8 contrôles de projet pour garder vos projets sur la bonne voie
Signes avant-coureurs : évitez les débâcles de projet: Les contrôles de projet fournissent des alertes précoces lorsque les projets dévient de leur trajectoire, ce qui permet d’effectuer rapidement des ajustements et de maintenir le travail en adéquation avec les objectifs initiaux.
Modèles : les meilleurs alliés de votre projet: L’utilisation de modèles peut simplifier la mise en œuvre des contrôles de projet et aider à gérer les problèmes de manière systématique, sans toutefois les éliminer complètement.
Contrôle et gestion : un duo dynamique: Les contrôles de projet suivent des indicateurs de performance tels que le budget et le calendrier, tandis que la gestion de projet supervise l’ensemble du cycle de vie du projet, en associant stratégie et exécution.
Les données sont votre étoile directrice: En s’appuyant sur des informations en temps réel fondées sur les données, les prévisions et les rapports, les contrôles de projet contribuent à prévenir les retards et les dépassements de coûts.
Les contrôles de projet permettent de maintenir un projet sur la bonne voie. Lorsque les choses ne se passent pas tout à fait comme prévu et qu’un projet commence à dérailler, les contrôles vous donnent un signal d’alerte précoce afin que vous puissiez vous ajuster et remettre les choses en ordre aussi rapidement que possible.
Dans cet article, je passe en revue une poignée de documents, modèles et listes de contrôle de projet que vous pouvez utiliser pour contrôler votre projet et commencer à gérer ces types de problèmes de manière systématique.
REMARQUE : je n’ai pas dit que vous seriez en mesure d’éliminer ces problèmes. Ce ne sera pas le cas !
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Les projets se déroulent rarement comme prévu. Les choses changent constamment, qu’il s’agisse des membres de votre équipe, des attentes des clients ou de complexités imprévues qui affectent vos plans. Les chefs de projet sont responsables de réduire les risques qu’un problème survienne, mais il nous incombe également de résoudre les problèmes lorsqu’ils se présentent.
UNE REMARQUE SUR LES MODÈLES
Vous pouvez obtenir des modèles pour vous aider à mettre en place ces contrôles de projet : vous les trouverez dans l’adhésion DPM, avec plus de 100 autres modèles de projet, documents, exemples, livres électroniques, listes de contrôle et ateliers.
Que sont les contrôles de projet ?
Les contrôles de projet sont les actions que vous entreprenez en tant que chef de projet ainsi que la documentation que vous utilisez pour maintenir vos projets sur la bonne voie. Il s’agit d’un ensemble d’outils qui vous aident à produire les livrables du projet avec succès.
Voici la définition des contrôles de projet donnée par le Project Management Institute (PMI) :
Un système de contrôle de projet vise à réduire au minimum l’écart entre la planification et l’exécution du projet afin d’atteindre les objectifs du projet, c’est-à-dire les coûts, les délais et le contenu.
En pratique, les contrôles de projet se concentrent sur le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) du projet, tels que les coûts et le calendrier, qui sont finalement liés au périmètre et à la livraison. En surveillant les indicateurs en temps réel, les contrôles de projet peuvent aider les chefs de projet à anticiper les problèmes et les opportunités.
Par exemple, si votre projet est en avance sur le calendrier et/ou en dessous du budget, vous pouvez vous permettre de dépenser un peu plus pour améliorer la qualité. Si le budget semble serré, vous pouvez identifier des moyens de réduire les coûts dans d’autres domaines, par exemple en remplaçant une ressource par une autre moins coûteuse pour produire les futurs livrables.
Contrôles de projet et gestion de projet
Maintenant que j’ai défini les contrôles de projet comme un ensemble d’outils permettant de maintenir un projet sur la bonne voie, vous vous demandez peut-être en quoi ils diffèrent de la gestion de projet.
La principale différence réside dans le périmètre. Les contrôles de projet se concentrent sur le suivi de mesures précises de la performance — budget, calendrier et risques — tandis que la gestion de projet couvre l’ensemble du cycle de vie du projet, de son lancement à sa clôture.
