Comment organiser un lancement de projet certifié par des experts en 2026

Je sais que tout le monde ne ressent pas la même chose et c’est normal (c’est pour ça que je suis le chef de projet !), mais j’essaie de canaliser cet enthousiasme et cette énergie pour un nouveau projet dans la facilitation de ma réunion de lancement. 

Il existe deux principaux types de réunions de lancement :

1. Une réunion de lancement que vous organisez en interne avec votre équipe pour élaborer une démarche projet, un calendrier et un plan. 
2. Une réunion de lancement qui sert à présenter et partager le plan de projet et l’approche développés avec votre équipe auprès du client ou du commanditaire.  

Les deux sont importantes, et chacune peut être adaptée selon les spécificités de votre projet — la tâche à accomplir, le niveau de confiance entre équipes, le périmètre du projet, les échéances, les implications du projet, etc. Cependant, cet article se concentrera principalement sur le premier cas d’usage, à savoir comment mener de manière tactique un lancement visant à faire émerger un véritable plan projet.

Que faire avant la réunion de lancement de projet

La réunion interne de lancement poursuit plusieurs objectifs :

1. Elle permet de poser et partager le contexte du brief ou du problème à résoudre
2. C’est une façon collaborative pour une équipe pluridisciplinaire de définir l’approche projet et la charte projet
3. Si elle est bien menée, elle motive l’équipe projet à travailler et rend optimiste quant à la résolution du problème posé

Avant d’envoyer une invitation agenda à votre équipe, il y a quelques points auxquels réfléchir à l’avance pour garantir le succès de la réunion de lancement :

1. Passez en revue votre brief et réfléchissez à ce que vous souhaitez accomplir lors de la réunion de lancement :
   1. Est-ce principalement pour choisir une approche ? Pour établir un calendrier ? Pour créer une mobilisation de l’équipe projet ? Tous ces points à la fois ? 
   2. Les réponses à ces questions vous aideront à organiser la réunion. Par exemple, si l’objectif est de définir une approche pour un problème ou projet complexe, il est sans doute pertinent d’inviter un mélange de personnes en position de direction ainsi que des “opérationnels” qui réaliseront le travail au quotidien. 
   3. À l’inverse, si vous cherchez à établir un calendrier rapidement, seuls les “opérationnels” sont nécessaires, et vous pourrez partager les principales étapes avec la direction après la réunion. 
   4. Mon format préféré pour les réunions de lancement s’appelle le Graphic Gameplan, développé par la société Grove Tools. Il est simple et flexible — vous pouvez l’adapter à tout type de projet dans la plupart des secteurs d’activité. 
2. Ensuite, déterminez la liste des participants. Par défaut, j’aime inclure tous les membres de l’équipe “au quotidien”, ainsi que tout sponsor de projet de niveau exécutif pouvant avoir un meilleur contexte sur l’historique du projet, le brief, ou la tâche que le reste de l’équipe.
   1. “Au quotidien” désigne les personnes qui interviennent sur le projet 3 à 5 fois par semaine, et non pas celles ayant des compétences spécialisées qui ne seront sollicitées qu’à des moments clés. Il existe des moyens plus efficaces d’impliquer ces dernières, sans qu’elles aient besoin d’assister à toute la réunion de lancement.
3. Une fois les participants identifiés, fixez la date, l’heure et le lieu de la réunion. 
4. En amont, distribuez le brief ou tout document de contexte que l’équipe projet doit avoir lu avant de participer. Avez-vous déjà travaillé sur un projet similaire ? Ressortez vos notes de rétrospective, anciens rapports de performance et comptes rendus d’après-projet, puis diffusez-les également. 
5. Point important : regroupez toutes ces informations de façon concise dans un seul mail et une invitation calendrier avec un ordre du jour clair pour la réunion de lancement de projet. Tout centraliser pour permettre à l’équipe de s’y préparer facilement est une façon simple, mais sous-estimée, de faciliter la vie de vos collègues.

