6 façons dont la gestion des ressources diffère pour les équipes à distance

En ce qui concerne la gestion des ressources d’une agence, cela commence souvent par le budget. Avant que le périmètre des travaux soit approuvé, vous devez collaborer avec la personne qui dirige le développement commercial de votre organisation afin de vous assurer que les estimations sont exactes, pour que l’entreprise puisse facturer au client un montant suffisant pour couvrir le coût de réalisation du projet (main-d’œuvre, outils/ressources, frais généraux, etc.). Découvrez-en plus sur la gestion des ressources créatives ici.

Avant le lancement et pendant la planification du projet, vous collaborerez avec la direction pour déterminer quelles personnes de l’équipe travailleront sur le projet et de quels outils ou licences logicielles elles pourraient avoir besoin.

Pendant le projet, vous devrez peut-être vous coordonner avec les membres de l’équipe ou d’autres chefs de projet (ou avec le responsable des ressources de votre organisation) afin de vous assurer qu’il n’y a pas de conflits de planning et que chacun a des attentes claires concernant le travail à réaliser et le moment où il devra l’être. Il est également important de déterminer si certains projets sont prioritaires par rapport à d’autres et d’évaluer l’impact que cela pourrait avoir sur vos délais.

Lorsque vous travaillez sur un projet en tant que chef de projet interne, ou si vous êtes chargé d’un projet interne pour lequel vous ne facturez pas les clients, la situation peut être un peu différente. Vous pouvez simplement commencer par réunir votre équipe projet afin de déterminer ce que chaque personne fera, comment elle le fera et si l’équipe aura besoin d’autres outils ou ressources pour mener à bien le projet dans les délais nécessaires. 

La composition de votre équipe peut être définie par les responsables de différents services, en particulier si le projet est réalisé par une équipe interfonctionnelle. 

Comment gérer les ressources à distance

Les concepts clés de la gestion des ressources à distance ne sont pas très différents de ceux d’une gestion au bureau, mais les nuances ajoutent une certaine complexité.

C’est là que la création d’une culture d’entreprise qui accorde la priorité aux modalités de travail flexibles peut avoir un impact important. Il vaut la peine de promouvoir certaines de ces politiques et pratiques dans votre sphère d’influence :

• Lorsque vous gérez des équipes à distance ou que vous travaillez vous-même depuis chez vous, les protocoles de communication et de collaboration doivent parfois évoluer. Par exemple, communiquer de manière proactive avec les employés à distance au sujet des horaires et des affectations peut contribuer à instaurer une culture d’entreprise qui permet des modalités de travail flexibles.
• Vous devrez peut-être prendre en compte certaines politiques de travail applicables à l’ensemble de l’organisation afin de garantir une affectation équitable et cohérente du personnel dans les environnements de travail à distance. Cela comprend les politiques relatives à l’intégration et à la gestion des performances (sans tomber dans la microgestion).
• Lors de la gestion des ressources financières, vous constaterez peut-être qu’une part moins importante de votre budget est consacrée aux espaces de travail physiques et qu’une part plus importante est dédiée aux outils de collaboration, comme les logiciels de visioconférence.

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Il vaut également la peine de développer vos compétences en gestion des ressources. Le travail à distance peut rendre encore plus difficile le fait de tenir tout le monde au courant et informé, et plus vos compétences seront solides, plus cela sera facile.

6 éléments à prendre en compte pour gérer les ressources à distance

1. L’impact du temps de collaboration à distance sur le budget

Le travail avec des employés à distance peut entraîner des considérations budgétaires supplémentaires (ou différentes).

Disposer de suffisamment de temps pour assurer une bonne communication et effectuer des points réguliers est une priorité absolue dans un environnement de travail à distance. Veillez à ne pas négliger la communication et la collaboration pour économiser quelques heures ou quelques dollars : cela pourrait finir par se retourner contre vous lorsque certaines personnes ne reçoivent pas des mises à jour essentielles ou que des livrables doivent être retravaillés parce que quelqu’un n’a pas été tenu au courant. 

Comme les taux facturables peuvent donner l’impression que les réunions coûtent cher, vous devez vous assurer de prévoir du temps de réunion dans vos estimations. Il peut être pertinent d’organiser des réunions plus fréquentes au début d’un nouveau projet afin de fluidifier la communication entre les membres, mais vous ne voulez pas non plus aller trop loin. 

