6 formas en que la gestión de recursos es diferente para equipos remotos
¿Alguna vez has intentado llevar a cabo un proyecto con un presupuesto insuficiente, muy pocas personas, herramientas faltantes o sin las habilidades críticas necesarias? Si estás asintiendo o pensando en ese proyecto (sí, ese) que fue especialmente desafiante porque no tenía los recursos adecuados, ¡entonces este artículo es para ti!
Gestionar un proyecto sin los recursos adecuados es complicado, pero hacerlo sin los recursos adecuados Y además teniendo miembros del equipo repartidos por todo el país o el mundo es todavía más difícil. Así que vamos a abordar ambos desafíos en un solo artículo.
¿Qué es la gestión de recursos?
En el contexto de la gestión de proyectos, el proceso de gestión de recursos consiste en asegurarte de que cuentas con las personas indicadas, los materiales necesarios y suficiente dinero (léase presupuesto) para completar el proyecto del que eres responsable.
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Cuando se trata de la gestión de recursos en agencias, esto suele comenzar con el presupuesto. Antes de que se apruebe el alcance del trabajo, deberías trabajar con quien lidere el desarrollo de negocios en tu organización para asegurarte de que las estimaciones sean precisas y así la empresa pueda facturar al cliente lo suficiente para cubrir el coste del proyecto (mano de obra, herramientas/recursos, gastos generales, etc). Descubre más sobre la gestión de recursos creativos aquí.
Antes de la puesta en marcha y durante la planificación del proyecto, trabajarás con la dirección para determinar quién del equipo participará y qué herramientas o licencias de software pueden necesitar.
Durante el proyecto, puede que necesites coordinarte con miembros del equipo u otros gestores de proyecto (o el gestor de recursos de tu organización) para asegurarte de que no hay conflictos de agenda y de que todos tienen claro qué tareas se realizarán y en qué momento. También es importante saber si ciertos proyectos tienen mayor prioridad sobre otros y determinar cómo eso puede afectar a tus plazos.
Cuando trabajas en un proyecto como gestor de proyectos interno, o si te encargan un proyecto interno en el que no se factura a clientes, esto puede ser algo diferente. Puedes simplemente empezar reuniendo a tu equipo para determinar qué hará cada persona, cómo lo hará y si hay otras herramientas o recursos que el grupo podría necesitar para finalizar el proyecto dentro del plazo necesario.
La composición de tu equipo puede estar asignada por los responsables de distintos departamentos, especialmente si el proyecto es un esfuerzo transversal de varios equipos.
Cómo gestionar recursos de forma remota
Los conceptos clave de la gestión de recursos remota no son muy diferentes a realizarlos en la oficina, pero los matices añaden algo de complejidad.
Crear una cultura de empresa que priorice los esquemas de trabajo flexible puede tener un gran impacto. Vale la pena abogar por algunas de estas políticas y prácticas dentro de tu área de influencia:
- Cuando gestionas equipos remotos o trabajas desde casa, a veces los protocolos de comunicación y colaboración deben cambiar. Por ejemplo, comunicar de forma proactiva con los trabajadores remotos sobre horarios y asignaciones de personal puede ayudar a crear una cultura que facilite esquemas de trabajo flexibles.
- Puede que necesites considerar algunas políticas laborales a nivel organizacional para asegurar una dotación de personal justa y consistente en entornos de trabajo remoto. Esto incluye políticas para la incorporación de nuevos empleados y la gestión del desempeño (sin incurrir en micromanagement).
- Al gestionar recursos monetarios, puedes ver que menos del presupuesto se destina a espacios físicos y más a herramientas de colaboración, como el software de videoconferencia.
6 consideraciones para gestionar recursos de forma remota
1. Cómo el tiempo de colaboración remota impactará el presupuesto
Pueden surgir consideraciones presupuestarias adicionales (o diferentes) al trabajar con empleados remotos.
Disponer de tiempo suficiente para una comunicación fluida y reuniones de seguimiento periódicas es una prioridad en el entorno de trabajo remoto. Asegúrate de no recortar en comunicación y colaboración solo para ahorrar horas o dinero; podrías lamentarlo si la gente se pierde actualizaciones clave o hay que rehacer entregables porque alguien no estaba al tanto.
