Cómo hacer la planificación de recursos en Jira: Alternativas y consejos
Planificación de recursos en Jira: esta funcionalidad sigue siendo esquiva en el software de gestión de proyectos que los gestores de proyectos aman odiar. No me malinterpretes—¡Jira es una potencia!—¡por eso lo seguimos usando! Con Jira, puedes simplificar el proceso de planificación de proyectos, fomentar la colaboración y obtener información sobre el progreso de las tareas en curso y la línea de tiempo de actividades, sin tener que molestar a los miembros de tu equipo.
Sin embargo, lo que el software Jira hace bien a nivel micro no siempre se traduce en conocimientos del panorama general o en los tipos de cuestiones que preocupan a tus superiores. Si alguna vez te has sentido decepcionado por las opciones mediocres de planificación de recursos de Jira, no estás solo.
He pasado muchas tardes maldiciendo en silencio a la pantalla de mi ordenador al intentar ordenar la vasta cantidad de datos de Jira en un formato adecuado para los ejecutivos. En este artículo, explicaremos la naturaleza de las carencias de Jira en planificación de recursos y sugeriremos algunas soluciones posibles.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Planificación de recursos en Jira
Comencemos revisando las funciones existentes de Jira que apoyan los procesos ágiles de planificación de recursos y la planificación de capacidad ágil, aunque de manera limitada. No olvides implementar las mejores prácticas de gestión de recursos mientras usas las siguientes opciones.
Jira Roadmap: Básico
La primera vez que vi esta opción en Jira, pensé: “Fantástico. Haré clic en eso y generaré un plan de gestión de recursos que pueda enviar a un ejecutivo en un santiamén”.
¿El problema? El roadmap básico de Jira es, pues, básico. Muestra los épicos del proyecto y puedes profundizar en los épicos para ver los tickets secundarios.
Por un momento, pensé que las opciones de filtro mostrarían el detalle adicional que necesitaba. Aunque puedes filtrar por persona para ver quién contribuyó a una tarea, el roadmap básico de Jira no ofrece una vista resumida por persona.
En defensa de Jira, un roadmap del proyecto no implica necesariamente la gestión de recursos. Nosotros, como gestores de proyectos personas, sencillamente, somos codiciosos y queremos que el software haga todo lo que queremos que haga. Jira está pensado sobre todo para el seguimiento de incidencias, no para la planificación de utilización de recursos ni para ayudarte a calcular la capacidad de carga de trabajo.
Jira Roadmap: Avanzado
Si tu organización paga por la versión premium de Jira, tendrás acceso a la función de roadmap avanzado. Los roadmaps avanzados te permiten hacer un seguimiento del progreso del trabajo en varios equipos y son lo más parecido a un diagrama de Gantt nativo en Jira.
Los roadmaps avanzados también cuentan con mayores capacidades de filtrado que los roadmaps básicos. Por ejemplo, en un enorme proyecto de software en el que trabajé, utilizamos el campo de componente para agrupar incidencias de Jira dentro de un proyecto. Puedes resumir el trabajo en curso por componente en los roadmaps avanzados de Jira, algo que no es posible en los roadmaps básicos de Jira.
En lo que respecta a las capacidades de planificación de recursos en Jira, los roadmaps avanzados nos acercan más a lo que buscamos. Puedes profundizar en los sprints activos para entender cuántos puntos de historia has asignado en el contexto de la velocidad de tu sprint. Pero, aún así, no puedes hacer seguimiento del trabajo a nivel individual.
Si todavía no estás satisfecho con las capacidades de planificación de recursos de Jira, yo tampoco. Jira es una herramienta ágil de gestión de proyectos. Como ese amigo poco fiable que no se compromete, Jira cambia de planes rápidamente. Jira no busca ayudarte a planificar más allá de un sprint. Pero eso no significa que no merezcas un compromiso a largo plazo.
En la siguiente sección, exploraremos alternativas para que puedas sacar el máximo provecho de tus datos de Jira y desarrollar una forma eficaz de gestionar los recursos del proyecto.
Encuentra más consejos y trucos de Jira aquí.
Opción #1: Exportar datos de Jira a CSV
Esta opción es la más manual—es la clásica diversión de manipulación de datos que me recuerda a mis días de consultor.
El primer paso es exportar los datos de Jira a un archivo en formato CSV.
Una vez que los datos están en formato CSV, puedes ordenarlos y filtrarlos, experimentar con la asignación de recursos y crear hojas de cálculo y gráficos que visualicen la información que te interesa. Consulta el vídeo explicativo para ver un ejemplo de cómo he manipulado los datos para mi proyecto de ejemplo en Jira.
- Ventajas: Puedes personalizar al máximo el resultado ordenando y filtrando los datos de la forma que se les ocurra a tus directivos; no se requieren integraciones costosas.
