Gestión de Recursos en Grandes Organizaciones: 5 Mejores Prácticas
El clima empresarial global está transformándose a un ritmo sin precedentes, y muchas grandes organizaciones aún luchan por adaptarse con la suficiente rapidez para gestionar la reducción de recursos.
Si eres un gestor de proyectos o de recursos en una gran organización, puede sentirse como dirigir el Titanic. Siempre estás buscando mejores formas para gestionar, rastrear y volver a asignar tus recursos más valiosos de manera efectiva y eficiente, pero simplemente parece una tarea monumental.
¡La buena noticia es que has llegado al lugar correcto! En este artículo, compartiré retos comunes como los silos, aprobaciones, adquisiciones, prioridades y objetivos en conflicto, cómo medir el éxito usando OKR, y formas de gestionar los recursos en una gran organización de manera experta.
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¿Qué es la gestión de recursos?
En la gestión de proyectos, programas y carteras, la gestión de recursos de proyectos es el proceso de planificar la capacidad de recursos, programar, asignar, monitorear, medir y ajustar cómo se utilizan los recursos humanos, presupuestos y tecnología. El objetivo es maximizar los beneficios que tu organización considera significativos.
Las grandes organizaciones pueden ser especialmente desafiantes. Puede que estés gestionando una multitud de recursos en proyectos altamente complejos y multifacéticos, con regulaciones industriales crecientes y una fuerza laboral cambiante, sin mencionar las restricciones presupuestarias.
Los 3 tipos de recursos más importantes para gestionar
En grandes organizaciones, deberías centrarte en gestionar al menos estos tres tipos de recursos comunes.
- Recursos humanos son tus mayores activos: tus empleados, contratistas y líderes. Sin personas que completen los proyectos, simplemente no hay entregables ni proyectos.
- Recursos financieros, o los presupuestos de proyectos, programas y carteras, también son esenciales para pagar sueldos, salarios, y adquirir las tan necesarias herramientas de gestión de recursos.
- Tecnología, como parte del stack tecnológico de tu organización, es necesaria para planificar, monitorear, asignar, ajustar y comunicar los recursos del proyecto y para asegurar una visibilidad total de los recursos en toda la organización.
¿Por qué es esencial una gestión eficaz de los recursos?
En resumen, una eficaz asignación y gestión de recursos te permite tener visibilidad en tiempo real sobre tus recursos y reasignarlos bajo demanda para un mayor control sobre los resultados del proyecto.
La gestión de recursos debe ser estratégica, alineada con los objetivos organizacionales y garantizar el nivelado de recursos para reducir la sobreasignación.
Una gestión ineficaz de los recursos puede ser similar a conducir a un lugar nuevo sin un mapa, esperando llegar a tiempo sin una planificación de recursos adecuada, asignando y programando las habilidades correctas.
La gestión de recursos es importante porque, con las mejores prácticas adecuadas de gestión de recursos, tu organización puede obtener muchos beneficios, entre ellos los siguientes.
Los beneficios de maximizar los recursos
Una gestión eficiente y eficaz de los recursos te proporciona completa visibilidad para que puedas entregar los proyectos según lo prometido. Garantiza que puedas reasignar rápidamente y detectar recursos infrautilizados para ayudar a tu organización a:
- Aumentar la utilización de los recursos y la eficiencia general
- Aumentar la productividad y centrarse en tareas de mayor valor del proyecto
- Mejorar la salud y el bienestar de los empleados
- Reducir la fatiga y la rotación de empleados
- Mejorar la confianza
- Reducir costes
- Mejorar el éxito de los proyectos
- Mejorar la toma de decisiones sobre los recursos
- Incrementar el ROI para tu organización y tus clientes
Antes de lanzarte de lleno a nuevas iniciativas de optimización y mejores prácticas de gestión de recursos, asegúrate de tener una comprensión sólida del estado actual y de los factores que pueden afectar a tus recursos.
9 factores que afectan a la gestión óptima de los recursos
- Los silos pueden crear conflictos entre departamentos e incluso entre individuos. Genera ineficiencias en la priorización de recursos, el intercambio de información, objetivos, herramientas, prioridades y procesos.
- Las prioridades en conflicto dificultan la asignación y el equilibrio de los recursos, generan estrés, confusión, agotamiento, baja moral en los empleados, disminuyen la confianza del personal y el compromiso con los proyectos.
- Las ineficiencias en las aprobaciones no solo pueden ralentizar tus proyectos, sino también afectar otros procesos como la gestión de compras que pueden poner en riesgo los proyectos en su totalidad.
- Los problemas de abastecimiento pueden incrementar los costes y los plazos debido a la oferta y demanda.
