Qu’est-ce que l’estimation de l’effort : Un guide pour les chefs de projet

Elle vous aide, vous et vos équipes, à allouer et gérer les ressources efficacement, et à vous assurer que la main-d'œuvre et l’expertise appropriées sont attribuées au bon endroit, au bon moment. Vous serez en mesure de 

créer des prévisions financières plus précises, éviter les dépassements de coûts et faciliter une meilleure prise de décision tout au long du cycle de vie du projet. 

Estimation de l'effort vs estimation du temps

L'estimation de l'effort fait référence au travail que votre équipe doit fournir pour réaliser une tâche, mesuré en heures-personnes ou en jours-personnes. Elle se concentre sur la main-d'œuvre ou l’effort requis pour exécuter un projet en fonction de leurs compétences et expertises. Considérez-la comme une mesure qualitative.

L'estimation du temps, quant à elle, prévoit combien de temps il leur faudra pour terminer chaque tâche, en tenant compte de l'effort, de facteurs comme la productivité, la disponibilité des ressources et des dépendances externes. Il s'agit d'une approche plus quantitative.

Pourquoi l'estimation de l'effort est-elle importante ?

L'estimation de l'effort est une technique clé de gestion des ressources car elle a un impact direct sur le succès global de votre projet de plusieurs manières. 

• Elle vous aide à allouer vos ressources efficacement. Elle assure que chaque phase du projet dispose des bonnes personnes et de l'expertise adéquate en fonction des forces et faiblesses de chacun.
• Elle contribue à une meilleure budgétisation. Vous pouvez créer des prévisions financières plus précises en comprenant l’effort requis pour chaque tâche.  
• Elle aide à définir des délais et des jalons réalistes. Lorsque vos équipes comprennent clairement l’effort impliqué, elles peuvent élaborer des plannings réalisables et reflétant vraiment la charge de travail.  

L'impact de l'estimation de l'effort sur la budgétisation est considérable. Par exemple, si vous estimez que votre projet nécessitera 200 heures d'effort, et que le tarif horaire moyen des membres de l'équipe est de $50, le budget du projet pourra être fixé à $10 000 rien que pour la main-d'œuvre. 

Cette clarté financière est essentielle pour vos parties prenantes externes, qui doivent comprendre les coûts engagés avant de valider le projet, et pour votre équipe, afin que vous puissiez rester dans le budget tout au long du projet.

Techniques courantes d'estimation de l'effort

Lorsque vous planifiez et gérez des tâches, vous pouvez utiliser une combinaison de ces techniques d’estimation de l'effort. 

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Jugement d'expert

Le jugement d'expert est une technique d'estimation qualitative qui consiste à recueillir les retours d’individus ayant l’expérience et les connaissances pertinentes pour votre projet.

Grâce à leur expertise, vous pouvez améliorer votre processus d’estimation, prendre des décisions plus éclairées, et intégrer des informations nuancées qui ne ressortent pas des données historiques ou des méthodes quantitatives.

Par exemple, vous pouvez solliciter l’avis d’ingénieurs, d’architectes et de chefs de chantier concernant l'effort attendu pour les différentes phases d'un projet de construction. En combinant leurs opinions, vous pouvez établir une estimation plus réaliste tenant compte des complexités et défis du processus de construction. Il existe également de nombreux outils d’IA pour la gestion de projets de construction et outils logiciels d’estimation par IA qui peuvent accélérer ce processus et le simplifier.

Estimation analogique

L’estimation analogique consiste à utiliser la durée ou le coût de projets précédents similaires pour estimer l'effort. Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous ne disposez pas de beaucoup d’informations détaillées sur le nouveau projet, mais que vous pouvez vous appuyer sur une grande quantité de données historiques.

La comparaison du projet actuel avec des expériences passées peut vous aider à établir une estimation mieux informée, tout en accélérant le processus de planification de projet et d’estimation en vous donnant un point de départ. 

Par exemple, supposons que vous êtes chargé de lancer une campagne marketing pour un nouveau produit. Vous vous souvenez qu'une campagne similaire pour un produit précédent avait nécessité environ 200 heures de planification et d'exécution. Vous pouvez utiliser cette donnée comme point de départ, puis l'affiner en prenant en compte les détails spécifiques du projet (par exemple, ce nouveau produit vise une audience différente).

Estimation paramétrique

L'estimation paramétrique est une technique quantitative qui utilise des relations statistiques entre les données historiques et d'autres variables pour estimer l'effort du projet. 

