Guide Expert de la Phase de Planification de Projet

Même si vous ne menez pas un projet en cascade traditionnel, vous devez tout de même réaliser une certaine planification avant de passer à l'exécution du projet. Pour les projets agiles ou hybrides, commencez par constituer le backlog, déterminer les sprints et les réunions, et réunir une équipe de développeurs.

Pourquoi la planification de projet est-elle importante ?

La planification est essentielle car elle aligne tout le monde sur la même vision. Elle vous permet de mettre en avant les zones à risque, telles qu'un calendrier serré, un budget restreint ou des lacunes en termes de ressources ou de personnel.

Disposer d'un plan vous offre également, en tant que chef de projet, un moyen de mesurer l'avancée et de définir le succès. Le plan deviendra une feuille de route qui fournit la direction et montre où vous en êtes et la distance qui reste à parcourir.

Composants clés de la planification de projet

Les éléments clés de la phase de planification de projet incluent :

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Revue du périmètre du projet

Si vous avez une charte de projet ou, plus couramment, une déclaration de travail (SOW), passez-la en revue et vérifiez les points suivants :

• Que contient l'énoncé du périmètre et qu'est-ce qui en est exclu ?
• Qu'est-ce qui a été inclus dans la section livrables ?
• Y a-t-il des tours de révisions des livrables, et combien ?
• Quel est le budget du projet et quelles sont les modalités/échéances de paiement ?
• De qui aurez-vous besoin pour exécuter ce travail, et le projet dispose-t-il déjà du personnel nécessaire ? Sinon, comment allez-vous staffer le projet pour couvrir tous les éléments inclus dans le périmètre ?

Découper le travail en tâches plus petites

Une fois que vous avez clarifié le périmètre du projet, découpez ce travail en tâches plus petites. Vous pouvez créer des phases distinctes avec des jalons de projet et des tâches. Quelques bonnes pratiques incluent :

• Créer des tâches avec un unique responsable. Bien que le travail puisse être collaboratif, si plus d'une personne « possède » la tâche, il est plus facile que celle-ci passe entre les mailles du filet.
• Ajouter des points de contrôle au plan. N'attendez pas simplement l'échéance pour vérifier les éléments.
• Ajouter des tâches concernant les éléments dont vous aurez besoin de votre client ou de parties prenantes externes. Assignez-les à vous-même pour ne pas oublier de récupérer ce dont vous avez besoin au bon moment.
• Prévoyez des marges de manœuvre entre les tâches ou les phases. Ainsi, si quelque chose dérape, vous aurez le temps de corriger le tir.
• Si vous prévoyez de travailler dans un environnement plus agile en utilisant des sprints, divisez le travail en morceaux plus gérables afin de remplir votre backlog. Ces éléments pourront ensuite être affinés et planifiés lors de vos réunions de préparation de sprint.

Planification des ressources

La planification des ressources n'est pas simplement une question de dotation : il s'agit de vous assurer que vous disposez de la bonne équipe, des bons outils et de la technologie nécessaire, ainsi que d'un budget réaliste pour accomplir tout le travail requis. Ce processus peut ressembler à :

• Vérifier avec votre outil de prévision qui est disponible aux dates cibles
• Ajuster votre calendrier du projet pour l'aligner sur la disponibilité des membres de l'équipe
• Confirmer que le budget sera suffisant pour le travail à réaliser
• Commander les fournitures, licences logicielles et matériels nécessaires au projet
• Réserver des salles de réunion ou des salles Zoom pour les sessions de réflexion et de collaboration

Planifier les tâches et activités

Pendant la phase de planification, vous allez élaborer un calendrier de projet provisoire. Dans les projets formels, il peut s'agir d'une structure détaillée de découpage du travail (SDT). Considérez cela comme un premier jet — il sera soumis à de nombreux ajustements. Lors de la planification de votre calendrier :

