Mikä on resurssi projektinhallinnassa? 7 keskeistä tyyppiä
Mitä resurssi projektinhallinnassa tarkalleen ottaen tarkoittaa? Pohjimmiltaan se on mikä tahansa hyödyke, joka auttaa suorittamaan tehtävän.
Resurssit ovat projektipäälliköille tärkeitä – ilman niitä vaarana on, ettei projektin loppuun saattamiseen ole riittävästi työvoimaa, laitteita ja materiaaleja, rahaa, palveluita, tilaa ja/tai aikaa. Tämä voi johtaa kustannusten ylittymiseen, riippuvuuksien huomiotta jäämiseen tai aikatauluviivästyksiin ja mahdollisesti projektin epäonnistumiseen.
Saatavilla on useita hyödyllisiä resurssienhallintaohjelmistoalustoja, jotka auttavat tehostamaan resurssienhallintaprosessia ja seuraamaan resurssien käyttöä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä resurssi on?
Projektinhallinnassa resurssilla tarkoitetaan kaikkea, mitä tarvitaan projektin onnistuneeseen loppuun saattamiseen. Tähän kuuluvat raaka-aineet, toiminnan tarvikkeet, rahoitus, henkilöstö, teknologia sekä kaikki muut projektin toteutuksen aikana tarvittavat tuotteet tai palvelut.
Resurssit voivat olla projektikohtaisia tai niitä voidaan käyttää useissa projekteissa. On tärkeää arvioida tarkasti onnistuneen projektisuunnitelman laatimiseen ja toimituksiin tarvittavat resurssit ennen työn aloittamista. Näin voit laatia asianmukaisen budjetin ja varmistaa, että käytettävissäsi on työn toteuttamiseen tarvittavat projektiryhmän jäsenet, laitteet ja niin edelleen.
Jos esimerkiksi suunnittelet verkkosivuston julkaisua, sinun on otettava huomioon, ketkä työskentelevät projektin parissa ja millaista osaamista heillä on, ovatko henkilöt yrityksen omaa henkilöstöä vai alihankkijoita, tarvittavien työkalujen lisenssikustannukset, mahdollinen tarvittava laitteisto (kuten testauslaitteet) sekä työntekopaikka käytettävissä olevan budjetin ja projektin virstanpylväiden kontekstissa.
Digitaalisten projektien hallinnan 6 resurssityyppiä
Projektin resurssit voivat liittyä materiaaleihin, talouteen tai henkilöstöön. Resurssityyppejä ovat muun muassa:
1. Työvoima
Työvoima kattaa projektin loppuun saattamiseen tarvittavan henkilöstön. Henkilöstöön voivat kuulua yrityksen työntekijät tai ulkopuoliset alihankkijat, jotka on palkattu tiettyihin tehtäviin tai toimintoihin (katso lisätietoja ulkopuolisten tahojen kanssa työskentelystä kohdasta Palvelut).
Projektipäälliköiden tulisi määrittää sidosryhmien kanssa, kuinka paljon henkilöresursseja, kuinka suurella ajankäytön osuudella ja millä osaamisella projektitehtävien suorittamiseen tarvitaan. Huomaa: kaikkia projektiin osallistuvia ei tarvita jokaiseen tehtävään.
Arvioituaan projektin laajuuden ja työmäärän projektipäällikkö ryhtyy suunnittelemaan resursseja projektin virstanpylväiden ja resurssien saatavuuden perusteella. Käytettävissä olevien resurssien seuranta auttaa ehkäisemään ylikuormittamista ja loppuun palamista.
2. Laitteet ja materiaalit
Laitteet ja materiaalit kattavat projektissa tarvittavat monenlaiset tarvikkeet. Nämä ovat resursseja, jotka kuluvat projektin toteutuksen aikana.
Digitaalisissa projekteissa näihin voivat kuulua laitteistot, kuten tietokoneet tai palvelimet, sekä toimistotarvikkeet. Rakennusalan resurssienhallinnassa kyse voi olla kaikesta tuotantolaitteista valmistusprosessissa tarvittaviin raaka-aineisiin ja ajoneuvoihin – kaikesta, mitä työn suorittamiseen tarvitaan.
Samaa laitteistoa voidaan käyttää useissa eri projekteissa projektisalkun sisällä. Projektien määrän kasvaessa myös laitteiden tarve kuitenkin lisääntyy.
3. Raha
Jokainen projektipäällikkö tietää, että projektibudjetit ovat olennaisen tärkeitä. Tämä johtuu siitä, että taloudellisia resursseja tarvitaan muuntyyppisten projektien resurssien hankkimiseen. Projektikustannusten hallitsemiseksi ja organisaatiosi asettamien kannattavuustavoitteiden saavuttamiseksi ilmoitetussa budjetissa pysyminen on olennaista projektin onnistumisen kannalta – erityisesti silloin, kun yrität hallita useita projekteja samanaikaisesti.