Vous analysez les projets antérieurs ainsi que leurs métriques associées, puis vous calculez une estimation pour le nouveau projet en fonction des variables de votre choix. Cette technique fonctionne le mieux lorsque des tâches similaires ont été réalisées à plusieurs reprises, et elle permet d'obtenir des estimations fondées sur des preuves empiriques plutôt que sur des suppositions.

Par exemple, disons que vous travaillez pour une entreprise de développement web qui a mené à bien plusieurs projets.

Si le développement d'une page web nécessite en moyenne 50 heures et que vous devez créer un nouveau site comprenant dix pages, vous pouvez utiliser ces données historiques pour estimer l'effort total à 500 heures (et prendre en compte d'autres variables, comme les développeurs affectés au projet, si nécessaire).

Estimation à trois points

La méthode d'estimation à trois points consiste à envisager trois scénarios différents pour chaque tâche : le scénario le plus favorable, le pire scénario, et le scénario le plus probable.

Vous faites ensuite la moyenne de ces trois valeurs, ce qui permet d'obtenir une estimation prenant en compte l'incertitude et la variabilité pendant la réalisation du projet (et vous êtes ainsi mieux préparé à ajuster la gestion en fonction des différents scénarios).

Par exemple, votre équipe doit développer une nouvelle fonctionnalité pour une application logicielle existante. Vous estimez l'effort à fournir à 10 heures dans des conditions optimales, 20 heures dans le scénario le plus probable, et 35 heures dans le pire des cas. La moyenne calculée donne 18,33 heures. 

Estimation descendante 

L'estimation descendante consiste à répartir le budget alloué (qu'il soit interne ou client) entre les différentes tâches à réaliser. À partir de là, vous pouvez déterminer si le budget est suffisant (et demander une augmentation si nécessaire).

Par exemple, imaginons que vous menez un projet de développement logiciel où votre entreprise lance une nouvelle application mobile. Vous disposez de six mois et d'un budget de 90 000 $.

Quand vous commencez à répartir le budget, vous vous rendez compte qu'il ne permet de couvrir qu'environ les trois quarts du périmètre initialement prévu. Vous pouvez alors retourner voir vos parties prenantes pour demander une rallonge (ou ajuster le calendrier, le périmètre ou les ressources pour faire en sorte que le projet aboutisse).

Estimation ascendante 

L'estimation ascendante consiste à diviser le projet en tâches ou composants plus petits, puis à estimer l'effort requis pour chaque tâche individuellement, avant d'additionner ces estimations pour obtenir l'estimation totale. Cette méthode permet d'obtenir des estimations détaillées et précises, ce qui peut conduire à une estimation globale plus fiable du projet. 

Par exemple, pour un projet de création de site web, vous pouvez répartir le projet en tâches de conception, de développement, de test et de déploiement. Chacun de vos membres d'équipe fournit alors son estimation pour les tâches qui lui sont attribuées en fonction de son expertise et de sa connaissance de la charge de travail.

Vous combinez ensuite ces estimations afin d'obtenir une estimation globale pour l'ensemble du projet. Cela encourage aussi les membres de l'équipe à s'approprier leur travail, puisqu'ils sont responsables de leurs estimations. 

Défis liés à l'estimation de l'effort

L'estimation de l'effort comporte de nombreux défis, notamment ceux-ci. 

Incertitude inhérente

Souvent, les parties prenantes n'expriment pas complètement leurs besoins, ce qui peut entraîner des malentendus concernant le projet. Cela peut avoir un effet boule de neige : si les estimations initiales sont fondées sur des informations incomplètes, vous risquez une mauvaise allocation des ressources et des retards dans l'avancement du projet.

Établissez des exigences claires et complètes dès le départ. Des ateliers de définition des besoins ou des séances de cartographie des user stories peuvent permettre d'assurer l'alignement des parties prenantes et de réduire le risque de dérive de périmètre et les défis qui en découlent.

Des performances et une productivité variables au sein de l'équipe

Les compétences, l'expérience et les habitudes de travail de chacun des membres de votre équipe peuvent avoir une influence considérable sur le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche. Des facteurs externes comme l'ambiance d'équipe et la motivation entrent aussi en ligne de compte. 

Pour gérer les variations de productivité et de performance de l'équipe, analysez les données historiques issues de projets précédents pour établir une référence pour les estimations futures. En examinant la durée effective de tâches similaires, vous pouvez mieux estimer la performance attendue et établir des estimations d'effort plus réalistes.  

