Comment choisir un logiciel de gestion de projet

1. Flexibilité des offres

La flexibilité des offres permet à votre organisation de s’adapter à l’évolution des besoins sans être bloquée sur un plan spécifique. Lors de l’évaluation d’un logiciel de gestion de projet, vérifiez si vous pouvez facilement passer à une offre supérieure ou inférieure, selon l’évolution de votre projet, de votre équipe ou de votre entreprise.

Renseignez-vous sur l’existence de frais cachés liés au changement de plan, ou sur d’éventuelles options supplémentaires auxquelles vous pourriez souscrire lors de phases de transition. Connaitre la capacité d’évolution d’un fournisseur à l’avance vous permet d’anticiper pour l’avenir, même si vous débutez seulement avec un outil de gestion de projet gratuit.

2. Accès aux données et rapports

L’accès aux données et aux outils de reporting vous aide à prendre des décisions éclairées concernant vos projets, la gestion des ressources et bien plus encore. Optez pour des logiciels qui proposent des tableaux de bord et des rapports personnalisables, afin de suivre vos projets et d’identifier les dépendances.

Demandez aux éditeurs quels types de rapports sont disponibles et si vous pouvez les adapter à vos besoins. Un outil qui fournit des analyses claires sur les performances de votre équipe et permet de suivre l’avancement des projets vous aide à rester agile et à vous adapter au besoin.

3. Intégration à votre écosystème numérique

L’intégration avec vos différents outils est essentielle pour maintenir l’efficacité des flux de travail. Vérifiez si le logiciel prend en charge les intégrations avec ceux que vous utilisez déjà, comme Slack, Google Workspace ou les systèmes CRM. Assurez-vous également que l’outil correspond à votre secteur d’activité. Par exemple, les entreprises du BTP utilisant le logiciel de comptabilité Xero devront cibler un logiciel de gestion de projet construction compatible avec Xero.

Pendant une démonstration ou lors de la période d’essai gratuite, testez ces intégrations pour vérifier la fluidité de la circulation des données. Une application de gestion de projet bien intégrée réduit le travail manuel et les erreurs — c’est un avantage clé des logiciels de gestion de projet dans la construction.

4. Accompagnement et support

Un bon accompagnement et un support efficace font toute la différence pour que votre équipe puisse utiliser le logiciel rapidement et efficacement. Privilégiez les éditeurs qui proposent une formation complète et un service client réactif.

Lors de votre évaluation, renseignez-vous sur les processus d’onboarding et les temps de réponse du support. Un support solide permet à votre équipe de tirer pleinement parti de l’outil de gestion de projet et de l’exploiter à son maximum dès le premier jour.

5. Permissions par rôle

Les autorisations basées sur les rôles garantissent que les membres de l'équipe disposent d'un accès approprié aux informations sur les projets et aux fonctionnalités de gestion de projet. Recherchez un logiciel qui vous permet d'attribuer facilement des tâches, de définir des rôles et de gérer les autorisations. Demandez aux fournisseurs comment les autorisations sont administrées et si elles peuvent être personnalisées.

6. Options de personnalisation

En parlant de personnalisation, la capacité à personnaliser votre plateforme de gestion de projet vous permet de l'adapter aux besoins spécifiques de votre équipe. Cherchez des outils qui proposent des flux de travail, des champs et des modèles personnalisables.

Pendant une démonstration, testez la facilité d'adaptation de ces éléments, et vérifiez s'ils peuvent être ajustés pour différents besoins d'équipe. Un outil personnalisable soutient vos processus de planification de projet, et non l'inverse.

7. Fonctionnalités d'automatisation

Les fonctionnalités d'automatisation aident à rationaliser les tâches répétitives et à réduire les erreurs humaines. Recherchez un logiciel offrant l'automatisation pour l'affectation des tâches, les notifications et les mises à jour. L'automatisation des tâches routinières libère du temps à votre équipe pour des missions plus importantes.

8. Support mobile ou multi-sites

Le support mobile ou multi-sites garantit à votre équipe un accès au logiciel depuis n'importe où. Préférez les outils proposant de bonnes applications mobiles, une synchronisation en temps réel et un accès via le cloud.

Testez l’application mobile afin de vérifier si elle offre le même niveau de fonctionnalités que la version de bureau. Un outil qui facilite le travail à distance maintient vos équipes connectées et productives, même en mode distant ou hybride.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet : un cadre en 5 étapes

Le marché des logiciels de gestion de projet devrait atteindre 20,50 milliards USD d'ici 2030—il va donc sans dire que vous disposez d'un large choix.

