14 Responsabilités du Chef de Projet : Guide de Votre Rôle
Quelles sont les responsabilités d’un chef de projet ?: Les chefs de projet sont responsables de la conduite des projets de bout en bout. Cela inclut la planification, la programmation, la gestion des budgets, la motivation des équipes et la garantie que les objectifs du projet sont alignés sur les résultats de l’entreprise.
Aller au-delà de l’exécution: Les chefs de projet d’aujourd’hui ne se contentent pas d’exécuter les directives – ils définissent la stratégie, gèrent les parties prenantes et veillent à ce que l’équipe reste alignée sur les objectifs de l’entreprise. Ils sont donc essentiels à la réussite de l’organisation.
Compétences importantes du chef de projet: Les chefs de projet ont besoin de compétences techniques comme la programmation et la gestion du budget, ainsi que de compétences interpersonnelles comme le leadership, la communication et la résolution de problèmes. Ces compétences permettent de garder les projets sur la bonne voie et de maintenir la motivation des équipes.
Évoluer en tant que chef de projet: Des formations comme la DPM School ou la certification PMP, combinées à l’expérience pratique, peuvent vous aider à perfectionner vos responsabilités, à affiner vos compétences et à progresser dans votre carrière en gestion de projet.
Être chef de projet ne se résume pas à cocher des tâches ou à respecter un calendrier : il s'agit de jongler avec des priorités concurrentes, de gérer les risques et de maintenir la motivation de l’équipe face aux imprévus.
Que vous soyez en train d’affiner les besoins, d’apaiser un intervenant stressé ou de contenir le périmètre du projet, votre rôle peut ressembler à résoudre des énigmes tout en courant un marathon. Ce guide détaille les responsabilités clés du chef de projet et propose des conseils pratiques pour vous aider à naviguer dans le chaos et livrer des projets réussis en toute confiance.
Que fait un chef de projet ?
La principale responsabilité des chefs de projet est de mener les projets de leur début à leur fin. Les chefs de projet sont garants de la livraison du projet afin de générer des résultats commerciaux et de la valeur pour l'utilisateur final.
Déverrouillez gratuitement
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de leaders innovants qui accèdent à des outils, des méthodes et des idées pour prospérer à l’ère de l’IA.
Have an account? Log In
Cela inclut :
- Lancer et planifier le projet
- Gérer les budgets (notamment dans le cas des chefs de projet de projets d’investissement), le périmètre et le calendrier
- Superviser l’équipe ainsi que chaque tâche et livrable qu’elle accomplit
- Garantir la qualité
- Empêcher les risques de faire dérailler l’ensemble
- Manager la collaboration entre l’équipe projet, les parties prenantes internes et externes, les prestataires et les fournisseurs.
La description de poste du chef de projet a évolué au fil des années et, aujourd’hui, le rôle du chef de projet va au-delà de l’exécution des directives : il s’agit aussi de porter la stratégie du projet et de faire preuve de leadership.
Quelles sont les responsabilités d’un chef de projet et quel est son rôle ?
Le rôle d’un chef de projet comprend de garantir que le projet soit livré à temps, organisé et dans le budget. Les responsabilités du chef de projet à ce titre incluent :
- Lancer le projet
- Démarrer officiellement le projet
- Recenser les besoins
- Organiser le projet
- Créer le calendrier
- Suivre le budget
- Suivre l’avancée des tâches
- Fournir des mises à jour
- Motiver l’équipe
- Résoudre les problèmes
- Gérer les risques
- Gérer les changements
- Envoyer les factures
- Clôturer le projet
1. Lancer le projet
Les chefs de projet valident la viabilité du projet, obtiennent les autorisations et mettent en place le projet dans leur logiciel de gestion de projets.
Les organisations averties offrent à leur équipe de gestion de projet l’opportunité de créer ou de vérifier le périmètre, le budget et le calendrier durant la phase de vente ou de conception du projet. Vous discuterez du brief avec les commanditaires du projet, élaborerez une estimation et un calendrier de haut niveau, puis partagerez le plan avec les parties prenantes clés afin d’obtenir leur validation.
Ensuite, vous allez :
- Installer votre logiciel de gestion de projet et créer les dossiers nécessaires
- Créer une version actualisée du brief projet
- Sécuriser l’équipe nécessaire
- Lancer le projet en interne
- Collaborer avec votre équipe pour établir un cahier des charges détaillé (ou éventuellement un document d’initialisation de projet) précisant calendrier, budget et exigences.
2. Démarrer officiellement le projet
Les chefs de projet organisent des réunions de lancement officielles avant le début des travaux afin de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur le plan, le périmètre, le budget et le calendrier.
