Comment diriger les réunions de lancement de projet : processus d’expert
Si vous ne commencez pas sur de bonnes bases, votre équipe-projet et la réussite du projet sont déjà en danger. Cet article entier pourrait se résumer en cette seule phrase. Les réunions de lancement (kickoff) sont essentielles. Les réunions de lancement doivent être bien menées. Sinon, vous entamez la confiance instantanément, et au moment le plus vulnérable de l’ensemble du cycle de vie projet.
Utilisez cet article comme guide pour définir un ordre du jour de réunion exemplaire, pour savoir comment animer une réunion de lancement de projet, et pour prouver à tous que vous êtes le chef de projet idéal pour cette mission !
Les réunions de lancement garantissent que l’équipe sait ce qu’elle doit faire, pourquoi elle le fait, et comment réussir. Sans mettre à jour et aligner dès le départ les éléments d’un projet réussi, vous manquez l’occasion de montrer à vos parties prenantes et partenaires clés que vous et votre équipe êtes compétents et capables.
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Vous manquez également l’opportunité de créer de la confiance, celle d’obtenir de la clarté là où cela peut être nécessaire, ainsi que l’opportunité de célébrer le début d’un beau partenariat !
Diriger la transition des ventes vers la gestion de projet
Avant la réunion de lancement du projet, le chef de projet doit lire attentivement le cahier des charges (scope of work) afin de comprendre nos obligations de livraison. En lisant les contrats, soyez attentif aux livrables, aux éléments qui vont rythmer le calendrier du projet, ainsi qu’aux contraintes de budget ou de planning que l’équipe devra connaître.
- Y a-t-il des hypothèses concernant des lignes directrices ou des recherches que l’équipe doit exploiter ? Assurez-vous d’inclure ces informations dans les détails de la réunion de lancement.
- Des passages de la déclaration de périmètre du projet sont-ils flous ou incomplets ? Notez vos questions et programmez une réunion avec le commercial concerné.
Non seulement vous devez profiter de ce moment pour obtenir des réponses à vos questions, mais aussi pour comprendre la dynamique client, les attentes, ou les risques qui auraient pu surgir au cours de la phase de prospection.
Vous devez également savoir qui constituera le groupe de parties prenantes. Souvent, les personnes présentes lors de la phase de vente ne sont pas celles qui rejoindront l’équipe de production principale. À vous de déterminer leur niveau de préparation pour démarrer ce projet à vos côtés.
- L’équipe client travaille-t-elle ensemble dans des bureaux ou s’agit-il d’une équipe virtuelle ?
- Ont-ils déjà constitué leur équipe projet ?
- À quelle vitesse peuvent-ils fournir la charte graphique ou tout artefact dont nous avons besoin pour démarrer rapidement et sur de bonnes bases ?
- Le commercial peut-il vous présenter avant la réunion de lancement du projet ?
Il peut être pertinent de rencontrer le sponsor du projet avant la réunion de lancement du projet avec l’équipe élargie. Lorsqu’un client signe un contrat avec une agence, c’est un moment de vulnérabilité maximale : le commercial s’efface et une nouvelle équipe prend le relais.
C’est un excellent moyen de créer de la confiance si le commercial vous présente au principal décideur, montrant que vous avez déjà compris le périmètre, ce que l’agence doit délivrer, le fonctionnement du processus agence créative, et que vous êtes enthousiaste à l’idée de débuter ce partenariat.
C’est aussi le moment idéal pour demander les artefacts ou accès nécessaires à votre équipe, afin de démarrer rapidement et sereinement. Recueillez tous les documents possibles avant la réunion de lancement, pour que votre équipe arrive préparée et puisse poser les bonnes questions à l’équipe du client.
Se préparer pour la réunion de lancement du projet
Si votre équipe arrive à la réunion de lancement avec le client munie de questions pertinentes, le client saura qu’il est entre de bonnes mains. En tant que chef de projet, c’est à vous de conduire votre équipe jusque-là.
Une bonne initiation de projet comporte un lancement interne et un lancement externe.
Réunions de lancement internes
Certaines agences préparent un brief projet interne. Généralement, il s’agit d’un récit expliquant ce que le client nous demande, pourquoi il nous le demande, et quels sont les supports disponibles pour réussir la mission.
D’autres agences privilégieront Google Slides ou un support PowerPoint de lancement contenant à peu près les mêmes informations.
