Projektinhallinta: mitä se on ja miksi sillä on merkitystä

Voit myös ajatella projektia keskittyneenä investointina työhön ja resursseihin, joiden avulla saavutetaan liiketoimintatulos kiinteässä ajassa, selkeällä aloituksella, selkeällä lopetuksella ja niiden välissä määritellyllä tuloksella.

Projekti vs toiminnot

Projekti on väliaikainen ja ainutlaatuinen hanke, jolla on määritelty alku ja loppu ja joka luo jotakin uutta, kuten tuotteen, järjestelmän, prosessin, raportin, palvelun tai tapahtuman.

Toiminnot ovat jatkuvia ja toistettavia. Ne ovat vakiintuneita tehtäviä, jotka pitävät liiketoiminnan käynnissä (palkanlaskenta, asiakastuen hallinta ja viikoittaisten markkinointiviestien lähettäminen). Niiden välinen raja ei ole aina selvä, mutta hyödyllinen testi on tämä: onko sillä päätepiste? Jos on, kyseessä on projekti. Jos se jatkuu loputtomana kehänä, kyseessä on toiminto.

	Projekti	Toiminnot
Kesto	Väliaikainen (määritelty alku ja loppu)	Jatkuva, ei kiinteää päätepistettä
Tulos	Ainutlaatuinen toimitettava kokonaisuus	Toistettava tuote tai palvelu
Tiimirakenne	Usein monialainen, koottu projektia varten	Vakaa, toimintoihin erikoistuneet tiimit
Menestyksen mittari	Toteutettu laajuuden, aikataulun ja budjetin mukaisesti	Tehokkuus, johdonmukaisuus, läpimeno
Esimerkkejä	Verkkosivuston uudistus, toimiston muutto, uuden tuotteen lanseeraus	Asiakastuki, palkanlaskenta, viikoittainen raportointi

Projektinhallinta vs hallinnointi

Projektinhallinta keskittyy väliaikaisen, määritellyn tavoitteen, aikataulun ja tuloksen omaavan hankkeen toteuttamiseen, kun taas yleinen johtaminen keskittyy jatkuvan liiketoiminnan valvontaan ilman kiinteää päättymispäivää.

Juuri tämä rajallinen luonne tekee tästä osa-alueesta poikkeuksellisen vaativan. Projektipäällikkö ei voi tukeutua pitkäaikaiseen kaavojen tunnistamiseen tai asteittaiseen suunnan korjaamiseen samalla tavalla kuin operatiivinen johtaja. Hänen on johdettava ihmiset kohti määriteltyä tulosta tiivistetyssä aikataulussa, usein eri tiimien välillä, jotka eivät tavallisesti työskentele yhdessä — ja tehtävä sitten kaikki uudelleen seuraavassa projektissa, jossa on eri tiimi, erilaiset rajoitteet ja erilaiset tavoitteet.

Projektinhallinta vs tuote- ja ohjelmahallinta

Projektinhallinta keskittyy määritellyn hankkeen toteuttamiseen aikataulun, laajuuden ja budjetin puitteissa, kun taas tuotehallinta keskittyy tuotteen pitkän aikavälin strategiaan, suuntaan ja menestykseen. Projektipäälliköt koordinoivat toimitusta. Tuotepäälliköt määrittelevät, mitä pitäisi rakentaa ja miksi.

Ohjelmahallinta tarkoittaa useiden toisiinsa liittyvien projektien hallintaa strategisen hankkeen edistämiseksi. Ohjelmapäälliköt ja projektipäälliköt suorittavat samankaltaisia tehtäviä, mutta ohjelmapäälliköt työskentelevät yleensä monimutkaisempien ja laajempien projektien parissa. Ohjelmapäälliköille ja projektipäälliköille on myös erilaisia sertifiointeja, kuten ohjelmapäälliköiden PgMP ja projektipäälliköiden PMP. Asioita mutkistaa entisestään se, että projektinhallinta ja ohjelmahallinta voivat joskus olla toimialasta riippuen keskenään vaihdettavia termejä.

Miksi projektinhallinta on tärkeää?

Projektinhallinta on tärkeää, koska se auttaa organisaatioita suunnittelemaan, koordinoimaan ja toteuttamaan monimutkaista työtä tehokkaammin parantamalla projektin näkyvyyttä, vastuunjakoa, resurssienhallintaa, viestintää ja päätöksentekoa koko projektin ajan.

