Gestión de proyectos complejos: consejos para mejorar tus habilidades

¿Qué es un proyecto complejo?

Un proyecto complejo es un tipo de proyecto que presenta un alto grado de dificultad, complejidad, incertidumbre y riesgo debido a diversos factores. Estos pueden incluir un equipo grande, un presupuesto elevado, numerosas partes interesadas con prioridades contrapuestas o tecnología nueva o emergente.

Esto es lo contrario de un proyecto sencillo. En un proyecto sencillo, tienes un equipo pequeño, un objetivo claro y posiblemente una duración breve. Por ejemplo, un proyecto pequeño podría consistir en crear un conjunto de banners publicitarios digitales, mientras que un proyecto complejo podría consistir en crear un sitio web completo desde cero.

El propósito del software de gestión de proyectos es ayudar a organizar los proyectos complejos y puede ser una herramienta esencial en este proceso.

Planificar tu partida: establecer objetivos y reunir recursos

Al iniciar un proyecto complejo, el proceso no es tan diferente de prepararse para jugar a un videojuego nuevo. 

Primero, tienes que instalar el juego. En tu proyecto, podrías empezar reuniendo tu acta de constitución del proyecto o el enunciado del trabajo firmado por el cliente u otras partes interesadas. 

A continuación, puedes elegir o personalizar tu personaje. Escoge su nombre, apariencia, accesorios y las habilidades y capacidades que tendrá mientras juegas. Esto es similar a celebrar una reunión inicial del proyecto en la que aclaras las funciones de todos. Incluso podrías utilizar un diagrama RACI para mostrarlo a todos los miembros del equipo.

Después, debes confirmar la configuración. Asegúrate de que los ajustes de audio y vídeo del juego estén exactamente como te gustan. Ponte cómodo en tu silla o en el sofá. Para un proyecto complejo de la vida real, esto podría significar preparar el software, gestionar las notificaciones y configurar los POE junto con la plantilla del plan de comunicación, el plan del proyecto y el registro de riesgos. 

Si el juego tiene uno, puedes completar el tutorial para asegurarte de que entiendes todas las reglas. En un proyecto complejo, esto podría parecerse más a una reunión inicial interna o a una pequeña tarea de prueba para asegurarte de que todos están de acuerdo sobre cómo trabajaréis juntos. 

Por último, ¡puedes jugar al juego o ejecutar tu proyecto con éxito! 

Dedicar todo el tiempo necesario a la preparación garantiza que tú y tu equipo estéis alineados, hayáis respondido a todas las preguntas y tengáis todo lo necesario para alcanzar el éxito, ya sea en un proyecto o en una divertida sesión de juego.

Cómo enfrentarse a los villanos de los proyectos complejos (y cómo derrotarlos)

Nivel 1: Alineación de las partes interesadas: los gremlins de las reuniones

Villano: los gremlins de las reuniones

En el primer nivel de nuestro juego, nos encontramos con un enemigo mortal: el gremlin de las reuniones. Este personaje representa a la parte interesada que exige constantemente actualizaciones del estado, normalmente en forma de reuniones. Un gremlin de las reuniones también puede exigir una llamada inmediata, una reunión de Zoom o una reunión rápida de Slack, poniendo en un aprieto a ti o a tus compañeros de equipo y obligándoos a prepararos a toda prisa.

En un proyecto realmente complejo, con muchos pequeños detalles y temas que abordar, este villano también podría intentar un movimiento característico llamado «entrar y desbaratarlo todo», en el que aparece en una reunión programada, desvía por completo el foco de atención y después abandona la reunión mientras todos se quedan mirándolo.

En algunos casos, un gremlin de las reuniones puede ser una parte interesada sénior que está más alejada de las operaciones diarias del proyecto. Puede ser la persona que tiene la aprobación final o que controla el presupuesto. Por lo tanto, aunque necesita actualizaciones periódicas, la forma en que busca información puede resultar agotadora para ti como director del proyecto y, por extensión, para los miembros de tu equipo.

El desafío

En este nivel de nuestro juego, suele haber más de un gremlin de las reuniones presente. Estos gremlins pueden diferir en sus prioridades, estilos de comunicación e incluso en sus necesidades específicas respecto al tipo de actualización que buscan.

Por ejemplo, el CIO de la empresa de tu cliente podría solicitar reuniones y buscar información sobre infraestructura y seguridad de los datos. Al mismo tiempo, el CMO podría querer una reunión semanal para hablar sobre los indicadores clave de rendimiento de marketing y sobre cómo tu proyecto contribuirá al crecimiento.