La gestion de projet concerne la stratégie et l’exécution. Elle implique de définir les objectifs du projet, d’aligner les parties prenantes, d’allouer les ressources et de garantir des livrables de qualité. C’est un mélange de planification, de leadership et d’adaptabilité pour faire avancer le projet.
Les contrôles de projet, en revanche, fournissent les contrôles et contrepoids qui aident les responsables à orienter le projet dans la bonne direction. Ils s’appuient sur des informations fondées sur les données, des prévisions et des rapports pour prévenir les retards et les dépassements de coûts.
Voyez les choses ainsi : la gestion de projet est le capitaine qui dirige le navire, tandis que les contrôles de projet servent d’outils de navigation — ils suivent la vitesse, le niveau de carburant et les écarts de trajectoire pour garantir un voyage sans encombre. Les deux sont essentiels, mais les contrôles de projet fournissent les garde-fous qui maintiennent le projet aligné sur ses objectifs initiaux.
Existe-t-il une différence entre un chef de projet et un contrôleur de projet ?
Oui. Dans certaines organisations, le contrôleur de projet est comme le bras droit du chef de projet.
Le contrôleur de projet se concentre davantage sur les indicateurs du projet, le suivi, les contrôles et l’analyse, tandis que le chef de projet se concentre davantage sur l’équipe de projet, la manière dont le travail est exécuté et le niveau de qualité attendu, ainsi que sur la gestion des relations avec les clients et les parties prenantes.
En général, les chefs de projet numériques jouent à la fois le rôle de chefs de projet et de contrôleurs de projet.
Pourquoi les contrôles de projet sont importants
Le soi-disant triangle de fer de la gestion de projet — périmètre, calendrier et qualité — peut parfois vous mettre dans des situations délicates. Vous avez sans aucun doute déjà eu des conversations comme celles-ci :
Équipe : « Le client serait sûrement beaucoup plus satisfait si nous pouvions simplement avoir deux jours de plus pour peaufiner ceci… »
Client : « J’aime bien l’approche proposée ici, mais pouvez-vous revoir vos estimations et trouver un moyen de faire cela avec la moitié du budget ? »
Cet exercice d’équilibre est l’une des tâches les plus difficiles pour nous, les chefs de projet.
D’une part, nous devons livrer un produit qui satisfait le client. D’autre part, nous devons toujours soutenir l’équipe et lui permettre de fournir son meilleur travail.
Les contrôles de projet vous permettent d’aborder ces types de conversations difficiles avec les clients en étant bien préparé. Voici quelques-uns des avantages des contrôles de projet :
- Vous aider à prendre des décisions éclairées concernant l’équilibre optimal entre le coût, le calendrier et la qualité
- Atténuer le risque de dérive du périmètre en montrant les conséquences de la prise en charge de tâches supplémentaires
- Vous aider à anticiper les coûts imprévus
- Vous permettre de formuler des plans d’urgence pour faire face aux écarts de calendrier et/ou aux difficultés liées aux ressources
- Servir d’outil pour gérer les attentes des parties prenantes concernant les résultats du projet.
Les contrôles de projet dans le cycle de vie du projet
Les contrôles de projet ne sont pas une tâche ponctuelle. Ils interviennent à chaque étape du cycle de vie du projet et contribuent à maîtriser le périmètre, le calendrier et le budget. Voici comment ils s’intègrent à chaque phase :
- Initialisation – À cette étape, les contrôles de projet établissent les bases de la réussite. Cela comprend la définition des objectifs clés, l’identification des risques et la mise en place d’une référence initiale des coûts et du calendrier. Sans ces fondations, le projet risque de subir une dérive du périmètre avant même de commencer.
- Planification – Les contrôles de projet structurent le plan du projet en établissant des indicateurs clés de performance mesurables, en définissant les structures de reporting et en détaillant l’allocation des ressources. C’est à ce stade que les outils de planification et les contrôles budgétaires entrent en jeu.