Projektien hallinta on johtamiseen suuntautunut ja tavoitteisiin perustuva taito, joka on ratkaisevan tärkeää paitsi projektin tuottamalle arvolle ja tuloksille myös toteutukseen osallistuvien ihmisten hyvinvoinnille.

Tiimien on vaikea saavuttaa erinomaisia tuloksia projektien toteutuksessa, jos projektipäällikön rooli on toissijainen vastuu, joka on liitetty toiseen projektitiimin rooliin.

Projektipäälliköt:

• Yhteensovittavat keskeiset sidosryhmät, pitävät heidät vastuussa projektin tuloksista ja varmistavat toteutuksen korkealla laadulla
• Tarjoavat näkökulman tuotteen yhtenäisyyteen sekä siihen, kuinka hyvin projekti saavuttaa tavoitteensa ja odotetun sijoitetun pääoman tuoton. Tämä pätee erityisesti digitaalisessa maailmassa, jossa projektitiimit ovat erittäin erikoistuneita ja teknologia sekä työskentelytavat muuttuvat jatkuvasti. Hyvät projektipäälliköt ovat johtamisen, fasilitoinnin ja yhteistyön hallinnan asiantuntijoita.
• Tarjoavat palvelevaa johtajuutta yhdistääkseen erillään toimivia tiimejä, kääntääkseen monimutkaiset vaatimukset ja käsitteet ymmärrettävään muotoon, tasapainottaakseen odotuksia riskien ilmetessä ja antaakseen yksilöille mahdollisuuden tehdä projektin rajoitteiden puitteissa parhaansa – vaikka nämä rajoitteet muuttuisivat jatkuvasti.

Projektinhallinnan parhaiden käytäntöjen ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää ammattilaisille, jotka haluavat optimoida työnkulun ja pysyä aikataulussa.

Projektinhallinnan 5 vaihetta

Projektinhallintainstituutti (PMI) kuvaa projektin elinkaaren viisi vaihetta teoksessa Projektinhallinnan tietoperustan opas (PMBOK). Nämä vaiheet tarjoavat jäsennellyn lähestymistavan projektien tehokkaaseen hallintaan, ja niihin kuuluvat:

1. Projektin aloittaminen: Tässä ensimmäisessä vaiheessa määritellään projektin visio, tavoitteet ja päämäärät, jotta voidaan vastata kysymykseen ”miksi” tiimi toteuttaa tämän projektin. Tässä vaiheessa tiimi määrittää projektin yleisluontoisen laajuuden ja tuotokset. Sen jälkeen projektipäällikkö tunnistaa keskeiset sidosryhmät ja hankkii asiakkaan hyväksynnän.
   • Tämän vaiheen keskeisiin tuotoksiin kuuluvat projektin perustamiskirja ja toteutettavuustutkimus.
2. Projektin suunnittelu: Toisessa vaiheessa kuvataan, miten tiimi toteuttaa projektin tavoitteet. Tällöin projektipäällikkö laatii yksityiskohtaisen projektin etenemissuunnitelman, joka sisältää laajuuden, aikataulun, budjetin ja riskien arvioinnin. Tämän vaiheen tehtäviin kuuluvat virstanpylväiden asettaminen, tehtävien määrittäminen ja tiimin viestintästrategioiden määrittely jatkoa varten avoimuuden lisäämiseksi.
   • Tämän vaiheen keskeisiin tuotoksiin kuuluvat projektisuunnitelma, riskienhallintasuunnitelma ja työn ositus (WBS).
3. Projektin toteutus: Kun suunnittelu on valmis, tässä vaiheessa keskitytään projektisuunnitelman toteuttamiseen ja projektin resurssien hallintaan. Tämän vaiheen keskeisiä toimia ovat laadunvalvonnan varmistaminen ja viestinnän ylläpitäminen sidosryhmien kanssa. Vaikka suunnitellun aikataulun noudattaminen on tärkeää, tässä vaiheessa suunnitelmaan on tehtävä muutoksia, jos projektin eteneminen poikkeaa siitä, mitä asiakkaalle alun perin luvattiin.
   • Tämän vaiheen keskeisiin tuotoksiin kuuluvat projektin tilanneraportit ja suorituskykymittarit.
4. Projektin seuranta & valvonta: Neljännessä vaiheessa arvioidaan projektin edistymistä ja raportoidaan suorituskyvystä laajuuden, budjetin, aikataulun ja laadun osalta. Projektipäällikkö tekee projektisuunnitelmaan tarvittavia muutoksia, käsittelee riskejä ja ratkaisee ongelmia varmistaakseen, että projekti pysyy aikataulussa ja tavoitteissaan. Yksi seurattavista keskeisistä asioista on hallitsemattoman laajentumisen esiintyminen. Se voidaan estää muutostenhallinnan avulla.
   • Tämän vaiheen keskeisiin tuotoksiin kuuluvat muutospyynnöt ja suorituskykyraportit.
5. Projektin päättäminen: Viimeisessä vaiheessa projektipäällikkö viimeistelee projektin tuotokset ja varmistaa sidosryhmien hyväksynnän. Päättämisvaiheen keskeisiin toimiin kuuluvat projektin jälkiarviointien toteuttaminen, opittujen asioiden dokumentointi ja suositusten laatiminen tulevien projektien toteutuksen parantamiseksi.
   • Tämän vaiheen keskeisiin tuotoksiin kuuluvat loppuraportti ja opittujen asioiden dokumentti.

