¿Qué es la colaboración? Definición, tipos & mejores prácticas
La colaboración es una de esas palabras que últimamente está por todas partes. Mucha gente habla de ella, pero no todo el mundo la practica o lo hace de manera eficaz.
Voy a explicar la colaboración en equipo, por qué es especialmente importante en los proyectos digitales, las implicaciones del trabajo remoto y algunas prácticas recomendadas y herramientas de software.
¿Qué es la colaboración?
La colaboración es el proceso de crear algo con otra persona o con un grupo de personas. En los proyectos digitales, es la esencia de lo que haces: crear experiencias digitales con clientes, miembros del equipo, partes interesadas, recursos técnicos y diseñadores, por nombrar solo algunos.
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La colaboración remota, que está más presente que nunca, consiste en hacer esto con la barrera adicional de la distancia y la tecnología. Al utilizar herramientas de colaboración y herramientas de comunicación, puedes mejorar el entorno de trabajo, hacerlo más atractivo y fomentar el intercambio de conocimientos, lo que hace que el equipo sea más resiliente, eficaz y capaz de alcanzar resultados.
¿Cuáles son los diferentes tipos de colaboración?
Estos son algunos de los muchos tipos diferentes de colaboración relevantes para los proyectos digitales.
- Colaboración en equipo: Este tipo de colaboración implica que el equipo del proyecto se reúna para trabajar hacia un objetivo común, es decir, completar el proyecto. Probablemente sea el tipo de colaboración más evidente, y todo proyecto en el que participe más de una persona la necesitará.
- Colaboración comunitaria o colaboración social: Esta forma de colaboración implica a un grupo más amplio que el simple equipo del proyecto. En proyectos que sean programas o iniciativas comunitarias o sociales, por ejemplo, necesitarás las aportaciones de la comunidad o del grupo al que afectará el proyecto.
- Colaboración interfuncional: Consiste en reunir a personas de distintas disciplinas para trabajar en un proyecto. Los proyectos digitales suelen involucrar a desarrolladores, diseñadores y profesionales de marketing, y la colaboración interfuncional les permite trabajar juntos de manera eficaz y aprovechar sus fortalezas. Sin embargo, ten en cuenta que la colaboración interfuncional puede ser complicada.
A los desarrolladores les encanta Jira, especialmente para gestionar implementaciones y automatizaciones, pero a los diseñadores les parece muy rígido y poco adaptado a sus necesidades. Es un constante ir y venir para conseguir que ambos equipos colaboren.
- Colaboración en la nube: Si tu equipo utiliza herramientas de colaboración de proyectos basadas en la nube, también conocidas como herramientas de colaboración en la nube, considera cómo colaborará el equipo y gestionará su trabajo en la nube. Por ejemplo, si varios miembros del equipo trabajan al mismo tiempo en un documento de tu herramienta de colaboración de documentos, establece un proceso para asegurarte de que no sobrescriban el trabajo de los demás.
- Colaboración virtual: Con el auge del trabajo remoto, muchos equipos colaboran virtualmente, en lugar de hacerlo en persona, mediante herramientas de colaboración por vídeo. La colaboración virtual requiere un poco más de trabajo para mantener a todos informados, y tú, como director del proyecto, debes establecer horarios y reuniones específicos para fomentar la colaboración y asegurarte de que el equipo no trabaje de forma aislada.
- Colaboración asíncrona: Se produce cuando los equipos no colaboran en tiempo real, a diferencia de la colaboración síncrona, que tiene lugar en tiempo real. Los miembros del equipo pueden encontrarse en lugares distintos o trabajar en diferentes zonas horarias. En lugar de una reunión diaria de seguimiento, podrías pedir a los miembros del equipo que envíen un mensaje en tu herramienta de comunicación del equipo con sus notas del día.
- Colaboración interorganizacional: Este tipo de colaboración se produce cuando distintas organizaciones deben trabajar juntas en un proyecto. Esto puede significar que dos agencias colaboren y compartan recursos para entregar un proyecto grande para el que una sola agencia no tendría recursos suficientes.
- Colaboración creativa: Este tipo de colaboración es similar a la colaboración interfuncional, pero es específica de disciplinas creativas como las artes, el diseño y los medios de comunicación. Si tu proyecto es una producción teatral o una instalación artística, es probable que utilices este tipo de esfuerzo colaborativo.
¿Por qué es importante la colaboración para tu organización?
La colaboración ofrece muchos beneficios para tu organización. Estas son algunas razones por las que la colaboración es importante:
- La colaboración te ayuda a mantenerte competitivo: las alianzas empresariales proporcionan a las empresas acceso rápido a la tecnología, las habilidades y los datos que impulsan la innovación, además de una mayor agilidad y resiliencia.
