Qu’est-ce qu’un document d’initialisation de projet et modèle pour en créer un
Un document d'initiation de projet (PID) permet d’éviter que les projets ne dérapent lorsque le périmètre évolue, que les parties prenantes ne sont pas d’accord ou que les équipes perdent de vue leurs priorités. J’ai vu des projets bien planifiés se déliter sans une documentation claire et sans le bon logiciel de gestion de projet pour suivre les décisions, les responsabilités et les livrables.
Dans ce guide, vous apprendrez à créer un PID qui aligne les équipes dès le départ, réduit la confusion et vous offre un cadre fiable pour gérer le périmètre, la communication, les risques et les validations, du lancement à la livraison.
Qu'est-ce qu'un document d'initiation de projet ?
Un document d'initiation de projet est un document clé qui définit le périmètre du projet, les jalons du projet et les critères de réussite du projet. Il permet également de poser le contexte du projet et sert de document fondamental, aussi important en interne qu’auprès des parties prenantes externes.
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Un chef de projet rédige généralement le PID au cours de la phase d'initiation du projet afin de définir la tonalité, le contexte, les attentes et les contraintes de la mission.
Pourquoi un document d'initiation de projet est-il important ?
Un document d’initiation de projet est important car il aide l’équipe à démarrer correctement le projet, sans créer trop de travail supplémentaire en amont.
En plus de donner l’élan nécessaire au début du projet, le PID reste un document vivant auquel l’équipe peut se référer tout au long du cycle de vie du projet. Il fait office de filet de sécurité en cas de changement de ressources ou d’arrivée de nouveaux membres dans l’équipe, pour qu’ils puissent s’intégrer rapidement.
Que doit contenir un document d'initiation de projet ?
Un document d’initiation de projet doit inclure les éléments suivants :
- Informations de base sur le projet (par ex. client, nom du projet)
- Définition du projet
- Contexte du projet
- Critères de réussite
- Budget du projet
- Calendrier du projet
- Périmètre, y compris ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas
- Exigences du projet
- Livrables
- Mécanismes de contrôle du projet
- Hypothèses et contraintes
- Phases principales du projet
- Rôles et responsabilités des parties prenantes
- Risques, hypothèses et dépendances
Votre PID est souvent une meilleure estimation, fondée sur le cahier des charges ou le devis établi par l’équipe. Il y a tant de choses qui restent encore à définir. Quel que soit le plan que vous concevez, il est possible qu’il n’aboutisse pas tel quel.
Modèle de document d'initiation de projet
Voici un modèle simple d’initiation de projet à télécharger et à adapter pour vos propres projets ou initiatives. Il comprend toutes les sections mentionnées ci-dessus. Nous avons également inclus un exemple rempli (plus d’informations ci-dessous) afin que vous puissiez voir exactement quoi inclure dans chaque section.
Exemple et modèle de document d’initiation de projet
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un document d’initiation de projet complété. Cet exemple rempli est disponible avec le modèle mentionné ci-dessus, afin de vous faciliter l’adoption de ce format pour vos propres projets.
Comment créer un document d’initiation de projet : 7 étapes
Voici comment créer un document d’initiation de projet qui regroupe les informations les plus importantes pour votre équipe et les parties prenantes.
1. Poser le contexte
Commencez par fournir le contexte et quelques éléments sur les moteurs business du projet (sinon, demandez à votre account manager).
- Pourquoi le client poursuit-il ce projet ?
- Quel est le problème à résoudre ?
- De quoi s’agit-il dans ce projet ?
- Y a-t-il uniquement des moteurs techniques, ou l’objectif du projet s’inscrit-il dans la stratégie globale de l’organisation ?
- Quels sont les objectifs business ?
- Comment le client définit-il – et mesure-t-il – la réussite ? Quels indicateurs utilise-t-il ?
Détaillez la vision stratégique, les objectifs, les objectifs du projet et, idéalement, une mission en une phrase. Cela permet d’aligner l’équipe sur la démarche à adopter et de garder ces objectifs à l’esprit tout au long du projet.
Avoir ce contexte aide aussi l’équipe à définir ultérieurement des travaux additionnels et des évolutions potentielles du projet (ex : ne serait-il pas intéressant de pouvoir faire… ?)
2. Définir les paramètres du projet
Dans le PID, soyez transparent concernant les contraintes du projet, en incluant par exemple :
- Quel est le budget de ce projet ?
- Comment le budget est-il ventilé par phase ou par livrable ?
- À quoi ressemble la planification ?
- Comment imaginez-vous la collaboration avec le client ?
- Quel est le premier objectif vers lequel l’équipe va travailler ?
Au final, l’équipe gagne et perd ensemble. Il est très peu probable de réussir un projet si chaque membre avance seul dans son coin. Mettre en place une équipe d’experts – et non une simple addition d’individus – favorise très tôt la camaraderie et la collaboration.
3. Détailler les spécificités
Ensuite, précisez les spécificités du projet dans une déclaration de périmètre afin que votre équipe sache ce qu’elle doit livrer pour que le projet soit un succès.
Par exemple :
- Qu'est-ce qui est inclus et exclu du périmètre ?
- Y a-t-il des exigences initiales du projet qui sont déjà définies ?