Projektinhallintamenetelmien tyypit

Koska jokaisella projektilla on erilaiset tavoitellut lopputulokset, projektipäälliköiden on tunnettava erilaisia projektinhallintatekniikoita, jotta he voivat hallita sekä projektin teknisiä yksityiskohtia että siihen osallistuvia sidosryhmiä.

Projektissasi käyttämäsi projektinhallintamenetelmä riippuu yrityksen koosta, tiimin kokoonpanosta, projektin vaatimuksista ja tavoitteista sekä itse projektin luonteesta.

Projektinhallintamenetelmien vertailu

Menetelmä	Sopii parhaiten	Käytä sitä, kun	Huomioitavaa
Vesiputous	Ennakoitavat projektit	Vaatimukset ovat alusta alkaen selkeät ja muutokset epätodennäköisiä	Se voi olla jäykkä, jos painopisteet muuttuvat
Ketterä	Nopeasti muuttuva työ	Tarvitset usein palautetta ja joustavuutta	Se voi aiheuttaa epävarmuutta aikatauluista ja laajuudesta
Scrum	Tuote- ja ohjelmistotiimit	Työ voidaan toimittaa lyhyissä sprinteissä	Se edellyttää tiimiltä vahvaa kurinalaisuutta ja selkeitä rooleja
Kanban	Jatkuvat työnkulut	Työtä saapuu jatkuvasti ja painopisteet muuttuvat usein	Se voi muuttua sekavaksi ilman keskeneräisen työn rajoituksia
Hybridi	Monialaisten toimintojen liiketoimintaprojektit	Johtajat tarvitsevat ennakoitavuutta, mutta tiimit joustavuutta	Se voi muuttua epäselväksi, jos säännöt eivät ole selkeitä
Lean Six Sigma	Prosessien parantaminen	Sinun on vähennettävä hukkaa tai parannettava laatua	Se voi olla liian raskas yksinkertaisille projekteille

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Peräkkäiset menetelmät

Peräkkäiset projektinhallintamenetelmät järjestävät työn rakenteellisiin vaiheisiin, jotka suoritetaan yksi toisensa jälkeen siten, että kukin vaihe riippuu edellisen vaiheen valmistumisesta. Peräkkäiset lähestymistavat sopivat parhaiten silloin, kun projektin lopputulokset ovat ennakoitavampia. 

Tällaisia lähestymistapoja ovat esimerkiksi vesiputousmallinen projektinhallinta, kriittisen polun menetelmä ja kriittisen ketjun projektinhallinta.

Ketterät menetelmät

Ketterät projektinhallintamenetelmät järjestävät työn lyhyisiin, iteratiivisiin jaksoihin, joiden ansiosta tiimit voivat mukautua nopeasti muuttuviin vaatimuksiin, palautteeseen ja prioriteetteihin koko projektin ajan. Ketterät lähestymistavat sopivat parhaiten yhteistyöhön perustuviin projekteihin, joissa on reagoitava toistuviin muutoksiin. Ketterää lähestymistapaa ohjaavat ketterän manifestin periaatteet.

Joihinkin esimerkkeihin ketteristä projektityönkuluista kuuluvat Scrum-menetelmä, Kanban, eXtreme Programming (XP) ja mukautuva projektikehys.

