¿Qué es la colaboración? Definición, tipos y mejores prácticas
La colaboración es una de esas palabras que últimamente está en todas partes. Mucha gente habla de ella, pero no todos la practican o la hacen de manera efectiva.
Voy a analizar la colaboración en equipo, por qué es especialmente importante en los proyectos digitales, las implicaciones del trabajo remoto y algunas buenas prácticas y herramientas de software.
¿Qué es la colaboración?
La colaboración es el proceso de crear algo junto a otra persona o con un grupo de personas. En los proyectos digitales, es la esencia de lo que haces: crear experiencias digitales con clientes, miembros del equipo, partes interesadas, recursos técnicos y diseñadores (por nombrar algunos).
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La colaboración remota, más presente que nunca, consiste en hacer esto con la barrera adicional de la distancia y la tecnología. Al utilizar herramientas de colaboración y herramientas de comunicación, puedes mejorar el entorno laboral, hacerlo más motivador y fomentar el intercambio de conocimientos, logrando que el equipo sea más resiliente, eficaz y logre resultados.
¿Cuáles son los diferentes tipos de colaboración?
Aquí tienes algunos de los muchos tipos de colaboración relevantes para los proyectos digitales.
- Colaboración en equipo: este tipo de colaboración implica que el equipo del proyecto se una para trabajar hacia un objetivo común (es decir, la finalización del proyecto). Probablemente sea el tipo de colaboración más obvio, y todo proyecto que involucre a más de una persona la requerirá.
- Colaboración comunitaria o social: esta forma de colaboración implica a un grupo más amplio que el propio equipo del proyecto. Por ejemplo, en proyectos que son programas o iniciativas comunitarias o sociales, necesitarás la opinión de la comunidad o grupo impactado por el proyecto.
- Colaboración interfuncional: consiste en reunir a personas de diferentes disciplinas para trabajar en un proyecto. Los proyectos digitales suelen involucrar a desarrolladores, diseñadores y profesionales del marketing, y la colaboración interfuncional les permite trabajar juntos de manera efectiva y aprovechar sus fortalezas. Sin embargo, ten en cuenta que este tipo de colaboración puede ser todo un reto.
A los desarrolladores les encanta Jira, especialmente para gestionar despliegues y automatizaciones, pero los diseñadores lo encuentran muy rígido y poco amigable para el diseño. Es un vaivén constante intentando que ambos equipos colaboren.
- Colaboración en la nube: si tu equipo utiliza herramientas de colaboración para proyectos basadas en la nube—también conocidas como herramientas de colaboración en la nube—, considera cómo el equipo colaborará y gestionará su trabajo en la nube. Por ejemplo, si varios miembros colaboran en un documento en tu herramienta de colaboración de documentos al mismo tiempo, establece un proceso para asegurarte de que no sobrescriban el trabajo de los demás.
- Colaboración virtual: con el auge del trabajo remoto, muchos equipos colaboran de manera virtual (en lugar de presencial) usando herramientas de colaboración por video. La colaboración virtual requiere un poco más de esfuerzo para que todos estén alineados, y como gestor de proyectos debes establecer horarios y reuniones específicas para fomentar la colaboración y evitar que el equipo trabaje en silos.
- Colaboración asincrónica: esto ocurre cuando los equipos no colaboran en tiempo real (a diferencia de la colaboración sincrónica, que sucede en el momento). Puede que los miembros del equipo estén en diferentes lugares o zonas horarias. En vez de una reunión diaria, quizá les pidas que envíen un mensaje en tu herramienta de comunicación de equipo con sus notas del día.
- Colaboración interorganizacional: este tipo se da cuando distintas organizaciones deben trabajar juntas en un proyecto. Por ejemplo, puede que dos agencias colaboren y compartan recursos para realizar un gran proyecto que una sola no podría abordar.
- Colaboración creativa: similar a la colaboración interfuncional, pero específica para disciplinas creativas como las artes, el diseño y los medios. Si tu proyecto es una obra de teatro o una instalación artística, es probable que recurras a este tipo de esfuerzo colaborativo.
¿Por qué es importante la colaboración para tu organización?
Existen muchos beneficios de la colaboración para tu organización. Aquí te mostramos algunas razones por las que la colaboración es importante:
- La colaboración te ayuda a mantenerte competitivo: las alianzas empresariales proporcionan a las empresas un acceso rápido a la tecnología, las habilidades y los datos que conducen a la innovación, así como una mayor agilidad y resiliencia.