- Los Objetivos & Resultados Clave (OKRs) son fundamentales para alinear expectativas y asegurar que todo avanza y en la dirección correcta. Sin ellos, puede ser imposible saber si los recursos están correctamente optimizados.
- El trabajo remoto y especialmente la escasez de mano de obra tienen uno de los mayores impactos en la gestión efectiva de recursos. Las personas son tu mayor activo y recurso. Sin las personas adecuadas en los proyectos correctos, todo puede detenerse por completo.
- Las brechas de habilidades y capacidades a menudo se pasan por alto. Muchas veces no se analizan en detalle las capacidades de los miembros del equipo para asegurar que están bien asignados a sus roles. Si no se cuenta con las habilidades y capacidades apropiadas, pueden producirse brechas notables en la organización. Puedes utilizar un análisis de brechas de recursos para identificar y subsanar estas brechas.
- La disponibilidad de recursos a veces es una cuestión de tiempo e impacta mínimamente los plazos y los costes, pero en otras ocasiones puede hacer que los costes se disparen y afectar significativamente los cronogramas.
- Las metodologías de gestión de proyectos deben alinear no solo los proyectos, sino también la cultura, los procesos y la visión a corto y largo plazo de la organización.
El estado actual de la gestión de recursos en grandes organizaciones
La gestión de recursos ha sido un desafío clave en las empresas, especialmente en organizaciones grandes. A esto se suma la complejidad de una fuerza laboral en expansión, formada mayoritariamente por millennials expertos en tecnología y con un cambio en sus preferencias laborales, provocando escasez de talento en muchos puestos.
Las grandes organizaciones son particularmente propensas a perder talentos millennials, quienes buscan empresas más pequeñas que ofrezcan equilibrio entre la vida laboral y personal, programas de salud y bienestar, y opciones de teletrabajo para adaptarse a sus nuevas prioridades.
Un estudio de Prosymmetry encontró una tendencia continua hacia la centralización de los roles de gestión de recursos relacionados con proyectos. Esta tendencia ha acelerado la demanda de un mayor enfoque en la gestión de habilidades y en gestores de recursos que se han vuelto expertos en tecnología para responder a la demanda de líderes de proyectos y del negocio.
5 mejores prácticas para la gestión de recursos en una gran organización
Hoy en día, la mayoría de los grandes proyectos empresariales tienen un impacto global que puede involucrar múltiples factores, incluidos barreras culturales, diferencias de zonas horarias, leyes laborales diversas, diferencias regulatorias y mucho más.
Así es como pienso en la gestión de recursos, especialmente en grandes organizaciones: “Planifica para gestionar tus recursos de forma eficaz antes de que tus recursos logren agotarse eficazmente.”
Seguir estas mejores prácticas de gestión de recursos puede preparar a tu organización para afrontar estos desafíos.
1. Desarrolla una estrategia de recursos para la cartera de proyectos
Debe estar alineada con los objetivos, la visión y la cultura organizacional, y debe especificar al menos estos aspectos:
- El proceso de gestión de recursos
- El proceso de compras
- Procesos de aprobación, umbrales y tiempos
- Cómo cada área de tu empresa compartirá los recursos
- Metodologías de proyectos que se utilizarán
- Cómo deberían trabajar los equipos en conjunto para alcanzar los objetivos del proyecto
- Las tecnologías involucradas
- Cómo debe medirse el éxito (OKRs)
2. Desarrolla e implementa el mejor modelo operativo para la gestión de recursos humanos
En el entorno empresarial actual, volátil, complejo y en constante cambio, gestionar tus recursos para alcanzar los resultados deseados en los proyectos requiere nuevos modelos operativos de recursos humanos, según hallazgos de McKinsey.
La gestión de recursos humanos comienza contratando, capacitando y reteniendo las capacidades adecuadas para abordar la escasez de mano de obra y cubrir brechas de habilidades. Esto te incluye a ti, el gestor de proyectos. Revisa tus habilidades y capacidades de manera regular, y cubre las áreas donde puedas mejorar. Comienza con estos ejemplos de habilidades para la gestión de recursos.
3. Centraliza tu grupo de talento
La centralización asegura la visibilidad en toda tu organización para que no existan silos o prioridades en conflicto que hagan que los equipos trabajen de manera independiente o dificulten la comunicación. Ayuda a eliminar obstáculos para la productividad y aumenta la probabilidad de que tus equipos alcancen los entregables deseados.
4. Determina las metodologías adecuadas
Es importante recordar que no todas las metodologías funcionan en todas las organizaciones o proyectos grandes. Antes de seleccionar metodologías, familiarízate bien con varias de ellas y cómo pueden combinarse de la mejor manera para tu organización.