Hybridimenetelmät

Hybridiprojektinhallintamenetelmissä yhdistetään rakenteiset suunnittelumenetelmät joustaviin, iteratiivisiin toimitusmenetelmiin, jotta projektissa voidaan tasapainottaa ennakoitavuutta, mukautuvuutta ja monialaista yhteistyötä. Hybridiprojektinhallintamenetelmän avulla voit yhdistää kahden menetelmän parhaat puolet ja saavuttaa projektin lopputuloksia, jotka eivät olisi mahdollisia vain yhtä menetelmää käyttämällä.

Yleisin hybridimenetelmä on vesiputousmallisen ja ketterän projektinhallinnan yhdistelmä, jossa tiimi suunnittelee projektin ja analysoi vaatimukset vesiputousmenetelmällä sekä kehittää ja arvioi projektityötä ketterällä menetelmällä.

Scrumban

Scrumban on hybridiprojektinhallintamenetelmä, jossa Scrumin iteratiivinen rakenne yhdistyy Kanbanin jatkuvaan työnkulkuun joustavan, työn vetämiseen perustuvan lähestymistavan luomiseksi. Tiimit noudattavat Scrumin sprinttisuunnittelun ja katselmointien käytäntöjä, mutta käyttävät Kanban-tauluja työn alla olevan työn (WIP) rajojen visualisointiin, mikä vähentää pullonkauloja ja parantaa mukautuvuutta. Se sopii ihanteellisesti tiimeille, jotka siirtyvät Scrumista Kanbaniin, tai tiimeille, jotka tarvitsevat joustavuutta ennakoimattomien työnkulkujen käsittelyssä.

Water-Scrum-Fall

Water-Scrum-Fall on hybridilähestymistapa, jossa hyödynnetään vesiputousmallin rakenteisia suunnittelu- ja päättämisvaiheita ja käytetään niiden välissä Scrum-menetelmää iteratiiviseen kehitykseen. Sitä käytetään yleisesti toimialoilla, joilla ennakkoon tehtävä vaatimusten kerääminen ja sääntelyn noudattaminen (vesiputousmalli) ovat välttämättömiä, mutta tiimit hyötyvät silti ketteryyden mukautuvuudesta toteutuksessa. Tämä malli antaa organisaatioille mahdollisuuden tasapainottaa ennakoitavuutta ja ketteryyttä, joten se on hyödyllinen suurten organisaatioiden projekteissa.

Wagile

Wagile on vesiputousmallin ja ketteryyden löyhä yhdistelmä, jossa tiimit omaksuvat ketteriä elementtejä perinteisen vesiputousrakenteen sisällä. Toisin kuin Water-Scrum-Fall-mallissa, Wagilessa menetelmien väliset rajat ovat usein epäselviä, ja seurauksena voi olla ketterien käytäntöjen pintapuolinen soveltaminen ilman todellista ketteryyttä. Vaikka siinä pyritään yhdistämään rakenne ja joustavuus, se voi johtaa tehottomuuteen, jos sitä ei hallita huolellisesti, joten se sopii paremmin tiimeille, jotka ovat edelleen siirtymässä kohti ketteriä menetelmiä.

Muut menetelmät

Koska projektinhallintaa ammattina ja erikoisalana on harjoitettu jo jonkin aikaa, ei ehkä ole yllättävää, että on olemassa myös muita menetelmiä, jotka eivät kuulu edellä mainittuihin luokkiin.

Yksi esimerkki on Lean Six Sigma, joka on liiketoimintaprosessien optimointimenetelmä ja joka sai alkunsa enemmän valmistusteollisuuden yhteydessä. 

Menetelmää valittaessa on tärkeää huomioida, että projektipäällikkö ei ainoastaan määritä projektin suuntaa, ylläpidä laatustandardeja ja raportoi tilanteesta, vaan hän saattaa myös haluta sovittaa projektin yhteen organisaation laajempien strategisten tavoitteiden kanssa.

Projektipäälliköt käyttävät erilaisia työkaluja projektisalkkujen tai liiketoimintaprosessien laajempaan hallintaan.

Mikä on projektipäällikkö?

Projektipäällikkö vastaa sidosryhmien tavoitteiden yhdenmukaistamisesta, sitoutumisesta määriteltyihin projektitavoitteisiin ja laadukkaasta toteutuksesta koko projektin elinkaaren ajan.

Mitä projektipäällikkö oikeastaan tekee?

Projektipäälliköt tekevät yhteistyötä tiimien, sidosryhmien, johtoryhmän toimeksiantajien ja asiakkaiden kanssa projektin tehtävien toteuttamiseksi, päätöksenteon kannalta keskeisten kysymysten priorisoimiseksi, ennakoivan viestinnän edistämiseksi sekä projektin onnistumista uhkaavien mahdollisten riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi.