4. Tila
Tilalla tarkoitetaan fyysisiä sijainteja, jotka vuokrataan tai joita tiimi käyttää harkintansa mukaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi aiemman vuokralaisen kanssa jaetut toimitilat tai mikä tahansa tietyn työn vaatimuksiin liittyvä työmaa. Tilantarpeet tulee kartoittaa projektin eri vaiheissa, ja tilat tulee yleensä varata hyvissä ajoin etukäteen niiden suhteellisen rajallisen saatavuuden vuoksi.
5. Palvelut
Ulkopuoliset toimittajat ovat resurssi monissa projekteissa. Jos yrityksellä ei ole ennestään tarvittavaa henkilöstöä projektin laajuuteen kuuluvien sovittujen palvelujen toimittamiseen, kyseisen palvelun hankkiminen kolmannelta osapuolelta voi olla tarpeen.
Toimittajat ovat ulkopuolisia tahoja, jotka tarjoavat projektissa käytettäviä tuotteita tai palveluja (lue lisää toimittajahallinnasta ja alihankkijoiden hallinnasta). Esimerkkejä ovat IT-ammattilainen tai graafinen suunnittelija. Digitaalisissa projekteissa palveluihin voivat kuulua myös ohjelmistotyökalujen lisenssikustannukset, palvelinmaksut tai oikeudellinen apu tehtävissä, joihin liittyy merkittävä vastuu.
6. Aika
Projektin suorittamiseen käytettävissä oleva aika määrittää toimintatavat, joita noudatat projektin hallinnassa. Sen ymmärtäminen, että käytettävissä oleva aika voi ongelmien ilmetessä olla rajallinen, on keskeistä ketteryyden säilyttämisen ja projektin aikataulussa pitämisen kannalta.
Mitä resurssienhallinta on?
Projektin resurssienhallinta on prosessi, jossa hankitaan, käytetään ja seurataan tietyn projektin loppuun saattamiseen tarvittavia resursseja alusta loppuun.
Tässä on yhteenveto prosessista:
- Resurssisuunnittelun aikana resurssienhallintasuunnitelman laatiminen ja sen noudattaminen auttaa resurssipäälliköitä luomaan edellytykset onnistumiselle. Projektipäälliköt voivat käyttää resurssiennustamista pitääkseen nykyiset ja tulevat projektit ajan tasalla. Tämä voidaan tehdä yksittäistä projektia tai useita projekteja samanaikaisesti varten.
- Projektin elinkaaren toteutus- ja seurantavaiheissa työkalut, kuten Gantt-kaaviot, työn ositusrakenteet, resurssien seuranta ja muut tietojen visualisoinnit, auttavat pysymään selvillä resurssien saatavuudesta ja mittaamaan projektin edistymistä suhteessa virstanpylväisiin ja tavoitteisiin.
- Voit käyttää myös resurssienhallintatekniikoita, kuten resurssien tasaamista, tehokkaan resurssiaikataulun laatimiseen.
- Älykäs resurssien kohdentaminen auttaa varmistamaan, että projektin vaatimukset täyttyvät ajallaan ja budjetissa pysyen. Käyttämällä erilaisia resurssien kohdentamismenetelmiä projektipäälliköt voivat varmistaa, että oikeat resurssit ovat saatavilla aina tarvittaessa.
Miksi resurssit ovat tärkeitä projektinhallinnassa?
Ilman riittäviä resursseja projektipäällikön voi olla vaikeaa saavuttaa projektin tavoitteet projektin aikataulun puitteissa. Resurssien epäasianmukainen kohdentaminen resurssikalenteria laadittaessa voi johtaa viivästyksiin, puutteisiin tai, mikä vielä pahempaa, projektien epäonnistumiseen.
Hallitsemasi projektin tyypistä riippuen voidaan tarvita erilaisia resursseja. Esimerkiksi joissakin projekteissa, kuten rakennusalalla, laitteita tai materiaaleja koskevat tarpeet voivat olla yksityiskohtaisempia kuin muissa projekteissa, tai niissä voidaan tarvita erityisiä rakennusprojektien hallinnan ohjelmistoratkaisuja. Jokaisella resurssityypillä on oma roolinsa onnistuneen projektituloksen varmistamisessa. Samoin logistiikkaprojekteihin liittyy usein monimutkaisia materiaalinkäsittelyä, kuljetusten koordinointia ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia, minkä vuoksi resurssienhallinta on erityisen tärkeää toimitusviiveiden tai sääntelyyn liittyvien seuraamusten välttämiseksi.
Lue täältä lisää siitä, miksi tehokas resurssienhallinta on tärkeää projektinhallinnassa.
Mitä seuraavaksi?
Aloita resurssiesi seuranta projektinhallintaohjelmistolla, resurssien ajoitusohjelmistolla tai maksuttomalla resurssienhallintatyökalulla. Etsitkö oikeaa resurssienhallintatyökalua? Tutustu tähän resurssienhallintaohjelmiston esittelyoppaaseen, joka auttaa sinua tekemään tietoon perustuvan päätöksen.
