de stress et les signes avant-coureurs d’épuisement professionnel. Un tableau de bord de gestion de projet peut vous aider en affichant de manière organisée les attributions de tâches, la charge de travail, les échéances et la collaboration liée à l’avancement.

Si vous souhaitez réellement améliorer la manière dont votre équipe travaille ensemble, ces meilleures formations à la collaboration sont exactement ce qu’il vous faut pour commencer.

Comment gérer une équipe de projet

Chaque membre de votre équipe de projet aura ses propres particularités et préférences : tirez-en parti. Les conseils ci-dessous peuvent servir de bonnes pratiques générales pour gérer tout type d’équipe et les personnalités qui la composent. 

1. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Lorsque vous gérez une équipe de projet, il est utile de disposer d’un emplacement unique où stocker toutes les informations dont votre équipe aura besoin concernant le projet : tâches, exigences du projet, dates d’échéance, attributions, livrables, objectifs du projet, jalons, etc. Cet emplacement est généralement un logiciel de gestion de projet. 

Trouver le logiciel de gestion de projet ou le logiciel de gestion des ressources adapté vous simplifiera considérablement la vie en tant que chef de projet. Aujourd’hui, les outils de gestion de projet fondés sur l’IA vont encore plus loin en automatisant l’attribution des tâches, en prédisant les risques liés au projet et en optimisant la charge de travail de l’équipe à partir de données en temps réel.

L’objectif d’un logiciel de gestion de projet est de suivre qui travaille actuellement sur quoi, les progrès réalisés par chacun dans ses tâches et la charge de travail de chaque membre de l’équipe. Il est plus difficile d’évaluer la capacité de charge de travail de chacun sans logiciel. Les logiciels de gestion de projet sont particulièrement essentiels pour les équipes à distance qui gèrent des projets, car le travail peut facilement passer entre les mailles du filet lors des communications virtuelles.

Voici un exemple de l’aide apportée par un logiciel de gestion de projet : vous pouvez voir la capacité, les attributions et les charges de travail totales en un seul affichage. Certains outils fondés sur l’IA analysent même les performances passées afin de suggérer une répartition optimale de la charge de travail, garantissant ainsi que les projets restent sur la bonne voie avec un minimum de goulots d’étranglement.

C’est également essentiel pour gérer les personnes accros au travail de votre équipe. Les personnes accros au travail sont généralement motivées, attentives aux détails et persévérantes, mais cela peut entraîner un risque d’épuisement professionnel et un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ce sont de véritables machines lorsqu’il s’agit d’accomplir le travail, mais elles pourraient probablement faire une pause.

Un logiciel peut vous aider à voir exactement ce qu’elles ont à faire, afin que vous puissiez transférer certaines de leurs tâches à quelqu’un d’autre qui dispose de davantage de capacité. La gestion de la charge de travail fondée sur l’IA peut même identifier les premiers signes d’épuisement professionnel et recommander automatiquement une redistribution des tâches. Leur attribuer une quantité de travail adaptée — et les encourager à faire régulièrement des pauses — les gardera motivées et les aidera à prévenir l’épuisement professionnel. 

Conseil de pro : Demandez à votre équipe de vous aider à créer une liste de contrôle des exigences pour un outil de gestion de projet afin de vous assurer que tous leurs besoins sont satisfaits par votre système actuel.

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2. Instaurez la sécurité psychologique au sein de l'équipe

Un environnement psychologiquement sûr est un environnement dans lequel votre équipe se sent habilitée et encouragée à partager ses commentaires, ses idées et ses réflexions avec le reste de l'équipe. Les recherches montrent que l'instauration de la sécurité psychologique au sein de votre équipe peut même réduire les erreurs de projet de 25 %. En outre, sans elle, vous pourriez passer à côté d'excellentes idées, car les membres de votre équipe ne se sentent pas à l'aise pour prendre la parole.

La sécurité psychologique est particulièrement importante pour les introvertis de votre équipe. Les introvertis ont tendance à être réfléchis, calmes et réservés, ce qui peut parfois les exposer au risque d'être négligés. Ils s'épanouissent dans les situations où ils se sentent à l'aise et en sécurité pour exprimer leur opinion. Ils sont déjà enclins au silence : sans sécurité psychologique, vous risquez de ne jamais les entendre.  

Voici quelques tactiques que vous pouvez utiliser pour créer un climat de sécurité psychologique :

• Établissez des attentes claires en matière de communication et de comportement, en mettant l'accent sur le respect et l'ouverture. 
• Intégrez des boucles de rétroaction à vos processus en rencontrant régulièrement les membres de votre équipe, en sollicitant leurs commentaires, puis en les mettant en œuvre afin de vous assurer que chacun se sente écouté. 
• Reconnaissez et récompensez les membres de l'équipe pour leurs idées, leurs commentaires et les occasions où ils vont au-delà de ce qui est attendu d'eux. 