Complexité des tâches

Les projets varient en complexité—ils peuvent impliquer de nouvelles technologies, des processus inconnus ou des connaissances techniques qui ajoutent de l’incertitude au projet. Si vos estimations initiales ne tiennent pas compte de ce type de complexité, vous rencontrerez des retards importants et des écarts au fil de l’avancement du projet. 

Décomposez les tâches plus importantes en composants plus petits et plus gérables—cela aidera à atténuer l’impact de la complexité et vous permettra de mieux comprendre le projet. Vous serez également en mesure de faire des estimations plus précises et de suivre l’avancement de manière plus fiable.

Les méthodologies itératives comme l’agile sont également plus flexibles et permettent des fluctuations ainsi que des ajustements au fur et à mesure que de nouvelles informations apparaissent tout au long du cycle de vie du projet.

Meilleures pratiques pour l'estimation de l'effort

Pour surmonter les difficultés et estimer efficacement l’effort, suivez ces meilleures pratiques de gestion des ressources.  

Mettez en place un référentiel centralisé

Créez un référentiel centralisé pour chaque projet que vous entreprenez, où vous stockez les informations sur la portée du projet, la composition de l’équipe, le temps pris pour chaque phase et les leçons apprises. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations lorsque vous estimerez vos futurs projets.

Vous devriez également former et encourager vos équipes à documenter leur travail de façon régulière (via un logiciel de suivi du temps) afin d’améliorer la fiabilité des futures estimations.

Évaluez les compétences de l’équipe

Chaque projet peut impliquer des membres d’équipe différents, avec des niveaux de compétence, d’expérience et de motivation variés.

Lorsqu’une nouvelle équipe est affectée à votre projet, le processus d’estimation peut devenir particulièrement complexe, car les indicateurs de performances antérieures peuvent ne pas s'appliquer directement. Cela peut entraîner une sous-estimation de l’effort, en particulier si cette nouvelle équipe ne dispose pas de l’expérience des précédentes. 

Réalisez des évaluations approfondies des capacités de l’équipe avant le démarrage du projet. Évaluez les compétences individuelles, les performances passées et la connaissance de vos processus ainsi que de votre environnement technologique. Parlez avec les responsables hiérarchiques de la formation croisée des membres de l’équipe afin qu’ils puissent partager leurs connaissances et s’entraider pour s’adapter aux défis. 

Adoptez une approche itérative de l’estimation

Les projets évoluent souvent en raison des exigences changeantes des clients, des technologies émergentes et des imprévus qui apparaissent pendant l’exécution. Cette imprévisibilité rend difficile la fourniture d’estimations précises dès le départ. 

Adoptez une approche itérative et agile de l’estimation. Divisez vos projets en incréments plus petits et gérables, réévaluez vos estimations à la fin de chaque itération, et ajustez-les en fonction des nouvelles connaissances et des exigences changeantes. Cela vous aidera également à réduire les risques et à améliorer les résultats globaux du projet.

Outils pour l’estimation de l’effort

Les outils de gestion des ressources sont les meilleurs moyens de naviguer dans les complexités de l’estimation de l’effort. Ils incluent des fonctionnalités qui vous aident à améliorer vos processus de gestion des ressources, la précision des estimations et la collaboration entre les membres de l’équipe.

Voici les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de gestion des ressources : 

• Suivi du temps 
• Allocation des ressources
• Analyse des données historiques 
• Fonctionnalités de benchmarking
• Fonctionnalités de collaboration
• Communication centralisée 
• Outils de gestion de projet et autres intégrations de systèmes  
• Outils de visualisation

Voici notre liste des meilleurs logiciels du marché :

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1. 1. Celoxis — Idéal pour les outils de gestion des ressources alimentés par l’IA
2. 2. Dayshape — Meilleure gestion des ressources basée sur l’IA pour les cabinets de services professionnels
3. 3. Scoro — Idéal pour anticiper l'utilisation de l'équipe
4. 4. Rocketlane — Idéal pour une collaboration unifiée avec les clients
5. 5. Wrike — Idéal pour la montée en charge
6. 6. Float.com — Idéal pour la gestion des ressources avec visibilité financière
7. 7. Saviom — Idéal pour la planification des ressources et la gestion de la capacité
8. 8. Hub Planner by Milient — Idéal pour les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises
9. 9. Kantata — Idéal pour une gestion des ressources centrée sur l’humain
10. 10. Retain — Idéal pour les organisations complexes multi-départements

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