14 responsabilités du chef de projet : guide de votre rôle
Quelles sont les responsabilités d’un chef de projet ?: Les chefs de projet sont responsables de la direction des projets du début à la fin. Cela comprend la planification, l’élaboration des calendriers, la gestion des budgets, la motivation des équipes et la vérification de l’alignement des objectifs du projet sur les résultats de l’entreprise.
Aller au-delà de l’exécution: Les chefs de projet d’aujourd’hui ne se contentent pas d’exécuter des directives : ils contribuent à définir la stratégie, gèrent les parties prenantes et maintiennent l’alignement de l’équipe sur les objectifs de l’entreprise, ce qui les rend essentiels à la réussite de l’organisation.
Compétences importantes du chef de projet: Les chefs de projet ont besoin de compétences techniques comme la planification et la gestion budgétaire, ainsi que de compétences relationnelles comme le leadership, la communication et la résolution de problèmes pour réussir. Ces compétences permettent aux projets de rester sur la bonne voie et aux équipes de rester motivées.
Évoluer en tant que chef de projet: Une formation comme celle de la DPM School ou une certification PMP, associée à une expérience pratique, peut vous aider à mieux assumer ces responsabilités, à perfectionner vos compétences et à faire progresser votre carrière dans la gestion de projet.
Être chef de projet ne consiste pas seulement à cocher des tâches ou à suivre un calendrier : il s’agit de trouver un équilibre entre des priorités concurrentes, de gérer les risques et de maintenir la motivation de l’équipe face aux défis inattendus.
Que vous essayiez de définir précisément les exigences, de calmer une partie prenante stressée ou de limiter la dérive du périmètre, votre rôle peut donner l’impression de devoir résoudre des énigmes tout en courant un marathon. Ce guide présente les principales responsabilités d’un chef de projet et propose des conseils pratiques pour vous aider à gérer le chaos et à mener à bien vos projets avec assurance.
Que fait un chef de projet ?
La principale responsabilité des chefs de projet consiste à mener les projets du début à la fin. Les chefs de projet sont responsables de la réalisation du projet d’une manière qui favorise les résultats commerciaux et apporte de la valeur à l’utilisateur final.
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Cela comprend :
- Lancer et planifier le projet
- Gérer les budgets (notamment dans le cas des chefs de projets d’investissement), le périmètre et le calendrier
- Superviser l’équipe ainsi que les tâches individuelles et les livrables qu’elle réalise
- Garantir la qualité
- Empêcher les risques de faire dérailler l’ensemble du projet
- Gérer la collaboration entre l’équipe projet, les parties prenantes internes & externes, les prestataires et les fournisseurs.
La description du poste de chef de projet a évolué au fil des années et, de nos jours, le rôle d’un chef de projet va au-delà de l’exécution des directives : il consiste également à définir la stratégie du projet et à faire preuve de leadership.
Quelles sont les responsabilités d’un chef de projet & quel est son rôle ?
Le rôle d’un chef de projet consiste notamment à veiller à ce que le projet respecte les délais, soit organisé et reste dans les limites du budget. Les responsabilités d’un chef de projet à cet égard comprennent :
- Lancer le projet
- Donner le coup d’envoi du projet
- Consigner les exigences
- Garder le projet organisé
- Créer un calendrier
- Suivre le budget
- Suivre l’avancement des tâches
- Communiquer des mises à jour sur l’état d’avancement
- Motiver l’équipe
- Résoudre les problèmes
- Gérer les risques
- Gérer le changement
- Envoyer les factures
- Clôturer le projet
1. Lancer le projet
Les chefs de projet valident la viabilité du projet, obtiennent les approbations et configurent le projet dans leur logiciel de gestion de projet.
Les organisations avisées donnent à leur équipe de gestion de projet la possibilité de créer ou de vérifier le périmètre, le budget et le calendrier pendant la phase commerciale ou de définition d’un projet. Vous discuterez du cahier des charges avec les sponsors du projet, établirez une estimation et un calendrier de haut niveau, puis examinerez le plan avec les principales parties prenantes afin d’obtenir les approbations.