Loistava projektipäällikkö tuottaa eniten arvoa ymmärtämällä projektin tavoitteiden ja rajoitteiden välisen tasapainon sekä hallitsemalla sidosryhmiä niin, että tavoitteet saavutetaan näiden rajoitteiden puitteissa. 

Vastuualue	Miltä se näyttää käytännössä
Projektin suunnittelu	Aikataulujen, virstanpylväiden ja toimitussuunnitelmien laatiminen
Projektin vaatimukset	Projektin tarpeiden ja odotusten kerääminen, dokumentointi ja selkeyttäminen
Sidosryhmien hallinta	Johdon, asiakkaiden ja tiimien pitäminen samalla sivulla
Riskienhallinta	Ongelmien tunnistaminen ennen kuin ne viivästyttävät toimitusta
Resurssienhallinta	Työkuormien realistisuuden ja tasapainoisuuden varmistaminen
Laajuuden hallinta	Hallitsemattomien muutosten ja prioriteettien hallitsemattoman kasvun estäminen
Realistiset määräajat	Tiimin kapasiteetin arviointi ja työkuormien tasapainottaminen saavutettavissa olevien aikataulujen laatimiseksi
Tiimin koordinointi	Tiimien auttaminen pysymään linjassa riippuvuuksien osalta
Viestintä	Seisokkien, tilannepäivitysten ja raportoinnin järjestäminen
Budjetinhallinta	Projektikustannusten ja toimitukseen liittyvien rajoitteiden seuranta

Mitä taitoja projektipäälliköt tarvitsevat?

Vastuidensa laaja-alaisuuden vuoksi projektipäälliköillä on oltava monipuolinen joukko taitoja, kuten:

• Tehokkaat viestintätaidot ja tunneäly, joiden avulla tietoa voidaan mukauttaa tietyille kohderyhmille sekä arvioida ja hallita ihmissuhteita ja sosiaalista dynamiikkaa
• Kriittisen ajattelun taidot, joiden avulla voidaan esittää kysymyksiä, tunnistaa, jaksottaa ja priorisoida tehtäviä, hallita riskejä sekä ratkaista ongelmia
• Johtamistaidot, joiden avulla voidaan luoda psykologisesti turvallinen työympäristö, joka motivoi ja voimaannuttaa tiimejä tekemään parhaansa
• Liiketoimintaosaaminen, jonka avulla projektin tulokset voidaan yhdistää organisaation prioriteetteihin
• Projektin suunnittelu, mukaan lukien budjetinhallinta, projektin aikataulutus, resurssien kohdentaminen ja resurssikapasiteetin suunnittelu.

Projektinhallinnan yleiset haasteet

Projektinhallinta on palkitseva mutta myös vaativa ammatti. Alla on esimerkkejä yleisistä haasteista, joita saatat kohdata projektipäällikkönä.

Resurssirajoitteet

Projektipäälliköt vastaavat resurssikalenterin laatimisesta, resurssien kohdentamisesta ja tiimin jäsenten työajan osoittamisesta projektin tehtäviin. Tämä edellyttää tietoa tehtävien arvioidusta kestosta sekä tiimin jäsenten onnistuneiden projektitulosten saavuttamiseen tarvittavasta osaamisesta. 

Optimaaliseen resurssien kohdentamiseen tarvittavien kapasiteetin suunnittelun ja johtamistaitojen lisäksi projektipäälliköiden on usein käsiteltävä tiimin jäsenten työajan kilpailevia käyttötarpeita ja/tai projektitehtävien toteuttamiseen riittämätöntä rahoitusta. 

Projektipäälliköiden on oltava luovia ja harkitsevia resurssienhallinnassa, jotta he voivat mukautua tarpeen mukaan muutosten edessä.

Laajuuden hallitsematon kasvu

Laajuuden hallitsematon kasvu tapahtuu, kun projektin tuotokset tai ominaisuudet laajenevat sen ulkopuolelle, mitä tiimi alun perin sopi toimittavansa. Vaikka ylimääräisen yksityiskohdan tai lisäominaisuuden huomioiminen silloin tällöin saattaa vaikuttaa harmittomalta, muutokset alkavat kasaantua, ja yhtäkkiä saatat huomata olevasi pahasti sivuraiteilla.

