Qu’est-ce que la collaboration ? Définition, types et meilleures pratiques
La collaboration est l'un de ces mots qui sont omniprésents de nos jours. Beaucoup de gens en parlent mais peu la pratiquent réellement, ou du moins pas de façon efficace.
Je vais décortiquer la collaboration en équipe, expliquer pourquoi elle est particulièrement importante dans les projets numériques, ses implications dans le travail à distance, ainsi que quelques bonnes pratiques et outils logiciels.
Qu'est-ce que la collaboration ?
La collaboration est le processus de création en commun avec une autre personne ou un groupe. Dans les projets numériques, c'est le moteur de votre activité : créer des expériences numériques avec des clients, collègues, parties prenantes, ressources techniques et designers (pour n’en citer que quelques-uns).
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La collaboration à distance, aujourd’hui plus présente que jamais, consiste à collaborer en surmontant la barrière de la distance et de la technologie. En utilisant des outils de collaboration et des outils de communication, il est possible d'améliorer l’environnement de travail, de le rendre plus stimulant, et de favoriser le partage des connaissances, ce qui rend l'équipe plus résiliente, efficace et capable d’atteindre ses objectifs !
Quels sont les différents types de collaboration ?
Voici quelques-uns des différents types de collaboration pertinents pour les projets numériques.
- Collaboration en équipe : Ce type de collaboration implique que l’équipe projet se rassemble pour travailler vers un objectif commun (comme l’achèvement du projet). C’est probablement la forme de collaboration la plus évidente, et tout projet impliquant plus d’une personne la nécessite.
- Collaboration communautaire ou sociale : Cette forme de collaboration fait intervenir un groupe plus large que la seule équipe projet. Sur les projets à dimension communautaire ou sociale, par exemple, vous aurez besoin des retours de la communauté ou du groupe concerné par le projet.
- Collaboration interdisciplinaire : Cela consiste à réunir des personnes issues de différentes disciplines autour d’un projet. Les projets numériques réunissent souvent développeurs, designers et spécialistes du marketing ; la collaboration interdisciplinaire leur permet de travailler efficacement ensemble et de valoriser leurs compétences respectives. Néanmoins, il faut garder à l'esprit que cette collaboration peut être un défi.
Les développeurs adorent Jira, notamment pour la gestion des déploiements et des automatisations, mais les designers le trouvent très rigide, peu convivial pour eux. Il y a un aller-retour constant pour tenter de faire collaborer les deux équipes.
- Collaboration dans le cloud : Si votre équipe utilise des outils de collaboration hébergés dans le cloud — aussi appelés outils de collaboration cloud — réfléchissez à la façon dont l’équipe va collaborer et organiser son travail en ligne. Par exemple, si plusieurs membres travaillent simultanément sur un document dans un outil collaboratif de gestion documentaire, il faudra mettre en place un processus pour éviter qu’ils n’écrasent le travail des autres.
- Collaboration virtuelle : Avec l’essor du travail à distance, de nombreuses équipes collaborent désormais virtuellement (plutôt qu’en face à face), via des outils de collaboration vidéo. La collaboration à distance demande un effort supplémentaire pour que tout le monde reste aligné : en tant que chef(fe) de projet, vous devrez organiser des réunions et encourager la collaboration pour éviter que chacun ne travaille dans son coin.
- Collaboration asynchrone : Ce type de collaboration a lieu sans interaction en temps réel (par opposition à la collaboration synchrone). Les membres de l’équipe peuvent être répartis dans différents lieux ou fuseaux horaires. Plutôt qu’un point quotidien en visioconférence, vous pouvez par exemple demander à chacun d’envoyer un message dans votre outil de communication d’équipe avec leurs notes du jour.
- Collaboration inter-organisationnelle : Ce type de collaboration intervient lorsque plusieurs organisations doivent travailler ensemble sur un projet. Par exemple, deux agences peuvent s’associer et mutualiser leurs ressources pour mener à bien un projet d’envergure qu’une seule n’aurait pas pu gérer seule.
- Collaboration créative : Cette forme de collaboration est semblable à la collaboration interdisciplinaire, mais s’applique spécifiquement aux disciplines artistiques, au design et aux médias. Si votre projet concerne un spectacle ou une installation artistique, vous serez amené à privilégier ce mode collaboratif.
Pourquoi la collaboration est-elle importante pour votre organisation ?
Il existe de nombreux avantages à la collaboration pour votre organisation. Voici quelques raisons pour lesquelles la collaboration est importante :
- La collaboration vous aide à rester compétitif : les alliances commerciales offrent aux entreprises un accès rapide aux technologies, compétences et données favorisant l’innovation, ainsi qu’une agilité et une résilience accrues.
