Guía para principiantes sobre el software de gestión de flujos de trabajo
Si estás aquí, seguramente sientes curiosidad por optimizar los procesos de tu organización. Además, estás buscando una herramienta que te ayude a lograrlo, para dejar atrás esas hojas de cálculo en Excel, los post-its y todas esas formas creativas que has desarrollado hasta ahora para controlar tus procesos. Por tanto, exploremos juntos qué es el software de gestión de flujos de trabajo y algunos de sus beneficios.
Pero antes de comenzar a responder qué es el software de gestión de flujos de trabajo, revisemos el contexto. El software de gestión de flujos es muy relevante hoy en día, y su valor de mercado lo demuestra (se estima en $10,5 millones USD). Se espera que este mercado crezca en tamaño en casi $14 millones USD, entre 2023 y 2028.
¿Por qué está creciendo? Principalmente porque las empresas han decidido darle la victoria a los robots en este ámbito y han cedido ante el poder de la automatización. Ahora sí, ¡empecemos a hablar de gestión de flujos de trabajo!
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En pocas palabras, la gestión de flujos de trabajo es un proceso iterativo de optimización de la calidad del propio flujo. ¿No quedó del todo claro? Para explicarlo mejor, empezaré con lo básico y te contaré qué es un flujo de trabajo.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie de pasos que representan la secuencia que debe seguirse para completar una actividad. A diferencia de un proceso empresarial, que es lineal, un flujo de trabajo incorpora lógica condicional para tomar decisiones en el camino, lo que puede hacer que el proceso siga diferentes rutas.
La forma tradicional de representar un flujo de trabajo es mediante un diagrama de flujo, y existen muchas herramientas de software que te ayudan a crear diagramas atractivos a partir de plantillas o desde cero. El objetivo es transformar procesos manuales en diferentes flujos de trabajo con pasos repetibles que puedan seguirse para generar resultados predecibles.
Algunos ejemplos de flujos de trabajo son:
- Gestión documental o aprobaciones de material de marketing
- Incorporación de empleados
- Envío de una solicitud de viaje o aprobación de gastos
El software para diagramas de flujo suele contar con una interfaz fácil de usar con funcionalidad de arrastrar y soltar, lo que te permite crear flujos de trabajo personalizados sin necesidad de escribir código. Además, ofrece herramientas de colaboración para que puedas co-crear en tiempo real. Adicionalmente, el software de flujo de procesos suele integrarse con estas herramientas, permitiendo transiciones fluidas desde la planificación visual hasta la ejecución y el seguimiento dentro de un sistema unificado. Estos procesos con frecuencia implican manejo complejo de documentos, por lo que implementar un sistema de gestión documental es esencial para aprobaciones estructuradas, control de versiones y colaboración segura.
Ahora bien, es importante resaltar que los flujos de trabajo, por sus ramificaciones, pueden volverse complejos a medida que se suman más decisiones y miembros al equipo. Precisamente, esa complejidad es lo que busca abordar la gestión de flujos de trabajo, a menudo con la ayuda de software de flujo de trabajo empresarial que permite manejar procesos complejos, automatizar tareas y asegurar una colaboración fluida en equipos grandes.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es una práctica que implica mapear tus flujos de trabajo, hacerles seguimiento y, finalmente, optimizarlos, ya sea mediante integración, automatización o ambas.
Las integraciones de flujos de trabajo normalmente consisten en conectar distintas aplicaciones para intercambiar información. Estas integraciones pueden configurarse manualmente utilizando una API, pero también mediante software de terceros como Zapier.
Automatizar flujos de trabajo requiere un tipo de software llamado software de automatización de flujos de trabajo que te permite establecer reglas de negocio que guían el flujo de la información. Estas herramientas de automatización de flujos pueden convertir tareas repetitivas en procesos automáticos y predecibles que te ahorren tiempo y dinero.
La gestión de flujos de trabajo es cíclica, es decir, cada vez que optimizas un flujo, lo vuelves a mapear y luego comienzas nuevamente a seguirlo hasta tu próxima optimización. Se trata de buscar la mejora constante. Una herramienta de gestión de flujos de trabajo te ayudará en esta labor cíclica.