Ensuite, vous allez :
- Configurer votre logiciel de gestion de projet et vos dossiers de fichiers
- Créer un brief de projet mis à jour
- Réunir l’équipe dont vous avez besoin
- Donner le coup d’envoi du projet en interne
- Collaborer avec votre équipe pour élaborer un énoncé des travaux détaillé (ou éventuellement un document de lancement du projet) comprenant un calendrier, un budget et des exigences mieux définis.
2. Donner le coup d’envoi du projet
Les chefs de projet organisent des réunions officielles de lancement avant le début des travaux du projet, afin de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur le plan, le périmètre, le budget et le calendrier.
Une fois l’énoncé des travaux approuvé, le travail peut commencer. Votre première tâche de gestion de projet consiste à aligner tout le monde lors d’une réunion de lancement externe avec les principales parties prenantes et le sponsor du projet. Vous créerez également les documents et ressources fondamentaux que vous utiliserez pour suivre le projet et communiquer les attentes à son sujet.
Voici quelques exemples de ces ressources :
- Un plan de projet partageable
- Un journal RAID
- Le plan de communication
- Une matrice RACI
- Votre modèle de rapport d’avancement
3. Consigner les exigences
Les chefs de projet définissent les exigences du projet, soit dans un document d’exigences du projet, soit sous forme de récits utilisateurs.
Consultez l’énoncé des travaux (SOW) et les notes du client lorsque vous créez le document d’exigences. Vous devez également comprendre les besoins globaux de l’entreprise auxquels le projet doit répondre. Vos exigences et vos récits utilisateurs doivent refléter le périmètre du projet et la raison globale pour laquelle le projet est réalisé.
Si vous comprenez bien la stratégie qui sous-tend le projet, vous serez en mesure de répondre à la plupart des questions de l’équipe ou des autres parties prenantes et de fournir des orientations stratégiques à l’équipe sans attendre d’informations supplémentaires sur les éléments qui ne nécessitent pas de décision du client.
4. Garder le projet organisé
Les chefs de projet créent une structure de dossiers claire pour les documents et les ressources.
L’une des responsabilités importantes d’un chef de projet consiste à conserver toutes les informations relatives au projet au même endroit, auquel tout le monde a accès. Il s’agit généralement d’un lecteur partagé, de Google Drive, de Dropbox et/ou d’un logiciel de gestion des ressources numériques.
Vous devez également veiller à ce que les ressources et les informations d’un projet soient organisées de la manière la plus efficace possible afin d’être prêtes à l’emploi au moment voulu. Les logiciels de gestion de projet ou autres outils de gestion de projet sont très utiles à cet égard. Faites-le au début du projet afin de ne pas perdre de temps ni d’argent par la suite à essayer de résoudre un problème évitable.
5. Créer un calendrier
Les chefs de projet répertorient toutes les tâches et les inscrivent dans un calendrier, un échéancier ou un cycle de sprint.
La manière dont vous créez le calendrier de votre projet dépend vraiment du planning du projet. Si celui-ci est immuable, vous établissez un calendrier à partir de cette date de fin fixe et travaillez à rebours. S’il est flexible, vous créez un calendrier à partir du moment présent et déterminez une date de lancement appropriée.
Vous devez également réfléchir aux imprévus. Commencez à réfléchir aux situations qui pourraient mal tourner et à ce que vous feriez si cela se produisait. Quelles que soient les stratégies que vous choisissez, déterminez à quel moment de votre calendrier vous pourriez les mettre en œuvre. Vous n’avez pas besoin de les partager avec votre client, ni même avec votre équipe. Elles vous servent principalement de solution de secours au cas où quelque chose se produirait.
6. Suivre le budget
Les chefs de projet veillent à ce que le projet ne risque pas de coûter plus cher que prévu.