Choisir le bon outil peut fluidifier vos projets et améliorer la collaboration au sein de l’équipe, mais il est essentiel de se concentrer sur les besoins de votre équipe et d’aligner les fonctionnalités du logiciel avec vos processus de travail.

Voici un guide étape par étape pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre équipe :

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Étape 1 : Identifier les besoins

Commencez par définir les besoins de votre équipe afin de garantir que le logiciel de gestion de projet corresponde à vos objectifs et à vos défis :

Recueillir les contributions des parties prenantes

Discutez avec les parties prenantes clés comme les responsables d'équipe, l'informatique et les collaborateurs pour comprendre leurs besoins et difficultés. Organisez des ateliers ou des sondages pour recueillir leurs avis. Cela vous aidera à identifier ce que chaque service attend du logiciel.

Par exemple :

• Les responsables d'équipe souhaitent pouvoir appliquer différentes méthodologies (tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, sprints, etc.)
• Les RH ont besoin de rapports avancés pour mieux allouer les ressources et suivre la performance de l'équipe
• L'informatique se focalise sur les intégrations et veut que tout le monde arrête d'utiliser des tableurs Excel

Lister et prioriser les points de douleur

Recueillez les retours pour identifier les difficultés de votre système actuel. Dressez ensuite une liste que vous classez par impact. Repérez les problèmes récurrents, tels que les difficultés de communication, les besoins projet complexes ou un pilotage des tâches inefficace. La priorisation vous permet de cibler en priorité les solutions aux plus gros blocages.

Alignement avec les politiques internes

Assurez-vous que le logiciel respecte vos politiques internes et protocoles de sécurité, et vérifiez la conformité avec toute réglementation liée à votre secteur. Travaillez avec vos équipes informatiques et juridiques pour établir une checklist d'exigences et ne rien oublier.

Essentiel vs. optionnel

Distinguez les fonctionnalités indispensables de celles qui sont simplement agréables à avoir. Les indispensables sont les éléments essentiels au flux de travail de votre équipe, comme l'attribution des tâches, la vue chronologique et le suivi du temps.

À l’inverse, les fonctionnalités agréables à avoir peuvent inclure des outils de collaboration comme le partage de fichiers ou des options de messagerie. Cette distinction vous aide à vous concentrer sur ce qui apporte réellement de la valeur, plutôt que de courir après des gadgets qui n’auront pas de véritable impact.

Posez-vous ces questions :

• Quelles plaintes, obstacles ou goulots d’étranglement reviennent le plus souvent ?
• Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd’hui ?
• Quelles fonctionnalités clés permettraient de résoudre vos 3 principaux points douloureux ?
• Quel retour sur investissement attendez-vous de cet achat ?
• Comment le logiciel s’aligne-t-il avec nos protocoles de sécurité ?

Étape 2 : Recherche des fournisseurs

Plongez dans la recherche et la comparaison des fournisseurs de logiciels de gestion de projet pour trouver celui qui conviendra le mieux à votre équipe. Il existe des avantages et inconvénients aux outils de gestion de projet, vous devrez donc mettre en balance vos options avec vos priorités.

Analyses de haut niveau des fournisseurs

Commencez par réaliser des analyses de haut niveau à l’aide de sites d’avis, de classements et d’études de cas. Recherchez les retours sur la performance du logiciel, sa facilité de prise en main et les notes de satisfaction des utilisateurs.

Portez attention aux avis spécifiques à votre secteur si besoin — certains outils de gestion de projet conviennent très bien aux startups et petites entreprises, mais seront moins adaptés à une grande équipe de développement logiciel. Cela vous donnera une vue d’ensemble des options disponibles et mettra en valeur les leaders du secteur.

Comparer selon les besoins de l'entreprise

Comparez les outils selon la taille de votre entreprise, vos besoins en intégration et votre préférence pour l’externalisation ou la création de solutions internes. Les petites structures et les solopreneurs qui gèrent eux-mêmes leurs projets privilégieront peut-être des solutions économiques, faciles à prendre en main avec des listes de tâches simples, alors que les grandes organisations auront besoin d’intégrations puissantes et d’un accès API.

