Projectworksin tekoälyominaisuudet: sulautetuista työnkuluista agenttipohjaiseen resursointiin
Alusta loppuun: Projectworksin tekoäly yhdistää tarjoukset, toimituksen, resursoinnin, taloushallinnon ja laskutuksen vähentäen päällekkäistä työtä konsultointitoiminnassa.
Ihmisen hallinta: Kea ehdottaa henkilöstömuutoksia ja tuo ristiriidat esiin, mutta esihenkilöt hyväksyvät toimenpiteet ennen operatiivisten tietojen muuttamista.
Nopeampi suunnittelu: Resurssisuunnittelusta tulee nopeammin reagoivaa, kun kehotteilla tunnistetaan ylibuukkaus, poissaolot ja aikataulumuutokset.
Sisäänrakennetut suojatoimet: Olemassa olevat käyttöoikeudet siirtyvät yhdistettyihin tekoälytyökaluihin, mikä rajoittaa arkaluonteisten tietojen käyttöä ja edellyttää useimpien päivitysten hyväksyntää.
Mitattava kasvu: Historialliset tiedot ja konsultointiosaaminen tarjoavat tekoälylle hyödyllisen kontekstin heti, ja parempi henkilöstöresurssien kohdentaminen voi parantaa käyttöastetta ja kasvua.
Katso, miten Projectworks käyttää tekoälyä tarjouksissa, resurssienhallinnassa ja työajanseurannassa vähentääkseen konsulttiyritysten laskuttamatonta hallinnollista työtä ja pitääkseen ihmiset jokaisen päätöksen ohjaksissa.
—----------------------------
Konsulttiyritykset on rakennettu palvelemaan asiakkaita, ei pyörittämään itseään. Projectworksin tekoäly on suunniteltu korjaamaan tämä puute hoitamalla taustatoimet, joihin kokeneilla työntekijöillä ei joko ole aikaa tai jotka he hiljaisesti laiminlyövät.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projectworks asemoi itsensä konsultoinnin kasvualustaksi: yksi järjestelmä kattaa tarjoukset, sopimukset, projektit, taloushallinnon, resurssisuunnittelun, työajanseurannan, kulut ja laskutuksen. Tämä kokonaisvaltainen rakenne tekee sen tekoälystä hyödyllisen. Sen sijaan, että erillisiin työkaluihin lisättäisiin chatbot, Projectworks soveltaa tekoälyä alustalla, joka sisältää jo yrityksen kaupallisen, operatiivisen ja taloudellisen kokonaiskuvan.
Mielestäni useimmat palveluyritykset ovat todella huonoja pyörittämään omaa yritystään. Ne käyttävät kaiken aikansa laskutettavaan työhön, eikä kenelläkään ole aikaa työskennellä taustatoimien parissa. Silti sitä on tehtävä.
Mark Orttung, joka on kolmen vuosikymmenen ajan rakentanut teknologia-alustoja ja johtanut konsulttiyrityksiä, esitteli alustan tekoälyominaisuuksia Tekoälyn tulevaisuus projektinhallinnassa -esittelyssä. Hän kuvasi Projectworksin lähestymistapaa kolmen toimintatavan kautta: työnkulkuun upotettu tekoäly, kehotteilla ohjattava agenttikäyttöliittymä ja liitäntä mihin tahansa tekoälyalustaan, jota tiimisi jo käyttää. Tässä on yleiskatsaus siihen, mitä Projectworksin tekoäly voi tehdä.
Syvällinen katsaus Projectworksin tekoälyominaisuuksiin
1. Tarjoukset: työnkulkuun upotettu tekoäly
Ensimmäinen toimintatapa on tekoäly, jota tuskin huomaa. Projectworksin tarjoustyökalu, jota kehitettiin parinsadan yrityksen yksityisessä beetatestissä, toimii konsultointiin keskittyvässä CRM-järjestelmässä, jossa on myyntiputki, vaiheiden seuranta ja koontinäyttö, joka tiivistää jokaisen kaupan tilanteen.