Une équipe de sept personnes, chaque membre facturant 100 $ de l’heure, signifie qu’une réunion d’une heure vous coûtera 700 $. Si l’on multiplie cela sur un projet de six mois, à raison d’une réunion par semaine, cela représente 16 800 $ de votre budget consacrés uniquement à une réunion hebdomadaire.

2. Quels matériaux ou fournitures sont nécessaires pour réaliser le travail (y compris le matériel et les logiciels) ?

Il est évidemment important de vous assurer que vous utilisez un système logiciel efficace de gestion des ressources pour gérer votre travail (consultez nos sélections des meilleurs logiciels de gestion des ressources et des meilleurs logiciels gratuits de gestion des ressources).

Mais ce n’est pas tout ce dont vous aurez besoin.

Pour faciliter une bonne communication, vous devrez ajouter des outils de collaboration à votre ensemble d’outils. Parmi les outils les plus couramment utilisés figurent Slack, Microsoft Teams et Zoom, ainsi que d’autres plateformes de collaboration comme Webex, mais des outils ou fournitures supplémentaires peuvent être nécessaires pour aider une équipe distribuée à mener à bien un projet. Il peut s’agir d’outils de collaboration visuelle tels que des logiciels de cartographie mentale ou de tableaux blancs, ainsi que d’éléments physiques comme des ordinateurs portables, des écrans supplémentaires et des haut-parleurs.

Pour les projets numériques qui fonctionnent sous forme d’applications sur un téléphone ou même sur une borne interactive, du matériel et des logiciels spécialisés de test et d’assurance qualité peuvent être nécessaires afin de garantir la perfection du produit final. Ces éléments peuvent représenter une part importante du budget ; il est donc essentiel de tenir compte de ces besoins lors de la planification des ressources.

Lors de la mise en place du plan de projet, les équipes à distance peuvent tirer parti de modèles conçus spécifiquement pour gérer leur travail et leurs communications. Il peut s’agir de modèles de plans de projet et de flux de travail, d’ordres du jour de réunions, et même de mises à jour de statut utilisées pour tenir les parties prenantes informées tout au long du projet. En tant que chef de projet, vous pouvez également vouloir intégrer ces besoins à la liste des matériaux.

3. Comment planifier le travail synchrone et asynchrone entre différents fuseaux horaires

En tant que chef de projet, lors du lancement d’un projet et de l’affectation des ressources et des membres de l’équipe, tenez compte des fuseaux horaires de toutes les personnes impliquées et essayez de maximiser le nombre d’heures de chevauchement entre les membres de l’équipe. Vous pourrez peut-être demander à certaines personnes d’assouplir légèrement leurs horaires afin de dégager davantage de temps pour collaborer lorsque cela est nécessaire, mais faites preuve de stratégie. Personne ne veut travailler tard (dans son fuseau horaire) un vendredi soir !

Dans les projets où le travail est transmis d’un membre de l’équipe à un autre au fil d’un processus, les fuseaux horaires peuvent être moins importants. Toutefois, lorsque les membres de l’équipe doivent collaborer en temps réel, comme deux développeurs participant à une session de programmation en binôme, ils devront  se coordonner intentionnellement afin de prévoir suffisamment de temps de collaboration pendant leurs heures de travail communes.

Ces besoins de collaboration doivent être pris en compte lors de la planification d’un projet et du choix de vos ressources. L’utilisation d’un outil de gestion de projet pour les équipes à distance peut également faciliter la planification de vos flux de travail et l’attribution des tâches.

Demander à votre développeur basé à New York de se lever très tôt pour s’adapter aux horaires du développeur basé à Paris, ou inversement, est une recette parfaite pour l’épuisement professionnel ou, à tout le moins, pour réduire l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée d’au moins un membre de l’équipe.

4. Les rôles nécessaires au sein de l’équipe pour mener à bien le projet

Lorsque vous gérez les ressources nécessaires aux projets d’équipes à distance, commencez par réfléchir aux rôles et aux compétences indispensables pour réaliser le travail. Comme vous devez probablement respecter un budget défini et éventuellement gérer d’autres projets et priorités pour votre agence ou votre entreprise, vous devez tenir compte des capacités des membres de l’équipe lors de la constitution des équipes pour de nouveaux projets.