• Notez le délai idéal pour le projet ainsi que les étapes clés ayant des dates fixes, telles qu’une date de lancement liée à un événement (événement RP, salon professionnel, fête, etc.)
• Ajoutez un temps tampon afin que si un élément prend du retard, il ne soit pas nécessaire de tout replanifier
• Notez les dépendances (tâches ou activités qui ne peuvent pas commencer tant que d’autres tâches ou activités ne sont pas terminées)
• Attribuez une date d’échéance et un responsable pour chaque tâche afin que les rôles et responsabilités soient clairs
• Recueillez les retours de l’équipe projet avant de partager le planning avec des parties prenantes externes ou avec des clients
• Si vous prévoyez de gérer votre projet en utilisant une méthodologie agile, cette étape peut être simplifiée : vous pouvez alors établir un calendrier de sprints et planifier quand auront lieu les réunions et rituels associés au sprint

Identifier et planifier la gestion des risques

Les projets comportent naturellement des risques, et plus il y a d’inconnues dans votre projet, plus des risques peuvent surgir à chaque étape. Lors de l’identification des risques et de l’élaboration d’un plan de gestion, assurez-vous de :

• Impliquer toutes les parties prenantes. S’assurer que tout le monde partage la même vision permet de recenser tous les risques potentiels et que chacun puisse avoir un rôle dans leur atténuation.
• Considérer le risque potentiel de dérive du périmètre. C’est l’un des risques les plus courants et une des manières les plus fréquentes dont la progression d’un projet peut être perturbée.
• Faire preuve d’honnêteté concernant les risques. Identifier un risque et établir un plan pour l’éviter peut parfois paraître difficile, mais c’est la solution la plus simple pour favoriser le succès du projet.

Créer un budget ou un outil de suivi budgétaire

Si vous avez un budget de projet fixe, cette partie consistera peut-être à allouer ce budget pour vous assurer que les dépenses sont alignées avec les objectifs du projet et à mettre en place votre système de suivi des dépenses de l’équipe. 

À cette étape de votre préparation, assurez-vous que :

• Votre budget est réparti sur tous les besoins possibles pour toute la durée du projet
• Vous avez demandé une réserve pour imprévus au cas où certaines dépenses dépasseraient le budget
• Votre équipe a connaissance de son budget et de toute procédure d’approbation nécessaire avant d’utiliser les fonds alloués
• Un processus est établi pour équilibrer le budget et suivre les dépassements de budget tout au long du projet

Impliquer les parties prenantes du projet

Vous avez peut-être déjà consulté les parties prenantes lors de la phase de planification du projet, mais établissez un plan pour continuer à les impliquer tout au long du projet. Cela pourrait ressembler à :

• Préparer un plan pour des mises à jour régulières qui correspondent aux rôles et centres d’intérêt de toutes les parties prenantes clés
• Donner aux parties prenantes des consignes claires sur le rôle attendu de leur part
• Demander aux parties prenantes ce dont elles auront besoin à différents moments du projet, y compris la documentation appropriée

Quels sont les livrables de la planification de projet ?

Plusieurs livrables issus de la planification de projet devront être utilisés lors de la prochaine phase du projet (exécution du projet). Ceux-ci incluent :