- Les écosystèmes collaboratifs permettent aux entreprises d’être plus rentables en augmentant l’efficacité ou en réduisant les coûts, en s’étendant dans de nouveaux territoires et en créant de nouveaux produits ou produits communs.
- La collaboration nous permet d’accéder aux ressources nécessaires à travers des partenariats stratégiques qui comblent les lacunes de votre équipe ou de vos compétences.
- Des équipes aux compétences et savoirs spécialisés sont indispensables pour mener à bien les projets : elles sont généralement constituées à la fois de ressources du client, du fournisseur et du prestataire.
- La collaboration brise les silos au sein des organisations pour accéder à une richesse de connaissances permettant de résoudre les problèmes, d’améliorer la culture collaborative et d’atteindre des objectifs communs ou d’entreprise.
Quel est le rôle de la collaboration dans votre entreprise ?
La collaboration offre des opportunités pour rendre les employés plus engagés, libérer la créativité de l’équipe, attirer et fidéliser les meilleurs talents, et réaliser des projets avec rapidité.
La collaboration interfonctionnelle est au cœur des pratiques agiles, que de plus en plus d’organisations adoptent. Elles recourent à ces pratiques pour faire face au VUCA (les aspects incontrôlables de l’environnement économique) et son antidote VUCA Prime (une réponse au VUCA par l’application de méthodes agiles).
La « grande démission » est un phénomène bien réel, tout particulièrement dans le monde numérique, rendant l’attraction et la fidélisation des collaborateurs essentielles au succès de l’organisation. Les employés recherchent sans cesse des façons significatives de contribuer, ce qui accroît leur satisfaction au travail et soutient leur développement de compétences et de connaissances.
Une collaboration efficace permet de renforcer l’engagement des employés, de s’appuyer sur leur expertise et d’optimiser leur potentiel. Pour soutenir cela, de nombreuses organisations investissent dans des formations à la collaboration qui renforcent la communication, l’empathie et les compétences en résolution de problèmes, essentielles pour une équipe performante.
Dans les environnements de travail numériques, où le savoir-faire spécialisé couvre plusieurs disciplines, la collaboration efficace devient une compétence incontournable. De plus, de nombreux projets digitaux nécessitent de travailler au-delà des frontières de l’organisation — entre services internes (comme le contenu et le design) ou entre agences et clients.
Quel est le rôle du leadership dans la collaboration au travail ?
Les dirigeants jouent un rôle clé dans l’identification et la priorisation des enjeux d’entreprise susceptibles d’impacter la capacité de l’organisation à collaborer efficacement. Il s’agit notamment de :
- Empreinte de l’entreprise : localisation des clients et employés, partenaires clés, fournisseurs
- Infrastructure informatique : votre bureau fonctionne-t-il principalement sous Microsoft ? Quels sont vos piliers technologiques (CRM, gestion documentaire, comptabilité, etc.) ?
- Culture : styles de direction, modes de communication, styles managériaux, degré d’aisance technologique, modes de travail privilégiés
- Interactions clés : interactions client vs. internes, co-création, prise de décision, développement des relations
- Attraction & fidélisation : collaboration & travail d’équipe ; différentes générations ; diversité, équité & inclusion
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse ici, mais cela influence la façon dont vous pouvez rendre la collaboration plus efficace et identifier où se trouvent les priorités. Par exemple, si votre infrastructure informatique repose principalement sur des outils centrés sur Microsoft (comme OneNote), cherchez des outils de collaboration informatique qui tirent parti de cela.
Un autre exemple serait si les interactions sur une page web représentent un point de douleur majeur pour vos clients, recherchez des outils qui vous permettent de collaborer à distance avec eux sur la conception, de recueillir leur avis et d’annoter le contenu en cours de création. C’est un avantage clé des outils de collaboration.
Quelles sont les meilleures pratiques pour la collaboration ?
J’ai relevé certains aspects essentiels sur lesquels se concentrer en matière de collaboration sur les projets digitaux :
- Utiliser la co-création
- Construire et maintenir des équipes à forte confiance
- Avoir toujours un ordre du jour pour les réunions
- Prendre les décisions de manière collaborative
Co-création
La co-création (fondée sur la pratique de l’ingénierie simultanée) est une technique que les chefs de projet digitaux peuvent utiliser pour améliorer la collaboration au sein de leurs équipes et avec leurs clients. Elle présente les caractéristiques suivantes :
- Équipes transversales : Les projets digitaux rassemblent des compétences uniques et des rôles collaboratifs variés comme des créateurs de contenu, des designers et des techniciens. Assurez-vous de prendre en compte toute la diversité cognitive que vous souhaitez exploiter dans vos pratiques et outils collaboratifs.