En général, les projets disposent d’un budget fixe défini avant l’intervention du chef de projet. Votre travail consiste à répartir ce budget entre les différentes phases, les jalons et les tâches tout au long du cycle de vie du projet. Assurez-vous de disposer d’un budget suffisant pour mener à bien le travail, car il sera plus difficile d’obtenir un budget supplémentaire au fur et à mesure de l’avancement du projet (sauf en cas de demandes manifestement hors périmètre).
Et n’oubliez pas : votre budget ne sert pas uniquement à suivre les dépenses d’un projet, il fixe également des limites pour chaque personne de votre équipe projet.
7. Suivre l’avancement des tâches
Les chefs de projet vérifient l’avancement des tâches en cours et suivent le flux de travail par rapport au plan du projet dans leur logiciel de gestion de projet.
Dans un projet davantage axé sur la méthode en cascade, cela peut signifier consacrer du temps à mettre à jour votre diagramme de Gantt afin de vérifier si vous risquez de vous écarter de votre chemin critique.
Dans un projet davantage agile, cela peut signifier évaluer la vélocité réelle de l’équipe par rapport à la vélocité planifiée et examiner votre graphique d’avancement afin de déterminer si des changements doivent être apportés au périmètre pour respecter le calendrier (ou inversement).
8. Fournir des mises à jour sur l’état d’avancement
Les chefs de projet fournissent régulièrement des mises à jour formelles et/ou informelles sur l’état d’avancement au commanditaire du projet ou au client.
Cette tâche importante de gestion de projet vous permet de communiquer l’avancement et de tenir compte des changements apportés au périmètre ou au calendrier du projet. En plus de fournir des mises à jour plus fréquentes aux commanditaires du projet ou aux clients, il est recommandé de créer un rapport formel sur l’état d’avancement de votre projet à un instant donné. Celui-ci présente l’avancement à ce jour, les prochaines étapes clés, l’état des principaux risques et dépendances, ainsi que les problèmes qui doivent être examinés.
Vous devez également fournir des mises à jour à l’ensemble des parties prenantes. Il peut s’agir de mises à jour formelles envoyées aux utilisateurs finaux et aux services concernés par le projet, ainsi que de démonstrations et de présentations destinées aux équipes de sécurité, aux équipes chargées de la conformité et aux organismes de réglementation.
9. Motiver l’équipe
Les chefs de projet veillent à ce que l’équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour réussir.
Vous devez vous assurer que les choses continuent à se dérouler conformément au plan de gestion de projet et que chacun dispose de ce dont il a besoin pour accomplir la tâche en cours.
Les points réguliers avec l’équipe font partie des tâches quotidiennes de gestion de projet les plus importantes. Ils vous permettent de comprendre comment le travail progresse et constituent une occasion de renforcer les relations, de motiver l’équipe, de maintenir la transparence et la responsabilité, et d’aider chacun à comprendre comment ses efforts s’inscrivent dans la vision globale du projet.
Ces points peuvent prendre la forme d’une réunion quotidienne avec l’équipe, de réunions individuelles avec les personnes qui effectuent le travail ou de points de suivi asynchrones. Gardez simplement à l’esprit ceci : il est préférable de les aborder comme une conversation et non comme un interrogatoire.
10. Résoudre les problèmes
Les chefs de projet accompagnent l’équipe dans la résolution des problèmes susceptibles de survenir tout au long des étapes de développement.
En tant que chef de projet, votre rôle est de résoudre les problèmes rapidement afin qu’ils ne fassent pas dévier votre budget et votre calendrier. Offrez à votre équipe la confiance et l’espace sécurisé nécessaires pour résoudre les problèmes de manière créative et critique.
C’est l’une des tâches de gestion de projet les plus mal comprises. Par exemple : « Que peut faire un chef de projet pour aider à débloquer un développeur, un concepteur ou un analyste métier ? »
La réponse est : beaucoup de choses. Posez des questions qui permettent d’examiner le problème et ses solutions possibles sous un angle différent :
- Vous pouvez demander un soutien supplémentaire ou faire appel à un autre SME pour obtenir un deuxième avis.
