Mikä on resurssi projektinhallinnassa? 7 keskeistä tyyppiä
Mikä projektiresurssi tarkalleen ottaen on? Pohjimmiltaan se on millainen tahansa hyödyke, joka auttaa suorittamaan tehtävän.
Resurssit ovat projektipäälliköille tärkeitä – ilman niitä vaarana on, ettei projektin loppuun saattamiseen ole riittävästi työvoimaa, laitteita ja materiaaleja, rahaa, palveluita, tilaa ja/tai aikaa. Tämä voi johtaa kustannusten ylittymiseen, riippuvuuksien toteutumatta jäämiseen tai aikatauluviivästyksiin ja mahdollisesti projektin epäonnistumiseen.
Saatavilla on useita hyödyllisiä resurssienhallintaohjelmistoalustoja, jotka auttavat tehostamaan resurssienhallintaprosessia ja seuraamaan resurssien käyttöä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on resurssi?
Projektinhallinnassa resurssilla tarkoitetaan mitä tahansa, mitä tarvitaan projektin onnistuneeseen loppuun saattamiseen. Näihin kuuluvat raaka-aineet, toiminnan tarvikkeet, rahoitus, henkilöstö, teknologia sekä kaikki muut projektin toteutuksen aikana tarvittavat tuotteet tai palvelut.
Resurssit voivat olla projektikohtaisia tai niitä voidaan käyttää useissa projekteissa. On tärkeää arvioida tarkasti resurssit, joita tarvitaan onnistuneen projektisuunnittelun toteutussuunnitelman ja tuotosten laatimiseen ennen työn aloittamista. Näin voit budjetoida asianmukaisesti ja varmistaa, että käytettävissäsi on työn toteuttamiseen tarvittavat projektiryhmän jäsenet, laitteet ja niin edelleen.
Jos esimerkiksi suunnittelet verkkosivuston julkaisua, sinun on otettava huomioon, ketkä työskentelevät projektissa ja millaista osaamista heillä on, ovatko työntekijät yrityksen omaa henkilöstöä vai alihankkijoita, tarvittavien työkalujen lisenssikustannukset, mahdolliset tarvittavat laitteistot (kuten testauslaitteet) sekä se, missä työ tehdään käytettävissä olevan budjetin ja projektin virstanpylväiden puitteissa.
Digitaalisen projektinhallinnan kuusi resurssityyppiä
Projektin resurssit voivat liittyä materiaaleihin, talouteen tai henkilöstöön. Resurssityyppejä ovat:
1. Työvoima
Työvoima kattaa projektin loppuun saattamiseen tarvittavan henkilöstön. Henkilöstöön voi kuulua yrityksen työntekijöitä tai ulkopuolisia, tiettyihin tehtäviin tai toimintoihin palkattuja alihankkijoita (lisätietoja ulkopuolisten tahojen kanssa työskentelystä on kohdassa Palvelut).
Projektipäälliköiden tulee työskennellä sidosryhmien kanssa määrittääkseen, kuinka paljon henkilöresursseja tarvitaan, kuinka suuren osan ajasta ja millaista osaamista käyttäen projektitehtävien suorittamiseen. Huomautus: kaikkia projektiin osallistuvia ei tarvita jokaisessa tehtävässä.
Arvioituaan projektin laajuuden ja työmäärän projektipäällikkö ryhtyy suunnittelemaan resursseja projektin virstanpylväiden ja resurssien saatavuuden perusteella. Saatavilla olevien resurssien seuraaminen auttaa ehkäisemään ylikuormitusta ja loppuunpalamista.
2. Laitteet ja materiaalit
Laitteet ja materiaalit kattavat projektissa tarvittavat monenlaiset tarvikkeet. Nämä ovat resursseja, jotka kuluvat projektin toteutuksen aikana.
Digitaalisissa projekteissa näihin voivat kuulua laitteistot, kuten tietokoneet tai palvelimet, sekä toimistotarvikkeet. Rakentamisen resurssienhallinnassa kyse voi olla kaikesta valmistuslaitteista valmistusprosessissa tarvittaviin raaka-aineisiin ja ajoneuvoihin – kaikesta työn suorittamiseen tarvittavasta.
Samoja laitteita voidaan käyttää useissa eri portfolioon kuuluvissa projekteissa. Projektien määrän kasvaessa myös laitteiden tarve kuitenkin kasvaa.
3. Raha
Jokainen projektipäällikkö tietää, että projektibudjetit ovat välttämättömiä. Tämä johtuu siitä, että taloudellisia resursseja tarvitaan muuntyyppisten projektien resurssien hankkimiseen. Projektikustannusten säätelemiseksi ja organisaatiosi asettamien kannattavuustavoitteiden saavuttamiseksi ilmoitetussa budjetissa pysyminen on olennaista projektin onnistumisen kannalta – erityisesti silloin, kun yrität hallita useita projekteja samanaikaisesti.
