8 Contrôles de Projet Pour Garder Vos Projets sur la Bonne Voie
Signaux d’alerte : évitez les échecs de projet: Les contrôles de projet offrent des avertissements précoces lorsque les projets dévient, permettant des ajustements rapides et gardant le travail aligné sur les objectifs initiaux.
Modèles : les meilleurs alliés de votre projet: L'utilisation de modèles peut simplifier la mise en place des contrôles, permettant de gérer les problèmes de façon systématique sans pour autant les éliminer complètement.
Contrôles et gestion : un duo dynamique: Les contrôles de projet suivent les indicateurs de performance tels que le budget et le calendrier, tandis que la gestion de projet supervise tout le cycle de vie, offrant stratégie et exécution.
Les données, votre étoile polaire: Grâce aux analyses, aux prévisions et rapports en temps réel, les contrôles de projet aident à éviter retards et dépassements de coûts.
Les contrôles de projet permettent de maintenir un projet sur la bonne voie. Lorsque quelque chose ne va pas tout à fait bien et qu’un projet commence à dériver, les contrôles vous offrent un signal d’alerte précoce afin que vous puissiez ajuster le tir et rétablir la situation aussi vite que possible.
Dans cet article, je vous présente plusieurs documents de contrôle de projet, modèles et listes de vérification que vous pouvez utiliser pour maîtriser votre projet et commencer à gérer ces types de problèmes de manière systématique.
REMARQUE : Je n’ai jamais dit que vous seriez en mesure d’éliminer ces problèmes. Vous n’y arriverez pas !
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Les projets se déroulent rarement comme prévu. Les changements sont constants, qu’il s’agisse des membres de votre équipe, des attentes du client, ou de complexités imprévues qui affectent vos plans. Les chefs de projet sont responsables de minimiser les risques pour éviter qu’ils ne deviennent des problèmes, mais il est également de notre devoir de traiter ces problèmes lorsqu’ils se présentent.
NOTE À PROPOS DES MODÈLES
Vous pouvez vous procurer des modèles pour vous aider à mettre en place ces contrôles de projet—vous les trouverez dans l’adhésion DPM, ainsi que plus de 100 autres modèles de projet, documents, exemples, ebooks, listes de contrôle et ateliers.
Que sont les contrôles de projet ?
Les contrôles de projet sont les actions que vous entreprenez en tant que chef de projet ainsi que la documentation utilisée pour garder vos projets sur les rails. Il s’agit d’un ensemble d’outils qui vous aident à produire avec succès les livrables du projet.
Voici la définition du contrôle de projet selon le Project Management Institute (PMI) :
Le but d’un système de contrôle de projet est de minimiser l’écart entre la planification et l’exécution du projet afin d’atteindre les objectifs du projet, c’est-à-dire le coût, le délai et le contenu.
En pratique, les contrôles de projet se concentrent sur la surveillance des indicateurs clés de performance (KPI) du projet, tels que le coût et le planning, qui sont finalement liés au périmètre et à la livraison. En gardant un œil sur les mesures en temps réel, les contrôles de projet permettent aux chefs de projet d’anticiper les problèmes et les opportunités.
Par exemple, si votre projet est en avance sur le calendrier et/ou est en dessous du budget, vous pouvez vous permettre d’investir un peu plus pour améliorer la qualité. Si le budget semble serré, vous pouvez identifier des moyens d’économiser dans d’autres domaines, comme en remplaçant une ressource par une option moins coûteuse pour produire les livrables à venir.
Contrôles de projet vs. gestion de projet
Maintenant que j’ai défini les contrôles de projet comme un ensemble d’outils pour garder un projet sur les rails, vous vous demandez peut-être en quoi cela diffère de la gestion de projet.
La différence clé réside dans le périmètre. Les contrôles de projet portent sur le suivi de mesures de performance précises—budget, échéancier et risques—tandis que la gestion de projet supervise l’ensemble du cycle de vie du projet, de l’initialisation à la clôture.
