Guía para principiantes sobre el software de gestión de flujos de trabajo
Si estás aquí, debe de ser porque te interesa agilizar los procesos de tu organización. Además, estás buscando una herramienta que pueda ayudarte a hacerlo, para que por fin puedas deshacerte de todas esas hojas de cálculo de Excel, notas adhesivas y otras formas creativas que has desarrollado hasta ahora para controlar tus procesos. Por lo tanto, exploremos juntos qué es el software de gestión de flujos de trabajo y algunas de sus ventajas.
Pero justo antes de empezar a responder a la pregunta de qué es el software de gestión de flujos de trabajo, veamos el contexto. El software de flujos de trabajo es muy importante hoy en día, y su valor de mercado lo demuestra (se estima en $10.5M USD). Se espera que este mercado aumente su tamaño en casi $14M USD entre 2023 y 2028.
¿Por qué está creciendo? Principalmente porque las empresas han decidido darles la victoria a los robots en este aspecto y se han rendido al poder de la automatización. ¡Ahora, empecemos a hablar de la gestión de flujos de trabajo!
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En pocas palabras, la gestión de flujos de trabajo es un proceso iterativo de optimización de la calidad de los flujos de trabajo. ¿No queda muy claro? Para explicarlo mejor, empezaré por lo básico y te diré qué es un flujo de trabajo.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie de pasos que representan la secuencia que debe seguirse para completar una actividad. A diferencia de un proceso empresarial, que es lineal, un flujo de trabajo incorpora una lógica condicional para tomar decisiones durante el proceso, lo que puede hacer que siga diferentes rutas.
La forma tradicional de representar un flujo de trabajo es mediante un diagrama de flujo, y muchas herramientas de software pueden ayudarte a crear diagramas atractivos a partir de plantillas o desde cero. La expectativa es que transformes los procesos manuales en diferentes flujos de trabajo con pasos repetibles que puedan seguirse para generar resultados predecibles.
Algunos ejemplos de flujos de trabajo son:
- Gestión de documentos o aprobaciones de materiales de marketing
- Incorporación de empleados
- Enrutamiento de la autorización de una solicitud de viaje o aprobación de gastos
El software de diagramas de flujo suele tener una interfaz fácil de usar con funciones de arrastrar y soltar que te permiten crear flujos de trabajo personalizados en un entorno sin código. Además, ofrece funciones de colaboración para que puedas crear conjuntamente en tiempo real. Asimismo, el software de flujos de trabajo de procesos suele integrarse con estas herramientas, lo que permite realizar transiciones fluidas desde la planificación visual hasta la ejecución y el seguimiento dentro de un sistema unificado. Estos procesos suelen implicar una gestión compleja de documentos, por lo que implementar un sistema de gestión documental es esencial para estructurar las aprobaciones, controlar las versiones y colaborar de forma segura.
Ahora bien, es importante señalar que los flujos de trabajo, debido a sus rutas ramificadas, pueden volverse complejos a medida que se incorporan más decisiones y más miembros del equipo. Precisamente esta complejidad es lo que la gestión de flujos de trabajo intenta abordar, a menudo con la ayuda de un software empresarial de flujos de trabajo capaz de gestionar procesos complejos, automatizar tareas y garantizar una colaboración fluida entre equipos grandes.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es una práctica que consiste en diseñar un mapa de tus flujos de trabajo, realizar su seguimiento y, finalmente, optimizarlos mediante la integración o la automatización, o ambas.
Las integraciones de flujos de trabajo suelen consistir en conectar diferentes aplicaciones para intercambiar información. Estas integraciones pueden configurarse manualmente mediante una API, pero también utilizando software de terceros, como Zapier.
La automatización de flujos de trabajo requiere un tipo de software llamado software de automatización de flujos de trabajo que te permite establecer reglas empresariales que regulan el flujo de información. Estas herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden convertir las tareas repetitivas en procesos automatizados predecibles que te ahorran tiempo y dinero.
La gestión de flujos de trabajo es cíclica, lo que significa que cada vez que agilizas un flujo de trabajo, vuelves a diseñar su mapa y comienzas a realizar su seguimiento de nuevo hasta la siguiente optimización. Se trata de esforzarse constantemente por mejorar. Una herramienta de gestión de flujos de trabajo te ayudará con esta tarea cíclica.