Que faire pendant la réunion de lancement de projet

Maintenant que vous avez fait la préparation, il est temps de passer au cœur du lancement du projet : la réunion. La chose la plus importante à garder à l'esprit pour un chef de projet lors de cette réunion est que son rôle est de faciliter la discussion : s’assurer que tout le monde puisse s’exprimer tout en orientant la conversation vers les questions auxquelles ils doivent répondre afin d’élaborer un plan et un calendrier. 

À tout prix, vous devez éviter d’imposer les tâches du projet et la façon de procéder—cela ne génère ni appropriation ni responsabilité au sein de l’équipe projet, et cela ne motive personne à s’investir dans le travail à accomplir.

Il faut un peu de pratique pour maîtriser cela, mais plus vous animerez ces réunions, plus vous serez à l’aise. Si vous ne savez pas quoi faire, canalisez votre âme d’enfant de trois ans et faites preuve d’une grande curiosité : continuez à demander quoi, pourquoi et comment afin de tirer les détails dont vous avez besoin de votre équipe. 

Votre réunion pourra varier selon la façon dont vous avez décidé de la structurer et de l’animer, mais quelle que soit la forme choisie, il faut toujours un support visuel. Que ce soit un Google Doc dans lequel vous prenez des notes tout en partageant votre écran, ou une grande feuille si vous êtes au bureau.

Si vous décidez d’utiliser le cadre Graphic Gameplan mentionné plus haut, envisagez de créer un modèle PowerPoint du schéma à compléter au fil de la réunion. Vous vous réunissez plutôt en présentiel ? J’ai déjà fait agrandir et plastifier ce schéma pour pouvoir l’apporter aux réunions, l’accrocher au mur et le compléter au marqueur effaçable. 

Quelle que soit la structure de votre réunion, il y a cinq sujets clés à aborder lors de tout bon lancement de projet :

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1. Alignement sur l'objectif principal du projet

Quel est l’objectif essentiel à atteindre pour ce projet ? Cela peut sembler évident, mais les clients et les commanditaires ne définissent pas toujours cet objectif de manière explicite. Avec un peu de chance, l’objectif est clair, mais il se peut que toute l’équipe n’ait pas participé à toutes les discussions et réunions jusqu’à présent. Il est donc crucial, dès le départ, de vérifier que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. 

Ne considérez pas votre rôle de chef de projet comme acquis—vous avez toujours plus de contexte que la plupart de l’équipe, et c’est à vous de transmettre ces informations de manière appropriée. 

2. Les objectifs secondaires ou indicateurs clés de performance (KPI)

Une fois l’objectif principal clarifié, il est temps de lister tous les objectifs secondaires et les exigences à respecter. Cela peut être un autre KPI à améliorer, un objectif à plus long terme à soutenir, ou même un élément lié à la gestion de compte ou aux opérations. Peut-être que le CMO de l’organisation suit ce projet de près et qu'il faut se surpasser pour l’impressionner. 

Peut-être existe-t-il une exigence de travailler uniquement avec des fournisseurs diversifiés, ou bien un client préfère recevoir les livrables dans un certain format (par exemple, PowerPoint plutôt que Google). Cette liste peut être longue et très variée, des objectifs stratégiques jusqu’aux détails tactiques, mais ce sont ces points qui, lorsqu’ils sont bien gérés, distinguent les excellents projets des simples bons projets. 

3. Les tâches et les phases du projet

La suite de votre réunion doit porter sur les tâches et phases à accomplir pour atteindre les objectifs que vous venez de définir. Ce point devra occuper l’essentiel du temps lors de votre réunion de lancement. 

MAIS il ne s’agit pas seulement de lister les tâches à effectuer : il faut aussi réfléchir à quelles informations sont nécessaires pour accomplir ces tâches. 

• Est-ce que certaines doivent avoir lieu dans un ordre particulier ?
• Est-ce qu’une doit être terminée avant de commencer les autres ?
• Quelles tâches pouvons-nous réaliser en parallèle ?

Les réponses à ces questions constituent les bases d’un bon calendrier de projet. N’hésitez pas à demander des précisions à ce stade. Si vous ne comprenez pas comment quelque chose doit être réalisé, il est probable que le reste de l'équipe est également dans le flou.