Une partie cruciale de cette section concerne les livrables attendus. Comme ceux-ci sont généralement définis dès le début dans le contrat, l’équipe doit comprendre quelles sont les attentes concernant ces livrables. Cela inclut les éventuelles hypothèses et contraintes, comme le nombre de révisions à prévoir.
4. Définir la structure de découpage du projet et le plan de ressources
Il est important que l’équipe comprenne comment exécuter les livrables du projet. Cela implique de diviser le travail en plus petits éléments et d’identifier qui fait quoi.
Voici un exemple de découpage de projet à un niveau élevé :
Présentez le plan général et la structure de découpage du travail à l’équipe pour recueillir leurs avis. Cela permet de mettre en évidence les dépendances et d’impliquer l’équipe dans le développement du plan projet, afin de lui donner une compréhension du contexte du projet et de sa responsabilité dans les résultats du projet.
Le niveau de détail d’un découpage peut varier selon la façon dont les diverses activités sont organisées dans chaque phase. On peut également le connecter à des dates précises et l’aligner avec la planification des ressources.
5. Définir qui fait quoi
Un aspect important du document d’initialisation du projet est la structure de l’équipe projet (à la fois interne et externe).
- Qui fait partie de l’équipe ?
- Qui peut approuver les livrables avant qu’ils soient envoyés au client ?
- Qui, côté client, doit être consulté avant la validation ?
Établir ces canaux de communication permettra d’éviter des malentendus plus tard. Un tableau RACI est un excellent outil pour documenter cela. Il précise qui est/doit être :
- Responsable : Qui fait le travail ?
- Redevable : Qui prend la décision ?
- Consulté : Qui doit être interrogé avant d’avancer ?
- Informé : Qui doit être tenu informé ?
La meilleure façon de créer un tableau RACI consiste à lister les livrables ou activités du projet et à les associer à des rôles projet pour les membres de l’équipe, internes ou externes. Ensuite, attribuez le statut RACI. Veillez à ce qu’une seule personne soit redevable d’un livrable.
Définir les rôles et responsabilités dans l’équipe est un excellent moyen de fixer les attentes pour la communication autour du projet et la gouvernance projet. Cela réduit le risque d’entendre : « Je pensais que c’était toi qui gérais » ou « J’aurais dû relire avant que ce soit envoyé au client ».
Équipe interne
L’équipe interne peut inclure le chef de projet, le responsable de compte, d’autres membres de l’équipe et la direction, si leur validation est nécessaire pour les livrables.
Équipe externe
Les grandes questions à poser au client sont :
- Qui sait ce que nous sommes censés faire, et pourquoi ?
- Qui est responsable de la validation du brief ?
- Qui est redevable ou responsable de la validation des livrables du projet ?
- Existe-t-il un comité de pilotage à consulter ?
- Qui risque d’être contrarié si on ne l’inclut pas ?
Le tableau RACI est un excellent moyen de comprendre le fonctionnement d'une agence et de se familiariser avec les flux de travail internes. Accompagnez le RACI d’un plan de communication qui précise comment vous allez collaborer entre les différents rôles de l’équipe.
6. Identifiez les risques, hypothèses, problèmes et dépendances
Incluez un aperçu des risques et contraintes connus dans le cadre du PID. Les projets peuvent être complexes pour différentes raisons, il est donc utile d’y réfléchir, d’anticiper les risques et problèmes, et de développer des stratégies d’atténuation.
Quelques exemples :
- Délais trop courts ou trop longs
- Contraintes budgétaires
- Inconnues techniques
- Paysage complexe des parties prenantes
- Points de défaillance uniques
7. Partagez votre document d'initialisation de projet
Assurez-vous de partager votre document d'initialisation de projet avec toute l'équipe. Faites-le valider par le client afin d’officialiser les hypothèses ainsi que les rôles et responsabilités.
C’est aussi un excellent document de référence tout au long du cycle de vie du projet pour éviter que l’équipe ne perde le fil. Ce document est particulièrement utile lorsque de nouveaux acteurs du projet s’impliquent ou lorsque le livrable ou le workflow d’approbation des documents s’avère plus complexe que prévu.
Pour en savoir plus, consultez notre « masterclass » 😉 :
Document d'initialisation de projet vs. Plan de projet
Le document d'initialisation de projet couvre le « quoi » et le « pourquoi » d’un projet (c’est-à-dire les objectifs et la justification métier), tandis que le plan de projet s’appuie sur la charte de projet pour définir la manière dont vous allez le piloter, notamment la gestion des risques, l’échéancier du projet, la communication, etc.
Vous élaborez le plan de gestion de projet une fois que vous avez déjà obtenu le soutien du sponsor pour entreprendre le projet (une étape qui intervient lors de la phase d’initiation du projet).
PID vs. autres types de documents d'initialisation de projet
Un business case comprend une évaluation financière complète du projet, incluant une analyse coûts-bénéfices, une étude de marché et une analyse concurrentielle.
Bien que vous intégriez généralement une justification économique dans le document d'initialisation de projet, il peut être pertinent de préparer un business case autonome pour les projets particulièrement complexes.
Un document d'initialisation de projet se distingue également de l’agenda de la réunion de lancement, qui est beaucoup plus tactique. En plus de reprendre les points clés du PID concernant le périmètre du projet et les objectifs métier, il met également en avant les points que vous souhaitez aborder avec les parties prenantes au cours de la phase de planification du projet.
Et ensuite ?
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