Lee más sobre los diferentes tipos de gestión de flujos de trabajo aquí.
¿Qué es el software de gestión de flujos de trabajo?
El software de gestión de flujos de trabajo es un programa que normalmente forma parte de una herramienta de gestión de proyectos y puede ayudarte a gestionar los flujos de trabajo del equipo. Puedes realizar un seguimiento de diferentes flujos de trabajo de proyectos mediante paneles, crear u optimizar flujos de trabajo usando vistas de gestión de tareas, como Kanban o la cronología, definir dependencias e identificar mejoras.
Un sistema de gestión de flujos de trabajo suele estar disponible en tres modalidades.
Tipos de software de gestión de flujos de trabajo
Local
Una implementación local significa que el software estará en tu hardware y que serás responsable de su mantenimiento. Aunque esta opción ofrece ventajas de seguridad, también implica gastar más dinero, ya que tendrás que mantener tanto el software como el hardware.
Basado en la nube
Hoy en día, el software de flujos de trabajo basado en la nube es la opción más habitual. Este tipo de implementación significa que utilizas los recursos del proveedor, incluidos el hardware y el almacenamiento en la nube. Piensa en cualquier herramienta SaaS que utilices actualmente, como un CRM, un software de seguimiento del tiempo, un software de flujos de trabajo de documentos o un software de control de documentos.
Híbrido
Una implementación híbrida significa que almacenarás tu información en distintos lugares, en función de las operaciones y los objetivos de tu empresa. La información más crítica para tu empresa se almacenará en tu nube, mientras que los recursos menos críticos se almacenarán con el proveedor. Es una excelente opción para contar con permisos detallados y control de acceso.
Características comunes del software de gestión de flujos de trabajo
Estas son algunas de las principales características del software de gestión de flujos de trabajo.
- Gestión de tareas. Independientemente del plan de precios del software de flujos de trabajo que elijas, la mayoría de los softwares de flujos de trabajo de proyectos incluyen funciones de gestión de tareas. Las vistas de gestión de tareas, como las vistas de lista, suelen estar incluidas en los planes básicos y ofrecen campos personalizables para que puedas realizar un seguimiento de las métricas que más te importan.
- Automatización de procesos. Como hemos mencionado, la automatización ayuda a optimizar los flujos de trabajo, principalmente al permitir la ejecución automática de tareas. Otro beneficio de la automatización de procesos es que envía notificaciones a las partes interesadas siempre que se requiere intervención humana. También puedes buscar un software específico de automatización de procesos.
- Informes y análisis. Toda herramienta de gestión de flujos de trabajo contará con un módulo de informes. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de los KPI y a garantizar que tus flujos de trabajo ofrecen los resultados esperados. Los informes también pueden ayudarte a identificar cuellos de botella y cuándo necesitas hacer un seguimiento.
- Capacidades de integración. Las integraciones ampliarán el alcance de tu flujo de trabajo al conectar varias aplicaciones y permitir el intercambio de información entre ellas.
- Interfaz fácil de usar. Recuerda que los flujos de trabajo pueden volverse complejos a medida que intervienen más variables. Por lo tanto, estas herramientas se centrarán en ofrecerte una excelente experiencia de usuario para que no te distraigas intentando encontrar elementos dentro de la herramienta. Un buen ejemplo de ello es Microsoft Visio.
Ventajas del software de gestión de flujos de trabajo
Las ventajas del software de gestión de flujos de trabajo incluyen:
- Mayor productividad
- Colaboración mejorada
- Procesos optimizados
- Mayor responsabilidad y transparencia
Muchos de estos beneficios se potencian cuando aplicas las mejores prácticas de gestión documental, como el almacenamiento seguro en la nube, los controles de acceso y las políticas de conservación, especialmente si tus flujos de trabajo incluyen documentación con estrictos requisitos de cumplimiento.
Ejemplos de los mejores programas de gestión de flujos de trabajo
Estas son algunas herramientas que pueden ayudarte a gestionar los flujos de trabajo. Si quieres obtener más información sobre alguna de las herramientas de esta lista, puedes consultarla en nuestra lista de los mejores programas de gestión de flujos de trabajo.
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Varias de estas plataformas también utilizan IA para la automatización y la orquestación, capacidades cada vez más comunes en los programas de gestión de flujos de trabajo con IA.