La gestion de projet concerne la stratégie et l’exécution. Elle consiste à définir les objectifs du projet, à aligner les parties prenantes, à allouer les ressources et à garantir des livrables de qualité. C’est un mélange de planification, de leadership et d’adaptabilité visant à faire progresser le projet.
Les contrôles de projet, quant à eux, fournissent les mécanismes de contrôle qui aident les gestionnaires à orienter le projet dans la bonne direction. Ils reposent sur des analyses fondées sur des données, des prévisions et des rapports pour éviter les retards et les dépassements de coûts.
Pensez-y de cette manière : la gestion de projet, c’est le capitaine qui dirige le navire, tandis que les contrôles de projet sont les outils de navigation—ils surveillent la vitesse, le niveau de carburant et les écarts de trajectoire pour garantir un voyage sans encombre. Les deux sont essentiels, mais les contrôles de projet sont les garde-fous qui maintiennent le projet aligné sur ses objectifs d’origine.
Y a-t-il une différence entre un chef de projet et un contrôleur de projet ?
Oui. Dans certaines organisations, le contrôleur de projet est comme la main droite du chef de projet.
Le contrôleur de projet se concentre davantage sur les indicateurs du projet, le suivi, les contrôles et l’analyse, tandis que le chef de projet s’occupe principalement de l’équipe projet, de l’exécution des travaux et de leur qualité, ainsi que de la gestion des relations avec les clients et les parties prenantes.
En général, les chefs de projet digitaux remplissent à la fois le rôle de chef de projet et de contrôleur de projet.
Pourquoi les contrôles de projet sont-ils importants ?
Le soi-disant triangle de fer de la gestion de projet — périmètre, délai et qualité — peut parfois vous mettre dans des situations délicates. Vous avez sans doute déjà eu ce genre de conversations :
Équipe : « Le client serait sûrement bien plus satisfait si nous pouvions avoir juste deux jours de plus pour peaufiner cela… »
Client : « J'aime l'approche, mais pouvez-vous aiguiser votre crayon et trouver un moyen de faire cela avec la moitié du budget ? »
Cet exercice d’équilibriste est l’une des tâches les plus difficiles pour nous, chefs de projet.
D’un côté, nous devons livrer un produit qui satisfait le client. D’un autre côté, nous devons toujours soutenir l’équipe et lui permettre de présenter son meilleur travail.
Les contrôles de projet vous permettent d’aborder ce type de conversations difficiles avec le client bien préparé. Voici quelques-uns des avantages des contrôles de projet :
- Aident à prendre des décisions éclairées sur l’équilibre optimal entre coût, délai et qualité
- Limitent le risque de dérive du périmètre en montrant les impacts de la prise en charge de tâches supplémentaires
- Aident à anticiper les coûts imprévus
- Permettent de formuler des plans de contingence pour répondre aux écarts de planning et/ou aux difficultés de ressources
- Sont un outil pour gérer les attentes des parties prenantes concernant les résultats du projet.
Les contrôles de projet dans le cycle de vie du projet
Les contrôles de projet ne sont pas une tâche à faire une seule fois. Ils s’entremêlent à chaque étape du cycle de vie du projet, permettant de maintenir le périmètre, le planning et le budget sous contrôle. Voici comment ils s’intègrent dans chaque phase :
- Initiation : À cette étape, les contrôles de projet posent les bases du succès. Cela inclut la définition des objectifs clés, l’identification des risques et la mise en place d’une base initiale de coûts et de planning. Sans cette préparation, le projet risque la dérive du périmètre avant même d’avoir commencé.
- Planification : Les contrôles de projet structurent le plan en établissant des indicateurs de performance mesurables (KPI), en définissant des structures de reporting et en détaillant l’allocation des ressources. C’est ici que les outils de planification et les contrôles budgétaires entrent en jeu.