Voit vähentää laajuuden hallitsemattoman kasvun riskiä seuraavasti:

• Dokumentoi projektin perustamisasiakirjaan, mikä kuuluu projektin laajuuteen ja mikä ei, jotta sinulla on kirjaus tehdyistä päätöksistä
• Varaa projektin aikatauluun joustovaraa, jotta voit käsitellä mahdollisia ennakoimattomia ongelmia
• Tee tiivistä yhteistyötä sidosryhmiesi kanssa hallitaksesi ja priorisoidaksesi saapuvia pyyntöjä sekä tuodaksesi esiin mahdolliset ongelmat niiden ilmetessä.

Sidosryhmien hallinta

Projektipäälliköiden on tehtävä yhteistyötä eri toimintojen sidosryhmien kanssa kerätäkseen palautetta, toteuttaakseen projektin tehtäviä ja viestiäkseen edistymisestä.

Tiimin viestinnän keskuksena toimiminen voi olla haastavaa, kun on hallittava monenlaisten sidosryhmien odotuksia, motivoitava ja valtuutettava tiimin jäseniä sekä pysyttävä perillä lukuisista projektitehtävistä samalla, kun vältetään uupuminen.

Toinen asia, jota sidosryhmiltä palautetta kerättäessä on vältettävä, on ryhmäajattelu, sillä se vaikuttaa projektiisi kielteisesti. Voit ehkäistä sitä käyttämällä Delphi-tekniikkaa tietojen keräämiseen nimettömästi ja hyötyjen maksimoimiseen.

Varmista, että dokumentoit päätökset, toimenpiteet ja avoimet kysymykset edistääksesi yhdenmukaisuutta ja vastuullisuutta koko projektitiimissä. Käytä aikaa tutustuaksesi tiimin jäsenten vahvuuksiin, ammatillisiin kiinnostuksenkohteisiin ja uratavoitteisiin, jotta voit jakaa työt tehokkaasti.

Heikko riskienhallinta

Riski kuuluu olennaisena osana jokaiseen projektiin, mutta mahdollisten ongelmien ennakoimatta ja käsittelemättä jättäminen voi johtaa merkittäviin häiriöihin. Monet tiimit sortuvat olettamaan, että riskit ovat vähäisiä tai hallittavissa, kunnes odottamattomien esteiden ilmetessä huomataan, ettei niihin ole varauduttu.

Ilman jäsenneltyä lähestymistapaa riskien tunnistamiseen ja lieventämiseen projekteissa voi ilmetä viivästyksiä, budjetin ylityksiä ja jopa täydellinen epäonnistuminen. Tämän ehkäisemiseksi sinun tulisi tehdä perusteelliset riskiarvioinnit projektin alussa ja tunnistaa mahdolliset uhat sekä niiden toteutumisen todennäköisyys.

Riskirekisterin ylläpitäminen auttaa seuraamaan näitä riskejä ajan mittaan ja varmistaa, että ne pysyvät tiimin mielessä. Lisäksi korkean vaikutuksen riskien varautumissuunnitelmat voivat tarjota turvaverkon, jonka ansiosta tiimit voivat reagoida nopeasti ongelmien ilmetessä.

Selkeän viestinnän puute

Viestinnän katkokset voivat olla yksi suurimmista projektin onnistumisen esteistä. Kun tiimeillä ei ole selkeää käsitystä tavoitteista, odotuksista ja vastuista, väärinkäsitykset yleistyvät, mikä johtaa tehottomuuteen, määräaikojen ylityksiin ja tiimin jäsenten turhautumiseen.

Väärinymmärrykset voivat myös aiheuttaa yhdenmukaisuuteen liittyviä ongelmia sidosryhmien kanssa ja synnyttää epäselvyyttä projektin etenemisestä ja tuotoksista. Tämän ehkäisemiseksi säännölliset tilannekatsaukset ja tilannepalaverit auttavat pitämään kaikki ajan tasalla ja tarjoavat mahdollisuuden käsitellä huolenaiheita reaaliajassa.

Yhteistyövälineiden, kuten Slackin, Asanan tai Microsoft Teamsin, käyttö voi myös auttaa keskittämään keskustelut ja vähentää väärinymmärrysten riskiä.