No existe una solución única para todos. Te sorprendería saber que casi el 40% de las empresas han implementado un enfoque híbrido para las metodologías y prácticas de gestión de proyectos.
5. Implementa el mejor sistema de gestión de recursos
Esperar que los empleados hagan multitarea y se comprometan en exceso con sus horas no beneficia a tu organización a largo plazo. Identifica, selecciona e implementa el mejor sistema de gestión de recursos que se alinee con las políticas y objetivos de tu organización. Las herramientas adecuadas te permiten a ti y a todos los equipos trabajar de manera más inteligente, reducir el cansancio de los empleados y gestionar mejor los recursos a corto y largo plazo. Si necesitas una opción de bajo coste para empezar, revisa nuestra lista de software de gestión de recursos gratuito.
Preguntas Frecuentes Sobre la Gestión de Recursos en Grandes Organizaciones
¿Cómo se gestionan los recursos en múltiples proyectos?
En la mayoría de las grandes organizaciones, puede volverse problemático cuando varios equipos compiten por recursos limitados.
Por ejemplo, si sólo hay un experto en control de calidad en toda la organización, puede requerir mucha más planificación para garantizar que esa persona no esté sobreasignada y para ayudar a los empleados a evitar sufrir agotamiento laboral. La planificación juega un papel fundamental en organizaciones grandes con líneas de negocio complejas, numerosos equipos y muchas habilidades potencialmente limitadas.
La planificación y gestión de recursos, así como aprovechar la tecnología adecuada para comunicarse con otras áreas de tu organización, son esenciales para priorizar proyectos. Es vital que tengas la visibilidad necesaria para conectar las habilidades, capacidades y recursos disponibles indicados para los proyectos correctos en el momento justo.
Contar con un sistema de gestión de recursos que te ofrezca una vista panorámica de todos tus recursos en cualquier momento es clave para poder priorizar y comunicar en consecuencia.
El establecimiento de prácticas recomendadas estandarizadas aumenta la visibilidad de los recursos y también puede ayudar a las organizaciones a navegar por las complejidades que las empresas más pequeñas pueden no encontrar al intentar alcanzar su máximo potencial.
La comunicación continua a nivel de empresa entre los líderes de equipo, miembros de equipos de proyectos y partes interesadas clave también es fundamental para planificar, priorizar, asignar y reajustar los recursos. Basta con que una persona clave esté desinformada para que los recursos se asignen de forma incorrecta.
¿Cómo se asegura de que cada recurso se utilice al máximo de su potencial?
Asegurarse de que cada recurso se utiliza al máximo implica la creación de un plan sólido de gestión de recursos y plantillas estandarizadas diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de tu organización, en lugar de recurrir al multitasking para mantenerse al día. El multitasking puede, de hecho, desorganizar tu cronograma al presionar demasiado a tus equipos, llevándolos al agotamiento.
Un plan de gestión de proyectos bien pensado y una planificación de capacidad adecuada (junto con el uso de una herramienta de planificación de capacidad) aumentarán la probabilidad de maximizar tus recursos para gestionar mejor, identificando cómo, dónde y cuándo existen oportunidades para alcanzar los objetivos deseados del proyecto, incluso cuando existan cuellos de botella.
¿Cómo se eliminan los cuellos de botella?
Incluso con tus mejores esfuerzos y las prácticas correctas en marcha, los cuellos de botella en los proyectos sucederán de vez en cuando. Los datos precisos y en tiempo real de una herramienta robusta de gestión de recursos serán necesarios para aislar y analizar los cuellos de botella. Identificar y eliminar cuellos de botella implica estos pasos:
- Visualizar cada paso del proceso
- Mapear las tareas individuales
- Medir los tiempos de ciclo
Abordar los cuellos de botella y optimizar la gestión de recursos también requiere seguir estas cinco prácticas recomendadas y exige diligencia para revisar cómo se están utilizando los recursos antes de hacer ajustes a medida que cambian las circunstancias.
Una Mayor Agilidad Requiere una Base Sólida
Si bien la gestión de recursos puede plantear desafíos para las grandes organizaciones, contar con un buen plan de gestión de recursos y seguir las mejores prácticas que compartí puede sentar a tu organización sobre una base sólida para lograr una mayor agilidad y optimización de recursos a través de múltiples proyectos, programas y portafolios.
Recuerda, estas mejores prácticas para administrar los recursos de tu organización no son un ejercicio de una sola vez. Asegúrate de revisar regularmente tu plan de gestión de recursos para observar cómo avanzan tus proyectos a lo largo de la organización y realizar cambios cuando y donde sea necesario.
Descubre qué metodologías híbridas pueden funcionar en tu organización grande en nuestra guía de metodologías híbridas de gestión de proyectos.