- Exécution : Lorsque le travail démarre, les contrôles de projet garantissent que les équipes restent sur la bonne voie. Le suivi en temps réel, le contrôle des coûts et les évaluations des risques permettent de détecter rapidement les problèmes potentiels. Un exemple : un journal des décisions, qui vous aide à répertorier les choix clés et à assurer la responsabilisation. Les changements sont inévitables, mais avec un cadre de contrôle solide, ils sont gérés de manière proactive plutôt que réactive.
- Suivi & Contrôle : Une supervision continue est essentielle. Cette phase implique de suivre l’avancement par rapport au référentiel, de gérer les changements et d’affiner les prévisions. Les contrôles de projet servent de garde-fou pour éviter les dérapages.
- Clôture : Conclure un projet ne veut pas dire arrêter les contrôles. Les bilans, retours d’expérience et rapprochements financiers finaux permettent d’améliorer les processus pour les projets futurs.
Sans contrôles intégrés à chaque étape, les projets deviennent une devinette permanente. Mettre en œuvre les contrôles comme un processus continu — et non comme une solution de dernière minute — garantit une exécution fluide et des résultats prévisibles.
8 exemples de contrôles de projet pour dompter le chaos de vos projets
Maintenant que j’ai exposé les contrôles de projet et leurs avantages, voici 8 exemples concrets de contrôles de projet — y compris des modèles — que vous pouvez appliquer à vos projets.
- Documentation de planification de projet
- Matrice RACI
- Plan de communication
- Structure de découpage du travail
- Checklist QA
- Journal RAID/registre des risques
- Rapport d’avancement
- Demande de changement
1. Documentation de planification de projet
Arrêtez-vous ici. N’allez pas plus loin dans cet article si vous n’avez pas encore de document essentiel de planification de projet. C’est la base de vos contrôles : il s’agit d’un registre qui montre ce que vous aviez prévu pour le projet afin de vérifier s’il avance selon le plan.
Je ne vais pas entrer dans les détails sur la façon de créer et d’utiliser ces documents, car cela dépasserait la portée de cet article. Je vais simplement expliquer ce que sont ces documents et comment en savoir plus.
Les documents de planification de projet comprennent :
Note de cadrage
Cela couvre le qui, quoi, quand, pourquoi, comment, et autres éléments essentiels de votre projet afin de bâtir une base solide pour l'exécution
Téléchargez un modèle de cahier des charges pré-rempli, incluant des questions pour vous aider à remplir chaque section, ainsi qu’un exemple complété pour voir à quoi ressemble une version finalisée.
Budget/coût estimé du projet
Pour déterminer si votre projet est dans les limites du budget ou si vous le dépassez, vous avez besoin d’une estimation initiale des coûts en guise de référence. Voici un guide pour estimer le budget d'un projet que vous pouvez utiliser pour préparer cette estimation.
Chronologie, plan de projet, planning, et/ou diagramme de Gantt
Comme pour le budget, il vous faut une base de référence pour vérifier que vous avancez selon le plan. Un plan de projet, incluant un planning de projet, est votre outil fondamental pour garder le contrôle sur vos projets—et pour leur donner une structure contrôlable dès le départ.
Lisez notre guide pour créer un plan de projet ici.
Si vous souhaitez voir à quoi ressemblent de vraies chronologies de projets, vous pouvez trouver des exemples de plannings dans DPM Membership.
Déclaration de travaux (Statement of Work)
Votre déclaration de travaux rassemble beaucoup d’informations pour vous aider à poser des bases de contrôle pour le reste du projet. Si ce concept est nouveau pour vous, vous pouvez commencer avec le guide ultime de DPM pour rédiger une déclaration de travaux.
2. Matrice RACI
RACI est un acronyme qui signifie responsable, autorité, consulté, informé. Les chefs de projet utilisent une matrice RACI pour attribuer les rôles et responsabilités liés aux tâches du projet et à la prise de décision.
Quand en avez-vous besoin ?