- Exécution – Lorsque le travail commence, les contrôles de projet veillent à ce que les équipes restent sur la bonne voie. Le suivi en temps réel, le suivi des coûts et les évaluations des risques contribuent à signaler rapidement les problèmes potentiels. Le journal des décisions en est un exemple : il peut vous aider à suivre les décisions clés et à responsabiliser les personnes concernées. Les changements sont inévitables, mais grâce à un cadre de contrôle solide, ils peuvent être gérés de manière proactive plutôt que réactive.
- Suivi et contrôle – Une supervision continue est essentielle. Cette phase consiste à suivre l’avancement par rapport à la référence, à gérer les changements et à affiner les prévisions. Les contrôles de projet servent de garde-fous pour empêcher le projet de s’écarter de sa trajectoire.
- Clôture – La finalisation d’un projet ne signifie pas que les contrôles de projet s’arrêtent. Les analyses rétrospectives, le retour d’expérience et les rapprochements financiers finaux contribuent tous à améliorer les processus pour les projets futurs.
Sans contrôles intégrés à chaque étape, les projets deviennent un jeu de devinettes. Mettre en œuvre les contrôles de projet comme un processus continu — plutôt que comme une solution de dernière minute — garantit une exécution fluide et des résultats prévisibles.
8 exemples de contrôles de projet pour maîtriser le chaos de votre projet
Maintenant que j’ai présenté les contrôles de projet et leurs avantages, voici 8 exemples pratiques de contrôles de projet — modèles compris — que vous pouvez appliquer à vos projets.
- Documentation de planification du projet
- Matrice RACI
- Plan de communication
- Structure de découpage du projet
- Liste de contrôle d’assurance qualité
- Journal RAID/registre des risques
- Rapport d’avancement
- Demande de changement
1. Documentation de planification du projet
Arrêtez-vous ici. Ne poursuivez pas la lecture de cet article si vous ne disposez pas encore d’un document essentiel de planification du projet, quel qu’il soit. Il constitue la base de vos contrôles : c’est un document qui indique ce que vous aviez prévu pour le projet afin que vous puissiez vérifier s’il progresse conformément au plan.
Je n’entrerai pas ici dans les détails de la création et de l’utilisation de ces documents, car cela sort du cadre de cet article. Je me contenterai d’expliquer ce qu’ils sont et comment trouver davantage d’informations.
Les documents de planification de projet comprennent :
Note de cadrage du projet
Elle présente le qui, le quoi, le quand, le pourquoi, le comment et les autres éléments essentiels de votre projet afin que vous puissiez établir des bases solides pour son exécution
Obtenez un modèle de note de cadrage de projet prêt à l’emploi, comprenant des indications pour vous aider à réfléchir à la manière de remplir chaque section, ainsi qu’un exemple montrant à quoi ressemble une version terminée.
Budget/estimation des coûts du projet
Pour déterminer si votre projet respecte le budget ou le dépasse, vous avez besoin d’une estimation initiale des coûts à utiliser comme référence. Voici un guide d’estimation du budget et des coûts d’un projet que vous pouvez utiliser pour établir une estimation.
Chronologie, plan de projet, calendrier et/ou diagramme de Gantt
Comme pour le budget du projet, vous avez besoin d’une référence pour déterminer si vous suivez le plan. Un plan de projet, comprenant un calendrier de projet, est votre outil le plus élémentaire pour contrôler vos projets — et pour les rendre contrôlables dès le départ.
Consultez ici notre guide de création d’un plan de projet.
Si vous souhaitez voir à quoi ressemblent de véritables chronologies de projet, vous trouverez des exemples de chronologies dans l’adhésion DPM.
Énoncé des travaux
Votre énoncé des travaux contient de nombreuses informations pour vous aider à mettre en place les contrôles nécessaires pour le reste de votre projet. Si ce concept vous est nouveau, vous pouvez commencer par consulter le guide ultime de DPM sur la rédaction d’un énoncé des travaux.
2. Tableau RACI
RACI est un acronyme correspondant à responsable, redevable, consulté et informé. Les chefs de projet utilisent un tableau RACI pour attribuer les rôles et les responsabilités liés aux tâches du projet et à la prise de décision.