Une fois le cahier des charges validé, le travail peut commencer. Votre première tâche en gestion de projet consiste à aligner tout le monde lors d’une réunion de lancement externe avec les principales parties prenantes et le sponsor du projet. Vous créerez également les supports de base qui serviront à surveiller et à communiquer les attentes liées au projet.
Voici quelques exemples de ces supports :
- Un plan de projet partageable
- Un journal RAID
- Le plan de communication
- Un tableau RACI
- Votre modèle de rapport d’avancement
3. Documenter les besoins
Les chefs de projet rédigent les exigences du projet, soit dans un document de spécifications, soit sous forme de user stories.
Appuyez-vous sur le cahier des charges (Statement of Work, SOW) et les remarques du client lors de la rédaction du document d’exigences. Vous devez également prendre en compte les besoins métiers globaux du projet. Vos exigences et user stories doivent refléter le périmètre du projet et la raison globale de sa réalisation.
Si vous comprenez bien la stratégie derrière le projet, vous pourrez répondre à la plupart des questions de l’équipe ou des autres parties prenantes et apporter un accompagnement stratégique sans attendre d’autres retours pour des éléments qui ne nécessitent pas une décision client.
4. Garder le projet organisé
Les chefs de projet créent une structure de dossiers claire pour les documents et les ressources.
L’une des tâches importantes du chef de projet est de rassembler toutes les informations concernant le projet dans un endroit unique et accessible à tous. Il s’agit généralement d’un lecteur partagé, d’un Google Drive, Dropbox ou d’un logiciel de gestion des ressources numériques.
Vous devez également vous assurer que les documents et informations associés au projet sont parfaitement organisés afin d’être prêts à l’emploi le moment venu. Les logiciels de gestion de projet ou autres outils de gestion sont très utiles dans ce cas. Faites-le dès le début du projet pour éviter de perdre du temps ou de l’argent plus tard à corriger quelque chose de prévisible.
5. Créer un calendrier
Les chefs de projet recensent toutes les tâches et les placent dans un calendrier, un agenda ou un cycle de sprint.
La manière dont vous construisez votre calendrier projet dépend vraiment du planning du projet. S’il est figé, vous créez une rétroplanification depuis la date de fin définie. S’il est flexible, vous établissez un calendrier à partir de maintenant et fixez une date de lancement adéquate.
Vous devez également anticiper les éventualités. Réfléchissez à ce qui pourrait mal tourner et à la façon dont vous réagiriez le cas échéant. Quelle que soit la tactique choisie, identifiez à quel moment de votre calendrier vous pourriez les mettre en œuvre. Il n’est pas nécessaire de partager ces plans avec le client ou même l’équipe : ils sont avant tout pour vous, au cas où une difficulté surviendrait.
6. Suivre le budget
Les chefs de projet s’assurent que le projet n’est pas en danger de dépasser le budget initialement prévu.
En général, les projets disposent d’un budget fixe déterminé avant l’intervention du chef de projet. Votre rôle est donc d’allouer ce budget aux différentes phases, jalons et tâches tout au long du cycle de vie du projet. Assurez-vous que le budget est suffisant pour mener à bien la mission, car il sera beaucoup plus difficile d’obtenir un budget supplémentaire au fil de l’avancement (sauf en cas de demandes manifestement hors périmètre).
Et n’oubliez pas : le budget ne sert pas qu’à suivre les dépenses du projet, il établit aussi des limites pour chaque membre de votre équipe.
7. Suivi de l’avancement des tâches
Les chefs de projet vérifient l’évolution des tâches en cours et contrôlent l’avancée des travaux par rapport au plan dans leur logiciel de gestion de projet.
Pour un projet de type cycle en V (waterfall), cela consiste parfois à mettre à jour votre diagramme de Gantt afin de vérifier si vous risquez de vous éloigner de votre chemin critique.
Pour un projet plus agile, cela pourrait signifier évaluer la vélocité réelle de l’équipe par rapport à la planification et consulter votre burndown chart pour voir si des changements doivent être apportés à la portée pour s’adapter au calendrier (ou vice versa).
8. Fournir des mises à jour sur l’avancement
Les chefs de projet fournissent régulièrement des mises à jour de statut formelles et/ou informelles au commanditaire du projet ou au client.
Cette tâche essentielle de gestion de projet vous assure de communiquer l’avancée et de prendre en compte les changements de périmètre ou de calendrier du projet. En plus des mises à jour plus fréquentes aux commanditaires ou clients, il est recommandé de créer un rapport de statut formel à date pour votre projet. Celui-ci inclut l’avancement, les jalons à venir, le statut des risques clés et des dépendances, ainsi que les questions à discuter.
