6 façons dont la gestion des ressources diffère pour les équipes à distance
Avez-vous déjà essayé de mener un projet avec un budget insuffisant, trop peu de personnes, des outils manquants ou en l'absence de compétences essentielles ? Si vous hochez la tête ou pensez à ce fameux projet (oui, celui-là) qui a été particulièrement difficile parce qu'il n'était pas correctement doté en ressources, alors cet article est fait pour vous !
Gérer un projet sans les bonnes ressources est déjà un défi, mais gérer un projet sans les bonnes ressources ET avec des membres d'équipe dispersés à travers le pays ou le monde en est un encore plus grand. Alors, abordons ces deux défis dans un seul article.
Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
Dans le contexte de la gestion de projet, le processus de gestion des ressources consiste à s'assurer que vous disposez des bonnes personnes, du matériel adéquat et d'un budget suffisant (lisez : budget) pour mener à bien le projet dont vous êtes responsable.
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Lorsqu'il s'agit de gestion des ressources en agence, tout commence souvent par le budget. Avant que le périmètre du projet ne soit validé, vous devriez travailler avec le responsable du développement commercial de votre organisation afin de garantir que les estimations soient justes, de façon à ce que l'entreprise puisse facturer le client à hauteur des coûts du projet (salaires, outils/ressources, frais généraux, etc.). Découvrez-en plus sur la gestion créative des ressources ici.
Avant le lancement et pendant la planification du projet, vous collaborerez avec la direction pour déterminer qui, au sein de l’équipe, participera au projet et quels outils ou licences logicielles seront nécessaires.
Pendant le projet, vous devrez peut-être vous coordonner avec d'autres membres de l’équipe ou d’autres chefs de projet (ou le responsable des ressources de votre organisation) afin d’éviter les conflits de planning et garantir que chacun a des attentes claires sur les tâches à réaliser et leurs échéances. Il est également important de savoir si certains projets ont une priorité supérieure à d’autres, et d’évaluer l’incidence potentielle sur vos plannings.
Lorsque vous travaillez sur un projet interne en tant que chef de projet ou qu'on vous confie un projet pour lequel vous ne facturez pas de clients, cela peut être un peu différent. Vous pourriez simplement commencer par réunir votre équipe projet pour déterminer ce que chaque personne fera, comment elle le fera, et s'il faut d’autres outils ou ressources afin de terminer le projet dans les délais impartis.
La composition de votre équipe peut être fixée par les responsables de différents départements, surtout si le projet implique une équipe transverse.
Comment gérer les ressources à distance
Les principes fondamentaux de la gestion des ressources à distance ne diffèrent pas beaucoup de ceux en présentiel, mais les subtilités ajoutent de la complexité.
C’est là qu’établir une culture d’entreprise valorisant la flexibilité est un atout majeur. Il peut être judicieux de promouvoir certaines de ces politiques et pratiques dans votre sphère d’influence :
- Lorsque vous dirigez des équipes à distance ou travaillez vous-même à domicile, il peut être nécessaire d’adapter les protocoles de communication et de collaboration. Par exemple, communiquer de façon proactive avec les collaborateurs à distance au sujet des plannings et des affectations favorise une culture où le travail flexible devient possible.
- Vous devrez peut-être mettre en place certaines politiques d’entreprise globales afin de garantir un staffing équitable et cohérent dans les environnements de travail à distance. Cela comprend les politiques liées à l’onboarding et à l’évaluation des performances (sans tomber dans la microgestion).
- En gérant les ressources financières, vous observerez que moins de budget est consacré aux espaces physiques et davantage aux outils de collaboration, comme les logiciels de visioconférence.
6 points à considérer pour gérer les ressources à distance
1. L'impact du temps de collaboration à distance sur le budget
Des aspects budgétaires supplémentaires (ou différents) peuvent se poser lors du travail avec des collaborateurs à distance.
Accorder suffisamment de temps à la communication et aux points de suivi réguliers doit être une priorité dans un environnement de travail à distance. N’essayez pas d’économiser quelques heures ou quelques euros en négligeant la collaboration ou les échanges : cela pourrait se retourner contre vous si certains manquent une information clé ou si des livrables doivent être refaits parce que certains membres de l’équipe sont restés à l’écart.
