¿Qué es la colaboración? Definición, tipos y mejores prácticas
La colaboración es una de esas palabras que últimamente está por todas partes. Mucha gente habla de ella, pero no todo el mundo la practica o la practica de manera eficaz.
Voy a desglosar la colaboración en equipo, por qué es especialmente importante en los proyectos digitales, las implicaciones del trabajo remoto y algunas prácticas recomendadas y herramientas de software.
¿Qué es la colaboración?
La colaboración es el proceso de crear algo con otra persona o con un grupo de personas. En los proyectos digitales, es el motor de todo lo que haces: crear experiencias digitales con clientes, miembros del equipo, partes interesadas, recursos técnicos y diseñadores, por nombrar solo algunos.
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La colaboración remota, que está más presente que nunca, consiste en hacer esto con la barrera adicional de la distancia y la tecnología. Al utilizar herramientas de colaboración y herramientas de comunicación, puedes mejorar el entorno de trabajo, hacerlo más atractivo y fomentar el intercambio de conocimientos, logrando que el equipo sea más resiliente, eficaz y capaz de alcanzar resultados.
¿Cuáles son los diferentes tipos de colaboración?
Estos son algunos de los muchos tipos diferentes de colaboración relevantes para los proyectos digitales.
- Colaboración en equipo: Este tipo de colaboración implica que el equipo del proyecto se reúna para trabajar hacia un objetivo común, es decir, completar el proyecto. Probablemente sea el tipo de colaboración más evidente, y todos los proyectos en los que participe más de una persona la requerirán.
- Colaboración comunitaria o colaboración social: Esta forma de colaboración implica a un grupo más amplio que el equipo del proyecto. En proyectos que sean programas o iniciativas comunitarias o sociales, por ejemplo, necesitarás las aportaciones de la comunidad o del grupo al que afectará el proyecto.
- Colaboración interfuncional: Consiste en reunir a personas de distintas disciplinas para trabajar en un proyecto. Los proyectos digitales suelen involucrar a desarrolladores, diseñadores y profesionales de marketing, y la colaboración interfuncional les permite trabajar juntos de manera eficaz y aprovechar sus puntos fuertes. Sin embargo, ten en cuenta que la colaboración interfuncional puede ser desafiante.
A los desarrolladores les encanta Jira, especialmente para gestionar implementaciones y automatizaciones, pero a los diseñadores les parece muy rígido y poco adaptado al diseño. Es un ir y venir constante para intentar que ambos equipos colaboren.
- Colaboración en la nube: Si tu equipo utiliza herramientas de colaboración para proyectos basadas en la nube, también conocidas como herramientas de colaboración en la nube, considera cómo colaborará el equipo y gestionará su trabajo en la nube. Por ejemplo, si varios miembros del equipo trabajan en un documento de tu herramienta de colaboración de documentos al mismo tiempo, establece un proceso para asegurarte de que no sobrescriban el trabajo de los demás.
- Colaboración virtual: Con el auge del trabajo remoto, muchos equipos colaboran virtualmente, en lugar de hacerlo en persona, mediante herramientas de colaboración por vídeo. La colaboración virtual requiere un poco más de trabajo para mantener a todos al tanto, y tú, como director del proyecto, debes establecer horarios y reuniones específicos para fomentar la colaboración y asegurarte de que el equipo no trabaje de forma aislada.
- Colaboración asíncrona: Esto ocurre cuando los equipos no colaboran en tiempo real, a diferencia de la colaboración síncrona, que tiene lugar en tiempo real. Los miembros del equipo pueden estar ubicados en lugares diferentes o trabajar en distintas zonas horarias. En lugar de una reunión diaria de seguimiento, podrías pedir a los miembros del equipo que envíen un mensaje en tu herramienta de comunicación del equipo con sus notas del día.
- Colaboración interorganizacional: Este tipo de colaboración ocurre cuando distintas organizaciones deben trabajar juntas en un proyecto. Esto podría significar que dos agencias trabajen juntas y compartan recursos para entregar un proyecto grande para el que una sola agencia no tiene suficientes recursos.
- Colaboración creativa: Este tipo de colaboración es similar a la colaboración interfuncional, pero es específica de disciplinas creativas como las artes, el diseño y los medios de comunicación. Si tu proyecto es una producción teatral o una instalación artística, es probable que utilices este tipo de esfuerzo colaborativo.
¿Por qué es importante la colaboración para tu organización?
La colaboración ofrece muchos beneficios para tu organización. Estas son algunas razones por las que la colaboración es importante:
- La colaboración te ayuda a mantenerte competitivo: las alianzas empresariales brindan a las empresas acceso rápido a la tecnología, las habilidades y los datos que impulsan la innovación, así como una mayor agilidad y resiliencia.