Vencer a tus gremlins de las reuniones puede parecer más un juego de golpear topos que una batalla profesional, pero utilizar software eficiente para la gestión de proyectos puede ayudar a agilizar la comunicación. Sin embargo, establecer expectativas y comprender las necesidades de cada gremlin te ayudará a vencerlos en su propio juego.

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Cómo superar el nivel 

El código secreto aquí consiste en mitigar el impacto de tus gremlins de las reuniones y maximizar el tiempo del equipo para trabajar y concentrarse. Esto puede requerir que pongas en práctica algunas estrategias creativas de bloqueo y abordaje. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

• Crear un plan de comunicación que todos (incluido el gremlin de las reuniones) acepten.
• Establecer una periodicidad regular para las reuniones.
• Establecer agendas y objetivos claros para las reuniones programadas.

• Utilizar herramientas de gestión de proyectos para hacer seguimiento de las decisiones y acciones, de modo que los gremlins de las reuniones puedan recibir actualizaciones sobre el progreso en tiempo real.
• Enviar actualizaciones proactivas, pero asíncronas, a los gremlins de las reuniones a intervalos regulares.
• Establecer algunos bloques de tiempo sin reuniones para que tu equipo pueda trabajar con plena concentración y hacerlos cumplir.

Nivel 2: Expansión del alcance y de las funcionalidades: el cambiaformas

Personaje villano: el cambiaformas

En el segundo nivel, puedes encontrarte con el cambiaformas. Este villano cambia de forma con facilidad, añade extremidades (u otras características) o cambia completamente de aspecto, a veces varias veces en pocos minutos.

Esto es similar a lo que ocurre cuando las partes interesadas de un proyecto complejo solicitan revisiones adicionales, nuevas funcionalidades o incluso un cambio de rumbo en cualquier momento.

El desafío

Tu misión aquí es intentar impedir que el cambiaformas cambie y, si no puedes hacerlo, tratar de minimizar el número de veces que cambia.

En un proyecto complejo, quizá nunca puedas eliminar por completo la expansión del alcance o de las funcionalidades, pero puedes intentar minimizarla y reducir al máximo su impacto en el equipo del proyecto.

Cómo superar el nivel 

Para superar este nivel, debes poner en práctica algunas estrategias para:

• Establecer límites claros para el proyecto.
• Revisar periódicamente el alcance del proyecto con las partes interesadas.
• Implementar procesos de control de cambios.

Nivel 3: Entornos de alto riesgo

Personaje villano: el elemento de incertidumbre

Aunque no siempre puedas ver a este villano, sin duda sentirás su presencia. A medida que avances por este nivel, es posible que tengas que tomar decisiones sin contar con toda la información que necesitas. O, incluso si crees que tienes toda la información necesaria, este villano puede salir de las sombras y aportar más detalles, requisitos o expectativas que no se comunicaron ni a ti ni a tu equipo del proyecto.

Si alguna vez has trabajado en un proyecto complejo o lo has gestionado, probablemente este villano te resulte muy familiar. La imprevisibilidad y los riesgos son inherentes a los proyectos complejos, que a menudo también son entornos de alto riesgo.

El desafío

El desafío al que te enfrentas en este nivel consiste en minimizar el número de veces que aparece el elemento de incertidumbre. Puede que nunca logres reducir este número a cero, pero el objetivo sigue siendo conseguir que sea lo más bajo posible.

En un proyecto, también quieres minimizar la cantidad de incertidumbre o ambigüedad a la que se enfrenta tu equipo. Por lo tanto, hacer que los requisitos y las tareas sean lo más claros posible es una parte fundamental del trabajo de un director de proyectos.

Cómo superar el nivel 

Aunque siempre existe cierto grado de incertidumbre al iniciar un proyecto grande y complejo, hay algunas cosas que puedes hacer para minimizar la ambigüedad, ayudar al equipo a comprender las dependencias y seguir avanzando en el proyecto. Entre ellas se incluyen:

• Hacer preguntas y realizar entrevistas con las partes interesadas
• Dar prioridad al análisis previo antes de comenzar el proyecto
• Realizar evaluaciones exhaustivas de riesgos y desarrollar planes de gestión de riesgos.
• Utilizar metodologías de proyecto flexibles, como las metodologías ágiles, para desarrollar planes iterativos y gestionar los aspectos desconocidos.
• Mantener una participación y comunicación continuas con las partes interesadas.

Nivel 4: Limitaciones de recursos

Personaje villano: la Hidra de los recursos

En este nivel, uno de los más desafiantes de nuestro juego, lucharás contra la Hidra de los recursos. Cada vez que tú y tu compañero lográis gestionar una limitación de recursos, aparecerán otras tres, a veces todas al mismo tiempo.