- Vous pouvez reprioriser le travail afin de tenir compte des éventuels retards.
- Vous pouvez vous assurer que le blocage a un impact réel à l’échelle globale du projet et aider l’équipe à le contourner.
11. Gérer les risques
Les chefs de projet prévoient les risques possibles et élaborent des plans d’urgence afin d’économiser autant de temps et de ressources que possible.
Les bons chefs de projet savent identifier, analyser, hiérarchiser, anticiper, surveiller et traiter les risques. Cela réduit et atténue leur impact s’ils venaient à se concrétiser. Vous devez échanger avec votre équipe pour comprendre les risques potentiels, la manière dont ils pourraient avoir un impact négatif sur le projet et leur probabilité de survenue — cela vous aidera à créer un plan de gestion des risques.
Réservez un peu de temps lors de chaque réunion d’équipe pour discuter des risques. Vous gérez également les attentes de vos clients, de vos parties prenantes et de votre équipe dirigeante. Utilisez les communications quotidiennes, comme les rapports d’avancement, pour tenir tout le monde informé.
12. Gérer le changement
Les chefs de projet mettent en place les projets de manière à réagir aux changements durables et persistants, afin que les objectifs du projet et les objectifs du projet soient atteints dans les délais prévus.
Vous devez réfléchir à la manière dont les résultats de votre projet seront transmis et mis en œuvre. Prenez contact avec l’équipe qui gère le changement que le projet entraînera et établissez des relations avec elle, afin que les informations transmises au personnel soient exactes, opportunes et utiles. Abordez avec cette équipe les éventuels risques liés à l’adoption et renseignez-vous sur le plan prévu pour vous assurer qu’elle obtienne un retour sur investissement.
L’autre aspect de la gestion du changement concerne les modifications du périmètre du projet. Au fur et à mesure de l’exécution et de la communication des travaux, de nouvelles exigences peuvent être découvertes. Traiter rapidement les changements de périmètre permettra d’éviter les retards dans le calendrier du projet, de définir les attentes dès le départ et de renforcer la confiance dans votre jugement en tant que chef de projet.
13. Envoyer les factures
Les chefs de projet suivent le nombre d’heures travaillées sur le projet et envoient les factures finales au client au fur et à mesure de l’achèvement des travaux.
Assurez-vous de comprendre les conditions de paiement de vos fournisseurs et de les respecter. Si vous travaillez dans une organisation de services aux clients, cela signifie également être proactif concernant la facturation de votre client en fonction de votre modèle d’engagement.
Vous devrez suivre de près l’analyse et l’approbation des feuilles de temps de la semaine précédente dans votre logiciel de suivi du temps, afin de disposer facilement de ces informations pour la facture.
S’il s’agit d’une facturation basée sur des jalons, sachez où se situent ces jalons dans le calendrier de votre projet. S’il s’agit d’une facturation au temps passé et aux matériaux, rapprochez et prévoyez toujours le montant de la facture mensuelle.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des ressources avec facturation à cette fin.
14. Clôturer le projet
Les chefs de projet clôturent un projet une fois celui-ci terminé en effectuant les rapprochements finaux, en organisant une rétrospective, en recueillant les enseignements tirés et en archivant le projet.
On vous demandera de rendre compte des performances réelles de votre projet par rapport aux attentes, alors prenez les devants. Assurez-vous que toutes les feuilles de temps ont été transmises et que vous disposez des documents nécessaires pour expliquer si et où les choses ont dévié du plan, par rapport aux changements prévus du périmètre, du calendrier et du budget.
Réalisez une rétrospective du projet (également appelée bilan rétrospectif) avec votre équipe projet et les principales parties prenantes. Utilisez les commentaires et les informations recueillis pour alimenter vos enseignements tirés, puis documentez-les pour les projets futurs.