4. Les ressources

Une fois que nous avons déterminé tout ce qu’il faut faire pour atteindre notre objectif, il s’agit de savoir qui va réaliser le travail, c’est-à-dire définir quelles ressources et quelles équipes doivent être mobilisées pour garantir le succès du projet. 

Pensez aux personnes à mobiliser en interne, mais n’oubliez pas non plus vos partenaires externes. Et lorsque l’on parle de ressources humaines, il ne faut pas seulement se demander qui doit être impliqué (important), mais aussi de quelles informations auront-elles besoin, et à quel moment ? 

C’est l’occasion de se mettre à la place des autres pour être un partenaire idéal. Même si vous n’avez pas encore un brief complet pour tous vos partenaires, il vaut mieux leur donner le contexte maintenant que de les surprendre avec un délai serré plus tard : « Salut, au fait, nous avons été sollicités pour résoudre le problème X. Nous sommes en train de régler les détails, mais je pense qu’il faudra faire appel à ton équipe dans quelques semaines. Voici ce que j’ai pour le moment, et on se tient au courant dans quelques jours. »

La réflexion que vous effectuez dans cette partie de la réunion pose les bases d’un solide plan d’engagement des parties prenantes et favorise l’adhésion des personnes dont vous aurez besoin pour contribuer. 

5. Facteurs de réussite et risques

Enfin, il est important de prendre un moment pour réfléchir à des projets passés similaires, et discuter des éléments qui se sont bien passés afin d’essayer de les reproduire. À l’inverse, abordez les aspects qui n’ont pas fonctionné afin de s’assurer qu’ils ne se reproduisent pas. 

Que pouvons-nous faire de manière proactive pour garantir que les bonnes choses se produisent et éviter les mauvaises ? C’est ici que vous énumérez vos facteurs de réussite et les risques potentiels, et vous pouvez commencer à planifier en fonction de ceux-ci. 

Que faire après la réunion de lancement du projet ?

Ouf, la réunion est terminée et il y a eu beaucoup d’échanges intéressants. Et maintenant ? Prenez le temps de relire vos notes de réunion et d’assimiler ce qui a été discuté. Avez-vous dit que vous prendriez contact avec quelqu’un, ou consulteriez une autre équipe sur un sujet ? Faites le nécessaire pour combler toute lacune qui pourrait subsister dans votre plan.

Ensuite, rédigez votre plan de projet, élaborez votre calendrier, puis partagez ces détails avec les membres de l’équipe projet pour vous assurer d’avoir bien intégré leurs contributions. Donnez-leur l’occasion de proposer des modifications avant de diffuser l’approche à grande échelle et de verrouiller l’équipe sur un échéancier. 

Assurez-vous que ces informations sont enregistrées à un endroit accessible à tous, et définissez une fréquence pour leur mise à jour (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle). Pour des conseils sur l’utilisation de l’IA pour vous aider dans cette tâche, consultez notre article sur la création d’une source de vérité du projet sous forme de chatbot.

Pensez à la discussion sur les ressources que vous avez eue avec l’équipe, et élaborez votre plan d’engagement des parties prenantes. Quelles informations du plan doivent être partagées avec quels acteurs ?

C’est aussi le moment de commencer à réfléchir au format de votre réunion de lancement client (nous y reviendrons bientôt). 

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EN SAVOIR PLUS

À quoi ressemble un lancement de projet réussi

Bien qu’il existe de nombreuses façons différentes de mener un lancement de projet, le résultat final doit toujours être le même :

1. Une vision partagée et des attentes claires autour desquelles l’équipe projet peut se rassembler.
2. Une feuille de route clairement documentée pour l’équipe. Cela signifie que tout membre de l’équipe projet peut orienter un acteur clé dans la bonne direction concernant les livrables, étapes, échéanciers, ressources et responsabilités, la manière dont nous nous préparons au succès et comment nous anticipons les risques. 

Démarrez vos projets avec confiance

J’espère que ce guide vous donne la structure et l’assurance nécessaires pour animer (ou perfectionner !) vos propres réunions de lancement internes à l’avenir. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou d’autres méthodes à partager. Si vous souhaitez lire plus de contenus comme celui-ci et échanger avec d’autres chefs de projet, abonnez-vous à la newsletter Digital Project Manager.