Un projet avec des prises de décision compliquées ou des circuits de validation complexes peut exiger une matrice RACI. Une matrice RACI est particulièrement utile en cas de conflit sur la responsabilité.
Il peut être difficile de maîtriser les matrices RACI mais, une fois que vous en avez l’habitude, vous constaterez qu’elles permettent d’éviter que l’on ne se rejette la faute plus tard.
Une matrice RACI (et sa cousine, la matrice RASCI) est utile car elle indique qui est responsable de l’exécution d’une tâche précise et qui doit être tenu informé de son état d’avancement. Cela peut résoudre les problèmes probables de retards dans la prise de décision ou de répartition inégale de la charge de travail.
Voici les définitions des différents termes d’une matrice RACI :
- Responsable : La personne qui exécute la tâche. Cette personne effectue l'action principale et présente les livrables.
- Représentant·e de la responsabilité : La personne qui s'assure que la tâche ou le travail est terminé. Ce n’est pas forcément elle qui exécute la tâche, mais elle valide le produit final.
- Consulté·e : La ou les personnes qui fournissent des informations, des conseils ou des retours sur la tâche.
- Informé·e : La ou les personnes qui doivent être tenues au courant des échéances essentielles et de l’avancement du projet, car elles ont un intérêt dans le résultat.
Comment l'utiliser ?
Pour utiliser un tableau RACI, listez les tâches clés à effectuer dans le cadre du projet. Ensuite, notez les membres de l’équipe projet et les autres parties prenantes concernées. Dans chaque colonne et ligne de votre tableau, attribuez une lettre du RACI (responsable, représentant de la responsabilité, consulté ou informé) pour expliquer leur rôle.
Modèle & exemples de tableau RACI
DPM Membership propose plusieurs ressources pour le RACI :
- Modèle de tableau RACI
- Exemples de tableaux RACI remplis
- Atelier : Maîtriser les tableaux RACI en 30 minutes
- Liste de contrôle RACI pour bien faire les choses
- Aide-mémoire RACI
3. Plan de communication
Un plan de communication est un document qui répertorie les parties prenantes du projet et définit les canaux de communication selon la préférence et le niveau de priorité.
Quand en avez-vous besoin ?
Vous avez besoin d’un plan de communication si votre projet implique plusieurs personnes ou groupes qui doivent être tenus informés tout au long du cycle de vie. En somme, il vous faudra un plan de communication pour chaque projet.
Gardez à l’esprit que le plan de communication est aussi important pour vous que pour les autres. Il détermine la fréquence de vos échanges avec le client et présente vos intentions avant même le début du projet.
Comment l'utiliser ?
Un plan de communication définit qui doit être mis en relation dans le projet, à quelle fréquence, par quel moyen et à quel intervalle. Mettre en place un plan de communication vous aide à déterminer les objectifs de communication du projet, à documenter les informations concernant les parties prenantes et à pointer quelles informations partager.
Modèle et exemple de plan de communication
4. Structure de découpage du travail
Une structure de découpage du travail (SDT) décompose le périmètre du projet en tâches distinctes nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et réaliser les livrables attendus. C'est l’un des outils de contrôle de projet les plus importants car il offre une représentation visuelle du travail à accomplir par les membres de l’équipe, et constitue ainsi un bon outil de suivi de l’avancement par rapport aux exigences du projet.
Quand en avez-vous besoin ?
Vous avez besoin d'une WBS pour clarifier les rôles et responsabilités, aider à garantir que les tâches sont réalisées dans les délais et avec une grande qualité, et suivre les activités du projet. Il est crucial de développer la WBS durant la phase de planification du projet afin d'assurer que les parties prenantes aient une compréhension commune du travail nécessaire pour mener à bien le projet.
Comment l'utiliser ?
Pour utiliser une WBS, identifiez les livrables du projet puis décomposez ces livrables en tâches nécessaires à leur production.