Quand en avez-vous besoin ?
Un projet impliquant des prises de décision complexes ou des processus d’approbation peut nécessiter un tableau RACI. Un tableau RACI est particulièrement utile en cas de conflit concernant les responsabilités.
Les tableaux RACI peuvent être difficiles à maîtriser mais, une fois que vous y parvenez, vous constaterez qu’ils peuvent contribuer à éviter de se renvoyer la responsabilité par la suite.
Un tableau RACI (et son cousin, le tableau RASCI) est utile, car il indique qui est responsable de l’exécution d’une tâche donnée et qui doit être informé de son avancement. Il peut constituer une solution en cas de retard probable dans la prise de décision ou de répartition inégale de la charge de travail.
Voici les définitions des différents termes figurant dans un tableau RACI :
- Responsable : La personne qui exécute la tâche. Cette personne prend les mesures principales et présente les livrables.
- Approbateur : La personne qui s’assure que la tâche ou le travail est terminé. Il ne s’agit pas nécessairement de la personne qui exécute la tâche, mais elle valide le produit final.
- Consulté : La personne ou les personnes qui fournissent des informations, des conseils ou des commentaires sur la tâche.
- Informé : La personne ou les personnes qui doivent être au courant des échéances importantes et de l’avancement du projet, car elles ont un intérêt dans le résultat.
Comment l’utiliser ?
Pour utiliser un tableau RACI, commencez par définir les principales tâches à effectuer dans le cadre du projet. Répertoriez ensuite les membres de l’équipe projet et les autres parties prenantes concernées. Dans chaque colonne et chaque ligne de votre tableau, attribuez une lettre RACI (responsable, approbateur, consulté ou informé) afin d’expliquer leur rôle.
Modèle et exemples de tableau RACI
L’adhésion DPM propose plusieurs ressources RACI :
- Modèle RACI
- Exemples de tableaux RACI remplis
- Atelier : maîtriser les tableaux RACI en 30 minutes
- Liste de contrôle RACI pour vous aider à procéder correctement
- Aide-mémoire RACI
3. Plan de communication
Un plan de communication est un document qui répertorie les parties prenantes du projet et définit les canaux de communication en fonction de leurs préférences et de leur niveau de priorité.
Quand en avez-vous besoin ?
Vous avez besoin d’un plan de communication si votre projet implique plusieurs personnes ou groupes qui doivent être tenus informés tout au long du cycle de vie du projet. En résumé, vous avez besoin d’un plan de communication pour chaque projet.
N’oubliez pas que le plan de communication est autant dans votre intérêt que dans celui des autres. Le plan de communication détermine la fréquence à laquelle vous communiquez avec le client et lui fait connaître vos intentions avant même le début du projet.
Comment l’utiliser ?
Un plan de communication définit qui, au sein du projet, doit être en contact, à quelle fréquence, par quel moyen et selon quel rythme. La création d’un plan de communication vous aide à définir les objectifs de communication du projet, à documenter les informations relatives aux parties prenantes et à déterminer quelles informations partager.
Modèle et exemple de plan de communication
4. Structure de découpage du projet
Une structure de découpage du travail (WBS) décompose la portée du projet en tâches distinctes nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et réaliser les livrables attribués. Il s’agit de l’un des contrôles de projet les plus importants, car elle représente visuellement le travail que les membres de l’équipe doivent accomplir et constitue donc un bon mécanisme pour suivre l’avancement par rapport aux exigences du projet.
Quand en avez-vous besoin ?
Vous avez besoin d’une WBS pour clarifier les rôles et les responsabilités, contribuer à garantir que les tâches sont terminées à temps et selon des normes de qualité élevées, et suivre les activités du projet. Il est essentiel d’élaborer la WBS pendant la phase de planification du projet afin de s’assurer que les parties prenantes partagent une compréhension commune du travail nécessaire à la réalisation du projet.
Comment l’utilisez-vous ?
Pour utiliser une WBS, vous identifiez les livrables du projet, puis vous décomposez ces livrables en tâches nécessaires à leur production.
