Anforderungserfassung: Vollständiger Leitfaden & Vorlage

Diese Anforderungen werden zur Liste der Projektanforderungen. Die Erfüllung der Anforderungen entscheidet darüber, ob das Vorhaben als erfolgreiches Projekt gilt oder nicht. 

Projektmanager verwenden Anforderungsdokumente und Tools für das Anforderungsmanagement, um diese Arten von Anforderungen während des gesamten Projekts nachzuverfolgen:

• Funktionale Anforderungen
• Technische Anforderungen
• Nichtfunktionale Anforderungen
• Systemanforderungen

Randnotiz:

Die Anforderungserhebung ist nicht auf den Zeitraum vor der Produktion beschränkt. Dokumentationen zu Änderungsaufträgen, Garantien usw. sind nützliche Formen der laufenden Anforderungsdokumentation, die während eines Projekts – oder sogar darüber hinaus! – neue Anforderungen offenlegen.

 

Solange Sie mit einem Kunden arbeiten, wächst und entwickelt sich die Dokumentation ständig weiter.

Warum ist Anforderungserhebung wichtig?

Die Anforderungserhebung ist aus folgenden Gründen wichtig (ebenso wie die Dokumentation dieser Anforderungen): 

1. Sie dient als Referenzpunkt zur Dokumentation der Entwicklung eines Projekts, seiner Bestandteile und seiner Umsetzung 
2. Sie dient als Leitplan für die Projektstakeholder, damit diese besser verstehen, was sie vom Projekt erwarten können (das Was, Wo, Wann und Warum des Projekts).
3. Sie reduziert den Spielraum für Fehler und Unklarheiten, da die Anforderungen vor Beginn der Arbeiten eindeutig dokumentiert und vereinbart werden.
4. Sie bietet Kontrollmechanismen während der Projekterstellung und der Qualitätssicherung, sodass Projektmanager und Teammitglieder darauf zurückgreifen können, wenn Zweifel am weiteren Vorgehen bestehen.

Eine effektive Planung des Anforderungsmanagements sollte neben der Darstellung dessen, was erwartet werden kann, auch festhalten, was nicht erwartet werden kann. Die Aufnahme eines Abschnitts „Annahmen“ und/oder „Ausschlüsse“ ist ein sinnvoller Ansatz, um das Risiko der gefürchteten Kundenvorstellungskraft auszuschließen. 

Beispiel für eine Softwarespezifikation

Hier ist ein Beispiel für eine Anforderungsspezifikation für ein E-Commerce-Projekt:

• Was: PayPal-Integration
• Wo: Kassenbereich
• Wann: Innerhalb von Schritt 3 von 4 im Kassiervorgang (nach dem Webformular für die Lieferadresse, vor der Bestätigung)
• Warum: Eine etablierte Integration (z. B. PayPal) ist in diesem Fall eine bessere Lösung als eine robuste, individuell entwickelte Integration für einen Zahlungsdienst, da sie die Geschäftsanforderungen problemlos erfüllt.

• Annahmen
  • Pauschalgebühr für den gesamten Versand und die Bearbeitung
  • Der gesamte Versand erfolgt innerhalb der USA (ohne Alaska und Hawaii)
  • Steuern fallen nicht an
• Ausschlüsse 
  • Individuelle Berechnung von Versand- und Bearbeitungsgebühren
  • Internationaler Versand sowie Versand nach Alaska oder Hawaii
  • Steuerregelungen

Denken Sie daran: Je kleiner die Differenz zwischen den Erwartungen des Kunden und der Realität seines digitalen Produkts ist, desto zufriedener wird Ihr Kunde mit dem Endergebnis sein. Die Qualität Ihres Anforderungsmanagements steht in direktem Zusammenhang mit Ihrer Fähigkeit als Projektmanager, jeden Graubereich in Bezug auf die Kundenerwartungen zu reduzieren. 

In der überwiegenden Mehrheit der Fälle wird ein Kunde dafür empfänglich sein, dass Sie die schleichende Ausweitung des Projektumfangs begrenzen, wenn Sie dadurch sein Budget bewahren; wenn Sie dem Kunden ausreichend erklären, warum eine Funktion umgesetzt (oder nicht umgesetzt) wird, und anschließend die Logik hinter diesem Ansatz innerhalb der Anforderungen dokumentieren, wird Ihr Kunde sehr viel eher kooperativ sein. 