- Los ecosistemas colaborativos permiten a las empresas ser más rentables al aumentar la eficiencia o reducir los costos, expandirse a nuevas geografías y crear productos nuevos de manera conjunta.
- La colaboración nos permite acceder a los recursos que necesitamos mediante alianzas estratégicas que cubren las carencias en tu conjunto de habilidades o en el del equipo.
- Se necesitan equipos con habilidades y conocimientos especializados para ejecutar proyectos: lo más probable es que estén formados por combinaciones de recursos de clientes, vendedores y proveedores.
- La colaboración elimina los silos en las organizaciones para acceder a una gran cantidad de conocimientos con los que resolver problemas, mejorar la cultura de colaboración y alcanzar objetivos compartidos o metas corporativas.
¿Cuál es el papel de la colaboración en tu empresa?
La colaboración brinda oportunidades para lograr que los empleados estén más comprometidos, liberar la creatividad del equipo, atraer y conservar al mejor talento y ejecutar proyectos con rapidez.
La colaboración interfuncional es fundamental para las prácticas ágiles, que cada vez adoptan más organizaciones. Utilizan estas prácticas para abordar la VUCA (los aspectos incontrolables del entorno empresarial) y su antídoto, VUCA Prime (una respuesta a la VUCA mediante la aplicación de métodos ágiles).
La «gran renuncia» es algo real, especialmente en el mundo digital, por lo que atraer y conservar a los empleados es fundamental para el éxito de la organización. Los empleados buscan constantemente formas significativas de contribuir, lo que aumenta la satisfacción laboral y favorece su crecimiento en conocimientos y habilidades.
La colaboración exitosa ayuda a involucrar a los empleados, aprovechar su experiencia y utilizar plenamente sus capacidades. Para respaldar esto, muchas organizaciones invierten en cursos de colaboración que fortalecen las habilidades de comunicación, empatía y resolución de problemas, esenciales para el trabajo en equipo de alto rendimiento.
En los lugares de trabajo digitales, donde los conocimientos especializados abarcan múltiples disciplinas, la colaboración eficaz se convierte en una habilidad imprescindible. Además, muchos proyectos digitales requieren trabajar entre distintos límites organizativos, ya sea entre departamentos internos (como contenido y diseño) o entre agencias y clientes.
¿Cuál es el papel del liderazgo en la colaboración en el trabajo?
Los líderes son fundamentales para identificar y priorizar las consideraciones corporativas que afectarán la capacidad de la organización para colaborar de manera eficaz. Algunos ejemplos son:
- Presencia corporativa: ubicaciones de clientes y empleados, ubicaciones de proveedores clave, ubicaciones de suministradores
- Infraestructura de TI: ¿Tu oficina está centrada en Microsoft? ¿Cuáles son tus pilares tecnológicos (CRM, gestión de documentos, contabilidad, etc.)?
- Cultura: estilos de liderazgo, estilos de comunicación, estilos de gestión, dominio de la tecnología, preferencias de estilo de trabajo
- Interacciones clave: interacciones con clientes frente a interacciones internas, cocreación, toma de decisiones, desarrollo de relaciones
- Atracción y retención: colaboración y trabajo en equipo; diferentes generaciones; diversidad, equidad e inclusión
Aquí no hay respuestas correctas o incorrectas, pero estos aspectos influyen en cómo puedes hacer que la colaboración sea más eficaz e identificar cuáles son las prioridades. Por ejemplo, si tu infraestructura de TI está muy orientada a herramientas centradas en Microsoft (como OneNote), busca herramientas de colaboración de TI que aprovechen esa circunstancia.
Otro ejemplo sería que, si las interacciones en una página web son un problema importante para los clientes, busques herramientas que te permitan colaborar a distancia con ellos en el diseño, obtener comentarios y hacer anotaciones en el contenido que se está creando. Este es un beneficio clave de las herramientas de colaboración.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la colaboración?
He identificado algunas áreas críticas de la colaboración en las que centrarse en los proyectos digitales:
- Utilizar la cocreación
- Crear y mantener equipos con un alto nivel de confianza
- Tener siempre un orden del día para las reuniones
- Tomar decisiones de forma colaborativa
Cocreación
La cocreación (basada en la práctica de la ingeniería concurrente) es una técnica que los directores de proyectos digitales pueden aprovechar para mejorar la colaboración en sus equipos y con sus clientes. Tiene las siguientes características:
- Equipos multifuncionales: Los proyectos digitales reúnen conjuntos de habilidades únicos y diversos roles colaborativos, como creadores de contenido, diseñadores y especialistas técnicos. Asegúrate de tener en cuenta toda la diversidad cognitiva que intentas aprovechar en tus prácticas y conjunto de herramientas de colaboración.
