6 maneras en que la gestión de recursos es diferente para los equipos remotos

En lo que respecta a la gestión de recursos de una agencia, esto suele comenzar con el presupuesto. Antes de que se apruebe el alcance del trabajo, debes trabajar con la persona que dirija el desarrollo de negocio en tu organización para asegurarte de que las estimaciones sean precisas, de modo que la empresa pueda cobrar al cliente lo suficiente para cubrir el coste de realizar el proyecto (mano de obra, herramientas/recursos, gastos generales, etc.). Obtén más información sobre la gestión de recursos creativos aquí.

Antes del inicio y durante la planificación del proyecto, trabajarás con la dirección para determinar quién del equipo trabajará en el proyecto y qué herramientas o licencias de software podría necesitar.

Durante el proyecto, es posible que tengas que coordinarte con miembros del equipo u otros gestores de proyectos (o con el gestor de recursos de tu organización) para asegurarte de que no haya conflictos de agenda y de que todos tengan expectativas claras sobre qué trabajo se realizará y cuándo. También es importante averiguar si ciertos proyectos tienen mayor prioridad que otros y determinar cómo podría afectar eso a tus plazos.

Cuando trabajas en un proyecto como gestor de proyectos interno, o si se te ha encargado un proyecto interno en el que no cobras a los clientes, esto puede ser un poco diferente. Es posible que simplemente empieces reuniendo a tu equipo de proyecto para determinar qué hará cada persona, cómo lo hará y si el equipo podría necesitar otras herramientas o recursos para completar el proyecto en el plazo requerido. 

La composición de tu equipo puede ser asignada por los responsables de distintos departamentos, especialmente si el proyecto es un esfuerzo de un equipo interfuncional. 

Cómo gestionar los recursos de forma remota

Los conceptos clave de la gestión remota de recursos no son muy diferentes de hacerlo en la oficina, pero los matices añaden cierta complejidad.

Aquí es donde crear una cultura empresarial que dé prioridad a las modalidades de trabajo flexibles puede tener un gran impacto. Vale la pena defender algunas de estas políticas y prácticas dentro de tu ámbito de influencia: 

• Al gestionar equipos remotos o trabajar desde casa, a veces es necesario cambiar los protocolos de comunicación y colaboración. Por ejemplo, comunicarse de forma proactiva con los trabajadores remotos sobre los horarios y las asignaciones de personal puede ayudar a fomentar una cultura empresarial que permita modalidades de trabajo flexibles.
• Es posible que tengas que considerar algunas políticas de trabajo para toda la organización a fin de garantizar una asignación de personal justa y coherente en entornos de trabajo remoto. Esto incluye políticas para la incorporación y la gestión del desempeño (sin microgestionar).
• Al gestionar recursos monetarios, es posible que descubras que una menor parte de tu presupuesto se destina a espacios de trabajo físicos y una mayor parte a herramientas de colaboración, como el software de videoconferencias.

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También vale la pena trabajar en tus habilidades de gestión de recursos. El trabajo remoto puede suponer un desafío adicional para mantener a todos al día e informados, y cuanto más desarrolladas estén tus habilidades, más fácil será lograrlo.

6 aspectos que debes considerar al gestionar recursos de forma remota

1. Cómo afectará al presupuesto el tiempo de colaboración remota

Puede haber consideraciones presupuestarias adicionales (o diferentes) al trabajar con empleados remotos.

Disponer de tiempo suficiente para una buena comunicación y reuniones periódicas de seguimiento es una prioridad máxima en un entorno de trabajo remoto. Asegúrate de no escatimar en comunicación y colaboración para ahorrar algunas horas o dólares–podría acabar siendo contraproducente cuando las personas no reciben actualizaciones clave o haya que rehacer entregables porque alguien no estaba al tanto. 

Dado que las tarifas facturables pueden hacer que las reuniones parezcan caras, debes asegurarte de presupuestar el tiempo de las reuniones en tus estimaciones. Puede tener sentido celebrar reuniones más frecuentes al comienzo de un proyecto nuevo para ayudar a que la comunicación entre los miembros sea más fluida, pero no conviene excederse. 