- Desventajas: Este método requiere mucho trabajo y no se sincroniza en tiempo real con Jira. Eso significa que deberás volver a ejecutar los informes tan seguido como lo pidan los directivos, lo que puede generar cuellos de botella. La configuración inicial también puede ser engorrosa y complicada.
Opción #2: Integrar Jira con una aplicación de visualización de datos
Si la idea de manipular manualmente tus datos te hace querer llorar, te entiendo. En ese caso, y si tu organización tiene apetito para ello, podrías considerar integrar Jira con una aplicación de visualización de datos que se encargue del trabajo pesado en lo que respecta a la planificación de recursos.
Por ejemplo, podrías crear un gráfico que muestre el tiempo promedio de resolución de incidencias (te recomendaría agregar estos datos por equipo, en vez de por persona, para evitar dar sensación de vigilancia excesiva). También podrías monitorizar los puntos de historia pendientes por sprint para identificar dónde pueden fallar tus estimaciones y mejorar la precisión de tus cálculos en sprints futuros.
Para ayudarte con esto, el marketplace de Atlassian ofrece integraciones con Microsoft Power BI, Tableau, Qlik y más. Si tu organización utiliza Looker, no te preocupes. Si puedes conseguir algo de tiempo de un desarrollador para la configuración inicial, también puedes conectar tus datos de Jira con Looker. Aquí tienes un ejemplo de algunas consultas de visualización de datos que podrías configurar usando una integración Jira-Power BI.
- Ventajas: Las integraciones eliminan la necesidad de manipulación de datos al ofrecer opciones para crear rápidamente visualizaciones atractivas. Los datos se sincronizan en tiempo real con Jira, por lo que tus ejecutivos pueden revisar los números durante su café del sábado por la mañana, como suelen hacer. (¡No prometemos que no te escriban de inmediato con preguntas sobre el contenido!)
- Desventajas: El precio de este tipo de integraciones puede ser prohibitivo para organizaciones pequeñas. Los gráficos personalizados pueden no estar adaptados a la planificación de recursos.
Más sobre cómo visualizar la planificación de recursos aquí.
Opción #3: Integra Jira con una aplicación de planificación de recursos
En caso de que las dos soluciones anteriores no se ajusten a tus necesidades, hay una tercera opción. Puedes buscar en el marketplace de Atlassian complementos de planificación de recursos que se integren con Jira. Al buscar el término “planificación de recursos” obtuve 13 resultados.
Probé un par de opciones, incluyendo Tempo Planner, que se describe a sí mismo como “una solución de planificación de recursos que permite a las empresas optimizar sus capacidades de personal.”
Me decepcionó ver que Tempo Planner en realidad se centra más en el seguimiento del tiempo (léase: hojas de tiempo de Tempo) que en la planificación de recursos. Puedes integrar Tempo Planner con tu calendario para registrar reuniones, de modo que luego puedas registrar el tiempo dedicado a esas reuniones contra los tickets Jira correspondientes. Muy útil para hojas de tiempo, sin duda, pero no resulta especialmente útil para programación de recursos de proyectos o para crear calendarios de recursos.
La interfaz de arrastrar y soltar era moderna. Pero, cuando intenté añadir tareas a mi plan de recursos, la aplicación no guardó los puntos de historia que había asignado a la tarea. En su lugar, asumía que cada tarea requería un día completo de trabajo para completarse. Si existe la opción de ajustar este parámetro, no es algo que resulte intuitivo.
Finalmente, el informe generado por Tempo Planner no fue especialmente impresionante. Graciosamente, Tempo Planner parece saberlo y ofrece la opción de exportar la imagen del informe a Excel.
No encontré mucho sobre lo que escribir al experimentar con las otras opciones. Sin echarme flores, fui capaz de producir gráficos más interesantes exportando los datos de Jira a Excel por mi cuenta (consulta la opción #1 en este artículo).
Las empresas que buscan mejorar su planificación de recursos suelen buscar software para la gestión de proyectos con integración a Jira.
Conclusiones sobre la planificación de recursos en Jira
En este artículo, hemos explorado posibles soluciones para una planificación eficiente de recursos utilizando Jira. ¿La conclusión? Los plugins o complementos de planificación de recursos para Jira no parecen dar en el clavo. (Por cierto, si buscas alternativas de software de gestión de recursos, alternativas de software de planificación de capacidad o alternativas de software de previsión de proyectos a Jira, en DPM te tenemos cubierto).
La siguiente mejor opción. Si puedes convencer a tu organización de invertir un poco más, integrar Jira con una aplicación de visualización de datos podría valer la pena, especialmente si existe un caso empresarial para expandir su uso a lo largo de tu portafolio de proyectos.
Pero, si invertir en una integración formal no es una opción, te recomendaría el enfoque de bajo presupuesto para la gestión de portafolios: exporta los datos de Jira y diseña tus propios gráficos. Tendrás que copiar manualmente los datos y volver a ejecutar el informe cada vez, pero tu capacidad para personalizar los reportes puede que haga que el esfuerzo valga la pena.