Er wird seine Zustimmung eher erteilen, und später, wenn er Benutzerakzeptanztests (UAT) durchführt, wird er bereits ein besseres Verständnis für das „Warum“ hinter der Lösung Ihres Teams haben.

6-Schritte-Prozess zur Erfassung von Anforderungen

Auch wenn die Erfassung von Anforderungen beginnen sollte, sobald ein Auftrag startet, und sich über den gesamten Projektlebenszyklus erstrecken sollte, ist es nie zu früh, mit der Erfassung und Dokumentation von Anforderungen zu beginnen. Beginnen Sie am besten schon gestern.

Hier sind die Schritte zum Erfassen von Anforderungen.

1. Notizen machen

In jedem Meeting, an dem Sie teilnehmen – unabhängig davon, ob es intern mit Ihrem Projektteam oder extern mit Ihrem Kunden stattfindet – sollten Sie immer Notizen machen. Gehen Sie niemals davon aus, dass jemand anderes dies übernimmt.

Im Moment mag es einfach sein anzunehmen, dass man sich an alles Besprochene erinnern wird, aber 3 Monate und 15 Meetings später werden Ihr Team und Ihr Kunde Ihnen dafür danken, dass Sie eine Aufzeichnung dieser Gespräche haben, auf die Sie zurückblicken können.

Hier finden Sie einige meiner empfohlenen Vorgehensweisen für das Anfertigen von Anforderungsnotizen:

• Bereiten Sie vor Ihrem Meeting Ihr Notizdokument passend zu Ihrer Agenda vor, damit sich die Aktionspunkte und Themen leichter organisieren lassen. So behalten Sie den Überblick darüber, was benötigt wird, und können gleichzeitig zusammenhängende Informationen strukturiert festhalten. 
• Planen Sie nach jedem Meeting 15–30 Minuten für sich selbst ein, um Ihre Notizen zu überprüfen, das Besprochene zu verarbeiten, die Aktionspunkte zu priorisieren und Herausforderungen/Warnsignale oder den Bedarf an Klärungen beziehungsweise zusätzlichen Meetings zu identifizieren.
• Senden Sie Ihre Notizen an Ihr internes Projektteam. Lassen Sie sie überprüfen und bestätigen, was Sie als Aktionspunkte, Warnsignale usw. identifiziert haben. 
• Sobald das Team Ihnen seine Zustimmung gegeben hat, senden Sie Ihre Notizen an Ihren Kunden. 
• Nutzen Sie schließlich Ihre Notizen als Referenz, um aus jedem Aktionspunkt Aufgaben zu erstellen. Fügen Sie neue Informationen in Ihre Anforderungsdokumentation ein und planen Sie alle erforderlichen Meetings für weitere Erkundungen oder Diskussionen. 

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Die kreativen Anforderungen durchgehen

Überlassen Sie Design- und Stilentscheidungen nicht einzelnen Teammitgliedern: Halten Sie kreative Anforderungen nach Möglichkeit verbindlich fest. Kreative Leitlinien sind für Entwickler von unschätzbarem Wert. Stellen Sie zumindest sicher, dass Sie einen Styleguide zur Hand haben – selbst wenn dieser nur die Schriftart und die Markenfarben umfasst.

Sammeln Sie alle kreativen Ressourcen, etwa Markenlogos oder Markenschriftarten, und laden Sie sie an einen gemeinsamen Ort hoch (beispielsweise in eine Software zur Verwaltung digitaler Ressourcen), damit das gesamte Team darauf zugreifen kann und sie für alle sichtbar sind.

3. Das Anforderungsdokument schreiben

Wenn Sie sich in die Dokumentation vertiefen, denken Sie daran: Ihr erster Versuch, eine Anforderungsdokumentation zu erstellen, wird der schwierigste sein. Warum? Weil Sie kein vorheriges Dokument haben, das Sie nutzen können (auch bekannt als KOPIEREN-EINFÜGEN). Zu Ihrem Glück enthält dieser Artikel eine Vorlage für die Anforderungsdokumentation, die Ihnen als Grundlage dienen kann.