Si votre équipe a toujours des difficultés en matière de motivation et de sécurité psychologique, consultez notre article sur les stratégies de neuroleadership.

3. Créez un tableau RACI pour votre équipe projet

Un tableau RACI indique qui est responsable, décisionnaire, consulté et informé pour chaque tâche du projet. Les membres de l'équipe peuvent se référer au tableau lorsqu'ils travaillent sur leurs tâches afin d'obtenir les commentaires et les contributions des membres concernés de l'équipe.

Les chefs de projet peuvent également l'utiliser pour déléguer des tâches précises à l'équipe. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, il est probable que votre outil propose un modèle de tableau RACI ou RASCI. 

Les maniaques du contrôle de votre équipe tireront pleinement parti d'un tableau RACI correctement établi. Ces membres de l'équipe, soucieux du détail, proactifs et rigoureux, voudront probablement participer à chaque tâche du projet et donner leur avis sur chacune d'elles, ce qui peut parfois conduire à de la microgestion.

Désignez-les comme responsables ou décisionnaires des tâches ou des livrables du projet que vous savez qu'ils pourront parfaitement maîtriser, et indiquez clairement les situations dans lesquelles ils doivent seulement être informés ou consultés, ou celles dans lesquelles ils ne doivent pas être impliqués du tout.

Voici quelques bonnes pratiques pour les tableaux RACI :

• Essayez de désigner une seule personne comme « responsable » pour chaque tâche, plutôt que plusieurs personnes ou un groupe. Cela limite la confusion quant à la personne qui travaille réellement sur un élément. 
• Évitez de vous rendre (c’est-à-dire le chef de projet) responsable de tout. Cela vous empêche de devenir un goulot d’étranglement dans le processus. 
• Clarifiez la différence entre les personnes consultées et celles qui sont informées. Les personnes informées ne donnent généralement pas leur avis, contrairement à celles qui sont consultées. 

4. Soyez décisif, mais flexible dans la gestion de votre équipe

Un bon leadership consiste à être décisif et à assumer la responsabilité des décisions que vous prenez. Cela ne signifie toutefois pas que vous devez graver votre trajectoire dans le marbre. Restez flexible et ouvert aux nouvelles idées, aux décisions différentes ou aux changements provoqués par des événements indépendants de votre volonté. 

Vous vous améliorerez dans ce domaine par l’essai et l’erreur, à mesure que vous gérerez davantage d’équipes et prendrez plus de décisions : vous développerez une intuition qui vous indiquera quand prendre une décision et quand patienter pour obtenir davantage d’informations. 

Cette compétence est importante pour gérer les héros de l’ombre de votre équipe. Ces membres d’équipe fiables, modestes et dévoués baissent la tête et accomplissent leur travail, mais ils ont besoin d’un leadership et d’une orientation solides pour être efficaces.

Donnez la priorité à leur travail et fournissez-leur des instructions claires, mais écoutez-les lorsqu’ils ont une suggestion : ils sont constamment au cœur de l’action, et disposeront donc de nombreuses informations de première main pour vous aider à prendre vos décisions. 

Gérer efficacement une équipe de projet nécessite des stratégies efficaces de gestion de projet qui favorisent la collaboration et la responsabilisation.

5. Communiquez efficacement avec votre équipe

Celle-ci est assez évidente : une communication claire est essentielle pour que chacun sache quel est le plan et sur quoi il doit travailler. Mais vous seriez surpris de constater à quel point les responsables se trompent souvent dans ce domaine. Selon une étude, 30 % des personnes interrogées ont déclaré être frustrées par le manque de clarté de la communication de leurs supérieurs.

Une communication efficace est également essentielle pour les rêveurs qui travaillent sur votre projet. Les personnes perdues dans leurs pensées, à la recherche d’idées créatives ou de nouvelles approches, sont précieuses au sein de votre équipe, mais elles peuvent parfois manquer des informations importantes que vous leur communiquez.  Les rêveurs ont tendance à être innovants, réfléchis et curieux, mais ils peuvent avoir besoin d’instructions claires et être facilement distraits.

Fixez des attentes et apprenez-leur à se concentrer sur les informations dont ils ont besoin pour bien effectuer leur travail et tirer parti de leurs rêveries. 