- Los ecosistemas colaborativos permiten a las empresas ser más rentables al aumentar la eficiencia o reducir los costos, expandirse a nuevas geografías y crear productos nuevos y conjuntos.
- La colaboración nos permite acceder a los recursos que necesitamos mediante alianzas estratégicas que cubren las carencias de tus habilidades o de las habilidades del equipo.
- Los equipos con habilidades y conocimientos especializados son necesarios para entregar proyectos: lo más probable es que estén formados por combinaciones de recursos de clientes, vendedores y proveedores.
- La colaboración rompe los silos en las organizaciones para acceder a una gran cantidad de conocimientos con los que resolver problemas, mejorar la cultura de colaboración y alcanzar objetivos compartidos o metas corporativas.
¿Cuál es el papel de la colaboración en tu empresa?
La colaboración brinda oportunidades para lograr que los empleados se involucren más, liberar la creatividad del equipo, atraer y conservar al mejor talento y entregar proyectos rápidamente.
La colaboración interfuncional es la base de las prácticas ágiles, que cada vez adoptan más organizaciones. Utilizan estas prácticas para abordar VUCA (los aspectos incontrolables del entorno empresarial) y su antídoto, VUCA Prime (una respuesta a VUCA mediante la aplicación de métodos ágiles).
La «gran renuncia» es un fenómeno real, especialmente en el mundo digital, por lo que atraer y conservar a los empleados es fundamental para el éxito de la organización. Los empleados buscan constantemente formas significativas de contribuir, lo que aumenta la satisfacción laboral y favorece su crecimiento en conocimientos y habilidades.
Una colaboración exitosa ayuda a involucrar a los empleados, aprovechar su experiencia y utilizar plenamente sus capacidades. Para apoyar esto, muchas organizaciones invierten en cursos de colaboración que fortalecen las habilidades de comunicación, empatía y resolución de problemas, esenciales para el trabajo en equipo de alto rendimiento.
En los entornos de trabajo digitales, donde los conocimientos especializados abarcan múltiples disciplinas, la colaboración eficaz se convierte en una habilidad imprescindible. Además, muchos proyectos digitales requieren trabajar más allá de los límites de la organización, ya sea entre departamentos internos (como contenido y diseño) o entre agencias y clientes.
¿Cuál es el papel del liderazgo en la colaboración en el lugar de trabajo?
Los líderes son fundamentales para identificar y priorizar las consideraciones corporativas que afectarán la capacidad de la organización para colaborar eficazmente. Algunos ejemplos son:
- Presencia corporativa: ubicaciones de clientes y empleados, ubicaciones de proveedores clave, ubicaciones de suministradores
- Infraestructura de TI: ¿Tu oficina está centrada en Microsoft? ¿Cuáles son tus pilares tecnológicos (CRM, gestión de documentos, contabilidad, etc.)?
- Cultura: estilos de liderazgo, estilos de comunicación, estilos de gestión, dominio de la tecnología, preferencias de estilo de trabajo
- Interacciones clave: interacciones con clientes frente a interacciones internas, cocreación, toma de decisiones, creación de relaciones
- Atracción y retención: colaboración y trabajo en equipo; diferentes generaciones; diversidad, equidad e inclusión
No hay respuestas correctas o incorrectas, pero estas influyen en cómo puedes hacer que la colaboración sea más eficaz e identificar cuáles son las prioridades. Por ejemplo, si tu infraestructura de TI se basa principalmente en herramientas centradas en Microsoft (como OneNote), busca herramientas de colaboración de TI que aprovechen esa infraestructura.
Otro ejemplo sería que, si las interacciones en una página web son un problema importante para los clientes, busques herramientas que te permitan colaborar a distancia con ellos en el diseño, obtener comentarios y marcar el contenido que se está creando. Este es un beneficio clave de las herramientas de colaboración.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la colaboración?
He identificado algunas áreas fundamentales de la colaboración en las que hay que centrarse en los proyectos digitales:
- Utilizar la cocreación
- Crear y mantener equipos con un alto nivel de confianza
- Tener siempre una agenda para las reuniones
- Tomar decisiones de forma colaborativa
Cocreación
La cocreación (basada en la práctica de la ingeniería concurrente) es una técnica que los gestores de proyectos digitales pueden aprovechar para mejorar la colaboración en sus equipos y con sus clientes. Tiene las siguientes características:
- Equipos multifuncionales: Los proyectos digitales reúnen conjuntos de habilidades únicos y diversos roles de colaboración, como creadores de contenido, diseñadores y especialistas técnicos. Asegúrate de tener en cuenta toda esa diversidad cognitiva que intentas aprovechar en tus prácticas y conjunto de herramientas de colaboración.