Un equipo de siete personas, con cada miembro facturando $100 por hora, significa que una reunión de una hora costará $700. Si multiplicas esto por un proyecto de seis meses y celebras una reunión a la semana, estarás destinando $16,800 de tu presupuesto únicamente a una reunión semanal.

2. Qué materiales o suministros se necesitan para completar el trabajo (incluidos el hardware y el software)

Obviamente, es importante asegurarte de utilizar un sistema de software eficaz de gestión de recursos para gestionar tu trabajo (consulta nuestras selecciones del mejor software de gestión de recursos y del mejor software gratuito de gestión de recursos)

Pero eso no es todo lo que necesitarás.

Para facilitar una buena comunicación, tendrás que añadir algunas herramientas de colaboración a tu conjunto de herramientas. Algunas de las herramientas más utilizadas son Slack, Microsoft Teams y Zoom, junto con otras plataformas de colaboración como Webex, pero es posible que se necesiten herramientas o suministros adicionales para ayudar a un equipo distribuido a desarrollar un proyecto. Esto puede incluir herramientas de colaboración visual, como software de mapas mentales o pizarras, y elementos físicos como portátiles, monitores adicionales y altavoces.

Para proyectos digitales que funcionan como aplicaciones en un teléfono o incluso en un quiosco, puede ser necesario contar con hardware y software especializados para realizar pruebas y control de calidad, con el fin de garantizar que el producto final sea perfecto. Estos elementos pueden ocupar una parte considerable del presupuesto, por lo que es fundamental tener en cuenta estas necesidades al planificar los recursos.

Al configurar el plan del proyecto, los equipos remotos pueden beneficiarse del uso de plantillas diseñadas específicamente para gestionar su trabajo y sus comunicaciones. Esto podría incluir plantillas de planes de proyecto y flujos de trabajo, agendas de reuniones e incluso actualizaciones de estado utilizadas para mantener informadas a las partes interesadas durante todo el proyecto. Como gestor del proyecto, también podrías querer incluir estas necesidades en la lista de materiales.

3. Cómo planificar el trabajo síncrono y asíncrono en diferentes zonas horarias

Como gestor del proyecto, al iniciar un proyecto y asignar recursos y miembros del equipo, ten en cuenta las zonas horarias de todas las personas involucradas e intenta conseguir el mayor número posible de horas coincidentes entre los miembros del equipo. Es posible que puedas pedir a las personas que flexibilicen un poco sus horarios para disponer de más tiempo para colaborar cuando sea necesario, pero hazlo de forma estratégica. ¡Nadie quiere trabajar hasta tarde (en su zona horaria) un viernes por la noche!

En los proyectos en los que el trabajo pasa de un miembro del equipo a otro a medida que avanza por un proceso, las zonas horarias pueden ser menos importantes. Sin embargo, cuando los miembros del equipo necesitan colaborar en tiempo real, como dos desarrolladores que participan en una sesión de programación por parejas, tendrán que coordinarse intencionadamente para programar suficiente tiempo de colaboración durante las horas de trabajo coincidentes.

Estas necesidades de colaboración deben tenerse en cuenta al planificar un proyecto y elegir los recursos. Utilizar una herramienta de gestión de proyectos para equipos remotos también puede ser útil para planificar tus flujos de trabajo y asignar tareas.

Pedir a tu desarrollador radicado en Nueva York que se levante muy temprano para adaptarse al horario del desarrollador radicado en París, o viceversa, es una receta para el agotamiento o, al menos, para un peor equilibrio entre la vida laboral y personal para al menos uno de los miembros del equipo.

4. Los roles necesarios en el equipo para completar el proyecto

Al gestionar los recursos necesarios para proyectos de equipos remotos, comienza analizando los roles y las habilidades necesarios para completar el trabajo. Dado que probablemente estés trabajando con un presupuesto establecido y posiblemente con otros proyectos y prioridades para tu agencia o empresa, querrás tener en cuenta las capacidades de los miembros del equipo al dotar de personal los nuevos proyectos.