Jokaisen kaupan keskiössä on itse tarjous. Tekoäly poimii asiakirjasta keskeiset muuttujat, jotta niitä voidaan muuttaa kerran ja muutokset kulkevat läpi koko tarjouksen. Älykkäät lohkot, kuten hinnoittelutaulukot ja sähköiset allekirjoitukset, lisäävät jäsenneltyä tietoa, joka siirtyy myöhempiin vaiheisiin. Tiimit voivat myös ladata aiemmin voittamiaan tarjouksia, ja järjestelmä käyttää tekoälyä niiden pilkkomiseen uudelleenkäytettäviksi sisältölohkoiksi.
Kun tarjous on allekirjoitettu, projekti voidaan luoda suoraan kaupasta. Projekti sisältää tarjouksen perusteella valmiiksi täytetyn budjetin, joten tiedot kulkevat myynnistä toimitukseen ilman uudelleensyöttöä.
Ihmisen valvonta on tässä keskeinen suunnitteluperiaate. Sisältölohkoja voidaan muokata ja lukita käyttöoikeuksilla (esimerkiksi ehdot ja edellytykset), yritykset voivat aloittaa vakiomalleista, ja henkilö tarkistaa jokaisen tarjouksen ennen sen jakamista.
Tarjoukset ovat luultavasti yksi viimeisistä asioista, joita tulet koskaan tekemään ilman ihmistä mukana prosessissa. Niiden on näytettävä täydellisiltä ja oltava oikein. Teet asiakkaalle taloudellisen sitoumuksen.
Näin saat eniten hyötyä tekoälyavusteisista tarjouksista:
- Syötä sisältökirjastoon aiemmat voitot: Jo hyväksyttyjen tarjousten lataaminen antaa järjestelmälle todistetusti toimivaa materiaalia uudelleenkäyttöä varten.
- Lukitse se, minkä ei pitäisi muuttua: Aseta lakiehdoille ja muulle vakiomuotoiselle sisällölle käyttöoikeudet, jotta tiimi ei muokkaa niitä omin päin ilman hyväksyntää.
- Rakenna yritykselle mallipohja: Jos kolme kymmenestä osiostasi on lähes aina samanlaisia, tee niistä osa mallipohjaa.
- Muunna voitot suoraan projekteiksi: Projektin luominen allekirjoitetusta tarjouksesta pitää budjetit yhdenmukaisina myynnin ja toimituksen välillä.
2. Kea: Toimijapohjainen käyttöliittymä resurssisuunnitteluun
Toinen toimintatapa on Projectworksin tekoälyagentti Kea, joka näkyy tällä hetkellä näkyvimmin resurssisuunnittelussa.
Resursointinäyttö tarjoaa visuaalisen näkymän yritykseen: yhteenvetokaavion, jossa verrataan laskutettavaa työtä yrityksen laskutustavoitteeseen, sekä lämpökartan, joka näyttää, ketkä ovat kapasiteettinsa ylärajalla, ketkä ovat aliresursoituja ja ketkä ylibuukattuja. Kea tuo saman datan päälle kehotekäyttöliittymän.
Esittelyn aikana yksinkertainen kysymys siitä, ketkä olivat tietyn viikon osalta ylibuukattuja, palautti kapasiteetin ylitysten lisäksi myös poikkeustapauksia, kuten konsultin, jolle oli varattu tunteja suunnitellun loman aikana. Monimutkaisemmassa kehotteessa Keaa pyydettiin käsittelemään tilanne, jossa tiimin jäsen ei ollut käytettävissä kahteen viikkoon; Kea ehdotti hänen tuntiensa jakamista kolmelle kollegalle ja odotti hyväksyntää ennen muutosten tekemistä. Toisessa esimerkissä asiakas halusi aloittaa kaksi viikkoa myöhemmin, ja tämä käsiteltiin pyytämällä Keaa siirtämään koko projektia sen sijaan, että jokainen henkilö olisi siirretty rivi riviltä.