Une fois que vous disposez d’une vue d’ensemble des livrables et des tâches de soutien, séquencez le travail. Estimez le niveau d’effort requis pour chaque tâche et planifiez le travail en conséquence. Élaborez ensuite un plan de gestion des ressources pour déterminer comment affecter du personnel au travail en fonction du niveau d’effort, puis partagez-le avec les parties prenantes afin d’obtenir leur adhésion.
Modèle et exemple de WBS
J’ai inclus un modèle de WBS téléchargeable gratuitement ainsi qu’un exemple de WBS que vous pouvez utiliser pour vos projets. Pour modifier le fichier, téléchargez-le au format XLSX et utilisez-le dans Google Sheets ou Excel.
5. Liste de contrôle QA
Une liste de contrôle d’assurance qualité (QA) contient des éléments importants liés aux processus du projet, à la méthodologie de test et/ou aux catégories de produits.
Quand en avez-vous besoin ?
Un chef de projet assume la responsabilité des erreurs ou des éléments oubliés. L’assurance qualité est un processus essentiel pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu et qu’aucun élément important n’a été oublié.
Un chef de projet doit jouer un rôle moteur dans le processus d’assurance qualité afin de s’assurer que les membres de l’équipe hiérarchisent et consignent correctement les problèmes à l’aide d’une liste de contrôle QA. Le chef de projet collabore ensuite avec les membres de l’équipe pour désigner une personne responsable du traitement de chaque élément de la liste. Cette personne teste, reteste, met en œuvre la correction et consigne les résultats finaux.
Une liste de contrôle QA est souvent divisée en différentes catégories ou phases du projet qui nécessitent des vérifications QA distinctes. La liste répertorie les étapes de test requises pour chaque catégorie de produit, comme les exigences ou la sécurité.
Comment l’utilisez-vous ?
Une liste de contrôle QA décompose votre projet en catégories ou en phases, dont chacune peut nécessiter des tests indépendants réalisés par différents spécialistes de votre équipe.
Modèle de liste de contrôle QA
La liste de contrôle QA de DPM est une référence rapide permettant de s’assurer que les personnes responsables de l’assurance qualité sur vos projets ont vérifié que le contenu et les fonctionnalités sont conformes aux normes de qualité du projet.
6. Journal RAID/registre des risques
Un journal RAID est un outil permettant de recenser et de gérer les risques. Il s’agit d’un document de gestion des risques dans lequel vous consignez les risques, les hypothèses, les problèmes et les dépendances.
Consultez notre atelier sur la gestion des risques ici.
Quand en avez-vous besoin ?
Les journaux RAID sont particulièrement utiles pour les projets menés dans des environnements complexes comptant de nombreuses parties prenantes, comme des tiers, des comités de pilotage, des services informatiques ou des sous-traitants.
Les rapports d’avancement sont généralement axés sur une vue d’ensemble, tandis que les journaux RAID vont plus loin en se concentrant spécifiquement sur la gestion des risques. Il s’agit d’un document qui responsabilise les membres de l’équipe et les autres parties prenantes en assurant un suivi précis des risques ainsi que des actions attribuées.
Un journal RAID consigne tous les risques ou signaux potentiels, créant ainsi une culture d’ouverture proactive. Il est particulièrement utile pour mettre en lumière les différents points de vue sur les processus de votre projet (par ex. : le processus de contrôle informatique prend-il 4 semaines ? Le nombre de révisions alloué est-il suffisant ?)
Si vous anticipez un problème, consignez-le dans votre journal RAID et abordez-le lors de votre réunion de suivi. Désignez un responsable pour chaque risque afin de formuler un plan d’action indiquant comment y remédier (même si la réponse consiste à ne rien faire et à accepter le risque !)
Comment l’utiliser ?