Ensuite, archivez le projet en rassemblant tous les actifs et livrables et en les plaçant dans le système d’archivage que vous utilisez. Il vaut également la peine de prendre un moment pour célébrer avec l’équipe. En tant que responsable du projet, vous pouvez prendre cette initiative afin de continuer à instaurer la confiance, la loyauté et une bonne entente.
Voici un aperçu des tâches des chefs de projet et de la manière de débuter :
Compétences essentielles des chefs de projet
Pour réussir en tant que chef de projet, vous avez besoin de plus que de simples connaissances techniques ou de la capacité à cocher les tâches d’une liste de choses à faire. Il s’agit de trouver l’équilibre parfait entre les compétences techniques qui favorisent l’exécution et les compétences relationnelles qui encouragent la collaboration et le leadership. Sans un solide mélange des deux, vous aurez du mal à maintenir les projets sur la bonne voie ou à instaurer la confiance et l’esprit d’équipe nécessaires à une réussite à long terme.
Examinons les compétences en gestion de projet essentielles dont vous avez besoin, afin que vous sachiez exactement sur quoi vous concentrer pour exceller dans votre rôle :
- Organisation
- Planification de projet
- Travail d’équipe et collaboration
- Priorisation
- Esprit critique
- Résolution de problèmes
- Gestion des risques
- Leadership
- Communication
- Planification du calendrier du projet
- Gestion des processus
- Recherche
- Élaboration de la documentation
- Diplomatie
- Gestion du temps
La maîtrise de ces compétences ne se fera pas du jour au lendemain, mais avec de la pratique, vous trouverez votre rythme et commencerez à diriger des projets avec davantage d’assurance. Commencez par identifier les domaines dans lesquels vous êtes le plus à l’aise et ceux qui nécessitent davantage d’attention. Ensuite, cherchez des occasions d’apprendre la gestion de projet et de progresser, que ce soit grâce à l’expérience acquise sur le terrain, en suivant une formation ciblée ou en apprenant auprès d’un mentor.
La gestion de projet repose autant sur l’adaptabilité que sur la planification. Plus vous perfectionnerez ces compétences, mieux vous serez préparé à relever n’importe quel défi et à guider votre équipe vers la réussite.
Construire votre parcours professionnel en gestion de projet
Si vous envisagez la gestion de projet comme carrière, de nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à acquérir la formation et les compétences nécessaires afin de devenir un chef de projet performant. Ou peut-être êtes-vous débutant et avez-vous été plongé dans la gestion de projets sans savoir par où commencer.
Voici quelques pistes à explorer :
- Le cours du DPM Maîtriser la gestion de projet numérique est un programme de formation spécialisé dans le numérique qui comprend une certification. Vous bénéficierez d’un apprentissage pratique fondé sur des scénarios, qui développera votre instinct, votre jugement et vos compétences en leadership.
- La certification de professionnel de la gestion de projet (PMP) de l’Institut de gestion de projet (PMI) est une certification en gestion de projet reconnue dans le monde entier, qui exige quelques années d’expérience, contrairement au cours du DPM, qui ne nécessite aucun prérequis.
- Il existe de nombreux autres cours et programmes de formation ponctuels, notamment des cours proposés par Google et Coursera, ainsi que des cursus dans des universités accréditées pour celles et ceux qui souhaitent obtenir une licence ou un master. Vous pourriez également être intéressé par des cours spécialisés dans des méthodologies de projet spécifiques, comme la gestion de projet agile ou Scrum.
- Votre autre option consiste simplement à vous lancer et à commencer à gérer des projets. Vous acquerrez une expérience pratique qui sera inestimable pour votre carrière. Vous pouvez lire des livres sur la gestion de projet et des articles au fil de votre parcours — The DPM en propose de nombreux ! — afin de compléter votre expérience.
- Si vous souhaitez vous spécialiser dans la gestion de projet agile, consultez notre guide pour devenir chef de projet agile.
Et maintenant ?
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