Une fois que vous avez une vue d'ensemble des livrables et des tâches associées, séquencez le travail. Estimez le niveau d'effort requis pour chaque tâche et planifiez le travail en conséquence. Ensuite, élaborez un plan de gestion des ressources pour déterminer comment vous affecterez la charge de travail en fonction du niveau d'effort, puis partagez-le avec les parties prenantes pour obtenir leur adhésion.
Modèle & exemple de WBS
J'ai inclus un modèle WBS gratuit téléchargeable et un exemple de WBS que vous pouvez utiliser dans vos projets. Pour modifier le fichier, téléchargez-le au format XLSX et utilisez-le dans Google Sheets ou Excel.
5. Liste de contrôle QA
Une liste de contrôle d'assurance qualité (QA) contient des éléments importants relatifs aux processus du projet, à la méthodologie de test et/ou aux catégories de produits.
Quand en avez-vous besoin ?
Un chef de projet assume la responsabilité des erreurs ou des éléments oubliés. Le QA est un processus essentiel pour s'assurer que tout fonctionne comme prévu et qu'aucun point important n'a été négligé.
Le chef de projet doit jouer un rôle clé dans le processus QA afin de s'assurer que les membres de l'équipe hiérarchisent correctement et consignent les problèmes à l'aide d'une liste de contrôle QA. Le chef de projet travaille ensuite avec les membres de l'équipe pour désigner une personne responsable pour traiter chaque point de la liste. Cette personne teste, reteste, implémente la correction et consigne les résultats finaux.
Une liste de contrôle QA est souvent subdivisée en différentes catégories ou phases de projet qui nécessitent des vérifications QA spécifiques. Cette liste catalogue les étapes de tests requises pour chaque catégorie de produit, comme les exigences ou la sécurité.
Comment l'utiliser ?
Une liste de contrôle QA divise votre projet en catégories ou en phases, dont chacune peut nécessiter une vérification indépendante par divers spécialistes au sein de votre équipe.
Modèle de liste de contrôle QA
La liste de contrôle QA du DPM est une référence rapide pour s'assurer que les personnes responsables de la QA sur vos projets ont vérifié que le contenu et la fonctionnalité sont conformes aux standards de qualité du projet.
6. Journal RAID / registre des risques
Un journal RAID est un outil pour capter et gérer les risques. Il s'agit d'un document de gestion des risques dans lequel vous consignez les risques, hypothèses, problèmes et dépendances.
Découvrez notre atelier sur la gestion des risques ici.
Quand en avez-vous besoin ?
Les journaux RAID sont particulièrement utiles pour les projets dans des environnements complexes avec de nombreux intervenants, tels que des tiers, des comités de pilotage, des départements informatiques ou des sous-traitants.
Les rapports d’avancement offrent généralement une vue d’ensemble, tandis que les journaux RAID vont plus loin en se concentrant spécifiquement sur la gestion des risques. Il s’agit d’un document qui engage la responsabilité des membres de l’équipe et des autres parties prenantes grâce à un suivi précis des risques et des actions assignées.
Un journal RAID note tous les risques ou alertes potentielles, créant une culture d'ouverture proactive. C'est extrêmement utile pour faire émerger plusieurs points de vue sur vos processus de projet (ex. : Le processus de validation IT prend-il 4 semaines ? Le nombre de révisions alloué est-il suffisant ?)
Si vous prévoyez un problème, documentez-le dans votre journal RAID et abordez-le lors de la réunion de suivi. Attribuez un responsable à chaque risque afin de formuler un plan d'action pour y répondre (même si la réponse est de ne rien faire et d'accepter le risque !)
Comment l'utiliser ?