Vous devez commencer un journal RAID au début du projet et le mettre à jour lors de réunions régulières en tenant compte des remarques du client. Il est également important de l’utiliser pour consigner les décisions. Un journal RAID doit inclure :
- Risques : menaces ou opportunités connues qui ne se sont pas encore concrétisées
- Actions : éléments d’action issus des réunions, tâches en cours, etc., y compris les personnes responsables
- Problèmes : difficultés actuelles susceptibles de compromettre la réussite du projet
- Dépendances : tâches qui doivent être terminées avant qu’une autre tâche puisse commencer ou s’achever.
Modèle de journal RAID
Prenez un bon départ avec :
- un modèle de journal RAID dans un tableur préconçu
- un exemple de journal RAID montrant à quoi ressemble un journal RAID rempli pour un projet de refonte de site web
- un webinaire sur la gestion des risques
Accédez à ces ressources en devenant membre DPM.
7. Rapport d’avancement
Un rapport d’avancement permet aux parties prenantes de bien comprendre où en est le projet.
Quand en avez-vous besoin ?
La régularité des rapports d’avancement est essentielle à la transparence et à une gestion efficace. Il est indispensable de préparer un rapport d’avancement à jour selon une fréquence régulière à laquelle les parties prenantes peuvent s’attendre.
Pour établir une fréquence de rapports appropriée, prévoyez des rapports d’avancement hebdomadaires. Même si vous pouvez les transmettre de manière asynchrone, il peut parfois être utile d’avoir une conversation synchrone avec votre client. Ces réunions n’ont pas besoin d’être longues : 30 minutes peuvent suffire, mais c’est un bon moyen d’établir une relation avec votre client et de gagner sa confiance.
Si possible, organisez les réunions de suivi en face à face dans un cadre plus décontracté. Ne vous contentez pas de parler du projet ; intéressez-vous plutôt aux autres activités de l’entreprise de votre client et partagez quelques-unes des réalisations marquantes de votre portfolio. Ces conversations peuvent parfois générer des opportunités commerciales dont vous n’auriez pas eu connaissance autrement.
Comment l’utiliser ?
Certains clients s’attendent à voir des rapports horaires détaillés, tandis que d’autres préfèrent une vue d’ensemble. Au minimum, un rapport d’avancement doit inclure les éléments suivants :
- Coût total du projet, budget alloué, budget restant
- Coût mensuel / taux de consommation budgétaire
- Ce qui a été réalisé au cours du mois dernier et ce qui est prévu ensuite
- Mises à jour du calendrier
- Éléments d’action
- Risques, points de blocage et décisions.
Modèle et exemple de rapport d’avancement
Présentez l’état d’avancement de votre projet à l’aide d’un modèle de rapport d’avancement. Utilisez notre exemple de rapport d’avancement comme guide et remplissez simplement les sections consacrées à votre résumé pour la direction, votre synthèse financière, l’avancement, le journal RAID, les éléments d’action et les jalons.
8. Demande de modification
Une demande de modification décrit et définit une modification de la portée survenue dans le projet par rapport à l’énoncé initial des travaux ou à l’estimation des coûts.
Quand en avez-vous besoin ?
Les deux parties doivent reconnaître et approuver officiellement une demande de modification. La documentation relative à la demande de modification doit expliquer la modification et sa justification, ainsi que ses répercussions sur le budget et le calendrier du projet.
Contrairement à l’idée reçue selon laquelle les demandes de modification sont négatives, elles constituent simplement un élément d’une gestion de projet efficace permettant de communiquer que la portée prévue a changé. En particulier lorsque cela se produit plus tard au cours des projets, ces décisions de modification de la portée peuvent être prises en toute confiance et produire de meilleurs résultats.
Il est essentiel d’informer le client du processus de demande de modification dès le début afin que tout le monde le connaisse. N’hésitez pas à émettre des demandes de modification, même pour des éléments apparemment simples ayant des répercussions mineures. Les demandes de modification sans impact budgétaire contribuent à faire respecter le processus de gestion du changement et à maintenir tout le monde en accord sur les décisions.
Comment l’utiliser ?
Les demandes de modification détaillent généralement les éléments suivants :
- Description de la modification de la portée
- Motif de la modification de la portée
- Répercussions de la modification de la portée (budget, calendrier)
- Reconnaissance officielle (signature ou confirmation de l’acceptation.)