Identifiez les différenciateurs clés

Identifiez les différenciateurs clés comme le support à la mise en œuvre, l’expérience utilisateur ou la flexibilité pour des usages de niche. Cherchez des fournisseurs qui offrent une assistance complète, pendant et après le déploiement, et évaluez l’expérience utilisateur via des démonstrations afin de s’assurer qu’elle soit intuitive pour votre équipe.

Consigner les résultats

Consignez vos résultats pour garder une trace des avantages et inconvénients de chaque fournisseur. Créez un tableau comparatif avec fonctionnalités, tarifs et éléments remarquables. Cette méthode organisée facilite la présentation des résultats aux décideurs et vous permet de réduire vos options.

Posez-vous ces questions :

• En quoi chaque outil excelle-t-il ?
• Convient-il à la taille de votre équipe, à votre budget, et à votre stack ?
• Quel support et quelle documentation sont disponibles ?
• Comment se compare-t-il en termes d’expérience utilisateur ?
• Quels sont les différenciateurs qui le distinguent ?

Les meilleurs logiciels de gestion de projet à considérer

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1. 1. monday AI Workspace — Idéal pour l’optimisation des ressources grâce à l’IA
2. 2. Celoxis — Idéal pour la planification et les workflows simplifiés
3. 3. Smartsheet — Idéal pour des tableaux de bord personnalisables
4. 4. Wrike — Idéal pour les grands projets et la montée en charge
5. 5. Runn — Idéal pour la prévision de projets
6. 6. Productive — Idéal pour la gestion de projets d’agence et le suivi de budgets
7. 7. Hive — Idéal pour la gestion de projet collaborative
8. 8. Copper — Idéal pour les agences souhaitant fluidifier le passage de la vente à la production
9. 9. Bonsai Agency Software — Idéal pour les projets d'agence de bout en bout
10. 10. Workzone — Idéal pour une visibilité complète sur les projets

Étape 3 : Sélectionnez une liste restreinte et contactez-les

Ensuite, il est temps de réduire vos options de fournisseurs et de commencer à engager le dialogue avec des partenaires potentiels :

Présélectionnez des fournisseurs

À partir de votre recherche, établissez une liste restreinte de 2 à 4 fournisseurs répondant le mieux à vos besoins. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent à la taille de votre équipe, votre budget et aux fonctionnalités de gestion de travail incontournables. Cette démarche ciblée vous aide à concentrer vos efforts et gagner du temps.

Envoyer un RFI ou un RFP

Envisage d'envoyer une demande d'information (RFI) ou une demande de proposition (RFP) pour recueillir des informations détaillées. Utilise cette démarche pour clarifier les capacités des prestataires, telles que l'allocation des ressources, la facturation, ou les options d'automatisation. Les RFP pour logiciels de gestion de projet sont particulièrement utiles lors de l'évaluation de différents besoins ou niveaux de tarification.

Planifie des démonstrations

Organise des démonstrations avec les fournisseurs présélectionnés et pose des questions ciblées. Profite de cette occasion pour voir le logiciel en action—évalue la gestion des dépendances de tâches et des sous-tâches, les délais et feuille de route du projet, ainsi que la façon dont l’outil gère la charge de travail.

Critères d'évaluation cohérents

Utilise les mêmes critères d'évaluation pour chaque fournisseur afin d'assurer une comparaison équitable. Crée une liste de contrôle comprenant les fonctionnalités essentielles telles que les mises à jour en temps réel, les sprints ou les feuilles de temps. Cela t'aide à évaluer chaque outil objectivement et à prendre une décision éclairée.

Posez ces questions :

• Pouvez-vous me présenter une histoire client réelle similaire à la nôtre ?
• Quels supports ou ressources d'intégration proposez-vous ?
• Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
• Comment fonctionne votre modèle tarifaire pour la taille de notre équipe ?
• Quelles intégrations sont disponibles avec nos outils actuels ?

Étape 4 : Construire l’argumentaire d’affaires

Transforme ta recherche sur les fournisseurs en un dossier d'affaires que ton équipe de direction pourra soutenir :

Démontre la valeur

Résume les points douloureux et les résultats attendus pour démontrer la valeur. Mets en avant comment le logiciel répondra aux défis actuels tels que les échéances non respectées, les étapes de cycle de vie de projet floues ou la mauvaise communication.

Montre des résultats potentiels tels que des délais de livraison des projets améliorés, une meilleure capacité à suivre l’avancement, et une transparence renforcée sur tous les projets. Cela aide l’équipe de direction à voir les bénéfices concrets.