- Realización simultánea de productos: Esta es una forma sofisticada de decir que se desarrollan varios productos al mismo tiempo. Debes tener una visión general de tu proyecto mientras diseñas y construyes simultáneamente los subcomponentes. Aporta claridad sobre la visión general y asegúrate de que todos sepan dónde se encuentran las intersecciones clave entre los elementos del proyecto.
- Intercambio incremental de información: Esto debería resultar fácil de relacionar para la mayoría de los equipos digitales. Piensa en tus sprints, reuniones breves de equipo y reuniones de seguimiento diarias. Este tipo de rituales y prácticas son un gran apoyo para la colaboración, pero dicho esto, no olvides incluir a tus clientes de la manera adecuada.
- Gestión integrada de proyectos: Puede que estés haciendo las cosas simultáneamente (lo que favorece unas prácticas más ágiles), pero tendrás que superponer prácticas de gestión de proyectos para gestionar el tiempo y el presupuesto.
Crear y mantener equipos con un alto nivel de confianza
Dedica tiempo a crear tu equipo remoto, proporciona un espacio para que se conozcan mediante actividades de formación de equipos y haz que establezcan normas y prácticas de equipo para ser más eficaces. Sigue realizando retrospectivas de proyectos y comprobaciones periódicas para ver cómo se encuentran.
Dedica tiempo a comprender qué funciona para el equipo y qué no, y qué tácticas son eficaces para crear y mantener la cultura adecuada que permita al equipo tener éxito. Después podrás replicar esto en proyectos posteriores.
Tener siempre un orden del día para las reuniones
Una de las herramientas más sencillas para aumentar la eficacia de las reuniones es tener siempre un orden del día. No asistas a una reunión si no lo hay y no organices una reunión sin uno. Esto garantiza que estén presentes las personas adecuadas para hacer lo necesario en tu reunión.
Las reuniones no son el lugar para compartir información. Respeta el tiempo de las personas: utiliza herramientas y técnicas asíncronas siempre que sea posible. Si quieres obtener comentarios desde distintas perspectivas, utiliza herramientas específicamente diseñadas para recopilar comentarios.
Tomar decisiones de forma colaborativa
El uso de técnicas de toma de decisiones colaborativa empodera a los equipos. Tomarán decisiones más informadas y esto reforzará el compromiso del equipo. Además, comunica qué decidiste y por qué lo decidiste a todas las personas que necesiten saberlo.
Algunas mejores prácticas de colaboración y técnicas que puedes explorar son:
- Toma de decisiones en grupo nominal: Esto lleva la lluvia de ideas al siguiente nivel y garantiza que se escuche la voz de todos.
- Técnica de la escalera: Esto permite al equipo sintetizar la información mediante sesiones de trabajo independientes y después tomar una decisión.
Herramientas que ayudan a impulsar la colaboración remota
La colaboración surge de forma natural en entornos presenciales. Estar juntos físicamente puede aumentar la camaradería, las interacciones espontáneas, las conexiones más profundas, la resolución dinámica de problemas en tiempo real y las conversaciones de pasillo, todo lo cual contribuye a crear un equipo productivo, concentrado y apasionado.
Esto es difícil de reproducir en un entorno remoto. Probablemente recurrirás a un conjunto de herramientas de colaboración, que podría ser algo parecido a esto:
- Herramientas de comunicación empresarial, como el correo electrónico, el buzón de voz, las herramientas de videoconferencia como Webex y las aplicaciones de chat y mensajería.
- Plataformas comunitarias, como Mighty Networks, Discord o Clubhouse.
- Herramientas de Office en línea, como Office 365 o Google Drive.
- Herramientas de colaboración corporativa, como las herramientas de almacenamiento en la nube o de uso compartido de archivos.
- Herramientas de colaboración con IA, que ofrecen funciones capaces de agilizar y reducir las tareas repetitivas y manuales que utilizan los directores de proyectos para facilitar la colaboración.
- Software de gestión de proyectos y software de gestión de tareas, como Jira, Asana, Trello y otros.
Es fundamental que las herramientas de colaboración empresarial y cualquier otra herramienta que utilices ofrezcan integraciones que les permitan comunicarse entre sí, de modo que la información esté actualizada y sea relevante para los miembros del equipo en todas las plataformas que utilices. El precio del software de colaboración también es un factor importante; asegúrate de encontrar una opción que se ajuste a tu presupuesto.
Aquí tienes una lista de las mejores herramientas de colaboración para utilizar en proyectos digitales y entre equipos de proyectos.
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