Algunas cosas que quizá quieras considerar incluyen:

• ¿Qué habilidades puede aportar cada persona?
• ¿De cuánto tiempo dispone esta persona (por día, semana o sprint)?
• ¿Hay partes del proyecto que necesiten recursos adicionales o habilidades especializadas?
• ¿Hay alguna diferencia de zona horaria, barrera de comunicación o idioma que deba tenerse en cuenta?
• ¿Tiene el cliente algún requisito sobre el lugar donde deben estar radicados los miembros del equipo?
• ¿Cuál será el horario de trabajo para este proyecto?
• ¿Qué ocurre si alguien deja la empresa o el equipo durante este proyecto?

El software de planificación de recursos puede ayudar a agilizar este proceso al proporcionar una visión clara de las habilidades, la disponibilidad y las zonas horarias de los miembros del equipo mientras planificas tu proyecto. Estos son solo algunos de los principales beneficios de las herramientas de planificación de recursos.

5. Cómo se gestionará el compromiso de los empleados

Aunque muchas personas prefieren la flexibilidad que puede ofrecer el trabajo remoto, si no hay oportunidades para colaborar y relacionarse con los demás, puede resultar muy aislante y provocar agotamiento. Por eso, al planificar proyectos para equipos remotos, esto debe tenerse en cuenta y planificarse, ya que no ocurrirá de forma natural.

Reservar tiempo para las actividades de formación de equipos durante las reuniones del equipo puede ser una forma de abordar el compromiso de los empleados. Si nunca lo has hecho o tus dinámicas para romper el hielo empiezan a resultar repetitivas, prueba algunos juegos virtuales. Hay muchos juegos breves en línea que pueden jugarse con equipos virtuales, como un concurso utilizando Kahoot o Minute to Win It. Otra buena práctica al gestionar empleados remotos es preguntarles qué actividades podrían resultarles motivadoras o qué necesitan.

Realizar periódicamente una “evaluación de la temperatura” del compromiso a lo largo del proyecto es una buena práctica para los directores de proyectos y los líderes de la organización. Si descubres que algo resulta especialmente difícil para tu equipo, trabajen juntos para resolver los problemas. Por el contrario, si algo está funcionando muy bien para el equipo, considera cómo puede aprovecharse en proyectos futuros o ampliarse a toda la empresa.

6. Qué ocurre si surgen problemas de rendimiento

Prepararse para lo peor, pero esperar lo mejor, podría ser el mantra de un líder de proyecto. Por eso, al gestionar recursos en proyectos remotos, quizá queramos asumir buenas intenciones y dar por hecho que todos participan plenamente cada día y hacen su mejor trabajo. Pero ¿qué ocurre cuando no es así?

No es como en una oficina, donde puedes llevar a los miembros del equipo a un espacio privado para hablar sobre los problemas de rendimiento si surgen. Entonces, ¿cómo se gestionan durante los proyectos remotos?

Los responsables de equipos remotos deben utilizar reuniones individuales o conversaciones de seguimiento por videollamada para tratar los problemas de rendimiento o las dificultades del equipo. Esto podría incluir abordar la disponibilidad de los empleados durante el horario laboral, la gestión del tiempo, las carencias de habilidades o incluso los fallos de comunicación. Para problemas realmente importantes, como el incumplimiento de un plazo o un desacuerdo dentro del equipo, debe organizarse una reunión entre todas las partes implicadas mediante videoconferencia o de forma presencial si todos pueden reunirse en una ubicación central o en una oficina.

Es importante poner fin a cualquier rumor o conversación paralela y abordar los problemas de frente. Esto ayuda a generar confianza entre los miembros de equipos remotos. Mantén las conversaciones de forma directa y resume por escrito lo discutido y los siguientes pasos.

Las recompensas de gestionar bien los recursos de proyectos remotos

Ser capaz de gestionar proyectos con miembros del equipo y otros recursos distribuidos por todo el mundo es una habilidad que requiere práctica. Con beneficios que van desde una mayor flexibilidad y un mejor acceso al talento hasta un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, es una habilidad que merece la pena desarrollar como director de proyectos.

Si quieres obtener más información sobre la gestión de miembros de equipos remotos o sobre cómo encontrar las herramientas adecuadas, tenemos artículos sobre diversos temas que pueden ayudarte. Para recibir estos consejos directamente en tu bandeja de entrada, suscríbete a nuestro boletín y mantente al día.