"Pyrimme kohtaamaan sinut siellä, missä olet. Jos haluat työskennellä visuaalisessa käyttöliittymässä, teemme niin. Jos haluat työskennellä kehotekäyttöliittymässä, teemme niin."
— Mark Orttung, toimitusjohtaja, Projectworks
Numeroiden lisäksi Orttung huomautti, että kielimallit soveltuvat hyvin myös laadullisiin signaaleihin, kuten ihmisten välisen viestinnän sävyyn. Resurssipäälliköt hyödyntävät tällaisia tietoja usein kapasiteettidatan rinnalla.
Näin pääset alkuun Kean kanssa:
- Kysy asioita, joita normaalisti selvittäisit itse: Ylibuukkaukset, aukot ja ristiriidat voidaan tuoda esiin yhdellä kehotteella lämpökartan selaamisen sijaan.
- Käytä sitä uudelleensuunnitteluun: Poissaolot ja asiakkaiden päivämäärämuutokset ovat juuri sellaisia usean henkilön muutoksia, joita Kea voi ehdottaa yhdellä kertaa.
- Pidä hyväksynnät käytössä luottamuksen rakentamisen ajan: Kea voidaan määrittää toimimaan ilman hyväksyntää, mutta hyväksynnän pyytäminen antaa sinulle mahdollisuuden tarkistaa jokaisen muutoksen.
3. MCP-yhdistin: työskentely Projectworksin kanssa Claudesta käsin
Kolmas toimintatapa tuo Projectworksin tiimien jo käyttämiin tekoälytyökaluihin. MCP-yhdistimen kautta käyttäjät voivat lukea Projectworksin tietoja ja tehdä niihin muutoksia Claudesta käsin.
Esittelyssä Claude luki yhteenvedon tiimin seurantakokouksesta (sellaisen, jonka useimmat tekoälypohjaiset muistiinpanotyökalut jo tuottavat) ja käytti sitä kahden konsultin työaikakirjausten luonnosteluun heidän viikostaan kertomiensa tietojen perusteella. Kun kahdella työaikakoodilla oli sama nimi, Claude kysyi, kumpaa niistä oli tarkoitus käyttää. Kuten Orttung huomautti, ihmiset eivät kokouksissa viittaa projektikoodeihin, vaan kuvailevat työtä, joten tekoäly tarvitsee toisinaan apua näiden kahden yhdistämisessä.
Projectworksin päivittäminen näytti työaikakirjaukset täytettyinä ja valmiina kunkin konsultin tarkistettaviksi.
Näin saat eniten irti MCP-yhdistimestä:
- Ota käyttöön jo käyttämäsi työkalut: Sen sijaan, että Projectworks rakentaisi oman muistiinpanotyökalunsa, voit tuoda käyttöön tiimisi suosiman työkalun.
- Määritä käyttöoikeudet harkiten: Päätä erikseen, kuinka paljon vapautta LLM:lle annetaan tietojen lukemiseen ja kuinka paljon niiden kirjoittamiseen.
- Varaudu tarkentaviin kysymyksiin: Puhuttujen kuvausten ja järjestelmätietojen välinen epäselvyys on normaalia, ja sen nopea ratkaiseminen pitää kirjaukset täsmällisinä.
4. Hallinto ja käyttöoikeuksien hallinta
Kun tekoäly ottaa hoitaakseen yhä enemmän operatiivista työtä, hallinta nousee luonnollisesti keskeiseksi huolenaiheeksi. Projectworksin vastaus on, että tekoäly ei koskaan näe enempää kuin käyttäjä.
Kun joku muodostaa yhteyden MCP:n kautta, hän kirjautuu sisään omana itsenään, ja kaikki olemassa olevat käyttöoikeudet ovat voimassa. Projektipäällikkö, joka voi nähdä tiiminsä työaikakirjaukset, voi antaa Clauden päivittää niitä; samalla tavalla toimiva yksittäinen konsultti näkisi pääasiassa vain omat tietonsa. Arkaluonteiset tiedot, kuten kustannushinnat, jotka kuuluvat usein yrityksen rajoitetuimmin saatavilla oleviin tietoihin, pysyvät piilossa kaikilta, joilla ei ole niihin käyttöoikeutta.