Vous devez également tenir informé l’ensemble des parties prenantes. Cela peut inclure des communications formelles envoyées aux utilisateurs finaux et aux départements concernés par le projet, ainsi que des démonstrations et présentations à destination des équipes de sécurité, de la conformité et des organismes de contrôle.
9. Motiver l’équipe
Les chefs de projet s’assurent que l’équipe possède tout ce dont elle a besoin pour réussir.
Vous devez faire en sorte que le projet avance conformément au plan de gestion de projet et que chacun dispose des ressources nécessaires pour mener à bien sa mission.
Des points réguliers avec l’équipe font partie des tâches quotidiennes les plus importantes du chef de projet. Ils vous permettent de suivre l’avancement, de renforcer la cohésion, motiver l’équipe, maintenir la transparence et la responsabilisation, et aider chacun à comprendre comment son travail contribue au projet global.
Ces points peuvent prendre la forme de réunions quotidiennes, d’entretiens individuels ou de bilans asynchrones. N’oubliez pas : il vaut mieux les envisager comme des conversations, et non comme des interrogatoires.
10. Résoudre les problèmes
Les chefs de projet guident l'équipe à travers les problèmes qui peuvent survenir au fil des étapes de développement.
En tant que chef de projet, votre rôle est de traiter les problèmes rapidement afin qu’ils n’affectent pas le budget et le planning. Offrez à votre équipe un climat de confiance et un espace sécurisé pour favoriser la résolution créative et critique des problèmes.
Il s’agit de l’une des tâches de gestion de projet les moins bien comprises. Par exemple : « Que peut faire un chef de projet pour aider un développeur, un designer ou un analyste métier à se débloquer ? »
La réponse est : beaucoup de choses. Posez des questions permettant de considérer le problème et ses solutions potentielles sous un angle différent :
- Vous pouvez demander un soutien supplémentaire ou solliciter un autre expert pour avoir un second avis.
- Vous pouvez re-prioriser le travail afin de tenir compte de tout retard.
- Vous pouvez vous assurer que l’obstacle est réellement critique dans le contexte général du projet et aider l’équipe à le contourner.
11. Gérer les risques
Les chefs de projet anticipent les risques potentiels et élaborent des plans de secours pour économiser un maximum de temps et de ressources.
Les bons chefs de projet savent identifier, analyser, prioriser, planifier, surveiller et réagir face aux risques. Cela réduit et atténue leur impact s’ils se concrétisent. Vous devez échanger avec votre équipe pour comprendre les risques potentiels, leur impact négatif possible sur le projet, et leur probabilité—cela vous aidera à créer un plan de gestion des risques.
Consacrez un moment à chaque réunion d’équipe pour discuter des risques. Vous gérer également les attentes de vos clients, de vos parties prenantes et de votre équipe dirigeante. Utilisez les communications quotidiennes, comme les rapports de statut, pour que tout le monde reste informé.
12. Gérer le changement
Les chefs de projet mettent en place des projets capables de réagir aux changements durables et profonds pour que les objectifs et les objectifs du projet soient atteints dans les délais prévus.
Vous devez réfléchir à la manière dont le résultat de votre projet sera transféré et mis en œuvre. Contactez l'équipe en charge de la gestion du changement lié au projet et établissez des relations, afin que les informations qu’ils transmettent au personnel soient correctes, opportunes et utiles. Abordez avec eux les risques d’adoption et renseignez-vous sur le plan mis en place pour garantir un retour sur investissement.
L'autre versant de la gestion du changement concerne les modifications du périmètre du projet. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux et de leur communication, de nouveaux besoins peuvent émerger. Traiter rapidement les modifications du périmètre permettra d’éviter des retards dans le planning du projet, de fixer les attentes en amont et d’instaurer la confiance dans votre jugement en tant que chef de projet.
13. Envoyer les factures
Les chefs de projet suivent les heures travaillées sur le projet et envoient les factures finales au client à mesure que le travail est terminé.
Assurez-vous de bien comprendre les modalités de paiement de vos fournisseurs et de régler en conséquence. Si vous travaillez dans une entreprise de services, cela signifie également anticiper la facturation à votre client en fonction de votre modèle d'engagement.
Vous devrez rester attentif à l’analyse et à l’approbation des feuilles de temps de la semaine précédente dans votre logiciel de suivi du temps, afin d’avoir ces informations prêtes pour la facture.
En cas de facturation basée sur des jalons, sachez où se situent ces jalons dans votre planning de projet. S'il s’agit de coûts au temps passé et matériaux, veillez toujours à rapprocher et anticiper le montant de la facture mensuelle.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des ressources incluant la facturation dans ce but.
14. Clôturer le projet
Les chefs de projet clôturent un projet une fois celui-ci terminé en procédant aux dernières réconciliations, en organisant une rétrospective, en collectant les enseignements tirés et en archivant le projet.