Voici quelques éléments que vous pourriez vouloir prendre en compte :

• Quelles compétences chaque personne peut-elle apporter ?
• De quelle disponibilité cette personne dispose-t-elle (par jour, par semaine ou par sprint) ?
• Certaines parties du projet nécessitent-elles des ressources supplémentaires ou des compétences spécialisées ?
• Faut-il tenir compte de différences de fuseaux horaires, de problèmes de communication ou de barrières linguistiques ?
• Le client a-t-il des exigences concernant le lieu d’affectation des membres de l’équipe ?
• Quels seront les horaires de travail pour ce projet ?
• Que se passe-t-il si quelqu’un quitte l’entreprise ou l’équipe pendant ce projet ?

Les logiciels de planification des ressources peuvent contribuer à simplifier ce processus en fournissant une vue d’ensemble claire des compétences, des disponibilités et des fuseaux horaires des membres de l’équipe pendant la planification de votre projet. Ce ne sont là que quelques-uns des principaux avantages des outils de planification des ressources.

5. Comment la mobilisation des employés sera gérée

Bien que de nombreuses personnes apprécient la flexibilité que peut offrir le travail à distance, l’absence de possibilités de collaborer et d’échanger avec les autres peut être très isolante et entraîner un épuisement professionnel. Ainsi, lors de la planification de projets pour des équipes à distance, cet aspect doit être pris en compte et planifié, car il ne se produira pas naturellement.

Réserver du temps aux activités de renforcement de l’esprit d’équipe pendant les réunions d’équipe peut être une façon de favoriser la mobilisation des employés. Si vous ne l’avez jamais fait ou si vos activités brise-glace commencent à sembler répétitives, essayez quelques jeux virtuels. Il existe de nombreux jeux courts en ligne auxquels les équipes virtuelles peuvent jouer, comme un jeu télévisé avec Kahoot ou Minute to Win It. Une autre bonne pratique pour gérer des employés à distance consiste à leur demander ce qu’ils trouveraient motivant ou ce dont ils ont besoin.

Prendre régulièrement le « pouls » de la mobilisation tout au long du projet est une bonne pratique pour les chefs de projet et les dirigeants de l’organisation. Si vous découvrez qu’un élément est particulièrement difficile pour votre équipe, travaillez ensemble à résoudre les problèmes. À l’inverse, si un élément fonctionne particulièrement bien pour l’équipe, réfléchissez à la manière dont il pourrait être exploité dans de futurs projets ou déployé à l’échelle de l’entreprise.

6. Que se passe-t-il si des problèmes de performance surviennent ?

Se préparer au pire tout en s’attendant au meilleur pourrait être la devise d’un chef de projet. Ainsi, lorsqu’on gère des ressources sur des projets à distance, on peut partir du principe que chacun a de bonnes intentions, qu’il s’investit pleinement chaque jour et qu’il fournit son meilleur travail. Mais que se passe-t-il lorsque ce n’est pas le cas ?

Ce n’est pas comme dans un bureau, où vous pouvez inviter les membres de l’équipe dans un espace privé pour discuter des problèmes de performance lorsqu’ils surviennent. Alors, comment les gérer lors de projets à distance ?

Les managers à distance devraient utiliser des réunions individuelles ou des points de suivi en visioconférence pour discuter des problèmes de performance ou des difficultés rencontrées par l’équipe. Cela peut inclure la disponibilité des employés pendant les heures de travail, la gestion du temps, les lacunes en matière de compétences ou même les problèmes de communication. Pour les problèmes vraiment importants, comme un délai non respecté ou un désaccord au sein de l’équipe, une réunion entre toutes les parties concernées devrait être organisée en visioconférence ou en présentiel si tout le monde peut se réunir dans un lieu central ou dans un bureau.

Il est important de mettre fin aux rumeurs et aux conversations parallèles, et de traiter les problèmes directement. Cela contribue à instaurer la confiance entre les membres d’une équipe à distance. Menez les discussions de manière directe et résumez par écrit les échanges ainsi que les prochaines étapes.

Les avantages d’une bonne gestion des ressources de projets à distance

Être capable de gérer des projets avec des membres d’équipe et d’autres ressources répartis dans le monde entier est une compétence qui demande de la pratique. Avec des avantages allant d’une plus grande flexibilité à un meilleur accès aux talents, en passant par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, c’est une compétence qui mérite d’être développée par un chef de projet.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des membres d’une équipe à distance ou sur la recherche des bons outils, nous proposons des articles sur différents sujets pour vous aider. Pour recevoir directement ces conseils dans votre boîte de réception, inscrivez-vous à notre newsletter afin de rester informé !