Vous devriez commencer un journal RAID au début du projet et le mettre à jour lors de réunions régulières avec la participation du client. Il est important de l'utiliser également pour consigner les décisions. Un journal RAID doit inclure :
- Risques : menaces ou opportunités connues qui ne se sont pas encore matérialisées
- Actions : actions issues des réunions, tâches en cours, etc., ainsi que les personnes assignées
- Problèmes : défis en cours susceptibles de menacer la réussite du projet
- Dépendances : tâches qui doivent être terminées avant qu'une autre tâche ne puisse commencer ou se terminer.
Modèle de journal RAID
Démarrez facilement avec :
- Modèle de journal RAID dans une feuille de calcul pré-remplie
- Exemple de journal RAID montrant à quoi il ressemble lorsqu'il est complété pour un projet de refonte de site web
- Webinaire sur la gestion des risques
Accédez à ces ressources en devenant membre DPM.
7. Rapport d’avancement
Un rapport d’avancement garantit que toutes les parties impliquées comprennent clairement l’état d’avancement du projet.
Quand en avez-vous besoin ?
La régularité des rapports d’avancement est essentielle pour assurer la transparence et une gestion efficace. Il est important d'avoir un rapport d’avancement à jour à une fréquence prévisible sur laquelle les parties prenantes peuvent compter.
Pour établir une fréquence adaptée, privilégiez un rapport d’avancement hebdomadaire du projet. Vous pouvez le transmettre de façon asynchrone, mais il est parfois utile d’avoir un échange en direct avec votre client. Ces réunions n'ont pas besoin d'être longues—30 minutes peuvent suffire—mais c’est un bon moyen de nouer une relation et instaurer la confiance avec le client.
Si possible, tenez les réunions d’avancement en face à face dans un cadre plus décontracté. Ne parlez pas uniquement du projet ; manifestez également de l’intérêt pour d’autres sujets concernant l’entreprise de votre client et partagez quelques réalisations de votre portefeuille. Ces discussions peuvent parfois générer de nouvelles opportunités d’affaires dont vous n’auriez pas entendu parler autrement.
Comment l'utiliser ?
Certains clients s'attendent à des rapports horaires détaillés, tandis que d'autres préfèrent une vue d'ensemble. Au minimum, un rapport d’avancement doit inclure les éléments suivants :
- Coût total du projet, budget alloué, budget restant
- Coût mensuel/taux de consommation
- Ce qui a été accompli le mois passé et ce qui est prévu ensuite
- Mises à jour sur le calendrier
- Actions à mener
- Risques, points de blocage et décisions.
Modèle et exemple de rapport d’avancement
Présentez l’état de votre projet à l’aide d’un modèle de rapport d’avancement. Inspirez-vous de notre exemple de rapport d’avancement et complétez simplement les sections pour le résumé exécutif, le résumé financier, l’avancement, le journal RAID, les actions à mener et les jalons.
8. Demande de changement
Une demande de changement décrit et définit une modification du périmètre qui intervient dans le projet par rapport à l’énoncé de travail initial ou à l’estimation des coûts.
Quand en avez-vous besoin ?
Les deux parties doivent officiellement reconnaître et accepter une demande de changement. La documentation relative à la demande de changement doit expliquer le changement, sa justification et les impacts sur le budget et le calendrier du projet.
Bien qu’il soit courant de penser que les demandes de changement sont négatives, elles font simplement partie d’une gestion de projet efficace pour communiquer que le périmètre envisagé a changé. Surtout lorsque cela se produit plus tard dans les projets, ces décisions de modification du périmètre peuvent être prises en toute confiance et aboutissent à de meilleurs résultats.
Il est essentiel de sensibiliser le client au processus de demande de changement dès le début afin que chacun y soit familiarisé. N’hésitez pas à soumettre des demandes de changement, même pour des points qui semblent simples et n’ont qu’un impact mineur. Les demandes de changement sans incidence sur le budget permettent de renforcer le processus de gestion du changement et garantissent que tout le monde est aligné sur les décisions.
Comment l'utiliser ?
