Qu’est-ce que la collaboration ? Définition, types, & bonnes pratiques
La collaboration est l’un de ces mots qui sont omniprésents ces derniers temps. Beaucoup de gens en parlent, mais tout le monde ne la pratique pas, ou ne la pratique pas efficacement.
Je vais détailler la collaboration d’équipe, expliquer pourquoi elle est particulièrement importante dans les projets numériques, examiner les implications du travail à distance, ainsi que quelques bonnes pratiques et outils logiciels.
Qu’est-ce que la collaboration ?
La collaboration est le processus qui consiste à créer quelque chose avec une autre personne ou avec un groupe de personnes. Dans les projets numériques, elle est au cœur de votre activité : créer des expériences numériques avec des clients, des membres de l’équipe, des parties prenantes, des ressources techniques et des designers, pour n’en citer que quelques-uns.
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La collaboration à distance, plus présente que jamais, consiste à faire cela avec l’obstacle supplémentaire de la distance et de la technologie. En utilisant des outils de collaboration et des outils de communication, vous pouvez améliorer l’environnement de travail, le rendre plus stimulant et encourager le partage des connaissances, ce qui rend l’équipe plus résiliente, efficace et capable d’obtenir des résultats !
Quels sont les différents types de collaboration ?
Voici quelques-uns des nombreux types de collaboration pertinents pour les projets numériques.
- Collaboration d’équipe : ce type de collaboration implique que l’équipe projet se réunisse pour travailler à un objectif commun, à savoir l’achèvement du projet. Il s’agit probablement du type de collaboration le plus évident, et tout projet impliquant plus d’une personne en aura besoin.
- Collaboration communautaire ou collaboration sociale : cette forme de collaboration implique un groupe plus large que la seule équipe projet. Dans le cadre de projets qui sont, par exemple, des programmes ou des initiatives communautaires ou sociales, vous aurez besoin de l’avis de la communauté ou du groupe qui sera touché par le projet.
- Collaboration interfonctionnelle : elle consiste à réunir des personnes issues de disciplines différentes pour travailler sur un projet. Les projets numériques impliquent souvent des développeurs, des designers et des spécialistes du marketing, et la collaboration interfonctionnelle leur permet de travailler ensemble efficacement et de tirer parti de leurs points forts. Toutefois, gardez à l’esprit que la collaboration interfonctionnelle peut être difficile.
Les développeurs adorent Jira, en particulier pour gérer les déploiements et les automatisations, mais les designers le trouvent très rigide et peu adapté à leur travail. C’est un va-et-vient constant pour parvenir à faire collaborer les deux équipes.
- Collaboration infonuagique : si votre équipe utilise des outils de collaboration de projet basés sur le cloud, également appelés outils de collaboration infonuagique, réfléchissez à la manière dont l’équipe collaborera et gérera son travail dans le cloud. Par exemple, si plusieurs membres de l’équipe travaillent simultanément sur un document dans votre outil de collaboration documentaire, mettez en place un processus pour éviter qu’ils n’écrasent le travail des autres.
- Collaboration virtuelle : avec l’essor du travail à distance, de nombreuses équipes collaborent virtuellement, plutôt qu’en personne, à l’aide d’outils de collaboration vidéo. La collaboration virtuelle demande un peu plus d’efforts pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. En tant que chef de projet, vous devez organiser des horaires et des réunions spécifiques pour encourager la collaboration et vous assurer que l’équipe ne travaille pas en vase clos.
- Collaboration asynchrone : elle se produit lorsque les équipes ne collaborent pas en temps réel, contrairement à la collaboration synchrone, qui a lieu en temps réel. Les membres de l’équipe peuvent se trouver dans des endroits différents ou travailler dans des fuseaux horaires différents. Au lieu d’une réunion quotidienne de suivi, vous pouvez demander aux membres de l’équipe d’envoyer un message dans votre outil de communication d’équipe contenant leurs notes de la journée.
- Collaboration interorganisationnelle : ce type de collaboration se produit lorsque différentes organisations doivent travailler ensemble sur un projet. Cela peut signifier que deux agences collaborent et partagent leurs ressources pour réaliser un projet de grande ampleur qu’une seule agence n’aurait pas les moyens de prendre en charge.
- Collaboration créative : ce type de collaboration est similaire à la collaboration interfonctionnelle, mais il est propre aux disciplines créatives telles que les arts, le design et les médias. Si votre projet est une production scénique ou une installation artistique, vous aurez probablement recours à ce type d’effort collaboratif.
Pourquoi la collaboration est-elle importante pour votre organisation ?
La collaboration présente de nombreux avantages pour votre organisation. Voici quelques raisons pour lesquelles elle est importante :
- La collaboration vous aide à rester compétitif : les alliances commerciales donnent rapidement aux entreprises accès à la technologie, aux compétences et aux données qui favorisent l’innovation, ainsi qu’à une agilité et une résilience accrues.