Este villano representa el desafío constante de lidiar con recursos limitados en la gestión de proyectos complejos. Incluso con los plazos más largos, el aumento de recursos y los presupuestos más grandes que acompañan a los proyectos de mayor tamaño y complejidad, siguen existiendo limitaciones. En ocasiones, las limitaciones de los proyectos complejos son incluso más difíciles de resolver que las de los proyectos más pequeños y sencillos.

El desafío

Las limitaciones de recursos pueden afectar negativamente a los plazos del proyecto y poner en riesgo tu capacidad para entregar todo el alcance. Mitiga las limitaciones de recursos con aplicaciones de gestión de proyectos fáciles de usar. Siéntete con la capacidad de tomar decisiones difíciles y proporcionar soluciones creativas a las limitaciones de recursos que aparezcan mientras juegas o trabajas en el proyecto.

Cómo superar el nivel 

Para vencer a la hidra, hay algunas cosas que puedes hacer para gestionar los recursos de tu organización en función de las interdependencias o los cambios en el cronograma, el alcance o el presupuesto. Entre ellas se incluyen:

• Dar prioridad a los elementos del proyecto en función de su valor y del impacto en la empresa o los usuarios.
• Ser eficiente en la asignación y gestión de los recursos.
• Añadir todo el tiempo de reserva o margen que sea posible al plan del proyecto.
• Negociar recursos adicionales o ajustar el alcance del proyecto según sea necesario.
• Utilizar un panel de control sólido para la gestión de proyectos a fin de realizar un seguimiento meticuloso de las cargas de trabajo y las prioridades
• Revisar y trabajar en tus habilidades de gestión de recursos con regularidad para mantenerlas al día

Dominar el juego—Técnicas avanzadas de gestión de proyectos

La práctica hace al maestro. Así que, a medida que juegas o gestionas más proyectos, adquieres nuevas técnicas de planificación de proyectos para superar a cualquier villano que puedas encontrar. Estas son algunas formas de mejorar tus habilidades y poder competir en niveles superiores.

Estrategias adaptativas y respuestas ágiles

Una forma de superar el juego es utilizar algunos de los principios asociados con las metodologías ágiles para mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta en la gestión de tus proyectos.

Esto podría consistir en trabajar en sprints, para que tu equipo pueda centrarse en entregar valor en incrementos más pequeños. El final de tu sprint debería dar lugar a una demostración del trabajo completado, lo que podría satisfacer a los gremlins de las reuniones al ofrecerles visibilidad frecuente del progreso. Pero, si esto no les parece suficiente, podrías invitarlos a tu reunión diaria, a las sesiones de revisión de la lista de pendientes o a las sesiones de perfeccionamiento. Dado que las metodologías ágiles fomentan la colaboración diaria entre el equipo de desarrollo y las partes interesadas del negocio, esta no es una estrategia insólita.

Otra forma en la que el uso de metodologías ágiles podría ayudarte a derrotar a tus villanos es proporcionándote un marco (el sprint y el objetivo del sprint) para mantener bajo control la ampliación descontrolada del alcance. Una vez establecido el objetivo del sprint y planificado el sprint, hay muy poco margen para añadir alcance. Las nuevas funcionalidades pueden añadirse a la lista de pendientes y planificarse para futuros sprints, minimizando las distracciones para el equipo.

Un sprint corto también puede ayudar a reducir parte de la incertidumbre a corto plazo, ya que el equipo podrá centrarse en la tarea inmediata y considerar después otras necesidades en futuros sprints.

Dinámica del equipo y distribución de funciones

Otra forma de superar el juego o gestionar un proyecto muy complejo es tener muy claras las funciones y responsabilidades.

En cualquier juego multijugador, cada jugador del equipo tiene una función para conquistar el nivel y derrotar al villano. Esto también se aplica al ciclo de vida de un proyecto complejo. En tu proyecto, podrías documentar estas funciones en una matriz RACI que puedes compartir con el equipo ampliado para minimizar la confusión.

Como director del proyecto, también serías responsable de elaborar un plan para cada nivel y resolver problemas junto con el resto de los jugadores.

Puedes empezar por asegurarte de que tienes el número adecuado de jugadores con las habilidades apropiadas para el nivel. A continuación, puedes pasar al modo de gestión de tareas y planificar la hoja de ruta y las tareas correspondientes que completarás para derrotar al villano.

La gran conclusión es que no tienes que hacerlo todo por tu cuenta. El trabajo en equipo es lo que ayudará a mantener a los villanos bajo control.

Esto no es muy distinto de un proyecto complejo o megapro­yecto que emprendas en el trabajo. Empiezas trazando los hitos del proyecto y los miembros del equipo o recursos que necesitarás para alcanzarlos. Quizá quieras reunirte pronto con tu equipo para hablar de cualquier riesgo que detecten basándose en sus funciones específicas y en su experiencia previa trabajando en equipos de proyectos.