Ylläpitäjät hallitsevat tätä tarkkarajaisella käyttöoikeuksien hallintajärjestelmällä, joka ulottuu laajoista käytössä/pois käytöstä -asetuksista yksityiskohtaisiin lisäasetuksiin. Nämä asetukset koskevat tekoälyä samalla tavalla kuin verkkokäyttöliittymääkin. Kirjoitustoiminnot edellyttävät lähes aina nimenomaista hyväksyntää, ja hylättyyn ehdotukseen voi palata myöhemmin suorittamalla kehotteen uudelleen.
Hallinnan säilyttäminen tekoälyn ottaessa hoitaakseen yhä enemmän:
- Luota olemassa oleviin käyttöoikeuksiin: Projectworksissa määritetyt käyttöoikeussäännöt siirtyvät automaattisesti Keaan ja yhdistettyihin LLM:iin.
- Suojaa kustannustiedot: Pidä katteeseen vaikuttavat tiedot vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka niitä tarvitsevat.
- Keskeytä epävarmoissa tilanteissa: Peruuta ehdotettu muutos, tarkista taustalla olevat tiedot ja palaa hyväksymään muutos, kun olet varma siitä.
5. Projectworks-menetelmä: konsultointiosaamista tarvittaessa
Kean erottaa yleiskäyttöisestä avustajasta, joka käyttää lähtöaineistonaan sekalaisia laskentataulukoita, Projectworks-menetelmä. Se on tietopohja, joka perustuu tiimin yli 150 vuoden yhteenlaskettuun konsultointikokemukseen. Orttung, jonka ensimmäinen työpaikka oli Accenturella työskentely yrityksen menetelmien parissa, kuvaili sitä toimintakäsikirjaksi, jonka Kea on omaksunut ja jota se voi hyödyntää juuri silloin, kun sitä tarvitaan.
6. Historiatietojen siirto: hyödyllinen ensimmäisestä päivästä lähtien
Yksi tekoälytyökaluihin liittyvä yleinen kysymys on, kuinka paljon tietoa ne tarvitsevat, ennen kuin niiden suosituksiin kannattaa luottaa. Projectworks ratkaisee tämän käyttöönoton yhteydessä tuomalla yrityksen historian järjestelmään: aiemmat projektit, asiakkaat, työaikakirjaukset ja laskut, usein laskentataulukoista eikä olemassa olevasta alustasta. Näin Kealla on alusta alkaen käytettävissään merkityksellistä kontekstia sen sijaan, että se joutuisi oppimaan kaiken alusta.
Miksi sillä on merkitystä: kasvua edistävät toiminnot
Orttung näkee toiminnan kitkan syntyvän ennakoitavissa vaiheissa. Kun liikevaihto on noin $5–$8 miljoonaa, perustajista tulee pullonkaula ja heidän on jaettava tietoa laajemman tiimin kanssa. Kun liikevaihto on jossain $25–$35 miljoonan välillä, myös johtamista on hajautettava. Projektien taloustiedot pettävät yleensä ensimmäisinä, ja resurssienhallinta seuraa perässä, kun kaikkien osaamisen tunteva henkilö ei enää pysy tehtävän tasalla.
Projectworksin omat tiedot osoittavat, mitä paremmalla toiminnalla voidaan saavuttaa. Asiakkaat, jotka suunnittelevat resurssit kaksi kuukautta etukäteen, saavuttavat noin 8 % paremman käyttöasteen, hieman alle 25 % suuremman liikevaihdon työntekijää kohden ja noin 20–25 % nopeamman kasvun kuin ne, jotka eivät tee niin. Suuri osa tästä perustuu aloituspäivien ja henkilöstöresurssien yhteensovittamiseen: kahdeksan hengen tiimi, joka on toimettomana kolme viikkoa 33 %:n katteella, tarvitsee yhdeksän laskutettavaa viikkoa päästäkseen edes omilleen.