À minima, votre équipe doit savoir :
- Quel est l'objectif du projet
- Qui est le client
- Pourquoi le client nous a-t-il demandé de réaliser ce projet
- Qu’attend le client à la fin de ce projet
- Quels sont les livrables
- Quel est le budget
- Quel est le calendrier ou la planification
Autres informations utiles à fournir lors d'une réunion de lancement :
- Qui fait partie de l'équipe interne ?
- Quel est le rôle de chacun ?
- Quel est le budget du projet et combien d'heures chaque personne dispose-t-elle pour ce projet ?
Vous pouvez également fournir des informations sur le client, telles que son site web ou ce que vous savez de l’équipe principale côté client.
Vous devez présenter le planning du projet à l’équipe et recueillir les éventuelles absences ou projets conflictuels susceptibles d’affecter la capacité de votre équipe à livrer dans les temps. Si vous avez besoin d’ajuster le planning, c’est le bon moment.
Votre rôle en tant que chef de projet est de créer un environnement propice à la collaboration et à la réussite de l’équipe. Ils ont besoin de clarté sur leur rôle, d’une explication de ce qu’ils doivent livrer, ainsi que du temps et de l’espace nécessaires pour bien faire les choses.
Si possible, invitez la personne en charge des ventes à votre réunion de lancement interne afin que votre équipe puisse aussi lui poser des questions.
Réunions de lancement avec le client
Les réunions de lancement avec le client sont extrêmement importantes. Si elles ne sont pas bien animées ou qu’elles n’ont pas un ordre du jour de lancement clair et productif, elles font perdre du temps à tout le monde.
Mettez-vous à la place du client. Il se peut qu’il ait mené des recherches ou cherché à financer ce projet pendant des mois, voire des années, et le moment est venu de vraiment le lancer. Il peut investir une petite somme ou des millions de dollars.
Quoi qu’il en soit, il consacre son temps et ses ressources à un projet qu’il attendait avec impatience. Votre équipe s’est vu confier cette mission. Ne gâchez pas l’opportunité de ce lancement.
Commencez par contacter votre interlocuteur principal côté client afin de connaître les disponibilités des membres essentiels de leur équipe pour participer. S’il faut décaler un peu la réunion pour avoir les bonnes personnes autour de la table, faites-le.
Un grand risque lors du lancement est de ne pas avoir les bonnes personnes présentes ou de ne pas couvrir les informations nécessaires du projet — ce qui peut entraîner un mauvais départ.
Il est également crucial d’avoir les bonnes personnes lors de la réunion car, comme mentionné précédemment, celles qui seront responsables du suivi du projet avec vous ne sont pas forcément celles ayant participé à la définition du périmètre lors de la phase de vente.
Il est essentiel lors du lancement de s’aligner avec l’équipe client du quotidien sur ce qui est inclus ou non dans le périmètre afin que tout le monde partage la même vision.
J’ai déjà vécu la situation où, durant une réunion de lancement, j’ai présenté notre compréhension du projet. Après avoir détaillé le système que nous comptions concevoir, un membre de l’équipe cliente a pris la parole pour dire qu’il s’attendait à quelque chose de bien plus puissant.
Leurs attentes étaient bien au-delà de notre périmètre. Si cela vous arrive, impliquez votre équipe commerciale ainsi que votre interlocuteur principal client pour avoir une discussion parallèle et résoudre le problème et/ou mieux exploiter votre logiciel collaboratif de vente.
La morale de cette histoire : réunissez les bonnes personnes.
Mettre la table
Une bonne réunion de lancement chez le client doit commencer par un accueil chaleureux. Si vous le pouvez, invitez le vendeur à introduire la réunion, à saluer les personnes connues et à expliquer l’historique et les étapes qui ont mené à cette rencontre. Ensuite, il pourra vous passer le relais virtuel, à vous et à votre équipe.
Commencez par faire un tour de table pour que chacun sache qui compose l’équipe et quelles sont les responsabilités de chacun dans le cadre du plan projet. Maintenant que tout le monde se connaît, vous pouvez entrer dans le détail du projet.
S’aligner sur les points de détail
Pour la suite de l’ordre du jour, il s’agit d’expliquer — avec vos mots — comment l’agence a interprété le périmètre du projet, ce que votre équipe comprend de l’objectif et les éléments à prendre en compte autour du projet.