- Realización simultánea de productos: Esta es una forma elegante de decir que se desarrollan varios productos al mismo tiempo. Quieres ver el panorama general de tu proyecto mientras diseñas y construyes simultáneamente los subcomponentes. Aporta claridad sobre la visión general y asegúrate de que todos sepan dónde se encuentran las intersecciones clave entre los elementos del proyecto.
- Intercambio progresivo de información: Esto debería resultar fácil de entender para la mayoría de los equipos digitales. Piensa en tus ciclos de trabajo, reuniones breves de equipo y reuniones diarias. Estos tipos de rituales y prácticas son un gran apoyo para la colaboración, pero no olvides incluir a tus clientes de una manera adecuada.
- Gestión integrada de proyectos: Puede que estés haciendo las cosas de forma simultánea (lo que favorece prácticas más ágiles), pero tendrás que superponer prácticas de gestión de proyectos para gestionar el tiempo y el presupuesto.
Crear y mantener equipos con un alto nivel de confianza
Dedica tiempo a crear tu equipo remoto, proporciona un espacio para que sus integrantes se conozcan mediante actividades de creación de equipos y haz que establezcan normas y prácticas de equipo para ser más eficaces. Continúa realizando retrospectivas de proyectos y comprobaciones periódicas para ver cómo se encuentran.
Dedica tiempo a comprender qué funciona para el equipo y qué no, y qué tácticas son eficaces para crear y mantener la cultura adecuada que permita al equipo tener éxito. Después podrás replicar esto en proyectos posteriores.
Tener siempre una agenda para las reuniones
Una de las herramientas más sencillas para aumentar la eficacia de las reuniones es tener siempre una agenda. No asistas a una reunión si no tiene una ni organices una reunión sin ella. Esto garantiza que estén presentes las personas adecuadas para hacer lo necesario durante la reunión.
Las reuniones no son el lugar para compartir información. Respeta el tiempo de las personas: utiliza herramientas y técnicas asíncronas siempre que sea posible. Si quieres obtener comentarios desde distintas perspectivas, utiliza herramientas diseñadas específicamente para recopilar comentarios.
Tomar decisiones de forma colaborativa
El uso de técnicas colaborativas para la toma de decisiones empodera a los equipos. Tomarán decisiones más informadas y esto reforzará el compromiso del equipo. Además, comunícalo: qué decidiste y por qué lo decidiste a todas las personas que necesiten saberlo.
Algunas buenas prácticas de colaboración y técnicas que se pueden explorar son:
- Toma de decisiones mediante grupos nominales: Esto lleva la lluvia de ideas al siguiente nivel y garantiza que se escuchen todas las voces.
- Técnica de la escalera: Esto permite al equipo sintetizar la información mediante sesiones en grupos reducidos y luego tomar una decisión.
Herramientas que ayudan a impulsar la colaboración remota
La colaboración se produce de forma natural en entornos presenciales. Estar físicamente juntos puede aumentar la camaradería, las interacciones espontáneas, las conexiones más profundas, la resolución dinámica de problemas en tiempo real y las conversaciones de pasillo, todo lo cual contribuye a formar un equipo productivo, enfocado y apasionado.
Esto es difícil de replicar en un entorno remoto. Es probable que recurras a varias herramientas de colaboración, que podrían ser algo como lo siguiente:
- Herramientas de comunicación empresarial, como el correo electrónico, el buzón de voz, las herramientas de videoconferencia como Webex y las aplicaciones de chat y mensajería.
- Plataformas comunitarias, como Mighty Networks, Discord o Clubhouse.
- Herramientas de Office en línea, como Office 365 o Google Drive.
- Herramientas de colaboración corporativa, como herramientas de almacenamiento en la nube o para compartir archivos.
- Herramientas de colaboración con IA, que ofrecen funciones capaces de agilizar y reducir las tareas repetitivas y manuales que los directores de proyectos utilizan para facilitar la colaboración.
- Software de gestión de proyectos y software de gestión de tareas, como Jira, Asana y Trello, pueden ayudar a los equipos a mantenerse organizados, mientras que un software como Milanote ofrece opciones adicionales para la organización y colaboración visual de proyectos.
Es fundamental que las herramientas de colaboración empresarial y cualquier otra herramienta que utilices ofrezcan integraciones que les permitan comunicarse entre sí, para que la información esté actualizada y sea relevante para los miembros del equipo en todas las plataformas que utilices. El precio del software de colaboración también es un factor importante; asegúrate de encontrar una opción que se ajuste a tu presupuesto.
A continuación, encontrarás una lista de las mejores herramientas de colaboración para utilizar en proyectos digitales y entre equipos de proyectos.
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