Comment faire la planification des ressources dans Jira : solutions de contournement et conseils
La planification des ressources dans Jira : cette fonctionnalité reste insaisissable dans le logiciel de gestion de projet que les chefs de projet aiment autant qu’ils le détestent. Ne vous méprenez pas : Jira est une véritable machine, c’est bien pour cela que nous continuons à l’utiliser ! Grâce à Jira, vous pouvez simplifier le processus de planification de projet, favoriser la collaboration et obtenir un aperçu de l’avancement des tâches en cours ainsi que du calendrier des activités sans avoir à déranger vos coéquipiers.
Cependant, ce que Jira fait très bien à petite échelle ne se traduit pas toujours par une vision d’ensemble ni par une visibilité sur les aspects qui intéressent vos parties prenantes seniors. Si vous vous êtes déjà senti déçu par les options de planification des ressources peu enthousiasmantes de Jira, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul.
J’ai passé de nombreux après-midis à maudire silencieusement mon écran d’ordinateur en essayant de transformer l’immense quantité de données de Jira dans un format adapté pour la direction. Dans cet article, nous allons expliquer la nature des insuffisances de Jira en termes de planification des ressources et proposer quelques solutions de contournement potentielles.
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Planification des ressources dans Jira
Commençons par passer en revue les fonctionnalités existantes de Jira qui soutiennent les processus de planification des ressources en mode agile et la planification de la capacité agile, même si c’est de façon limitée. N'oubliez pas de mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion des ressources pendant que vous exploitez les options ci-dessous.
Feuille de route Jira : basique
La première fois que j’ai vu cette option dans Jira, je me suis dit : « Génial. Je vais cliquer là-dessus et générer un plan de gestion des ressources à envoyer immédiatement à un dirigeant. »
Le problème ? La feuille de route basique de Jira est, eh bien, basique. Elle affiche les épopées du projet, et vous pouvez zoomer sur ces épopées pour voir les tickets enfants.
Pendant un bref instant, j’ai pensé que les filtres pourraient offrir le niveau de détail supplémentaire que je cherchais. Bien que vous puissiez filtrer par personne pour savoir qui a contribué à une tâche, la feuille de route basique de Jira ne propose pas de vue synthétique par personne.
À la décharge de Jira, une feuille de route de projet n’implique pas nécessairement une gestion des ressources. Nous, chefs de projet êtres humains, sommes simplement gourmands et aimerions que le logiciel fasse absolument tout ce que nous en attendons. Jira est principalement destiné au suivi des problèmes, pas à la planification de l’utilisation des ressources ou pour vous aider à calculer la capacité de la charge de travail.
Feuille de route Jira : avancée
Si votre organisation paie la version premium de Jira, vous aurez accès à la fonctionnalité de feuille de route avancée. Les feuilles de route avancées permettent de suivre l’avancement du travail entre plusieurs équipes et constituent ce qui ressemble le plus à un diagramme de Gantt natif dans Jira.
Les roadmaps avancés offrent également des capacités de filtrage supérieures aux roadmaps basiques. Par exemple, sur un projet logiciel colossal auquel j'ai participé, nous avons utilisé le champ "composant" pour regrouper les tickets Jira au sein d'un projet. Il est possible de résumer le travail en cours par composant dans les roadmaps avancés de Jira, ce qui n'est pas envisageable avec les roadmaps basiques de Jira.
En ce qui concerne les capacités de planification des ressources dans Jira, les roadmaps avancés nous rapprochent de l'outil idéal. Vous pouvez explorer les sprints actifs pour comprendre combien de points d’histoires ont été attribués, en tenant compte de la vélocité de votre sprint. Cependant, il demeure impossible de suivre le travail au niveau individuel.
Si, comme moi, vous n’êtes toujours pas satisfait des possibilités de planification des ressources dans Jira, c’est compréhensible. Jira est un outil de gestion de projet agile. Comme cet ami peu fiable qui ne tient jamais ses engagements, Jira revoit ses plans en permanence. L’objectif de Jira n’est pas de vous aider à planifier au-delà d’un sprint. Mais cela ne veut pas dire que vous ne méritez pas une vision à long terme.
Dans la section suivante, nous explorerons des solutions alternatives pour tirer le meilleur parti de vos données Jira afin de développer une méthode efficace pour gérer les ressources de votre projet.
Trouvez plus de conseils et astuces Jira ici.
Option n°1 : Exporter les données Jira en CSV
Cette option est la plus manuelle : il s’agit d’une bonne vieille manipulation de données comme à l’époque où j’étais consultant.
La première étape consiste à exporter les données de Jira au format de fichier CSV.
Une fois les données au format CSV, vous pouvez les trier et les filtrer, tester différentes méthodes d’allocation des ressources, et créer des feuilles de calcul et graphiques pour visualiser les informations qui vous intéressent. Consultez la vidéo de présentation pour un exemple sur la façon dont j’ai manipulé les données pour mon projet Jira exemple.
- Avantages : Vous pouvez personnaliser en profondeur le résultat en triant et filtrant les données selon les souhaits de vos dirigeants ; aucune intégration coûteuse n’est nécessaire.