Como las tarifas facturables pueden hacer que las reuniones resulten costosas, querrás asegurarte de presupuestar el tiempo de reunión en tus estimaciones. Podría tener sentido mantener reuniones más frecuentes al comienzo de un proyecto nuevo para ayudar a que la comunicación entre los miembros sea más fluida, pero no quieres exagerar aquí.
Un equipo de siete personas donde cada miembro factura $100 por hora significa que tu reunión de una hora va a costar $700. Multiplica eso a lo largo de un proyecto de seis meses y, con una reunión semanal, estarás destinando $16,800 de tu presupuesto solo en una reunión semanal.
2. Qué materiales o suministros se necesitan para completar el trabajo (incluyendo hardware y software)
Obviamente, es importante asegurarte de que estás utilizando un sistema de software de gestión de recursos efectivo para gestionar tu trabajo (consulta nuestras opciones para el mejor software de gestión de recursos y el mejor software gratuito de gestión de recursos)
Pero eso no es todo lo que vas a necesitar.
Para facilitar una buena comunicación, tendrás que añadir algunas herramientas de colaboración a tu conjunto de aplicaciones. Algunas de las herramientas más utilizadas incluyen Slack, Microsoft Teams y Zoom, pero podrían necesitarse muchas otras herramientas o suministros para ayudar a que un equipo distribuido trabaje a través de un proyecto. Esto puede incluir herramientas de colaboración visual como mapas mentales o software para pizarras y elementos físicos como portátiles, monitores adicionales y altavoces.
Para proyectos digitales que funcionan como aplicaciones en un teléfono o incluso en un quiosco, puede requerirse hardware y software especializado para pruebas y control de calidad para garantizar que el producto final sea perfecto. Estos elementos pueden absorber una gran parte del presupuesto, así que es fundamental tener en cuenta estas necesidades al planificar los recursos.
Al preparar el plan del proyecto, los equipos remotos pueden beneficiarse de emplear plantillas diseñadas específicamente para gestionar su trabajo y comunicaciones. Esto podría incluir plantillas de planes de proyecto y flujos de trabajo, agendas de reuniones e incluso actualizaciones de estado que se utilizan para mantener informados a los interesados durante todo el proyecto. Como gestor de proyectos, también querrás incluir estas necesidades en la lista de materiales.
3. Cómo planificar el trabajo sincrónico y asincrónico en diferentes zonas horarias
Como gestor de proyectos, al iniciar un proyecto y asignar recursos y miembros del equipo, ten en cuenta las zonas horarias de todos los implicados e intenta lograr la mayor cantidad posible de horas coincidentes entre los miembros del equipo. Puede que puedas pedir a las personas que ajusten un poco sus horarios para permitir más tiempo de colaboración cuando sea necesario, pero hazlo de forma estratégica. ¡Nadie quiere trabajar hasta tarde (en su zona horaria) un viernes por la noche!
En los proyectos donde el trabajo pasa de un miembro del equipo a otro a medida que avanza el proceso, las zonas horarias pueden ser menos importantes. Sin embargo, cuando los miembros del equipo necesitan colaborar en tiempo real, como dos desarrolladores participando en una sesión de programación en pareja, tendrán que coordinarse intencionadamente para programar suficiente tiempo de colaboración durante las horas laborables superpuestas.
Estas necesidades de colaboración deben considerarse al planificar un proyecto y al elegir tus recursos. Utilizar una herramienta de gestión de proyectos para equipos remotos también puede ser útil para planificar tus flujos de trabajo y asignar tareas.
Pedirle a tu desarrollador en Nueva York que se levante muy temprano para adaptarse al horario del desarrollador en París, o viceversa, es una receta para el agotamiento o, al menos, para reducir el equilibrio entre la vida profesional y personal de al menos uno de los miembros del equipo.
4. Los roles necesarios en el equipo para completar el proyecto
Al gestionar los recursos necesarios para proyectos en equipos remotos, comienza pensando en los roles y habilidades necesarios para completar el trabajo. Como probablemente dispongas de un presupuesto limitado y posiblemente otros proyectos y prioridades para tu agencia o empresa, conviene analizar la capacidad de los miembros del equipo al asignar nuevos proyectos.