Modèle de demande de modification
Téléchargez notre modèle de demande de modification, qui vous aide à consigner le contexte, l’approche, la portée, les livrables, les hypothèses, le budget, les dépendances, la facturation et les approbations liés aux modifications.
Rôles dans la gestion du contrôle de projet
Les contrôles de projet ne se gèrent pas eux-mêmes. Différents rôles contribuent à leur réussite en veillant à ce que les données soient collectées, analysées et exploitées. Voici les personnes qui y participent :
- Chef de projet – Le capitaine du navire, chargé de veiller à ce que les contrôles de projet soient mis en œuvre et utilisés efficacement. Il suit l’avancement, supervise les rapports et prend des décisions fondées sur les données des indicateurs de contrôle. Découvrez-en davantage sur les tâches quotidiennes d’un chef de projet.
- Contrôleur de projet – Axé sur le suivi des données financières, des calendriers et des risques, ce rôle analyse les données en profondeur afin de garantir le respect des coûts et du calendrier. Cette personne travaille en étroite collaboration avec le chef de projet pour identifier les tendances et recommander des mesures correctives.
- Planificateur – La personne qui élabore les diagrammes de Gantt et assure le suivi du calendrier. Elle veille à ce que les tâches soient correctement séquencées, que les dépendances soient gérées et que les chemins critiques soient surveillés.
- Équipe des finances et des achats – La budgétisation, les contrats et les coûts des ressources relèvent tous de cette équipe. Elle veille à ce que les dépenses correspondent aux prévisions et à ce que les contrôles financiers soient correctement maintenus.
- Responsable des risques – Axé sur l’identification, l’analyse et l’atténuation des risques tout au long du projet. Cette personne travaille avec toutes les parties prenantes afin de s’assurer que les problèmes potentiels sont traités avant de s’aggraver.
- Parties prenantes et sponsors – Bien qu’ils ne soient pas directement responsables des contrôles de projet, les parties prenantes s’appuient sur ces processus pour assurer la transparence et prendre des décisions. Leur rôle consiste à soutenir les contrôles de projet en apportant une contribution stratégique et en veillant à l’alignement avec les objectifs de l’entreprise.
Le processus quotidien de contrôle des projets
En tant que chefs de projet, nous suivons une routine quotidienne pour nous assurer que nos projets restent sur la bonne voie. Cela exige que nous sachions ce qui se passe. Cela paraît simple ! Mais, en réalité, la gestion de projet est un cycle constant de traitement de l’information, de planification et de prise de décisions.
Pour que tout reste sur la bonne voie, les chefs de projet doivent fonctionner comme un système radar, sonder ce qui se trouve devant eux et alerter tout le monde du risque de catastrophe imminente.
La mise en place efficace d’un processus de contrôle de projet vous permet de surveiller les coûts et le calendrier à mesure que le projet évolue. Vous devrez guider votre projet à travers des eaux agitées : être préparé vous évitera de voir votre projet sombrer.
Pour avancer, suivez ces quatre phases dans le cadre d’un processus simple de contrôle de projet :
Évaluer
Gardez un œil sur le plan du projet, les résultats attendus et la trajectoire du travail. Vous devez savoir où vous en êtes afin de gérer avec diligence les attentes des parties prenantes. Posez des questions pour vous assurer de comprendre la situation. Lors de votre évaluation, utilisez les rapports d’avancement du projet et les indicateurs comme base pour prendre vos décisions.
Planifier
En fonction de la situation établie, vous devrez souvent mettre en œuvre des corrections de trajectoire. Veillez à les planifier correctement et essayez d’anticiper la direction que prennent les choses. Un changement aura-t-il une incidence sur d’autres flux de travail ? Devrez-vous faire intervenir le client ? Toute l’équipe est-elle d’accord ? Si le problème semble persistant ou systémique, utilisez une analyse des causes profondes pour déterminer ce qui le provoque sous la surface. S’agit-il d’un cas isolé ou voyez-vous ce problème prendre de l’ampleur ?