Tekoälyn sijoitetun pääoman tuottoa mittaaville yrityksille Orttung ehdottaa, että aloitetaan säästetystä ajasta, erityisesti tarjousten parissa, joissa senioritason työntekijät käyttävät tuntikausia aiemman sisällön etsimiseen. Sen jälkeen voidaan seurata voittoprosenttia toisen asteen hyötynä.
Projectworksin tekoälyominaisuudet verrattuna muihin työkaluihin
Projectworksin lähestymistapa keskittyy yhdistämään asiakkaan koko elinkaaren sen sijaan, että optimoitaisiin vain yksi sen osa.
- Yritykset käyttävät usein CRM-järjestelmää ja erillistä resursointijärjestelmää, joita ei ole integroitu kunnolla, joten myyntiputkea koskevat oletukset ja toimitussuunnitelmat erkanevat toisistaan.
- Yleiskäyttöiset LLM:t voivat analysoida vietyjä laskentataulukoita, mutta niiltä puuttuvat sisäänrakennettu konsultointimenetelmä ja yrityksen reaaliaikaiset käyttöoikeusvalvonnat.
- Projectworks yhdistää tarjoukset, sopimukset, projektien taloustiedot, resursoinnin ja laskutuksen yhteen järjestelmään ja hyödyntää tekoälyä tämän yhdistetyn kontekstin pohjalta.
Tuloksena on tekoäly, joka voi muuttaa allekirjoitetun tarjouksen budjetoiduksi projektiksi, auttaa resursoimaan projektin, seuraamaan sen etenemistä ja laskuttamaan siitä ilman tietojen yhteensovittamista eri työkalujen välillä.
Mitä seuraavaksi Projectworksin tekoälyssä?
Kea aloitti resurssien suunnittelusta ja työaikakirjauksista ja laajenee nyt koko tuotteeseen nopeammin kuin tiimi oli suunnitellut, osittain siksi, että Projectworks käyttää tekoälyä tuotteen rakentamiseen.
Orttung kuvailee suuntaa tallennusjärjestelmän ja toimintajärjestelmän yhdistelmänä: Projectworks säilyy totuuden lähteenä sille, mitä työtä tehtiin ja oliko se kannattavaa, kun taas Kea tekee yhä enemmän työn itse aina työaikakirjausten täyttämisestä laskujen valmisteluun ja tarjousten tukemiseen.
Olemme paikka, jossa voimme olla totuuden lähde. Ja nyt meillä on se, mistä puhumme toimintajärjestelmänä, jossa yritämme tehdä työn puolestasi.
Pidemmälle tulevaisuuteen katsoessaan Orttung odottaa työaikakirjausten olevan ensimmäisiä tehtäviä, joita ihmiset lopettavat tekemästä manuaalisesti. Tekoäly laatii luonnokset tikettien, kalenterien ja tilannekatsausten perusteella konsulttien tarkistettaviksi. Myös tarjouksiin liittyvän rutiinityön, kuten sen selvittämisen, kuka rakensi mitäkin kaksi viikkoa sitten, pitäisi seurata perässä. Näin tiimit voivat keskittyä vakuuttavan tarinan rakentamiseen.
Hän vertaa nykyhetkeä sähkön saapumiseen tehtaisiin. Ensimmäinen askel olivat hehkulamput; seuraavana tulivat yhteiset moottorit; vasta myöhemmin kokoonpanolinja muutti koko prosessin ajattelutavan. Hänen mukaansa useimmat yritykset ovat tekoälyn kanssa edelleen hehkulamppuvaiheessa, ja Projectworks pyrkii auttamaan niitä suunnittelemaan uudelleen, miten ne hankkivat, toimittavat ja laskuttavat työnsä alusta loppuun.
Jos haluat tietää lisää siitä, miten Projectworks hyödyntää tekoälyä konsulttiyritysten toiminnan tehostamiseen, tutustu siihen täällä.