Esimerkki projektinhallinnasta käytännössä

Kuvitellaan, että organisaatiosi on aloittamassa uuden projektin toisen yrityksen hankkimiseksi. Jokaisella osastolla lakiosastosta myyntiin, tuotekehitykseen, suunnitteluun ja taloushallintoon on oma roolinsa projektin onnistumisessa. Johtajilla on epämääräinen käsitys siitä, mitä on tehtävä, mutta hankkeelta puuttuu selkeä “omistaja”, joka vastaisi projektin onnistumisesta. 

Projektipäällikön nimittäminen valvomaan tätä hanketta varmistaa, että projekti käynnistyy selkeästi määriteltyjen tavoitteiden pohjalta, joista sidosryhmät ovat yhtä mieltä. 

Projektin suunnitteluvaiheen aikana projektipäällikkö määrittelee tarkemmin, mikä kuuluu hankkeen laajuuteen ja mikä ei, jakaa projektin tavoitteet erillisiksi tehtäviksi sekä määrittelee hankkeeseen osallistuvien projektitiimin jäsenten roolit ja vastuut. Ilman projektipäällikköä tiimi ei välttämättä olisi päässyt yhteisymmärrykseen yhteisistä tavoitteista eikä olisi onnistunut pitämään itseään vastuullisena siitä, mistä oli päätetty.

Projektipäällikkö seuraa tiimien edistymistä vaadittujen toimintojen suorittamisessa ja tekee yhteistyötä eri toimintojen välillä poistaakseen onnistumisen esteitä tai muita hankaluuksia. Projektipäällikkö raportoi myös tähänastisesta edistymisestä ja mahdollisista riskeistä, jotta projektin toimeksiantaja ja johto voivat luottaa siihen, että projekti etenee kohti valmistumista.

Lopuksi projektin päättämisvaiheessa projektipäällikkö dokumentoi opitut asiat ja päivittää organisaation prosesseja, jotta tiimit voivat jatkossa toteuttaa tämäntyyppisiä projekteja tehokkaammin ja tuloksellisemmin. Tämä on keskeinen käytäntö liiketoiminnan projektinhallinnassa, ja se auttaa parantamaan tulevaa suorituskykyä koko organisaatiossa.

Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, miten projektinhallinta toimii erityyppisissä tiimeissä ja projekteissa.

• Ohjelmistokehitysprojekti: Mobiilisovellusta julkaiseva ohjelmistotiimi voi käyttää ketterää menetelmää tai Scrum-menetelmää sprinttien, julkaisujen, testauksen ja muuttuvien vaatimusten hallintaan kehittäjien, suunnittelijoiden, laadunvarmistustestaajien ja sidosryhmien kesken.
• Markkinointikampanjan julkaisu: Kampanjaa käynnistävä markkinointitiimi voi käyttää projektinhallintaa sisällön, suunnittelun, hyväksyntöjen, mainonnan, sähköpostin, sosiaalisen median ja julkaisun määräaikojen koordinointiin eri osastojen kesken.
• Operatiivisten prosessien kehitysprojekti: Uutta työnkulkua tai varastonhallintajärjestelmää käyttöön ottava operatiivinen tiimi voi käyttää hybridilähestymistapaa käyttöönottosuunnittelun, koulutuksen, dokumentaation, toimittajien ja toimintojen välisen käyttöönoton koordinointiin.

Projektinhallinnan parhaat työkalut

Projektinhallintatyökalut auttavat tiimejä suunnittelemaan työtä, hallitsemaan resursseja, tekemään yhteistyötä, seuraamaan edistymistä ja raportoimaan toimitusten tehokkuudesta. Jotkin työkalut on rakennettu kaikenkattaviksi projektinhallinta-alustoiksi, kun taas toiset ovat erikoistuneet esimerkiksi aikataulutukseen, resurssisuunnitteluun, raportointiin tai ketterään toimitukseen.

Työkalutyyppi	Mihin se auttaa
Projektinhallintaohjelmisto	Projektien suunnitteluun, työn jakamiseen ja edistymisen seurantaan
Resurssienhallintaohjelmisto	Työkuormien, kapasiteetin ja tiimin saatavuuden hallintaan
Tehtävienhallintaohjelmisto	Tehtävien, prioriteettien ja työnkulkujen järjestämiseen
Yhteistyötyökalut	Viestintään, dokumentointiin ja tiimin koordinointiin
Aikataulutusohjelmisto	Aikataulujen, riippuvuuksien ja välitavoitteiden hallintaan
Raportointityökalut	Avainlukujen, riskien ja projektin tilan seurantaan
Ketterän projektinhallinnan työkalut	Sprinteihin, työjonoihin ja Kanban-työnkulkuihin
Projektisalkun hallintaohjelmisto	Useiden projektien ja strategisten prioriteettien hallintaan

Miten oppia projektinhallintaa

Jos olet kokenut projektipäällikkö ja haluat kehittää taitojasi tai olet aloitteleva ja haluat päästä alalle, voit harkita muutamia erilaisia tapoja oppia projektinhallintaa. 