Puisque les taux facturables peuvent rendre les réunions coûteuses, il est important d’inclure le temps de réunion dans vos estimations. Il peut être pertinent d’organiser des réunions un peu plus fréquentes au début d’un nouveau projet pour faciliter la communication entre les membres, mais il ne faut pas tomber dans l’excès ici.
Une équipe de sept personnes, chacune facturant 100 $ de l’heure, signifie qu’une réunion d’une heure coûtera 700 $. Multipliez ce montant sur un projet de six mois avec une réunion hebdomadaire et vous consacrez 16 800 $ de votre budget uniquement à une réunion hebdomadaire.
2. Quels matériels ou fournitures sont nécessaires à l’accomplissement du travail (y compris le matériel et les logiciels)
Évidemment, il est important de s’assurer d’utiliser un logiciel de gestion des ressources efficace pour organiser votre travail (consultez nos suggestions des meilleurs logiciels de gestion des ressources et des meilleurs logiciels gratuits de gestion des ressources).
Mais ce n’est pas tout ce dont vous aurez besoin.
Pour faciliter une bonne communication, vous devrez intégrer des outils collaboratifs à votre environnement. Parmi les outils les plus courants figurent Slack, Microsoft Teams et Zoom, mais d’autres outils ou fournitures peuvent être nécessaires pour permettre à une équipe distribuée de mener à bien un projet. Cela peut inclure des outils de collaboration visuelle comme des logiciels de cartographie mentale ou de tableaux blancs, ainsi que des équipements physiques tels que des ordinateurs portables, des moniteurs supplémentaires ou des haut-parleurs.
Pour les projets numériques qui fonctionnent sur une application mobile ou même une borne interactive, du matériel spécialisé et des logiciels spécifiques pour les tests et l’assurance qualité peuvent être nécessaires afin de garantir la perfection du produit final. Ces éléments peuvent représenter une part importante du budget, il est donc essentiel de bien les comptabiliser lors de la planification des ressources.
Lors de l’élaboration du plan de projet, les équipes à distance peuvent bénéficier de l’utilisation de modèles conçus spécifiquement pour gérer leur travail et leur communication. Cela peut inclure des modèles de plan de projet et des workflows, des ordres du jour de réunion et même des suivis de statut pour tenir les parties prenantes informées tout au long du projet. En tant que chef de projet, pensez également à intégrer ces besoins dans votre liste de fournitures.
3. Comment organiser le travail synchrone et asynchrone à travers différents fuseaux horaires
En tant que chef de projet, lors du démarrage d’un projet et de l’allocation des ressources et membres de l’équipe, tenez compte des fuseaux horaires de chacun et essayez d’obtenir un maximum d’heures de recoupement entre les membres. Vous pouvez éventuellement demander à certains d’ajuster légèrement leur emploi du temps afin de faciliter la collaboration lorsque cela s’avère nécessaire, mais soyez stratégique à ce sujet. Personne n’a envie de travailler tard (dans son fuseau horaire) un vendredi soir !
Pour les projets où le travail passe d’un membre à un autre au fil du processus, les fuseaux horaires sont parfois moins déterminants. Toutefois, si une collaboration en temps réel est nécessaire (par exemple, deux développeurs qui pairent ensemble), il faut alors s’organiser de façon volontaire afin de prévoir suffisamment de temps de collaboration pendant les heures qui se chevauchent.
Ces impératifs de collaboration doivent être pris en compte lors de la planification d’un projet et du choix de vos ressources. Utiliser un outil de gestion de projet pour équipes à distance peut également s’avérer utile pour organiser vos workflows et attribuer les tâches.
Demander à votre développeur basé à New York de se lever très tôt pour s’adapter à l’emploi du temps du développeur basé à Paris (ou inversement) constitue la recette parfaite pour l’épuisement professionnel ou, au minimum, nuit à l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle de l’un des membres de l’équipe.
4. Quels rôles sont nécessaires dans l’équipe pour mener à bien le projet
Lorsque vous gérez les ressources nécessaires à des projets en équipes à distance, commencez par réfléchir aux rôles et compétences indispensables à l’achèvement du travail. Comme vous travaillez probablement avec un budget défini et peut-être d’autres projets ou priorités pour votre agence ou entreprise, vous devez examiner les disponibilités des membres de l’équipe lors de l’affectation sur de nouveaux projets.