Wie diese Vorlage zeigt, gliedere ich meine Anforderungsdokumentation in vier Teile:

1. Anmerkung: Enthält die Nummern aus Ihrem annotierten Design. Wenn Ihr Seitendesign 8 Elemente enthält, haben Sie 8 Anmerkungen, und Ihre Anmerkungsspalte enthält 8 Zeilen
2. Element: Enthält die Elementtitel, soweit sie sich auf die jeweilige Anmerkung beziehen
3. Funktionale Anforderung: Enthält eine Definition (die ausformulierten Anforderungen) für jedes Element
4. Administrator-/CMS-Funktionalität: Definieren Sie alle administrativen Funktionen und/oder CMS-Funktionen, die sich auf das entsprechende Element beziehen

4. Führen Sie eine interne Prüfung durch

In diesem Teil des Prozesses zur Anforderungserfassung sollten Sie ein weiteres internes Treffen mit Ihrem Projektteam ansetzen, um Ihre Anforderungsdokumentation zu prüfen. Dies ist eine abschließende interne Kontrolle, um sicherzustellen, dass Ihr Verständnis der Umsetzung korrekt ist.

Wenn möglich, lassen Sie das Team Ihre Anforderungsdokumentation vor dem Treffen prüfen, damit es mit seinen Fragen und/oder seinem Feedback vorbereitet erscheinen kann. Nutzen Sie das Treffen, um Fragen oder Feedback zu den Anforderungen zu besprechen.

Nehmen Sie alle erforderlichen Überarbeitungen an der Dokumentation vor, basierend auf Ihrer internen Diskussion. Senden Sie die überarbeitete Anforderungsdokumentation schließlich erneut an das Team, um eine abschließende Zustimmung einzuholen. Sobald das interne Projektteam die Anforderungsdokumentation endgültig freigegeben hat, speichern Sie das Dokument als PDF, um sicherzustellen, dass es für den nächsten Schritt, die Ausarbeitung der Aufgaben, in seinem finalisierten Zustand erhalten bleibt. 

5. Arbeiten Sie die Aufgaben aus

Stellen Sie Ihrem Entwicklungsteam die PDF-Version der Anforderungsdokumentation zur Verfügung. Idealerweise übernehmen Ihre Entwickler oder die Leitung der Entwicklung die Ausarbeitung der Aufgaben für die Umsetzung. 

Während einige Organisationen möglicherweise nach einem Prozess arbeiten, bei dem Projektmanager alle Aufgaben ausarbeiten, bevorzuge ich es, wenn Entwickler ihre eigenen Aufgaben ausarbeiten; die wenigen Stunden, die dies in Anspruch nimmt, sind es wert.

Sie können Ihrem Team dennoch nützliche Richtlinien zur Verfügung stellen , während es seine Entwicklungsaufgaben und Ergebnisse ausarbeitet. Nach der Ausarbeitung der Aufgaben können Sie eine abschließende Schätzung des Stundenaufwands erhalten.

Vergleichen Sie diese Prognose mit dem Projektzeitplan, der Ihrem Kunden zuvor mitgeteilt wurde, und steuern Sie entsprechend, falls dies erforderlich ist. Weitere Informationen zur Projektschätzung finden Sie in diesem vollständigen Leitfaden zur Projektschätzung.

6. Führen Sie eine externe Prüfung durch

Nun ist es an der Zeit, die Anforderungsdokumentation Ihrem Kunden zu präsentieren. Stellen Sie sie als PDF zur Verfügung, um sicherzustellen, dass keine Änderungen vorgenommen werden. Dies (1) verdeutlicht Ihr Engagement, das Verständnis des Kunden für die digitale Lösung sicherzustellen, und (2) dient Ihnen als Absicherung, um „Ich hab’s doch gesagt“ sagen zu können (allerdings wesentlich eloquenter), wenn sich die schleichende Ausweitung des Projektumfangs unweigerlich bemerkbar macht.