- Les écosystèmes collaboratifs permettent aux entreprises de devenir plus rentables en améliorant leur efficacité ou en réduisant leurs coûts, en s’étendant à de nouvelles zones géographiques et en créant de nouveaux produits ou des produits conjoints.
- La collaboration nous permet d’accéder aux ressources dont nous avons besoin grâce à des partenariats stratégiques qui comblent les lacunes dans vos compétences ou dans celles de votre équipe.
- Des équipes possédant des compétences et des connaissances spécialisées sont nécessaires à la réalisation des projets : elles sont généralement constituées de combinaisons de ressources des clients, des fournisseurs et des prestataires.
- La collaboration décloisonne les organisations afin d’accéder à une vaste quantité de connaissances pour résoudre les problèmes, améliorer la culture de la collaboration et atteindre des objectifs communs ou des objectifs d’entreprise.
Quel est le rôle de la collaboration dans votre entreprise ?
La collaboration offre la possibilité de mobiliser davantage les employés, de libérer la créativité de l’équipe, d’attirer et de fidéliser les meilleurs talents et de réaliser les projets rapidement.
La collaboration interfonctionnelle est au cœur des pratiques agiles, que de plus en plus d’organisations adoptent. Elles utilisent ces pratiques pour faire face à la VUCA (les aspects incontrôlables de l’environnement professionnel) et à son antidote, VUCA Prime (une réponse à la VUCA fondée sur l’application de méthodes agiles).
La « grande démission » est une réalité, particulièrement dans le monde numérique. Il est donc essentiel d’attirer et de fidéliser les employés pour assurer la réussite de l’organisation. Les employés cherchent constamment des moyens significatifs de contribuer, ce qui améliore leur satisfaction professionnelle et favorise le développement de leurs connaissances et de leurs compétences.
Une collaboration efficace contribue à mobiliser les employés, à tirer parti de leur expertise et à exploiter pleinement leurs capacités. Pour y parvenir, de nombreuses organisations investissent dans des formations à la collaboration qui renforcent les compétences en communication, en empathie et en résolution de problèmes, essentielles au travail d’équipe hautement performant.
Dans les environnements de travail numériques, où les connaissances spécialisées couvrent plusieurs disciplines, une collaboration efficace devient une compétence indispensable. De plus, de nombreux projets numériques nécessitent de travailler au-delà des frontières organisationnelles, que ce soit entre des services internes (comme le contenu et le design) ou entre des agences et leurs clients.
Quel est le rôle du leadership dans la collaboration au travail ?
Les dirigeants jouent un rôle essentiel dans l’identification et la hiérarchisation des considérations organisationnelles qui auront une incidence sur la capacité de l’organisation à collaborer efficacement. Parmi celles-ci :
- Empreinte de l’entreprise : emplacements des clients et des employés, emplacements des principaux fournisseurs et emplacements des prestataires
- Infrastructure informatique : votre bureau est-il axé sur Microsoft ? Quels sont vos piliers technologiques (CRM, gestion documentaire, comptabilité, etc.) ?
- Culture : styles de leadership, styles de communication, styles de management, aisance technologique, préférences en matière de méthodes de travail
- Interactions clés : interactions avec les clients ou en interne, cocréation, prise de décision, établissement de relations
- Attraction et fidélisation : collaboration et travail d’équipe ; différentes générations ; diversité, équité et inclusion
Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses ici, mais ces éléments influencent la manière dont vous pouvez rendre la collaboration plus efficace et déterminer les priorités. Par exemple, si votre infrastructure informatique repose principalement sur des outils centrés sur Microsoft (comme OneNote), recherchez des outils de collaboration informatique qui s’appuient sur ceux-ci.
Un autre exemple serait celui où les interactions sur une page web constituent un problème majeur pour les clients : recherchez des outils qui vous permettent de collaborer à distance avec eux sur la conception, de recueillir leurs commentaires et d’annoter le contenu créé. Il s’agit là d’un avantage clé des outils de collaboration.
Quelles sont les bonnes pratiques en matière de collaboration ?
J’ai identifié quelques domaines essentiels de la collaboration sur lesquels se concentrer dans les projets numériques :
- Utiliser la cocréation
- Construire et maintenir des équipes fondées sur une grande confiance
- Toujours prévoir un ordre du jour
- Prendre les décisions de manière collaborative
Cocréation
La cocréation (fondée sur la pratique de l’ingénierie concourante) est une technique que les chefs de projet numériques peuvent exploiter pour améliorer la collaboration au sein de leurs équipes et avec leurs clients. Elle présente les caractéristiques suivantes :
- Équipes interfonctionnelles : les projets numériques réunissent des ensembles de compétences uniques et des rôles collaboratifs variés, comme ceux de créateurs de contenu, de concepteurs et de spécialistes techniques. Veillez à prendre en compte toute la diversité cognitive que vous cherchez à mobiliser dans vos pratiques et votre ensemble d’outils de collaboration.