Parmi les points à considérer :
- Quelles compétences chaque membre peut-il apporter à l'équipe ?
- Quelle est la disponibilité de cette personne (par jour, semaine ou sprint) ?
- Certains aspects du projet nécessitent-ils des ressources supplémentaires ou des compétences spécialisées ?
- Existe-t-il des différences de fuseau horaire, des obstacles liés à la communication ou à la langue à prendre en compte ?
- Le client a-t-il des exigences concernant la localisation des membres de l’équipe ?
- Quelles seront les horaires de travail pour ce projet ?
- Que se passe-t-il si une personne quitte l’entreprise ou l’équipe en cours de projet ?
Les logiciels de planification des ressources peuvent vous aider à simplifier ce processus en offrant un aperçu clair des compétences, disponibilités et fuseaux horaires des membres de l’équipe lorsque vous planifiez votre projet. Ce ne sont là que quelques-uns des bénéfices clés des outils de planification des ressources.
5. Gestion de l’engagement des employés
Bien que beaucoup apprécient la flexibilité que le travail à distance peut offrir, l’absence d’opportunités de collaboration et d’échanges peut générer de l’isolement et conduire à l’épuisement professionnel. Ainsi, lors de la planification de projets pour des équipes à distance, il est nécessaire d’anticiper et de planifier l’engagement des employés, car il ne se produira pas de façon spontanée.
Prendre du temps pour organiser des activités de team building pendant les réunions peut contribuer à renforcer l’engagement des employés. Si vous n’en avez jamais organisé ou si vos jeux « brise-glace » deviennent lassants, essayez des jeux virtuels. Il existe de nombreux jeux courts en ligne qui peuvent être réalisés avec des équipes à distance, comme un quiz avec Kahoot ou Minute to Win It. Un autre moyen efficace pour impliquer vos collaborateurs à distance est de leur demander directement ce qu’ils trouveraient engageant ou ce dont ils auraient besoin.
Réaliser régulièrement une « prise de température » sur l’engagement tout au long du projet est une bonne pratique pour les chefs de projet et les dirigeants. Si vous constatez qu’un aspect pose problème à votre équipe, travaillez ensemble pour le résoudre. À l’inverse, si quelque chose fonctionne particulièrement bien, réfléchissez à la manière de le réutiliser sur d’autres projets ou de l’étendre à l’ensemble de l’entreprise.
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6. Que faire si des problèmes de performance apparaissent
Se préparer au pire tout en espérant le meilleur, tel pourrait être la devise d’un chef de projet. Ainsi, dans la gestion des ressources de projets à distance, nous partons du principe de la bonne volonté et pensons que chacun donne le meilleur de lui-même au quotidien. Mais que faire si ce n’est pas le cas ?
Contrairement au bureau où il est possible d’isoler un membre de l’équipe pour évoquer un problème de performance, comment gérer ces situations en télétravail ?
Les managers à distance doivent utiliser des points individuels ou des entretiens en visioconférence pour discuter des difficultés de performance ou des défis, que ce soit au niveau de la disponibilité sur les horaires de travail, de la gestion du temps, d'écarts de compétences ou encore de problèmes de communication. Pour les problèmes majeurs, comme un délai non respecté ou un conflit d’équipe, il convient d’organiser une réunion en visioconférence regroupant toutes les personnes concernées, ou en présentiel si tout le monde peut se déplacer dans un lieu central ou au bureau.
Il est important de couper court aux rumeurs et aux discussions parallèles, et d’aborder les problèmes directement. Cela permet de construire la confiance au sein de l’équipe distante. Abordez les sujets de manière transparente et résumez par écrit les échanges et les prochaines étapes.
Les bénéfices d’une bonne gestion des ressources à distance
Être capable de gérer des projets avec des membres d’équipe et des ressources répartis dans le monde entier est une compétence qui demande de la pratique. Grâce à des avantages comme plus de flexibilité, un meilleur accès aux talents ou un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, il s’agit d’une aptitude à développer en tant que chef de projet.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des membres d’équipes à distance ou sur la recherche des outils adaptés, nous proposons de nombreux articles sur différents sujets pour vous aider. Pour recevoir ces conseils directement dans votre boîte mail, abonnez-vous à notre newsletter pour rester informé !