Les demandes de changement comportent généralement les éléments suivants :
- Description du changement de périmètre
- Raison du changement de périmètre
- Implications du changement de périmètre (budget, calendrier)
- Reconnaissance officielle (signature ou confirmation de l’acceptation.)
Modèle de demande de changement
Téléchargez notre modèle de demande de changement, qui vous aide à consigner le contexte, l’approche, le périmètre, les livrables, les hypothèses, le budget, les dépendances, la facturation et les validations pour les modifications.
Rôles dans la gestion du contrôle des projets
Les contrôles de projet ne se gèrent pas tout seuls. Différents rôles contribuent à leur succès, veillant à ce que les données soient recueillies, analysées et exploitées. Voici qui y participe :
- Chef de projet – Le capitaine du navire, responsable de la mise en place et de la bonne utilisation des contrôles de projet. Il surveille l’avancement, supervise le reporting et prend des décisions fondées sur les indicateurs de contrôle. Découvrez-en plus sur les tâches quotidiennes du chef de projet.
- Contrôleur de projet – Axé sur le suivi des finances, des plannings et des risques, ce rôle analyse en profondeur les données pour garantir le respect des coûts et des délais. Il travaille étroitement avec le chef de projet pour identifier les tendances et recommander des actions correctives.
- Planificateur – La personne chargée des diagrammes de Gantt et du suivi du calendrier. Il veille à ce que les tâches soient bien séquencées, gère les dépendances et surveille les chemins critiques.
- Équipe Finance & Achats – La budgétisation, les contrats et les coûts des ressources relèvent de leur domaine. Elle veille à ce que les dépenses soient conformes aux prévisions et que les contrôles financiers soient bien respectés.
- Gestionnaire des risques – Se concentre sur l’identification, l’analyse et l’atténuation des risques tout au long du projet. Il travaille avec l’ensemble des parties prenantes pour anticiper les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent.
- Parties prenantes & sponsors – Bien qu’ils ne soient pas directement responsables des contrôles du projet, ils dépendent de ces processus pour la transparence et la prise de décision. Leur rôle est d’appuyer les contrôles en apportant une vision stratégique et en s’assurant de l’alignement avec les objectifs métier.
Le processus quotidien du contrôle de projet
En tant que chefs de projet, nous suivons une routine quotidienne afin de maintenir nos projets sur la bonne voie. Cela suppose de savoir ce qu’il se passe. On dirait que c’est simple ! Mais en réalité, la gestion de projet est un cycle constant de traitement de l’information, de planification et de prise de décision.
Pour garder les choses sous contrôle, les chefs de projet doivent fonctionner comme un système radar, sondant ce qui les attend et alertant tout le monde en cas de risques imminents.
Une bonne organisation du processus de contrôle de projet vous permet de garder un œil sur les coûts et sur le calendrier au fur et à mesure de l’évolution du projet. Vous devrez naviguer dans des eaux parfois agitées – être préparé vous évitera que votre projet ne coule.
Pour avancer, suivez ces quatre phases dans le cadre d’un processus simple de contrôle de projet :
Évaluer
Gardez un œil sur le plan du projet, les livrables attendus et la trajectoire du travail. Vous devez savoir où vous en êtes afin de gérer avec rigueur les attentes des parties prenantes. Posez des questions pour vous assurer de bien comprendre la situation. Lors de l’évaluation, utilisez les rapports d’avancement et les indicateurs du projet comme base de prise de décision.
Planifier
En fonction du statut déterminé, vous devrez souvent effectuer des corrections de trajectoire. Veillez à ce qu’elles soient bien planifiées—essayez d’anticiper la direction que prennent les choses. Un changement aura-t-il une incidence sur d’autres flux de travail ? Faudra-t-il impliquer le client ? Toute l’équipe est-elle d’accord ? Si le problème semble persistant ou systémique, utilisez l’analyse de la cause racine pour explorer ce qui le provoque en profondeur. S’agit-il d’un incident ponctuel, ou voyez-vous le problème prendre de l’ampleur ?