Informieren Sie Ihren Kunden. Führen Sie ihn durch diese wertvolle Dokumentation, die Sie so sorgfältig für ihn zusammengestellt haben. Denken Sie daran: Er ist der Experte für sein Unternehmen. Sie sind der Experte für die digitale Lösung, die Sie ihm anbieten. Er bezahlt Sie für diese Lösung. Informieren und befähigen Sie Ihren Kunden. 

Sobald der Kunde sein Verständnis der Anforderungsdokumentation bestätigt hat, ist es an der Zeit, die formelle Zustimmung einzuholen. Senden Sie die unterzeichnete und genehmigte Anforderungsdokumentation an Ihr Team und speichern Sie sie an einem gemeinsamen Ort mithilfe einer Dokumentenverwaltungssoftware, damit formell festgehalten ist, dass die Entwicklung beginnen kann.

Techniken zur Anforderungserfassung

Hier sind einige Techniken, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie die wichtige Arbeit der Anforderungserfassung bestmöglich erledigen:

1. Beginnen Sie sofort

Die Anforderungsdokumentation sollte beginnen, sobald die ersten Gespräche stattfinden, bevor Sie den genauen Projektplan oder die Projektziele festgelegt haben. Halten Sie alles fest, was Sie können, und reduzieren Sie es anschließend auf das Wesentliche. Hier sind einige Strategien, die Sie mit Ihrem Kunden ausprobieren können:

• Senden Sie ihm einen Fragebogen dazu, was er im Projekt sehen möchte
• Führen Sie eine Ideenfindungssitzung durch
• Veranstalten Sie eine Fokusgruppe

Anstatt Informationen aus dem Dokument zu entfernen, kategorisieren Sie sie danach, was enthalten ist und was nicht enthalten ist – so vermeiden Sie spätere Annahmen des Kunden.

Du wirst in der Lage sein, deine Anforderungsdokumentation für den WIP (in Arbeit befindlichen Prozess) herauszuarbeiten und aufzuzeigen, wo diese Informationen erfasst wurden, warum sie möglicherweise nicht enthalten sind, welche Logik hinter der Entscheidung steht und an welchem Datum dies erfasst wurde, sodass alles nachvollziehbar ist.

2. Nutze Vorlagen

Sobald du einige Anforderungsdokumente erstellt hast, solltest du sie nutzen und als Vorlagen aufbereiten, um sie künftig für andere Projekte zu verwenden. Besonders wenn du dich auf E-Commerce- oder Lernanwendungsprojekte konzentrierst, wirst du beginnen, wiederkehrende Funktionsmuster zu erkennen. Identifiziere, wo du Inhalte wiederverwenden kannst. 

3. Gemeinsam erreicht man mehr

Wenn an einem Projekt verschiedene Arten von Teammitgliedern beteiligt sind, können die Anforderungen für die jeweiligen Fachbereiche von den entsprechenden Experten verfasst werden.

In vielen Fällen ist das Gespräch über Anforderungen eine verschlungene Abfolge aus Telefonaten, verschiedenen separaten Besprechungen und Gesprächen usw. Deshalb ist es entscheidend, dass du die Dokumentation der Anforderungen den jeweiligen Teammitgliedern zuweist, während du die Anforderungen erhebst und zusammenstellst.

4. Anforderungen nicht nur dokumentieren – lernen

Mach mehr, als nur Notizen zu machen. Gib dich nicht damit zufrieden, dass dir Ressourcen eine Textwand mit ihrem Teil der Anforderungen per E-Mail schicken. Nimm dir die Zeit, dich mit deinem Entwicklerteam zusammenzusetzen und die Lösungen kennenzulernen, die das Team für die Umsetzung im Sinn hat. Besprich das Warum und das Wie. Stelle Fragen.

Bevor du sagst: „Aber wir haben am Tag nur begrenzt Zeit – und was ist mit dem Budget?“, solltest du Folgendes verstehen: Wenn eine Lösung, an der du arbeitest, auf mehr als ein Projekt anwendbar ist, muss diese zusätzliche Zeit für das Verständnis nicht unbedingt abrechenbar sein. Du baust deine Fachkompetenz aus, die deine tägliche Arbeit unmittelbar verbessert. 