Lee más sobre los diferentes tipos de gestión de flujos de trabajo aquí.
¿Qué es un software de gestión de flujos de trabajo?
El software de gestión de flujos de trabajo es un programa que normalmente forma parte de una herramienta de gestión de proyectos y puede ayudarte a gestionar los flujos de trabajo del equipo. Puedes realizar el seguimiento de distintos flujos de trabajo de proyectos utilizando paneles, crear u optimizar flujos de trabajo usando vistas de gestión de tareas como Kanban o cronograma, definir dependencias e identificar mejoras.
Un sistema de gestión de flujos de trabajo normalmente se encuentra disponible en tres variantes.
Tipos de software de gestión de flujos de trabajo
En local
Una implementación en local significa que el software residirá en tu hardware y tú serás responsable de su mantenimiento. Aunque esta opción ofrece ventajas en cuanto a seguridad, también implica un mayor gasto porque tendrás que mantener tanto el software como el hardware.
En la nube
El software en la nube es el más común en la actualidad. Este tipo de implementación significa que utilizas los recursos del proveedor, incluido el hardware y el almacenamiento en la nube. Piensa en cualquier herramienta SaaS que utilices actualmente, como un CRM, software de seguimiento de tiempo, software de flujo de trabajo documental o software de control de documentos.
Híbrido
Una implementación híbrida significa que almacenarás tu información en diferentes lugares, dependiendo de las operaciones y objetivos de tu negocio. La información más crítica para tu empresa se almacenará en tu nube, mientras que los recursos menos críticos se almacenarán con el proveedor. Esta es una excelente opción para los permisos y el control de acceso granulares.
Funciones comunes del software de gestión de flujos de trabajo
Estas son algunas de las características clave del software de gestión de flujos de trabajo.
- Gestión de tareas. Independientemente del plan de precios del software de flujos de trabajo que elijas, la mayoría de los software de flujo de trabajo para proyectos incluyen funciones de gestión de tareas. Las vistas de gestión de tareas, como las vistas de lista, suelen estar incluidas en los planes básicos y ofrecen campos personalizables para que puedas hacer el seguimiento de las métricas que más te interesan.
- Automatización de procesos. Como hemos mencionado, la automatización ayuda a optimizar los flujos de trabajo, principalmente permitiendo la ejecución automática de tareas. Otro beneficio de la automatización de procesos es que enviará notificaciones a los interesados cada vez que se requiera la intervención humana. También puedes buscar software específico para la automatización de procesos.
- Informes y analítica. Toda herramienta de gestión de flujos de trabajo incluye un módulo de informes. Esto te ayudará a hacer el seguimiento de KPIs y asegurarte de que tus flujos de trabajo estén dando los resultados esperados. Los informes también pueden ayudarte a identificar cuellos de botella y cuándo es necesario hacer un seguimiento.
- Capacidades de integración. Las integraciones ampliarán el alcance de tu flujo de trabajo conectando múltiples aplicaciones y permitiendo el intercambio de información entre ellas.
- Interfaz fácil de usar. Recuerda que los flujos de trabajo pueden volverse complejos a medida que entran en juego más variables. Por ello, estas herramientas se centran en ofrecerte una excelente experiencia de usuario para que no te distraigas buscando cosas dentro de la herramienta. Un buen ejemplo de esto es Microsoft Visio.
Ventajas del software de gestión de flujos de trabajo
Los beneficios del software de gestión de flujos de trabajo incluyen:
- Mayor productividad
- Colaboración mejorada
- Procesos más optimizados
- Mayor responsabilidad y transparencia
Muchos de estos beneficios se potencian cuando aplicas las mejores prácticas de gestión documental, como el almacenamiento seguro en la nube, los controles de acceso y las políticas de retención, especialmente si tus flujos de trabajo implican documentación con requisitos de cumplimiento.
Ejemplos de los mejores software de gestión de flujos de trabajo
Aquí hay algunas herramientas que pueden ayudarte a gestionar los flujos de trabajo. Si deseas más información sobre alguna de las herramientas de esta lista, puedes encontrarla en nuestra lista del mejor software para la gestión de flujos de trabajo.