4. Tila
Tilalla tarkoitetaan fyysisiä sijainteja, jotka on vuokrattu tai joita tiimi käyttää harkintansa mukaan; tähän voi kuulua aiemman vuokralaisen kanssa jaettu toimistotila tai mikä tahansa tietyn työn vaatimuksiin sopiva paikka. Tilatarpeet on kartoitettava projektin eri vaiheissa, ja tilat on yleensä varattava hyvissä ajoin niiden suhteellisen niukkuuden vuoksi.
5. Palvelut
Ulkopuoliset toimittajat ovat monien projektien resurssi. Jos yrityksellä ei ennestään ole tarvittavaa henkilöstöä projektin laajuuteen kuuluvien sovittujen palvelujen toimittamiseen, kyseisen palvelun hankkiminen kolmannelta osapuolelta voi olla tarpeen.
Toimittajat ovat ulkopuolisia tahoja, jotka tarjoavat projektissa käytettäviä tavaroita tai palveluja (lue lisää aiheista toimittajien hallinta ja alihankkijoiden hallinta). Esimerkkejä ovat IT-ammattilainen tai graafinen suunnittelija. Digitaalisissa projekteissa palveluihin voivat kuulua myös ohjelmistotyökalujen lisenssikustannukset, palvelinmaksut tai oikeudellinen apu töissä, joihin liittyy merkittävä vastuu.
6. Aika
Projektin loppuun saattamiseen käytettävissäsi olevan ajan määrä määrittää projektin hallinnassa noudattamasi toimintatavat. Sen ymmärtäminen, että ongelmien ilmetessä aikaa voi olla rajallisesti, on olennaista ketteryyden säilyttämiseksi ja projektin aikataulussa pysymiseksi.
Mitä resurssienhallinta on?
Projektin resurssienhallinta on prosessi, jossa hankitaan, käytetään ja seurataan tietyn projektin loppuun saattamiseen alusta loppuun tarvittavia resursseja.
Tässä on yhteenveto prosessista:
- Resurssisuunnittelun aikana resurssienhallintasuunnitelman laatiminen ja sen noudattaminen auttavat resurssienhallinnoijia onnistumaan. Projektipäälliköt voivat käyttää resurssien ennustamista pitääkseen nykyiset ja tulevat projektit ajan tasalla. Tämä voidaan tehdä yksittäistä projektia tai useita projekteja samanaikaisesti varten.
- Projektin elinkaaren toteutus- ja seurantavaiheissa työkalut, kuten Gantt-kaaviot, työnositusrakenteet, omaisuuden seuranta ja muut tietojen visualisoinnit, voivat pitää sinut ajan tasalla resurssien saatavuudesta ja mitata projektin edistymistä suhteessa virstanpylväisiin ja tavoitteisiin.
- Voit myös käyttää resurssienhallintatekniikoita, kuten resurssien tasaamista, tehokkaan resurssiaikataulun laatimiseen.
- Älykäs resurssien kohdentaminen auttaa varmistamaan, että projektin vaatimukset täyttyvät ajoissa ja budjetin mukaisesti. Käyttämällä erilaisia resurssien kohdentamismenetelmiä projektipäälliköt voivat varmistaa, että oikeat resurssit ovat käytettävissä aina tarvittaessa.
Yhdessä nämä vaiheet muodostavat perustan vahvoille resurssienhallintakäytännöille koko projektin elinkaaren ajan.
Miksi resurssit ovat tärkeitä projektinhallinnassa?
Ilman riittäviä resursseja projektipäällikön voi olla vaikeaa saavuttaa projektin tavoitteet aikataulussa pysyen. Resurssien epäasianmukainen kohdentaminen resurssikalenteria laadittaessa voi johtaa viivästyksiin, puutteisiin tai vielä pahempaan lopputulokseen eli projektin epäonnistumiseen.
Hallinnoimasi projektin tyypistä riippuen erilaisia resursseja voidaan tarvita. Esimerkiksi jotkin projektit, kuten rakennusalalla toteutettavat projektit, saattavat edellyttää yksityiskohtaisempia laite- tai materiaalitarpeita kuin muut projektit tai niissä voidaan tarvita erityisiä rakennusprojektien hallintaratkaisuja. Jokaisella eri resurssityypillä on oma tehtävänsä onnistuneen projektituloksen varmistamisessa. Vastaavasti logistiikkaprojekteihin liittyy usein monimutkaisia materiaalinkäsittely-, kuljetusten koordinointi- ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, minkä vuoksi resurssien hallinta on erityisen tärkeää toimitusviivästysten tai sääntelyyn liittyvien seuraamusten välttämiseksi.
Lue lisää siitä, miksi tehokas resurssienhallinta on tärkeää projektinhallinnassa.
Mitä seuraavaksi?
Aloita resurssien seuranta projektinhallintaohjelmistolla, resurssien ajoitusohjelmistolla tai ilmaisella resurssienhallintatyökalulla. Etsitkö sopivaa resurssienhallintatyökalua? Tutustu tähän resurssienhallintaohjelmiston esittelyoppaaseen, joka auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen.