Algunas cosas que podrías querer considerar incluyen:
- ¿Qué habilidades puede aportar cada persona al equipo?
- ¿Cuánta disponibilidad tiene esta persona (por día, semana o sprint)?
- ¿Algunas partes del proyecto necesitan recursos adicionales o habilidades especializadas?
- ¿Existen diferencias de zona horaria, barreras de comunicación o de idioma que deban tenerse en cuenta?
- ¿El cliente tiene algún requisito sobre dónde deben estar ubicados los miembros del equipo?
- ¿Cuáles serán los horarios de trabajo para este proyecto?
- ¿Qué sucede si alguien deja la empresa o el equipo durante este proyecto?
El software de programación de recursos puede ayudar a agilizar este proceso al proporcionar una visión clara de las habilidades, disponibilidad y zonas horarias de los miembros del equipo mientras planificas tu proyecto. Estos son solo algunos de los principales beneficios de las herramientas de programación de recursos.
5. Cómo se gestionará el compromiso de los empleados
Mientras que muchas personas prefieren la flexibilidad que puede proporcionar el trabajo remoto, si no existen oportunidades para colaborar y relacionarse con otros, puede ser muy aislante y conducir al agotamiento. Por lo tanto, cuando planifiques proyectos para equipos remotos, esto debe ser considerado y planificado, ya que no sucederá de manera orgánica.
Dedicar tiempo a actividades de team building durante las reuniones de equipo puede ser una forma de abordar el compromiso de los empleados. Si nunca lo has hecho o tus rompehielos empiezan a sentirse aburridos, prueba algunos juegos virtuales. Hay muchos juegos cortos en línea que se pueden jugar con equipos remotos, como un concurso tipo Kahoot o "Minute to Win It". Otra buena práctica al gestionar empleados remotos es preguntarles qué actividades encuentran atractivas o qué necesitan.
Realizar un "chequeo de temperatura" periódico sobre el engagement a lo largo del proyecto es una buena práctica para los gestores y líderes de la organización. Si descubres que algo resulta particularmente desafiante para tu equipo, trabajen juntos para resolver los problemas. Por el contrario, si algo está funcionando muy bien para el equipo, considera cómo puede aprovecharse en futuros proyectos o escalarse a otras áreas de la empresa.
6. Qué ocurre si surgen problemas de desempeño
Prepararse para lo peor pero esperar lo mejor podría ser el mantra de un líder de proyectos. Así que, al gestionar recursos en proyectos remotos, podemos asumir la buena voluntad y que todos están rindiendo plenamente cada día y haciendo su mejor trabajo. ¿Pero qué sucede cuando no es así?
No es como en una oficina donde puedes llevar a los miembros del equipo a un espacio privado para hablar de problemas de desempeño si surgen. Entonces, ¿cómo abordarlos durante los proyectos remotos?
Los gestores remotos deben utilizar reuniones individuales o check-ins mediante videollamada para hablar de cuestiones de desempeño o desafíos en el equipo. Esto podría incluir abordar la disponibilidad de los empleados durante las horas de trabajo, la gestión del tiempo, brechas de habilidades o incluso fallos en la comunicación. Para problemas importantes como un plazo incumplido o un desacuerdo entre el equipo, se debe organizar una reunión con todas las partes implicadas, ya sea mediante videoconferencia o en persona si todos pueden acudir a una ubicación central o a la oficina.
Es importante poner fin a cualquier rumor o conversación paralela y abordar los problemas de manera directa. Esto ayuda a construir confianza entre los miembros de equipos remotos. Mantén las conversaciones de forma directa y resume la discusión y los próximos pasos por escrito.
Las recompensas de gestionar bien los recursos de proyectos remotos
Ser capaz de gestionar proyectos con miembros y recursos distribuidos globalmente es una habilidad que requiere práctica. Con beneficios que van desde una mayor flexibilidad, mejor acceso a talentos, hasta un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, es una habilidad que merece la pena desarrollar como gestor de proyectos.
Si quieres saber más sobre cómo gestionar miembros remotos de equipos o encontrar las herramientas adecuadas, tenemos artículos sobre una variedad de temas para ayudarte. Para recibir estos consejos directamente en tu bandeja de entrada, suscríbete a nuestro boletín para mantenerte informado.