5. Halte deinen Kunden auf dem Laufenden

Erstelle sowohl ein internes Anforderungsdokument als auch ein für den Kunden bestimmtes WIP-Anforderungsdokument. Im internen Dokument musst du dir weniger Gedanken darüber machen, transparentere Notizen aufzunehmen.

Wenn du nicht mit vertraulichen Informationen arbeitest, kannst du diesen gemeinsamen Bereich über ein Google-Dokument einrichten und dem Kunden die Berechtigung zum Kommentieren erteilen. Wenn du mit vertraulichen Informationen arbeitest, teile wöchentlich eine Version des Anforderungsdokuments, um dem Kunden einen Überblick darüber zu geben, was erfasst wurde.

6. Gehe davon aus, dass dein Kunde immer mehr wissen möchte

Statt das Risiko einzugehen, anzunehmen, dass dein Kunde mehr weiß, als tatsächlich der Fall ist (und später dafür die Konsequenzen zu tragen), solltest du davon ausgehen, dass dein Kunde immer mehr wissen möchte. Frage dich bei jeder Anmerkung fünfmal „Warum?“, um die Vollständigkeit jeder Anforderung sicherzustellen. 

Wenn du dich bei jeder Anforderung fünfmal „Warum?“ fragst, zwingt dich das dazu, die Logik hinter jedem Element und jeder Funktionalität jedes Seitentyps wirklich zu berücksichtigen. Du wirst vielleicht überrascht sein, wie viel du lernst (oder feststellst, dass du noch lernen musst).

3 Expertentipps zum Verfassen eines Projektanforderungsdokuments

1. Verfasse die Anforderungen für globale Elemente separat

Um Redundanz zu vermeiden, solltest du alle globalen Elemente in einem Abschnitt „Globale Elemente“ deiner Anforderungsdokumentation behandeln. Dies gilt für globale Elemente wie die Einträge deines Hauptnavigationsmenüs, alle Elemente innerhalb deines globalen Kopfbereichs und alle Elemente innerhalb deiner Fußzeile. 

Nachdem du die Anforderungen für diese globalen Elemente verfasst hast, musst du sie auf den übrigen Seiten nicht erneut kommentieren; kommentiere nur Elemente, die für die jeweiligen Seiten spezifisch sind.

More Articles

• Tipps zum Aufbau Ihres Slack-Profils

2. Kopiere identische Funktionalitäten, um Konsistenz sicherzustellen

Dies ist lediglich ein Tipp, den du im Interesse deiner (und der geistigen Gesundheit deines Kunden) im Hinterkopf behalten solltest. Dies wirst du am häufigsten bei gängigen Seitenelementen wie Hero-/Bannerbildern, Kopfbereichen oder „Zurück“-Symbolen sehen – bei einer großen Anzahl wiederholter Funktionalitäten über verschiedene Seitentypen hinweg (nicht zu verwechseln mit globalen Elementen). 

3. Berücksichtige das Administrationssystem und das CMS (oder deren Fehlen)

Wenn wir uns so sehr auf die Funktionalität jedes Seitenelements konzentrieren, ist es leicht, administrative und/oder CMS-Funktionen außer Acht zu lassen. Wenn Sie eine Lösung implementieren, die administrative und/oder CMS-Funktionen bietet, sollten Sie diese unbedingt als eigene Spalte in Ihre Anforderungen aufnehmen. Beispiel:

Vorlage für ein Anforderungsdokument [Download]

Die Einzelheiten Ihrer Anforderungsdefinition hängen von Ihrer Beziehung zum Kunden, der Erfahrung Ihres Teams und anderen Faktoren ab.

Sie benötigen jedoch weiterhin die grundlegenden Bestandteile eines Projektanforderungsdokuments, in dem die Funktionalität, der Ort, das Design usw. eines Features definiert werden. Hier ist unsere Vorlage für ein Anforderungsdokument (für den Zugriff müssen Sie Mitglied sein):

Beschleunigen Sie Ihre Arbeit mit über 100 Premium-Vorlagen

Werden Sie DPM-Mitglied , um Zugriff auf unzählige von Experten erstellte Vorlagen zu erhalten, mit denen Sie schneller und effizienter arbeiten können.