Présenter les estimations de coûts

Recherche et présente des estimations basiques des coûts et des calendriers de mise en œuvre. Rassemble des informations sur les tarifs des logiciels de gestion de projet et présente le calendrier attendu pour le déploiement et la formation.

Ensuite, regroupe ces éléments pour fournir une projection claire des coûts liés à l’investissement dans une solution SaaS de gestion de projet. Fournir ces données aide à l’établissement du budget et à la planification, et prouve que tu maîtrises le sujet.

Les prix varient énormément d’un outil à l’autre. Il est crucial de tenir compte du nombre d’utilisateurs nécessaire, de la gestion des invités et des options additionnelles, car la facture peut vite grimper.

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Harvey Eckstein

Project Management & Software ConsultantOpens new window

Exprimer le ROI et les risques

Exprime le retour sur investissement, les gains d’efficacité, ainsi que les risques financiers ou opérationnels en cas d’inaction. Calcule les économies potentielles grâce à la diminution des dépassements de projet ou à l’augmentation de la productivité. Discute des risques à maintenir le système actuel, comme la persistance des inefficacités. Cette comparaison met en lumière la valeur d’un investissement dans un nouveau logiciel.

Posez ces questions :

• Quel problème métier cela va-t-il résoudre ?
• Quels sont les risques si rien n’est fait ?
• Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
• Comment cela va-t-il améliorer la productivité de l’équipe ?
• Quel est le délai attendu pour le ROI ?

Étape 5 : Installer et intégrer

Vous avez choisi l’un des meilleurs outils de gestion de projet et vous êtes prêt à le mettre en place ! Voici comment organiser un processus d’intégration fluide :

Communiquez le plan de déploiement

Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs. Partagez les calendriers, les étapes clés et les actions attendues de chaque membre de l’équipe. Utilisez des réunions ou des bulletins internes pour informer tout le monde, et prévoyez des forums où chacun pourra poser ses questions. Une communication claire permet de fixer les attentes et renforce le travail d’équipe dès le départ.

Attribuez des responsables internes

Attribuez des responsables en interne et identifiez les contacts pour le projet. Désignez des membres d’équipe qui piloteront la mise en œuvre et géreront les éventuels problèmes. Veillez à ce qu’ils aient un accès direct au support du fournisseur.

Cette structure garantit la responsabilisation et permet une résolution rapide, en particulier lors des premières étapes des workflows scrum ou pour de nouveaux types de projets. L’adoption de nouveaux outils peut prendre du temps, alors préparez votre équipe à la réussite en offrant aux chefs de projet, responsables et managers les ressources pour les soutenir.

Assurez une formation continue

Planifiez des sessions de formation et suivez la participation. Encouragez les utilisateurs à explorer des fonctionnalités comme la gestion des tâches, les rapports d’avancement et les tableaux de bord d’initiatives. Une formation complète est essentielle pour réduire la courbe d’apprentissage et aider les petites équipes à gagner en confiance avec le nouvel outil.

Créez des boucles de retour

Mettez en place des boucles de retour pendant le déploiement, en incluant les ressources du fournisseur. Prenez régulièrement le pouls des utilisateurs pour recueillir des retours et répondre aux préoccupations. Profitez du support du fournisseur pour les dépannages et du matériel de formation supplémentaire. Les boucles de retour favorisent l’amélioration continue et garantissent la réussite de l’adoption sur le long terme.

Posez-vous ces questions :

• Quel est le plan de gestion du changement ?
• Qui est responsable du déploiement ?
• Comment allez-vous mesurer les premiers succès ?
• Quelles ressources soutiendront la formation ?
• Comment les retours seront-ils collectés et utilisés ?

Et après ?

Si vous avez besoin d’aide pour choisir le bon logiciel de gestion de projet pour votre équipe, il peut être utile de revoir votre liste de besoins pour un logiciel de gestion de projet afin de cibler vos options. Vous pouvez aussi préparer un appel d’offres logiciel de gestion de projet pour obtenir plus d’informations sur les solutions proposées par les fournisseurs potentiels.

Avant de partir…

Vous souhaitez une liste de contrôle visuelle à garder sous la main pour retenir toutes les étapes ? Pas d’inquiétude, je vous l’ai préparée ! Téléchargez notre checklist visuelle ici :