Voici quelques stratégies pour améliorer votre communication :

• Soyez orienté vers l’action et utilisez des verbes clairs dans vos instructions. Supprimez les détails et fioritures inutiles et concentrez-vous sur la prochaine étape à suivre pour le lecteur ou l’auditeur. 
• Restez cohérent en ce qui concerne le calendrier, la mise en forme, les canaux et même le code couleur. Envoyer une mise à jour de statut dans Slack une semaine, puis par e-mail la suivante, ne fera que semer la confusion au sein de l’équipe. 
• Incluez les bons membres de l’équipe. Faites parvenir le message aux personnes qui en ont besoin sans submerger les notifications de tous les autres. 
• Utilisez les bons outils. Selon la définition des applications de gestion de projet, elles proposent des fonctionnalités de gestion des tâches, de suivi du temps et de collaboration : tout ce dont vous avez besoin.

6. Établissez des indicateurs de projet clairs

Le suivi de projet permet aux responsables d’équipe de surveiller les contributions de chaque membre et de s’assurer de leur alignement sur les objectifs du projet. Déterminez les KPI que vous utiliserez pour évaluer les progrès réalisés par l’équipe tout au long du cycle de vie du projet et vérifier que son travail est en bonne voie pour atteindre les objectifs du projet et répondre aux attentes des parties prenantes. 

Tenez l’équipe informée des indicateurs : si elle ne sait pas vers quoi tendre, comment pouvez-vous espérer la réussite du projet ? 

La définition d’indicateurs clairs est particulièrement utile pour les innovateurs de votre équipe. Ils sont inventifs, stratégiques et flexibles, et apportent souvent d’excellentes idées ainsi que des plans clairs pour leur mise en œuvre. Cependant, ils ont besoin de garde-fous, car ils risquent d’aller trop loin.

Trouvez un équilibre entre laisser leur créativité s’épanouir et vous assurer que leur travail répond aux besoins et aux attentes du projet. Accordez-leur une liberté créative tout en veillant à ce que leurs efforts restent alignés sur les objectifs du projet, et communiquez-leur des indicateurs clairs afin de les aider à se concentrer sur ce qui est nécessaire à la réussite du projet.

Voici quelques indicateurs que vous devriez envisager d’utiliser :

• Vélocité du sprint : utilisée dans Scrum, la vélocité du sprint mesure la quantité de travail réalisée par l’équipe lors d’un sprint donné (une période prédéfinie, généralement de deux à quatre semaines). La vélocité devrait augmenter à mesure que l’équipe devient plus soudée et s’habitue au projet. 
• Gestion de la valeur acquise : cette méthode attribue une valeur monétaire à la quantité de travail effectuée et la compare au budget utilisé. Elle fournit une image plus précise de l’avancement du projet que la seule quantité de travail réalisée sur une période donnée. 
• Taux d’utilisation des ressources : cet indicateur mesure la quantité de travail facturable confiée aux membres de l’équipe et détermine si celle-ci est réaliste. Ne visez pas un taux d’utilisation de 100 % : les personnes ont besoin de temps pour des activités telles que les réunions, les e-mails et les pauses-café. Visez plutôt un taux compris entre 70 et 80 %. 

7. Organisez des activités de cohésion d’équipe

Il est facile de comprendre pourquoi de nombreux chefs de projet négligent les activités de cohésion d’équipe : les délais serrés laissent souvent à peine assez de temps pour terminer le travail du projet, sans même parler d’une activité agréable pour renforcer les liens.

Mais si vous pouvez caser quelque chose entre deux projets (ou même des brise-glace dans vos réunions de lancement internes), cela contribuera grandement à développer la collaboration et l’esprit d’équipe au sein de l’équipe, ce qui se traduira par des projets de meilleure qualité et plus réussis. 

Les activités de cohésion d’équipe sont l’occasion pour les recrues qui apportent de la personnalité à votre équipe de se démarquer. Ce n’est pas une critique : la personne qualifiée de « recrue qui apporte de la personnalité » est généralement une excellente collaboratrice et un lien social important.

Donnez-lui un rôle central dans l’activité que vous aurez choisie : elle mobilisera l’équipe et lancera une collaboration efficace.

Voici quelques idées :

• Essayez des brise-glace simples lors des réunions internes, comme partager des anecdotes amusantes, parler d’un voyage préféré ou dire si l’on a déjà rencontré des célébrités. 
• Organisez un événement virtuel ou en présentiel, comme une chasse au trésor ou un jeu d’évasion : cela met à l’épreuve le travail d’équipe et la collaboration.
• Un apéritif d’équipe : c’est une excellente occasion pour les membres de l’équipe d’apprendre à mieux se connaître (mais veillez à tenir compte des membres de l’équipe qui ne boivent pas).

8. Donnez de l’autonomie à votre équipe projet

Les recherches montrent que la microgestion peut avoir des effets négatifs sur les performances de l’équipe et du projet. Selon une enquête, 71 % des répondants ont déclaré que la microgestion nuisait à leur performance professionnelle, et 85 % ont indiqué qu’elle avait eu un impact négatif sur leur moral.