Réagir
Une fois le plan défini, mettez en œuvre vos changements. Cela inclut d’informer le client des modifications et de s’assurer que l’équipe est pleinement informée et impliquée. Évaluez l’impact sur le budget et le calendrier, et effectuez les ajustements appropriés.
Connecter
En tant que chef de projet, vous êtes le ciment qui unit l’équipe. Veillez à transmettre vos connaissances à toute l’équipe afin que chacun ait une vision d’ensemble. Gardez le client et les autres parties prenantes informés.
Assurer le suivi
Programmez des rappels pour faire des relances, en interne comme en externe, afin d’éviter tout dérapage.
Assurer le suivi auprès de votre équipe
Nous ne pouvons pas supposer que notre équipe se souvient de chaque demande ou bon conseil donné. Il faut distribuer de nombreux rappels amicaux du type « désolé d’insister, mais as-tu avancé sur X ? » ou « n’oublie pas Y. »
Le suivi permet de vous assurer que les membres de l’équipe avancent comme prévu et constitue aussi un rapide contrôle de l’état d’avancement. C’est souvent lors de ces brefs échanges que l’on découvre que quelque chose ne va pas tout à fait comme prévu.
Assurer le suivi auprès de vos clients ou parties prenantes
En partie, assurer le suivi auprès des clients et parties prenantes consiste à fournir des mises à jour sur l’état du projet—c’est-à-dire, ce qui se passe, ce qui est prévu, et tout problème en cours.
Mais cela ressemble aussi au suivi auprès de l’équipe. Il est important d’utiliser ces relances pour rappeler aimablement le calendrier du projet ou toute décision en attente nécessitant la validation du client.
Outils de gestion de projet pour le contrôle des projets
Les contrôles de projet reposent sur des données fiables, une surveillance en temps réel et une collaboration sans faille. Les bons outils de gestion de projet offrent une visibilité sur les budgets, les plannings, les risques, et les indicateurs de performance—aidant les équipes à garder le cap et à prendre des décisions éclairées.
Voici mes choix de meilleurs logiciels de gestion de projet actuellement disponibles :
FAQ sur les contrôles de projet
Voici les réponses à quelques questions fréquemment posées sur les contrôles de projet.
Où interviennent les contrôles de projet dans le cycle de vie du projet ?
Par définition, les contrôles de projet sont un élément indispensable de la phase de suivi et de contrôle du cycle de vie du projet. Cela dit, de nombreux exemples de contrôle de projet évoqués dans cet article doivent être élaborés pendant la phase de planification du projet et être disponibles durant l’exécution. On peut donc affirmer que les contrôles de projet sont utilisés tout au long du cycle de vie.
Contrôler, est-ce la même chose que microgérer mes projets ?
La plus grande méprise concernant les contrôles de projet est probablement de penser que vous, en tant que chef de projet, devez contrôler (c’est-à-dire microgérer) votre équipe pour obtenir les bons résultats. Or, ce n’est pas la bonne démarche.
Contrôler sous la forme du micro-management ne permet pas de tirer parti des forces de votre équipe et risque donc de faire dévier le projet (sans parler du risque d’épuisement professionnel que vous risquez de ressentir en essayant de prendre en charge une charge de travail trop lourde !)
En résumé : les contrôles de projet ne consistent pas à contrôler directement le travail ou les personnes qui l’effectuent ; ils sont destinés à gérer la structure et le déroulement du projet lui-même.
Qu’en pensez-vous ?
Un processus de contrôle projet bien établi et cohérent constitue la colonne vertébrale pour livrer les projets dans les délais et le budget impartis. Cela permet aussi à l’équipe d’être sereine, sachant que vous, en tant que chef de projet, veillez sur elle.
Quelles sont vos expériences avec les outils de contrôle projet ? Y a-t-il d’autres indicateurs de projet que vous mesurez ? Partagez vos expériences ou posez vos questions dans les commentaires.