- Réalisation de produits simultanés : Il s’agit tout simplement de développer plusieurs produits en même temps. Vous devez garder une vision globale de votre projet tout en concevant et construisant les sous-éléments. Apportez de la clarté sur la vision générale et assurez-vous que chacun connaisse les points d’intersection clés entre les différents éléments du projet.
- Partage d’informations progressif : Cela devrait parler à la majorité des équipes digitales. Pensez à vos sprints, points d’équipe, stand-ups. Ces types de rituels et de pratiques soutiennent activement la collaboration, mais n’oubliez pas d’y inclure vos clients de façon appropriée.
- Gestion de projet intégrée : Vous fonctionnez peut-être de façon synchrone (ce qui favorise des pratiques plus agiles), mais il vous faudra superposer des méthodes de gestion de projet pour maîtriser le temps et le budget.
Construire et maintenir des équipes à forte confiance
Prenez le temps de former votre équipe à distance, offrez-leur l’espace pour apprendre à se connaître par le biais d’activités de cohésion d’équipe et amenez-les à créer leurs propres normes et pratiques collectives pour être plus efficaces. Continuez à effectuer des rétrospectives de projets et des sondages rapides pour évaluer comment ils se sentent.
Prenez le temps de comprendre ce qui fonctionne ou non pour l’équipe, et quelles tactiques s’avèrent efficaces pour instaurer et entretenir une culture favorable à la réussite collective. Vous pourrez ensuite répliquer cela sur vos prochains projets.
Avoir toujours un ordre du jour pour les réunions
L’un des moyens les plus simples d’accroître l’efficacité des réunions consiste à toujours préparer un ordre du jour ! N’assistez pas à une réunion s’il n’y en a pas et n’en organisez pas sans cela. Cela garantit que les bonnes personnes sont présentes pour atteindre les bons objectifs durant la réunion.
Les réunions ne servent pas à diffuser de l’information. Respectez le temps de chacun : privilégiez les outils et méthodes asynchrones dès que possible. Si vous souhaitez recueillir des avis différents, optez pour des outils conçus pour obtenir des commentaires.
Prendre les décisions de manière collaborative
L’utilisation de techniques décisionnelles collaboratives donne du pouvoir aux équipes. Elles prendront des décisions plus éclairées, ce qui favorisera l’engagement collectif. Il est aussi important de communiquer : expliquez ce qui a été décidé, pourquoi et à toutes les personnes concernées.
Voici quelques bonnes pratiques de collaboration et techniques à explorer :
- Prise de décision par groupe nominal : Cette méthode va au-delà du remue-méninges et garantit que chaque voix est entendue.
- Technique de l'échelle graduée : Cela permet à l'équipe de synthétiser l'information grâce à des séances en petits groupes, puis de prendre une décision.
Outils qui favorisent la collaboration à distance
La collaboration se produit naturellement en présentiel. Être physiquement réunis peut renforcer la camaraderie, favoriser les interactions spontanées, approfondir les liens, encourager la résolution dynamique de problèmes en temps réel et stimuler les discussions informelles, autant d'éléments qui contribuent à une équipe productive, concentrée et investie.
Ceci est difficile à reproduire dans un environnement à distance. Vous vous tournerez probablement vers quelques outils de collaboration, qui pourraient ressembler à ceci :
- Outils de communication professionnelle, tels que les courriels, la messagerie vocale, la visioconférence, et les applications de chat et de messagerie.
- Plateformes communautaires, telles que Mighty Networks, Discord ou Clubhouse.
- Outils bureautiques en ligne, comme Office 365 ou Google Drive.
- Outils de collaboration d'entreprise comme les solutions de stockage dans le cloud ou les outils de partage de fichiers.
- Outils de collaboration IA, qui proposent des fonctionnalités permettant d'accélérer et de limiter les tâches manuelles et répétitives que les chefs de projet utilisent pour faciliter la collaboration.
- Logiciels de gestion de projet & logiciels de gestion des tâches, comme Jira, Asana, Trello et d'autres.
Il est essentiel que les outils de collaboration d'entreprise et tous les autres outils que vous utilisez offrent des intégrations permettant une communication entre eux, afin que l'information soit à jour et pertinente pour les membres de l'équipe sur toutes les plateformes utilisées. Le coût des logiciels de collaboration est également un facteur—assurez-vous de choisir une option compatible avec votre budget.
Voici une liste des meilleurs outils de collaboration à utiliser pour les projets numériques et dans les équipes de projet.
Vous pouvez retrouver plus d’outils de collaboration pour les équipes ici.