Réagir
Une fois que vous avez un plan, mettez vos changements en œuvre. Cela implique d’informer le client de ce qui change et de vous assurer que l’équipe est pleinement informée et d’accord. Prenez connaissance de l’incidence sur le budget et le calendrier, puis procédez aux ajustements appropriés.
Communiquer
En tant que chef de projet, vous êtes le ciment qui unit l’équipe. Veillez à transmettre vos connaissances à l’équipe afin que chacun ait une vision complète de la situation. Tenez le client et les autres parties prenantes informés.
Assurer le suivi
Programmez des rappels pour assurer le suivi, en interne comme en externe, afin d’éviter les retards.
Assurer le suivi avec votre équipe
Nous ne pouvons pas supposer que notre équipe se souvient de chaque demande ou conseil judicieux que nous lui donnons. Vous devez donner de nombreux rappels amicaux, comme « hé, désolé d’insister, mais as-tu déjà eu le temps de t’occuper de X ? » ou « n’oublie pas Y ».
Le suivi vous apporte une certaine tranquillité d’esprit en vous permettant de vérifier que chacun est sur la bonne voie, tout en offrant un aperçu rapide de l’avancement des choses. C’est souvent lors de ces brèves vérifications que vous découvrez que quelque chose ne se déroule pas tout à fait comme prévu.
Assurer le suivi avec vos clients ou parties prenantes
En partie, assurer le suivi avec les clients et les parties prenantes consiste à fournir des mises à jour sur l’état du projet — c.-à-d. ce qui se passe, ce qui va se passer et les éventuels problèmes.
Mais cela ressemble également à la manière dont nous assurons le suivi avec l’équipe. Il est important d’utiliser ces suivis pour rappeler aimablement le calendrier du projet ou toute décision en suspens nécessitant la contribution du client.
Outils de gestion de projet pour le contrôle des projets
Le contrôle des projets repose sur des données précises, une surveillance en temps réel et une collaboration fluide. Les bons outils de gestion de projet offrent une visibilité sur les budgets, les calendriers, les risques et les indicateurs de performance, aidant ainsi les équipes à rester sur la bonne voie et à prendre des décisions éclairées.
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FAQ sur le contrôle des projets
Voici les réponses à certaines questions fréquemment posées sur le contrôle des projets.
Où les contrôles de projet s’intègrent-ils dans le cycle de vie du projet ?
Par définition, les contrôles de projet constituent un élément essentiel de la phase de suivi et de contrôle du cycle de vie du projet. Cela dit, bon nombre des exemples de contrôles de projet que j’ai présentés dans cet article devraient être élaborés pendant la phase de planification du projet et mis à disposition pendant l’exécution. Vous pourriez donc soutenir que les contrôles de projet sont utilisés tout au long du cycle de vie.
Contrôler revient-il à faire de la microgestion de mes projets ?
La plus grande idée reçue concernant les contrôles de projet est probablement que vous, en tant que chef de projet, devez contrôler (c.-à-d. faire de la microgestion) votre équipe pour obtenir les bons résultats. Mais ce n’est pas la bonne approche.
Le contrôle sous forme de microgestion ne tire pas parti des points forts de votre équipe et risque donc de faire dévier le projet de sa trajectoire (sans parler de l’épuisement professionnel que vous risquez de subir en essayant d’assumer une charge de travail trop lourde !)
En résumé : les contrôles de projet ne consistent pas à contrôler directement le travail ou les personnes qui l’effectuent ; ils visent à gérer la structure et le déroulement du projet lui-même.
Qu’en pensez-vous ?
Un processus de contrôle de projet bien établi et cohérent constitue la base de la réalisation des projets dans les délais et le respect du budget. Il donne également à l’équipe la tranquillité d’esprit de savoir que vous, en tant que chef de projet, êtes là pour la soutenir.
Quelle est votre expérience des contrôles de projet ? Existe-t-il d’autres indicateurs de projet que vous mesurez ? Partagez votre expérience ou vos questions dans les commentaires.