- Los ecosistemas colaborativos permiten a las empresas ser más rentables al aumentar la eficiencia o reducir costos, expandirse a nuevas geografías y crear productos conjuntos o nuevos.
- La colaboración nos permite acceder a los recursos que necesitamos mediante alianzas estratégicas que cubren brechas en tu conjunto de habilidades o el del equipo.
- Los equipos con habilidades y conocimientos especializados son necesarios para entregar proyectos: por lo general, estos equipos están formados por combinaciones de recursos de clientes, proveedores y suministradores.
- La colaboración elimina los silos en las organizaciones para acceder a una gran cantidad de conocimiento, resolver problemas, mejorar la cultura de colaboración y alcanzar metas compartidas u objetivos corporativos.
¿Cuál es el rol de la colaboración en tu empresa?
La colaboración brinda oportunidades para que los empleados estén más comprometidos, desaten la creatividad del equipo, atraigan y retengan el mejor talento y entreguen proyectos con rapidez.
La colaboración interfuncional está en el núcleo de las prácticas ágiles, que cada vez más organizaciones están adoptando. Utilizan estas prácticas para responder a VUCA (los aspectos incontrolables del entorno empresarial) y su antídoto VUCA Prime (una respuesta a VUCA mediante la aplicación de métodos ágiles).
La ‘gran renuncia’ es una realidad, especialmente en el mundo digital, por lo que atraer y retener empleados es fundamental para el éxito organizacional. Los empleados buscan constantemente formas significativas de contribuir, lo que incrementa la satisfacción laboral y apoya su crecimiento en conocimientos y habilidades.
Una colaboración exitosa ayuda a involucrar a los empleados, aprovechar su experiencia y hacer pleno uso de sus capacidades. Para ello, muchas organizaciones invierten en cursos de colaboración que fortalecen la comunicación, la empatía y las habilidades para resolver problemas, todas esenciales para equipos de alto rendimiento.
En los entornos de trabajo digitales, donde el conocimiento especializado abarca múltiples disciplinas, la colaboración efectiva se vuelve una habilidad imprescindible. A esto se suma que muchos proyectos digitales requieren trabajo a través de los límites organizacionales, ya sea entre departamentos internos (como contenido y diseño) o entre agencias y clientes.
¿Cuál es el rol del liderazgo en la colaboración en el lugar de trabajo?
Los líderes son clave para identificar y priorizar los aspectos corporativos que afectarán la capacidad de la organización para colaborar de manera efectiva. Tales como:
- Huellas corporativas: ubicaciones de clientes y empleados, ubicaciones de los principales proveedores, ubicaciones de suministradores
- Infraestructura IT: ¿Tu oficina se centra en Microsoft? ¿Cuáles son tus pilares tecnológicos (CRM, gestión de documentos, contabilidad, etc.)?
- Cultura: estilos de liderazgo, estilos de comunicación, estilos de gestión, aptitudes tecnológicas, preferencias de estilo de trabajo
- Interacciones clave: interacciones con clientes frente a internas, co-creación, toma de decisiones, construcción de relaciones
- Atracción y retención: colaboración y trabajo en equipo; distintas generaciones; diversidad, equidad e inclusión
No existen respuestas correctas o incorrectas aquí, pero estos factores influyen en cómo puedes hacer la colaboración más efectiva e identificar dónde están las prioridades. Por ejemplo, si tu infraestructura de TI está muy enfocada en herramientas de Microsoft (como OneNote), busca herramientas de colaboración de TI que aprovechen eso.
Otro ejemplo sería si las interacciones en una página web son un punto de dolor clave para los clientes, busca herramientas que te permitan colaborar remotamente con los clientes en el diseño, recibir retroalimentación y hacer anotaciones sobre el contenido que se está creando. Esto es un beneficio clave de las herramientas de colaboración.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la colaboración?
He identificado algunas áreas críticas de colaboración en las que enfocarse en proyectos digitales:
- Usa la co-creación
- Construye y mantén equipos de alta confianza
- Siempre ten una agenda para las reuniones
- Toma decisiones de manera colaborativa
Co-Creación
La co-creación (basada en la práctica de la ingeniería concurrente) es una técnica que los gestores de proyectos digitales pueden aprovechar para mejorar la colaboración en sus equipos y con sus clientes. Tiene las siguientes características:
- Equipos multifuncionales: Los proyectos digitales reúnen conjuntos de habilidades únicas, y diversos roles colaborativos tales como creadores de contenido, diseñadores y habilidades técnicas. Asegúrate de tener presente toda la diversidad cognitiva que buscas aprovechar en tus prácticas y conjunto de herramientas de colaboración.