• Plan de projet : Le plan de projet sera très probablement un document évolutif, dynamique, sur lequel vous reviendrez tout au long du projet. Vous pourrez actualiser le plan au fil de l'évolution du projet, mais le plan initial (c'est-à-dire la référence de base) sera créé lors de la phase de planification du projet.
• Plan de communication : Le plan de communication est un livrable formalisé qui définit précisément comment vous (et les autres membres de l'équipe projet) allez impliquer les parties prenantes majeures.
• Plan d'allocation des ressources : Votre plan d'allocation des ressources montre les ressources dont vous aurez besoin pendant la phase d'exécution et combien de temps il vous les faudra. Si vous ne disposez pas des ressources en interne, indiquez dans le plan comment vous comptez les acquérir. Le plan d'allocation des ressources n'est pas le même que le plan de gestion des ressources — le premier répond à la question « qui », tandis que le plan de gestion répond à la question « comment ».
• Réunion de lancement : Une fois que vous aurez effectué le travail préparatoire dans la phase de planification du projet, vous organiserez au moins une réunion de lancement. Cette réunion permet à chacun de comprendre à quoi ressemble un projet réussi. Vous passerez en revue le plan de projet et la feuille de route (si vous en avez une), travaillerez sur le plan d'identification et d'atténuation des risques, et finaliserez le plan de communication. Cette réunion constitue également une bonne transition vers la phase suivante du projet.
• Structure de découpage du projet (WBS) : La structure de découpage du projet présente chaque tâche du projet et l'ordre dans lequel elles se dérouleront. En tant que chef de projet digital, il est rare qu'on me demande d'en réaliser une (du moins formellement), mais je produis beaucoup de diagrammes de Gantt qui détaillent les phases et tâches du projet dans le temps.
• Calendrier et chronologie du projet : Dans certains projets, surtout les plus petits, ces documents peuvent remplacer la structure de découpage du projet. Vous pouvez être amené à en produire plusieurs versions si vous travaillez avec des parties prenantes ou des clients extérieurs — une version interne pour l'équipe, avec plus de détails, et une autre destinée au client ou aux autres parties prenantes, qui n'affiche que les principaux jalons qui leur sont utiles.
• Plan de gestion des risques : Un autre livrable issu de la phase de planification est votre plan de gestion des risques. Vous pourrez y constater des recoupements avec vos plans de communication et de gestion du changement, car ceux-ci font naturellement partie intégrante de la gestion des risques.
• Plan de gestion de la qualité : Mettre en place un plan de gestion de la qualité à chaque étape de l'exécution du projet contribue à son succès global. Vous pourriez prévoir des ressources externes pour les tests ou l'assurance qualité, ou demander à un membre senior ou au sponsor du projet de valider les livrables à des jalons clés.

Outils pour la planification de projet

Il existe de nombreux outils pouvant vous accompagner dans la phase de planification du projet et vous aider à élaborer et maintenir votre plan de gestion de projet.

Un logiciel de gestion de projet propose souvent des modèles qui accélèrent la création du plan de projet, et vous pouvez aussi concevoir vos propres modèles à partir de plans existants. Développer un modèle de plan de projet vous évite de repartir de zéro lors de futurs projets.

Parmi les meilleurs outils de gestion de projet pouvant vous aider durant cette phase et simplifier le processus, on peut citer :

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1. 1. Wrike — Idéal pour les grands projets et la montée en charge
2. 2. monday.com — Idéal pour l’automatisation des workflows
3. 3. Celoxis — Idéal pour la planification et les workflows simplifiés
4. 4. Smartsheet — Idéal pour des tableaux de bord personnalisables
5. 5. Productive — Idéal pour la gestion de projets d’agence et le suivi de budgets
6. 6. Deltek Replicon Time — Idéal pour une saisie intelligente du temps de projet
7. 7. Copper — Idéal pour les agences souhaitant fluidifier le passage de la vente à la production
8. 8. Bonsai Agency Software — Idéal pour les projets d'agence de bout en bout
9. 9. TaskRay — Idéal pour une intégration native à Salesforce
10. 10. Workzone — Idéal pour une visibilité complète sur les projets

Meilleures pratiques pour la planification de projet

Pour maîtriser la planification de projet, il existe de nombreux aspects à gérer simultanément afin que rien ne passe entre les mailles du filet et n'entraîne un surcroît de travail par la suite. Pour vous aider, voici quelques techniques de planification de projet :

1. N'oubliez pas les objectifs du projet et assurez-vous que votre plan les soutient.
2. Définissez des indicateurs de performance et des KPI pour suivre l'avancement.
3. Impliquez votre équipe projet dans la planification.
4. Déterminez comment vous assurerez le suivi et le contrôle nécessaire du projet lors de la phase d'exécution.
5. Prenez soin de répondre à l'ensemble des intérêts des parties prenantes.
6. Utilisez une check-list de planification de projet pour ne rien oublier des étapes clés du processus.

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