- Inconvénients : Cette méthode est chronophage et n’assure pas de synchronisation en temps réel avec Jira. Vous devrez donc réexécuter les rapports aussi souvent que vos dirigeants le souhaiteront, ce qui peut engendrer des goulets d’étranglement. La configuration initiale peut aussi s’avérer fastidieuse et complexe.
Option n°2 : Intégrer Jira à une application de visualisation de données
Si l’idée de manipuler vos données manuellement vous donne envie de pleurer, je vous comprends. Dans ce cas, et si votre organisation est ouverte à cette solution, vous pouvez envisager d’intégrer Jira à une application de visualisation de données qui facilitera grandement la planification des ressources.
Par exemple, vous pourriez créer un graphique qui montre le temps moyen de résolution des tickets (je recommande de regrouper ces données par équipe plutôt que par personne pour éviter de donner une impression de surveillance abusive). Vous pouvez aussi suivre les points d’histoire reportés d’un sprint à l’autre pour identifier là où vos estimations sont insuffisantes et améliorer la précision de vos prévisions lors des prochains sprints.
Pour cela, le marketplace Atlassian propose des intégrations avec Microsoft Power BI, Tableau, Qlik et d’autres solutions. Si votre entreprise utilise Looker, pas de panique. Si vous arrivez à obtenir un peu de temps auprès d’un développeur pour la configuration initiale, vous pouvez aussi connecter vos données Jira à Looker. Voici un exemple de requêtes de visualisation de données que vous pouvez mettre en place à l’aide de l’intégration Jira-Power BI.
- Avantages : Les intégrations éliminent le besoin de manipuler les données en offrant des options pour créer rapidement des visualisations esthétiques. Les données sont synchronisées en temps réel avec Jira, de sorte que vos dirigeants peuvent consulter les chiffres lors de leur café du samedi matin, comme ils en ont l’habitude. (Aucune promesse qu’ils ne vous poseront pas immédiatement des questions sur le contenu !)
- Inconvénients : Le prix de ce type d’intégrations peut être prohibitif pour une petite organisation. Les graphiques personnalisés peuvent ne pas être adaptés à la planification des ressources.
Plus d’informations sur la visualisation de la planification des ressources ici.
Option n°3 : Intégrer Jira avec une application de planification des ressources
Si les deux solutions précédentes ne répondent pas à vos besoins, il existe une troisième option. Vous pouvez rechercher sur le marketplace Atlassian des plugins de planification des ressources qui s’intègrent à Jira. La recherche du terme « resource planning » a donné 13 résultats.
J’ai testé quelques options, notamment Tempo Planner, qui se présente comme « une solution de planification des ressources permettant aux entreprises d’optimiser la capacité de leur personnel ».
J’ai été déçue de constater que Tempo Planner s’orientait davantage vers le suivi du temps (lire : feuilles de temps Tempo) que vers la planification des ressources. Vous pouvez intégrer Tempo Planner à votre calendrier pour suivre les réunions, l’idée étant ensuite d’enregistrer le temps passé sur ces réunions au regard des tickets Jira concernés. Utile pour la gestion des feuilles de temps, certes, mais pas vraiment pour la planification des ressources projets ou la création de calendriers de ressources.
L’interface de type glisser-déposer était élégante. Mais, lorsque j’ai essayé d’ajouter des tâches à mon plan de ressources, l’application n’a pas sauvegardé les points d’histoire que j’avais affectés à la tâche. À la place, elle a supposé que chaque tâche nécessitait une journée entière de travail. Si on peut modifier ce paramètre, la démarche pour le faire n’était pas intuitive.
Pour finir, le rapport généré par Tempo Planner n’était pas très impressionnant. De façon amusante, Tempo Planner le sait et propose une option pour exporter l’image du rapport vers Excel.
Je n’ai pas eu grand-chose à dire non plus sur les autres options testées. Sans vouloir me vanter, j’ai pu produire des graphiques plus intéressants en exportant moi-même mes données Jira vers Excel (voir l’option n°1 de cet article).
Les entreprises qui cherchent à améliorer leur planification des ressources recherchent souvent un logiciel de gestion de projets intégrant Jira.
À retenir pour la planification des ressources dans Jira
Dans cet article, nous avons exploré des solutions potentielles pour une planification efficace des ressources avec Jira. La conclusion ? Les plugins ou modules complémentaires de planification des ressources Jira ne semblent pas être à la hauteur. (Au fait — si vous cherchez des alternatives logicielles de gestion des ressources, des solutions de planification de capacité ou des outils de prévision de projet à Jira, DPM vous propose toute une sélection.)
La meilleure alternative. Si vous parvenez à convaincre votre organisation d’investir un peu plus, l’intégration de Jira avec une application de visualisation de données pourrait valoir l’investissement, surtout s’il y a un intérêt à étendre son utilisation à l’ensemble de votre portefeuille de projets.
Mais, si opter pour une intégration officielle n’est pas envisageable, je recommande l’approche économique de la gestion de portefeuille — exportez les données de Jira et construisez vos propres graphiques. Il faudra recopier manuellement les données et relancer le rapport à chaque fois, mais la capacité de personnaliser les rapports peut rendre l’effort intéressant.