Une suggestion consiste, après avoir expliqué ce que vous comprenez être l'objectif du projet, à faire une pause dans la conversation et à rendre la parole au client.
Demandez à l’équipe cliente si vous avez bien compris le projet et s’il y a autre chose qu’ils souhaiteraient ajouter, peut-être au sujet du processus de demande de proposition (RFP) ou du problème métier à l’origine de cette demande. Parfois, les RFP et contrats peuvent être très formels. L’équipe peut bénéficier d’entendre, en termes humains, les nuances expliquant pourquoi le projet est nécessaire.
Une fois que toutes les équipes sont d’accord sur la définition du projet et le rôle de chacun, il est très important de passer en revue la logistique du projet. Chacun doit comprendre le calendrier du projet, ainsi que le budget.
Anticiper les risques
Un bon partenariat se fonde sur la confiance. Une bonne gestion de projet repose sur la planification et la gestion des risques. Commencez à instaurer une relation de confiance et de transparence en demandant leur point de vue sur les risques liés au projet.
Signalez toute période d’absence prévue, identifiez les parties prenantes secondaires auxquelles il faudra prêter attention, comprenez si l’agenda de certains participants est difficile à organiser afin de pouvoir anticiper ces éléments dès à présent.
Un ancien client a souligné lors de notre réunion de lancement que la date prévue du projet tombait en pleine saison des ouragans, ce qui pouvait impliquer des absences ou des risques technologiques. C’était très utile à savoir pour pouvoir prévoir des plans de secours.
Commencer la collaboration
L’une des meilleures agences pour lesquelles j’ai travaillé utilisait la réunion de lancement comme première séance de travail.
La première moitié servait à faire connaissance et à transmettre les détails essentiels à l’équipe, la seconde moitié était consacrée aux questions et à la formation. Ce fut une excellente occasion de tirer parti de l’enthousiasme et de l’engagement de l’équipe cliente. Cela leur montrait que votre équipe était prête à retrousser ses manches.
Si votre équipe le souhaite et s’y est préparée, vous pouvez démarrer le projet immédiatement. Profitez de cette première réunion pour lancer vos premières recherches et collecte d’informations, et n’oubliez pas d’utiliser les bonnes questions de session de découverte de projet.
Si l’équipe cliente n’a jamais mené un tel projet, il peut aussi être utile d’inclure une présentation de ce à quoi ressembleront les livrables ainsi qu’un aperçu de ce à quoi ils peuvent s’attendre tout au long du processus de travail. Profitez de ce temps pour fixer des attentes quant à la manière dont ils pourront jouer un rôle actif et fournir des retours constructifs sur les livrables.
Les wireframes d’un site web sont parfois un livrable déroutant pour un client qui ne connaît pas les processus de conception numérique. Ils sont volontairement imprécis, ne transmettant que la hiérarchie du contenu dans la navigation.
Les clients qui ne connaissent pas les wireframes peuvent être déconcertés de ne pas voir de textes réels ou d’images définitives. Utilisez la réunion de lancement pour anticiper ce point.
Clôturer la réunion
Toute bonne réunion commence par l’ordre du jour et les attentes et se termine par un résumé et les prochaines étapes.
Maintenant que tout le monde est aligné sur la définition du projet, ses contraintes, ses moteurs et facteurs de motivation, et que vous avez présenté au client votre flux de travail ainsi que ce qu’il peut attendre et dans quoi il sera impliqué, il est important d’aborder les prochaines étapes et les responsables des tâches.
- Doivent-ils encore donner des accès à votre équipe ?
- Y a-t-il des points à suivre à la suite de vos échanges lors des questions-réponses ?
- Faut-il envoyer des documents de lancement à l’équipe cliente ou les inviter à utiliser des outils de gestion de projet ?
- N'oubliez pas de partager le compte rendu de la réunion et la liste des actions à mener après l’appel.
Vous êtes prêts à démarrer
Grâce à cette pratique de lancement en trois temps (passation vente-chef de projet, réunion de lancement interne, cadence lancements avec le client) et au modèle d’ordre du jour, vos équipes internes et externes seront bien informées, déjà en train de bâtir la confiance, et prêtes à mener ensemble un projet réussi. Lisez-en plus sur les lancements de projet ici.