On vous demandera d’indiquer comment votre projet s’est déroulé en réalité par rapport aux attentes ; anticipez cette demande. Assurez-vous que toutes les feuilles de temps ont été envoyées et que vous disposez des documents justificatifs nécessaires pour expliquer si/quand des écarts ont été observés par rapport aux changements planifiés concernant le périmètre, le calendrier et le budget.
Organisez une rétrospective de projet (également appelée post-mortem) avec votre équipe projet et les parties prenantes clés. Utilisez les retours et enseignements recueillis pour alimenter votre retour d’expérience, et documentez-les pour les futurs projets.
Puis, archivez le projet en regroupant tous les livrables et éléments produits et placez-les dans votre système d’archivage habituel. Il est également utile de prendre un moment pour célébrer avec l’équipe. En tant que chef de projet, c’est à vous de jouer ce rôle, afin de continuer à renforcer la confiance, la loyauté et la cohésion.
Voici un aperçu du rôle des chefs de projet et comment se lancer dans la gestion de projet :
Compétences essentielles du chef de projet
Pour réussir en tant que chef de projet, il ne suffit pas de maîtriser la technique ou de suivre une liste de tâches. Il s’agit de trouver le juste équilibre entre les compétences techniques qui assurent l’exécution et les compétences humaines qui favorisent la collaboration et le leadership. Sans cette combinaison solide, il sera difficile de maintenir les projets sur les rails ou de bâtir la confiance et l’esprit d’équipe nécessaires à une réussite à long terme.
Voyons en détail les compétences essentielles à la gestion de projet dont vous aurez besoin pour savoir exactement sur quoi vous concentrer pour exceller dans votre rôle :
- Organisation
- Planification de projet
- Travail en équipe et collaboration
- Priorisation
- Pensée critique
- Résolution de problèmes
- Gestion des risques
- Leadership
- Communication
- Planification des tâches
- Gestion des processus
- Recherche
- Développement de la documentation
- Diplomatie
- Gestion du temps
Maîtriser ces compétences ne se fera pas du jour au lendemain, mais avec de la pratique, vous trouverez votre rythme et commencerez à diriger des projets avec plus d'assurance. Commencez par identifier les domaines dans lesquels vous êtes le plus fort et ceux qui nécessitent plus d'attention. Ensuite, cherchez des occasions d'apprendre la gestion de projet et de progresser—que ce soit par l'expérience sur le terrain, en suivant une formation ciblée ou en apprenant auprès d'un mentor.
La gestion de projet consiste autant à s'adapter qu'à planifier. Plus vous développerez ces compétences, mieux vous serez préparé à relever n'importe quel défi et à guider votre équipe vers la réussite.
Construire votre parcours professionnel en gestion de projet
Si vous envisagez la gestion de projet comme carrière, de nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à obtenir la formation et les compétences nécessaires pour devenir un chef de projet à succès. Ou peut-être êtes-vous débutant et vous vous retrouvez à gérer des projets sans savoir par où commencer.
Voici quelques pistes à explorer :
- Le cours Maîtriser la gestion de projet digital du DPM est un programme de formation digital qui inclut une certification. Vous bénéficierez d'un apprentissage pratique basé sur des scénarios, aiguisant votre instinct, votre jugement et vos compétences en leadership.
- La certification Project Management Professional (PMP) délivrée par le Project Management Institute (PMI) est une certification en gestion de projet reconnue mondialement qui nécessite quelques années d'expérience (contrairement au cours DPM qui n'a pas de prérequis).
- Il existe de nombreux autres cours et programmes de formation ponctuels, dont des formations proposées par Google et Coursera, ainsi que des cursus universitaires pour ceux qui souhaitent obtenir une licence ou un master. Vous pourriez aussi être intéressé par des cours spécialisés sur des méthodologies spécifiques, comme la gestion de projet agile ou la méthodologie Scrum.
- Votre autre option est simplement de vous lancer et commencer à gérer des projets. Vous acquerrez une expérience pratique inestimable pour votre carrière. Vous pouvez lire des livres sur la gestion de projet et des articles en parallèle (il y en a beaucoup sur The DPM !) pour compléter votre expérience.
- Si vous souhaitez vous spécialiser en gestion de projet agile, consultez notre guide pour devenir un chef de projet agile.
Et ensuite ?
Si vous souhaitez élargir votre réseau, discuter des défis auxquels vous êtes confronté dans vos projets ou simplement échanger un moment, la DPM Membership est faite pour vous ! Vous aurez également accès à plus de 100 modèles et exemples, ainsi qu'à la conversation sur Slack avec des centaines d'autres chefs de projet digitaux !