- Réalisation simultanée des produits : c’est une manière élégante de dire que plusieurs produits sont développés en même temps. Vous voulez avoir une vision globale de votre projet tout en concevant et en construisant simultanément ses sous-composants. Clarifiez la vision d’ensemble et assurez-vous que chacun connaît les principaux points d’intersection entre les éléments du projet.
- Partage progressif de l’information : cette notion devrait être facile à comprendre pour la plupart des équipes numériques. Pensez à vos sprints, à vos réunions d’équipe et à vos réunions debout. Ces types de rituels et de pratiques favorisent grandement la collaboration, mais n’oubliez pas pour autant d’impliquer vos clients de manière appropriée.
- Gestion de projet intégrée : vous pouvez travailler simultanément (ce qui se prête davantage aux pratiques agiles), mais vous devrez intégrer des pratiques de gestion de projet afin de gérer les délais et le budget.
Construire et maintenir des équipes fondées sur une grande confiance
Prenez le temps de constituer votre équipe à distance, offrez-lui un espace pour apprendre à se connaître grâce à des activités de cohésion d’équipe et aidez ses membres à établir des normes et des pratiques d’équipe pour gagner en efficacité. Continuez à organiser des rétrospectives de projet et des sondages réguliers pour voir comment ils se portent.
Prenez le temps de comprendre ce qui fonctionne ou non pour l’équipe, ainsi que les tactiques efficaces pour instaurer et maintenir la culture adéquate permettant à l’équipe de réussir. Vous pourrez ensuite reproduire cette approche dans les projets suivants.
Toujours prévoir un ordre du jour
L’un des outils les plus simples pour améliorer l’efficacité des réunions consiste à toujours prévoir un ordre du jour ! Ne participez pas à une réunion si elle n’en possède pas et n’organisez pas de réunion sans en établir un. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes sont présentes pour accomplir les bonnes tâches au cours de la réunion.
Les réunions ne sont pas le lieu où partager des informations. Respectez le temps des autres : utilisez autant que possible des outils et des techniques asynchrones. Si vous souhaitez recueillir des avis de différents points de vue, utilisez des outils spécialement conçus pour collecter des commentaires.
Prendre les décisions de manière collaborative
L’utilisation de techniques de prise de décision collaborative responsabilise les équipes. Elles prendront des décisions plus éclairées, ce qui renforcera leur engagement. Communiquez également : qu’avez-vous décidé et pourquoi, à toutes les personnes qui doivent le savoir.
Voici quelques bonnes pratiques de collaboration et techniques à explorer :
- Prise de décision par groupe nominal : cette méthode fait passer le remue-méninges au niveau supérieur et garantit que chaque voix est entendue.
- Technique de l’échelle : elle permet à l’équipe de synthétiser les informations lors de séances en petits groupes, puis de prendre une décision.
Les outils qui favorisent la collaboration à distance
La collaboration se fait naturellement dans les environnements en présentiel. Le fait d’être physiquement réunis peut renforcer la camaraderie, les interactions spontanées, les liens plus profonds, la résolution dynamique des problèmes en temps réel et les conversations dans les couloirs, autant d’éléments qui contribuent à former une équipe productive, concentrée et passionnée.
Il est difficile de reproduire cela dans un environnement à distance. Vous vous tournerez probablement vers quelques outils de collaboration, qui pourraient ressembler à ceci :
- Outils de communication professionnelle, tels que les courriels, la messagerie vocale, les outils de visioconférence comme Webex, ainsi que les applications de clavardage et de messagerie.
- Plateformes communautaires, telles que Mighty Networks, Discord ou Clubhouse.
- Outils bureautiques en ligne, tels qu’Office 365 ou Google Drive.
- Outils de collaboration d’entreprise, tels que les outils de stockage infonuagique ou de partage de fichiers.
- Outils de collaboration faisant appel à l’IA, qui proposent des fonctionnalités capables d’accélérer l’exécution et de réduire le nombre de tâches répétitives et manuelles que les chefs de projet utilisent pour faciliter la collaboration.
- Logiciels de gestion de projet et logiciels de gestion des tâches, tels que Jira, Asana et Trello, peuvent aider les équipes à rester organisées, tandis qu’un logiciel comme Milanote offre des options supplémentaires pour organiser visuellement les projets et collaborer.
Il est essentiel que les outils de collaboration d’entreprise et tous les autres outils que vous utilisez proposent des intégrations leur permettant de communiquer entre eux, afin que les informations soient à jour et pertinentes pour les membres de l’équipe sur toutes les plateformes utilisées. Le prix des logiciels de collaboration est également un facteur à prendre en compte : veillez à choisir une option adaptée à votre budget.
Voici une liste des meilleurs outils de collaboration à utiliser dans les projets numériques et au sein des équipes de projet.
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