Näihin kuuluvat muun muassa:

• The Digital Project Managerin digitaalisen projektinhallinnan sertifikaatti
• PMI:n projektinhallinnan ammattilaisen sertifiointi (PMP-sertifiointi)
• Sertifioitu ScrumMaster (CSM)
• Projektinhallintatyökalujen sertifioinnit (esimerkiksi Atlassian tarjoaa useita kursseja, jotka on suunniteltu Jira-osaamisen kehittämiseen.)

Projektinhallinnan tulevat trendit

Miten odotamme projektinhallinnan kehittyvän tulevaisuudessa? Tässä on kolme projektinhallinnan trendiä, jotka todennäköisesti vaikuttavat alaan:

• Kehittyvät digitaaliset työkalut ja teknologiat: Zion Market Researchin tutkimuksen mukaan maailmanlaajuisen projektinhallintaohjelmistoalan odotetaan kasvavan 10 % vuosittain vuosina 2022–2030. Markkinoiden muuttuessa yhä kilpailullisemmiksi projektipäälliköiden on pystyttävä arvioimaan, priorisoimaan ja ottamaan käyttöön teknologiaratkaisuja työnkulkujen optimointia ja resurssisuunnittelun parantamista varten.
• Tekoälyn yleistyminen: Projektipäälliköt voivat käyttää generatiivisen tekoälyn työkaluja, kuten OpenAI:n ChatGPT:tä ja muita vaihtoehtoja, rutiinitehtävien suorittamiseen, esimerkiksi projektien jälkiarviointien palautteen tiivistämiseen. Projektipäälliköiden on oltava riittävän perehtyneitä tietääkseen, miten nämä työkalut voivat auttaa heitä, ja ymmärrettävä myös niiden mahdolliset ongelmakohdat (esim. vältettävä luottamuksellisten tietojen syöttämistä).
• Strategisten projektipäälliköiden kasvava kysyntä: Tämä saattaa liittyä tekoälyn yleistymiseen projektinhallinnassa alemman tason tehtävien automatisoimiseksi. Organisaatiot etsivät yhä useammin projektipäälliköitä, jotka tuovat lisäarvoa liiketoimintatuntemuksensa avulla. Yritysten pyrkiessä kasvamaan projektipäälliköt voivat auttaa organisaatioita ymmärtämään prosessiensa heikkoudet, laatimaan vankkoja liiketoimintatavoitteita ja edistämään sidosryhmien sitoutumista, jotta asiat saadaan tehdyiksi.

Usein kysyttyä projektinhallinnasta

Alla on joitakin usein kysyttyjä kysymyksiä projektinhallinnasta.

Onko projektinhallinta hyvä urapolku?

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu tiimien johtaminen, tulosten saavuttamisen edistäminen sekä prosessien ja työnkulkujen suunnittelu. Projektinhallinnan taidoille on jatkossakin kysyntää riippumatta siitä, muuttuvatko projektipäällikön päivittäiset tehtävät ajan mittaan. Työskentely ihmisten kanssa on kiinnostavaa, palkitsevaa ja jatkuvasti muuttuvaa, mikä tekee projektinhallinnasta innostavan ja jatkuvasti kehittyvän työn.

Käytetäänkö projektinhallintaa vain suurissa projekteissa?

Ei. Projektinhallintaa voidaan käyttää kaikenkokoisissa projekteissa pienistä sisäisistä prosessien parannuksista suuriin, useita tiimejä ja sidosryhmiä koskeviin monialaisiin hankkeisiin.

Miten tiimit hallitsevat projektien riippuvuuksia?

Tiimit hallitsevat riippuvuuksia tunnistamalla toisiinsa liittyvät tehtävät ajoissa, koordinoimalla aikatauluja tiimien välillä, seuraamalla etenemisen esteitä ja pitämällä näkyvyyden siihen, miten yhdellä alueella tapahtuvat viivästykset vaikuttavat muihin alueisiin.

Mitä seuraavaksi?

Jos haluat oppia lisää projektinhallinnan uran kehittämisestä, tilaa The Digital Project Manager -uutiskirje.