En bref, ne faites pas de microgestion de votre équipe. Laissez ses membres prendre des décisions sur leur façon de travailler. Permettez-leur de s’approprier leurs idées créatives et d’intervenir lorsqu’un processus ou un livrable entrave le travail de l’équipe ou l’avancement du projet.

Votre rôle en tant que chef de projet consiste à gérer les personnes et à orienter l’équipe dans la bonne direction, plutôt qu’à dicter précisément la manière dont chaque tâche doit être réalisée. 

C’est idéal pour l’avocat du diable de votre équipe. Ces membres sont souvent sceptiques, indépendants et audacieux, des traits qui les aident à remettre en question le statu quo et les processus habituels. Donnez-leur suffisamment d’autonomie pour contester le statu quo et vos processus habituels, tout en leur fournissant un encadrement suffisant et en utilisant des techniques de résolution des conflits afin de vous assurer qu’ils ne s’éloignent pas trop du sujet.

Puisqu’ils peuvent sembler contraires et risquer de s’isoler, encouragez les retours constructifs et favorisez un environnement où leur contribution est valorisée et intégrée, tout en assurant un encadrement et en utilisant des techniques de résolution des conflits pour garantir que les discussions restent productives.

9. Célébrez les réussites de l’équipe

Célébrer les réussites, grandes et petites, est un excellent moyen de garder votre équipe motivée et impliquée dans son travail. Découvrez ce que chaque membre de l’équipe préfère en matière de reconnaissance (par exemple, aime-t-il être félicité publiquement ? Préférerait-il recevoir un message privé ?). 

Dans la plupart des équipes projet, vous trouverez probablement aussi un animateur qui encourage constamment les autres membres de l’équipe. Ces personnes sont optimistes, énergiques et solidaires, et contribuent positivement au moral de l’équipe.

S’il est important que vous, en tant que responsable de l’équipe, mettiez en avant l’excellent travail accompli, donnez également à votre équipe les moyens de le faire. Gardez toutefois à l’esprit que les animateurs peuvent parfois négliger les détails ou tomber dans un enthousiasme excessif. Veillez à équilibrer la reconnaissance avec des retours constructifs et prenez le temps de découvrir comment chaque membre de l’équipe préfère être reconnu, afin d’adapter les célébrations en conséquence.

Voici quelques façons de célébrer les réussites :

• Envoyez une carte au membre de l’équipe — virtuelle ou manuscrite.
• Offrez-lui une petite récompense si vous le pouvez. Il peut s’agir d’une carte cadeau pour son café préféré ou d’une invitation à déjeuner. 
• Créez un espace dédié aux félicitations. Mettez en place un canal Slack dédié ou un tableau blanc auquel chacun peut ajouter une félicitation. 

Outils pour gérer les équipes de projet

Gérer une équipe efficace devient beaucoup plus difficile sans un emplacement centralisé permettant de suivre ce sur quoi l’équipe travaille et ce qui se profile à l’horizon.

Différents types d’outils de gestion de projet vous donnent un aperçu de la capacité, de la charge de travail et permettent de déterminer si une personne a trop ou pas assez de tâches à accomplir. C’est beaucoup plus simple que de mettre à jour manuellement une feuille de calcul Excel chaque matin, et les membres de l’équipe peuvent l’utiliser pour communiquer au sujet du travail sur les projets et se faire part de leurs commentaires. 

Cela peut également rendre vos diagrammes de Gantt et vos tableaux Kanban visibles par toute l’équipe, ce qui renforce la transparence et la responsabilisation.

Voici les meilleurs outils logiciels de gestion de projet actuellement disponibles sur le marché :

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1. 1. Wrike — Idéal pour la réalisation de projets d’entreprise transversaux
2. 2. Productive — Idéal pour la gestion de projets d’agence et le suivi de budgets
3. 3. monday AI Workspace — Idéal pour l’optimisation des ressources grâce à l’IA
4. 4. Celoxis — Idéal pour la planification et les workflows simplifiés
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6. 6. Zoho Projects — Idéal pour l’intégration avec la suite Zoho
7. 7. Ziggu — Idéal pour l’intégration d’un portail client
8. 8. Quickbase — Idéal pour la polyvalence de la plateforme
9. 9. Bubble PPM — Idéal pour la gestion de portefeuille
10. 10. Microsoft Project — Idéal pour les équipes utilisant Microsoft 365

Lorsque vous choisissez un outil, pensez à vérifier ses intégrations avec les autres logiciels que vous utilisez déjà (Google Drive, Slack, Microsoft Teams, etc.) afin que les données et les informations soient visibles sur toutes vos plateformes. 

Si vous êtes une petite organisation, consultez cette liste de logiciels de gestion de projet pour les petites équipes.

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