- Realización concurrente de productos: Esto es una forma elegante de decir que se desarrollan múltiples productos al mismo tiempo. Debes tener una visión global de tu proyecto mientras diseñas y construyes simultáneamente los subcomponentes. Proporciona claridad sobre la visión general y asegúrate de que todos sepan dónde están las intersecciones clave entre los elementos del proyecto.
- Compartir información de forma incremental: Esto debería ser fácil de relacionar para la mayoría de los equipos digitales. Piensa en tus sprints, reuniones rápidas de equipo y reuniones de pie. Estos tipos de rituales y prácticas son un gran apoyo para la colaboración, pero dicho esto, no olvides incluir a tus clientes de manera adecuada.
- Gestión de proyectos integrada: Puede que estés haciendo cosas de manera concurrente (lo que favorece prácticas más ágiles), pero necesitarás superponer prácticas de gestión de proyectos para manejar el tiempo y el presupuesto.
Construye y Mantén Equipos de Alta Confianza
Tómate el tiempo para formar tu equipo remoto, brinda espacio para que se conozcan a través de actividades de construcción de equipos y anímales a crear normas y prácticas de equipo para ser más efectivos. Continúa haciendo retrospectivas de proyectos y revisiones periódicas para ver cómo están.
Tómate el tiempo para entender qué funciona para el equipo y qué no, y qué tácticas resultan efectivas para construir y mantener la cultura adecuada que permita que el equipo tenga éxito. Luego podrás replicar esto en proyectos posteriores.
Siempre Ten una Agenda para las Reuniones
Una de las herramientas más simples para aumentar la efectividad de las reuniones es ¡siempre tener una agenda! No asistas a una reunión a menos que haya una y no organices una reunión sin ella. Esto asegura que tengas a las personas correctas en la sala para lograr los objetivos correctos en tu reunión.
Las reuniones no son el lugar para compartir información. Respeta el tiempo de las personas—usa herramientas y técnicas asincrónicas siempre que sea posible. Si quieres obtener retroalimentación desde diferentes perspectivas, utiliza herramientas especialmente pensadas para recolectar comentarios.
Toma Decisiones de Forma Colaborativa
Utilizar técnicas de toma de decisiones colaborativas empodera a los equipos. Tomarán decisiones más informadas y esto generará compromiso en el equipo. Además, comunica—qué decidieron, por qué lo decidieron—a todos quienes necesiten saberlo.
Algunas mejores prácticas de colaboración y técnicas que puedes explorar son:
- Toma de decisiones en grupo nominal: Esto lleva la lluvia de ideas al siguiente nivel y asegura que todas las voces sean escuchadas.
- Técnica de escalera: Esto permite que el equipo sintetice información a través de pequeños grupos y luego decida.
Herramientas que ayudan a potenciar la colaboración remota
La colaboración ocurre de forma orgánica en entornos presenciales. Estar juntos físicamente puede aumentar la camaradería, las interacciones espontáneas, conexiones más profundas, la resolución dinámica de problemas en tiempo real y conversaciones de pasillo, todo lo cual contribuye a un equipo productivo, enfocado y apasionado.
Esto es difícil de replicar en un entorno remoto. Probablemente recurrirás a un puñado de herramientas de colaboración, que podrían ser algo así:
- Herramientas de comunicación empresarial, como correo electrónico, buzón de voz, videollamadas y aplicaciones de chat y mensajería.
- Plataformas de comunidad, como Mighty Networks, Discord o Clubhouse.
- Herramientas de oficina en línea, como Office 365 o Google Drive.
- Herramientas corporativas de colaboración, como almacenamiento en la nube o herramientas para compartir archivos.
- Herramientas de colaboración con IA, que ofrecen funciones que pueden acelerar y reducir las tareas repetitivas y manuales que los gestores de proyectos utilizan para facilitar la colaboración.
- Software de gestión de proyectos y software de gestión de tareas, como Jira, Asana, Trello y otros.
Es fundamental que las herramientas de colaboración empresarial y cualquier otra herramienta que estés usando ofrezcan integraciones que permitan que se comuniquen entre sí, para que la información esté actualizada y sea relevante para los miembros del equipo en todas las plataformas que utilices. El precio del software de colaboración también es un factor: asegúrate de encontrar una opción que se ajuste a tu presupuesto.
Aquí tienes una lista de las mejores herramientas de colaboración para usar en proyectos digitales y entre equipos de proyecto.
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