Esto te ayudará a ti y a tu equipo a actuar de forma proactiva para asegurarse de que los villanos (o riesgos del proyecto) no os superen ni descarrilen el proyecto.

Añade a tu inventario—Herramientas de gestión de proyectos

Al igual que tienes distintas herramientas y códigos de trucos en un videojuego, dispones de una gran cantidad de herramientas para ayudarte a gestionar proyectos complejos y evitar que nada se interponga entre tú y el éxito del proyecto. Esta es la razón por la que la gente utiliza soluciones de gestión de proyectos.  

Los tipos de software incluyen, entre otros:

1. Herramientas de planificación de proyectos - Las herramientas de planificación de proyectos pueden ayudarte a crear tu plan de proyecto, asignar recursos y conseguir que todos estén alineados. Además de compartir el plan con tu equipo interno, puede ser conveniente compartirlo también con los clientes u otras partes interesadas como parte de tu estrategia de comunicación eficaz.
2. Software de gestión de recursos - Algunas herramientas de planificación de proyectos también incluyen funcionalidades de gestión de recursos. Sin embargo, si la tuya no las incluye, puede ser conveniente invertir en un software de gestión de recursos que te ayude a entender cuándo los miembros del equipo tienen demasiadas tareas asignadas o no están siendo utilizados plenamente.
3. Herramientas de colaboración - Las herramientas de colaboración son esenciales en los proyectos complejos. Estas pueden incluir herramientas de videoconferencia como Google Meet o Zoom, herramientas de mensajería como Slack y Microsoft Teams, software de pizarra como Mural o Miro, o incluso herramientas de grabación de pantalla como Loom o Vidyard para esas ocasiones en las que una reunión podría ser casi un correo electrónico, pero necesita algunos elementos visuales.
4. Software de gestión de flujos de trabajo - Este software puede ayudarte a gestionar flujos de trabajo habituales a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Si tienes flujos de trabajo repetibles, como la incorporación de miembros al proyecto, un proceso de QA o el despliegue en producción, este software puede ayudarte a automatizar esos procesos y ahorrar tiempo para tareas más importantes, como gestionar a las partes interesadas y la ejecución general del proyecto.
5. Software de seguimiento de proyectos  - En los proyectos grandes, contar con un software de seguimiento de proyectos es otro elemento esencial. Aunque tu software de planificación de proyectos también puede cumplir esta función, debes asegurarte de tener una solución disponible. Desde supervisar el ritmo de los distintos hitos o entregables hasta revisar los objetivos generales del proyecto, necesitas saber cómo progresa el equipo hacia la finalización del proyecto a tiempo.
6. Software de gestión de riesgos - La complejidad de los proyectos conlleva riesgos adicionales. Crear e implementar un plan de gestión de riesgos puede ayudar al equipo y a las partes interesadas a anticiparse a los riesgos. Si quieres una herramienta que te ayude con esto, considera añadir un software de gestión de riesgos a tu conjunto de herramientas tecnológicas para el proyecto. Como director del proyecto, puedes celebrar reuniones de gestión de riesgos durante el proyecto para actualizar el registro de riesgos y el plan de gestión de riesgos.

Explorar los tipos de software de gestión de proyectos puede revelar herramientas que mejoran la productividad y la colaboración. Puedes determinar qué software utilizar una vez que hagas una lista de las funciones más importantes de los sistemas de gestión de proyectos que necesita tu equipo.

Aprender de cada partida 

Al igual que puede llevarte varios intentos superar cada nivel de un juego difícil, cuanta más práctica tengas haciendo el seguimiento de proyectos complejos, más fácil te resultará detectar y eliminar a los villanos o problemas que acechan en las sombras, esperando para hacer descarrilar tu éxito.

Pero cuanto más juegos juegues, más estrategias tendrás que desarrollar para vencer a todos los villanos. La forma en que te enfrentas a un duende de las reuniones en un juego puede ser muy distinta de cómo derrotas al duende de las reuniones que encuentras en otro juego. 

En este artículo, hemos presentado varias formas de subir de nivel en lo que respecta a la gestión de proyectos complejos. Elegir algunas estrategias para implementar puede ayudarte a mejorar tu proceso actual y hacer que tu trabajo sea más sencillo, transparente y eficiente.

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Un agradecimiento especial a Sara Fisher y Kelsey Pierson por sus inestimables ideas y contribuciones a este artículo. Pude conectar con Sara y Kelsey a través de The DPM Community. Si tú también quieres conectar con otros directores de proyectos digitales para compartir recursos y buenas prácticas, puedes unirte a nuestra comunidad de miembros para obtener acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y conectar con cientos de directores de proyectos digitales en Slack.